實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的主要措施

李文文

【摘 要】本文就事業(yè)單位仍然面臨的檔案管理問題進(jìn)行分析，指出檔案管理工作出現(xiàn)問題時(shí)的引發(fā)原因，并給出解決方法。為事業(yè)單位檔案管理水平提升和深化改革提供理論上的指引，幫助事業(yè)單位創(chuàng)造發(fā)展的良好環(huán)境。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；措施

檔案管理是比較復(fù)雜的工作，需要人員具有較強(qiáng)的技術(shù)，以保證能對(duì)時(shí)間跨度很大的事件進(jìn)行歸檔。經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，讓事業(yè)單位對(duì)檔案管理有了新要求，很多問題在這樣的背景下產(chǎn)生和暴露了出來。但是，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，又給檔案管理提供了比較大的提升空間。如何把技術(shù)和檔案管理相結(jié)合，在事業(yè)單位中應(yīng)用，是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的重要課題。

一、事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理的重要性

事業(yè)單位的檔案管理工作，專注于負(fù)責(zé)記錄事業(yè)單位內(nèi)部的事件，比如鑒定檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、檔案信息交流等；還包括對(duì)事業(yè)單位人才的任免和考核。通過優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理，可以為職業(yè)單位工作開展提供更加全面的考察依據(jù)。當(dāng)前，事業(yè)單位也都面臨著改革，優(yōu)化的檔案管理，可以使事業(yè)單位改革深化。讓事業(yè)單位的工作可以突破原來的局限，促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理上的問題

事業(yè)單位在檔案管理上的問題是明顯的，作為不同于企業(yè)和行政單位的機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位的檔案管理缺少足夠的指導(dǎo)，使得檔案管理不專業(yè)。

（一）缺少規(guī)范的管理制度

許多事業(yè)單位內(nèi)部并沒有制定檔案管理制度，所以在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，工作人員缺少明確的指導(dǎo)，工作進(jìn)行的很盲目。這也見解造了管理人員對(duì)檔案管理工作重視程度低，缺少責(zé)任心。許多檔案歸檔信息不全面，由于缺乏分類表混，資料安排混亂。嚴(yán)重時(shí)，會(huì)丟失一些重要文件，泄露電子信息，增加了資料查詢的阻礙，給事業(yè)單位帶來了巨大損失。

（二）負(fù)責(zé)檔案管理的人員水平不足

由于事業(yè)單位的不重視，并沒有意識(shí)到檔案管理工作是一件需要專業(yè)人士從事的工作，使得招聘時(shí)也不會(huì)選擇專業(yè)的檔案管理人員，一些單位的檔案管理崗位，甚至有其他崗位人員兼職。當(dāng)前，很多資料的管理都強(qiáng)調(diào)信息化，由于人員水平不夠，缺少信息知識(shí)和檔案管理知識(shí)，拖慢了事業(yè)單位信息化檔案管理的進(jìn)度。一些事業(yè)單位在檔案管理這一職位上人員流動(dòng)性很大，使得單位內(nèi)部雖然有很多對(duì)檔案管理有一定了解的人員，但是缺少精通和熟練的管理者。

（三）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不足，信息化程度低

檔案管理進(jìn)行信息化時(shí)，由于需要保存大量的數(shù)據(jù)，并且要使用專業(yè)的檔案管理軟件，所以對(duì)軟硬件的要求都是非常高的。當(dāng)前，很多事業(yè)單位都不如了信息化檔案管理的進(jìn)程，但是步伐依然十分緩慢。首先，由于資金問題，造成檔案管理部門無法購置足夠的設(shè)施，另一方面，信息化的檔案管理與事業(yè)單位內(nèi)部的管理制度關(guān)系很大，一些事業(yè)單位沒有在進(jìn)行信息化的同時(shí)，升級(jí)自己的管理體制，導(dǎo)致信息化檔案管理無法發(fā)揮全部作用。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的措施

（一）建立或完善檔案管理制度

由于缺少明確制度而造成檔案管理的松散和混亂，所以事業(yè)單位必須要科學(xué)的制定檔案管理制度。在事業(yè)單位內(nèi)部，要提升對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)和重視，明確檔案管理人員的權(quán)責(zé)，細(xì)化工作內(nèi)容；通過事業(yè)單位自身的特點(diǎn)，科學(xué)合理的制定或完善檔案管理制度，明確工作的目的和標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理工作順利開展。事業(yè)單位的管理層和其他部門，也要監(jiān)督檔案管理部門的工作情況，促使檔案管理動(dòng)作進(jìn)一步提升；檔案管理部門也要和其他部門更好的交流，進(jìn)一步對(duì)工作流程進(jìn)行改善和優(yōu)化。

（二）提升檔案管理人員的水平

檔案管理人員影響著檔案管理的工作質(zhì)量，拖慢了檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理而言，人員水平是管理水平的核心，所以人員水平提升，是提升檔案管理水平的重點(diǎn)。事業(yè)單位必須配置專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，通過提升檔案管理的待遇，降低人員的流動(dòng)性，以保證可以培養(yǎng)出對(duì)工作有足夠了解的工作人員。同時(shí)，由于檔案管理的信息化建設(shè)，使得檔案管理人員不僅要具備足夠的業(yè)務(wù)水平，還要了解和使用計(jì)算機(jī)。事業(yè)單位要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的信息技術(shù)培訓(xùn)，提升管理人員的技術(shù)水平，讓他們的能力符合信息化建設(shè)的要求，從而加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

（三）加強(qiáng)檔案信息化

檔案的信息化建設(shè)，除了提升人員的素質(zhì)和水平，還需要提升檔案管理部門的設(shè)備配置。事業(yè)單位需要給檔案管理部門投入足夠資金，保證他們可以購置滿足需求的設(shè)備；制定明確的計(jì)劃，科學(xué)完善的推動(dòng)信息化建設(shè)的進(jìn)行。

（四）優(yōu)化檔案服務(wù)，挖掘檔案價(jià)值

檔案管理部門，要做好歸檔工作，保證檔案的細(xì)致和完整，提升可靠性，還要轉(zhuǎn)變對(duì)部門自身的認(rèn)識(shí)，提升檔案管理部門的服務(wù)性，讓事業(yè)單位內(nèi)部可以更好的利用檔案管理資料。

四、結(jié)束語

優(yōu)化檔案管理工作能夠?yàn)槭聵I(yè)單位改革深化提供保障，關(guān)系到事業(yè)單位未來的發(fā)展。無論是主觀原因還是客觀原因，都需要事業(yè)單位給予足夠的重視。事業(yè)單位要對(duì)工作中所遇到的檔案管理問題進(jìn)行具體分析，找到解決問題的方法并付諸執(zhí)行，在任何時(shí)刻都需要保證人員水平的進(jìn)步，讓事業(yè)單位符合時(shí)代要求。

（山東省濟(jì)寧市任城區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，山東 濟(jì)寧 272100）

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