如何強化勞動爭議仲裁工作的檔案管理

王妍 廣東省廣州市產業(yè)園管理局

一、新形勢下勞動爭議仲裁檔案管理的挑戰(zhàn)

當前我國的檔案管理服務水平以及企業(yè)勞動人事合同爭議檔案仲裁仍然存在明顯的突出問題。由于仲裁地域間實際經濟社會技術發(fā)展水平之間存在若干差異，部分偏遠地區(qū)只能使用舊的電子檔案文件，且存在電子設備落后、故障率高等問題，使其無法按期且高效地完成項目的管理工作，導致各個仲裁區(qū)的檔案館使用率和技術水平經濟發(fā)展不均衡。檔案管理服務水平參差不齊，使國家檔案管理信息數據資源管理共享制度無法有效實施，這嚴重阻礙了行政仲裁機關檔案管理的改革發(fā)展進程。再者，許多農村地區(qū)不重視其檔案管理方面的安全工作，檔案管理質量能力不強，檔案類資料的遺失等不安全現象經常發(fā)生。為仲裁事件當事人自身造成眾多危害，也給事件當事人帶來了不可避免的損失[1]。

二、勞動爭議仲裁檔案管理模式面臨改革

目前，各地各級勞動人事檔案仲裁服務機構管理職能組織配置、軟硬件發(fā)展環(huán)境千差萬別，給勞動檔案管理工作的集中統(tǒng)一化和規(guī)范化管理工作增加了很大難度。

1.政府檔案管理運行體制長效機制出現弱化。由于檔案管理部門具體職責分工不明確，造成多數企業(yè)勞動人事爭議仲裁服務機構在實際管理中組織架構不夠合理，其檔案管理組織表現形式主要還是采用原則性管理指導，而非強制約束性管理。檔案管理規(guī)章制度具體要求普遍寬泛，具有整體操作性能比較差。

2.企業(yè)檔案管理人員選擇兼職崗位較多。大多數企業(yè)勞動人事爭議仲裁代理單位沒有規(guī)定設立專職勞動檔案管理人員。檔案管理人員多數作為企業(yè)兼職，或僅借助相關業(yè)務機構經辦人負責企業(yè)檔案存儲保管和歸檔管理工作。檔案員的業(yè)務知識和管理技能嚴重欠缺。

3.各類檔案資料歸檔管理范圍不統(tǒng)一。各級勞動人事行政仲裁機構性質不同，職責不同。歸檔管理的范圍和數據管理模式也有所不同。個別機構更加注重加強必要文件的管理和歸檔，傾向于將與企業(yè)資產、財務、權利、資質、“三重一大”等相關決策服務以及企業(yè)合法合規(guī)經營有關的所有重要文件證明納入檔案管理要求的范圍。

4.仲裁檔案管理工作過于表面化流程。目前，一些偏遠地區(qū)的檔案相關行政部門往往受制于固有的檔案工作觀念，對民事仲裁訴訟檔案管理這項工作的具體重要性往往缺乏正確精準定位，在工作中流于形式。沒有充分認識到更加完善的民事仲裁訴訟檔案管理是其后續(xù)檔案管理的基礎。這說明，在我國的一些地方對于檔案管理的重要性還沒有一個清晰的認識，不能認識到檔案管理的重要價值，這對檔案管理來說不是一個好的現象，因為沒有一個重視的認識，那么在實際的操作過程中很難會做好，有可能對于檔案管理造成重大損失。一些地方看似重視檔案管理，但是很多工作浮于表面，流于形式，不能很好地起到檔案管理的作用，不僅如此，形式主義可以在一定程度上麻痹上級檢查，看似檔案管理的水平比較高，但是實際上的檔案管理卻是很低，不利于上級很好地掌握檔案管理的形式，容易造成誤判，耽誤檔案管理。

5.檔案管理設備相對比較落后。伴隨著檔案科學管理技術水平的不斷提高，管理設備的使用技術也在不斷地更新換代。電子文件檔案正在逐漸取代傳統(tǒng)紙質檔案。而一些偏遠地區(qū)的處理企業(yè)勞動人事糾紛行政仲裁案件的檔案管理系統(tǒng)還相對落后，信息化仲裁檔案管理系統(tǒng)目前暫未得到大范圍普及，相關的管理人員也沒有充分掌控對企業(yè)信息標志化仲裁檔案管理系統(tǒng)設備的實際使用管理技術。少量重要各類檔案集中管理保管，大量各類檔案重要材料由上級經辦主管部門或相關經辦人員分散管理保存。保管庫房條件配置差異大，專門存放檔案柜的庫房資源配置少，采用專門檔案柜形式存放各類檔案較為常見。

6.企業(yè)檔案管理信息化規(guī)范程度相對較低。勞動人事企業(yè)仲裁管理單位普遍沒有專門開發(fā)或直接購買功能齊全、成熟配套的企業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng)應用軟件，主要就是采用企業(yè)單機軟件操作方式開展企業(yè)檔案管理工作。有的事業(yè)單位對重大檔案重要目錄文件進行數字電子掃描化；有的事業(yè)單位對重要檔案文件目錄和部分重要文件檔案目錄進行電子掃描化和數字化[2]。

三、如何強化勞動爭議仲裁工作的檔案管理

1.規(guī)范檔案借閱手續(xù)。十八大以來，隨著我國法治化建設進程的不斷深入推進，勞動合同糾紛民事仲裁機構的法律檔案越來越公開、透明。面對較廣泛的檔案借閱業(yè)務需要，仲裁服務機構既要按規(guī)定貫徹落實企業(yè)檔案資料借閱的審批管理流程，限定檔案查檔服務范圍等。將做好檔案管理服務工作當作推進勞動人事糾紛訴訟仲裁工作的重要部分。檔案借閱的頻率隨著社會的發(fā)展不斷地提高，面對現實情況和實際，必須要規(guī)范檔案借閱的手續(xù)，因為，只有規(guī)范檔案的借閱手續(xù)才能盡最大可能保存檔案，一旦手續(xù)不齊全，很有可能會出現污損、破壞、丟失的狀況，對于檔案的保管和檔案的作用發(fā)揮起到不好的作用。如果有了規(guī)范的檔案借閱手續(xù)，每一個借閱的環(huán)節(jié)都有明確的責任人，如果檔案出現問題，可以直接鎖定先關責任責任人，其實在實際當中，人們的心理也是這樣的，有自身明確的責任，就會在下意識要好好保護，如果是無主責任的內容，很有可能會出現這樣或那樣的問題。因此，規(guī)范借閱檔案的手續(xù)也是明確責任人的一種做法，這樣可以盡可能提升檔案管理的效率和水平。

2.著力打造高素質專業(yè)檔案管理隊伍。加強專職專業(yè)檔案管理人員培訓，邀請當地檔案管理部門有代表性的上級領導參加并指導培訓，積極請教全國檔案管理工作先進事業(yè)單位領導，固強補弱，拓寬工作思路。新發(fā)展狀態(tài)下，檔案管理工作已不能只滿足于管理檔案有人來管，檔案檢查有人來拿，檔案存儲有人接收的一種表面形式。面對當前日益增長的公眾查檔備案需求，只依靠人工協助查找資料是遠遠不能滿足需求的，這就必然要求檔案仲裁服務機構的優(yōu)秀檔案管理工作者不僅要有法律相關的專業(yè)檔案知識和計算機相關基礎，還要求具有高度社會責任感和較強的檔案收集檢索管理能力，以便于適應當前我國檔案管理服務工作的發(fā)展需要在考慮配備優(yōu)秀檔案管理服務人員時，應更加注重把那些知識水平高、責任感強的年輕人全部分配到優(yōu)秀檔案管理工作者的隊伍中去，培養(yǎng)一批業(yè)務管理能力強、政治文化素養(yǎng)高的優(yōu)秀檔案管理服務人員組織。人才是各個領域想要發(fā)展的一個非常重要的推動因素，如果沒有人才的推動，很多事情很難深入科學的開展，相反如果有了人才的推動，面臨的各種事情也會得到有效的解決。因此，檔案管理工作發(fā)展離不開人才的支持，必須要重視人才的培養(yǎng)，將一批人才培養(yǎng)成技術嫻熟的優(yōu)秀從業(yè)者，既可以有效地解決工作中存在的不必要問題，也能提升工作效率，避免出現因為工作人員不專業(yè)而出現的問題。為了能夠培養(yǎng)出更多的技能嫻熟的檔案管理工作人員，可以嘗試在員工招錄的過程中，就有目的性的招錄，盡量是一些專業(yè)相符或者相近的人員，這樣可以更容易接受相關業(yè)務的開展，從起點上保證了員工的基本素質，為推動建設技能嫻熟的工作人員打好了基礎。不僅如此，單位也要在后續(xù)的工作中，注重對于員工的培訓，培訓是員工提升專業(yè)技能水平的重要途徑。有條件的單位可以從業(yè)界聘請高質量的培訓團結隊進行針對性的培訓，這樣可以最有效的幫助員工接受業(yè)界的先進理念，幫助能力提升；如果單位自身條件不允許，沒有過多的資金進行培訓，可以在自己的單位內選擇業(yè)務尖兵，讓他們現身說法，傳授技能，也能起到很好的效果。無論哪種方式，都應該從思想上重視檔案管理培訓的價值和意義，在培訓前制定完備的培訓計劃和培訓內容，培訓后，要對員工進行基本的培訓考核，有培訓，有考核，才能讓培訓的效果最大化。通過這些措施，可以有效地提升企業(yè)員工的技能水平和能力，從而推動實際工作的進展，提升檔案管理能力和效果，避免出現問題。

3.加大硬件設施投入檔案。檔案管理科學是一門具有綜合性的管理科學，如何有效做好這項管理工作，除了管理人的各種因素外，還有管理設備的各種因素。由于各類檔案管理的技術特殊性，導致各類檔案對防蟲、防潮、防火等各個方面都有著更嚴格的管理需求，也因此要求各類檔案在管理檢索時更合理，更快捷。在對檔案進行手動管理的同時，要充分利用現代管理系統(tǒng)，對檔案進行計算機化整理，并在條件允許的情況下進行數字化管理。對各種文件輸入計算機，實現計算機檢索，既方便檢索，服務各方，又便于管理，真正貼近群眾[3]。

4.加快健全建立完善企業(yè)檔案管理規(guī)章制度。檔案管理仍然是理論性實踐性俱強的科學工作，面對日益變化的國際檔案管理查詢工作，在其應用重要性深刻凸顯的今天，既充分顯示了相關法律規(guī)章制度的不合理，也充分展示出檔案實際運作過程中存在的嚴重缺陷。此類認識上的不足為我們開展行政檔案管理工作帶來了許多不便，有的甚至引起了群眾的不滿。解決這個問題的最好辦法，一來就是繼續(xù)加強自己的理論學識，在工作中不斷摸索尋找出行之有效的管理方法；二來就是不斷加強國際交流，不斷學習和吸收外部先進的文件管理系統(tǒng)方法，盡快研究制定一套與本行政區(qū)域文化檔案管理信息服務發(fā)展相適應的政策法規(guī)。通過建立完善規(guī)章制度，加強監(jiān)督管理，更好地為基層人民服務。在這個過程中，一定要重視規(guī)章制度的建設和完善，制度建設缺乏會直接導致單位在檔案管理工作上的落后，因此，一定要重視制度建設本身的重要性。為了更好地推動制度建設，首先，作為單位檔案管理人員一定要在思想上足夠重視，因為思想是行動的先導，沒有足夠的思想重視，是很難將各項政策措施落實到位的，因為，要加強檔案管理人員對于制度建設的思想重視，只有這樣才能有效推動制度建設的完成，如果在思想上沒有得到重視，那很難會在實際中付諸實踐。另外，制度是一個單位的行為規(guī)范，對于企業(yè)和單位來說是至關重要的，如果沒有明確的制度建設，那么在實際的工作中，很多員工是沒有參照的標準，沒有明確的規(guī)章制度告訴他們什么能干，什么不能干，干什么可以得當獎勵，干什么會得到懲罰，因此，要讓后續(xù)的工作得到明確的貫徹落實，制定明確的規(guī)章制度勢在必行，也一定要建立好單位自身的制度建設。有了制度還是不夠的，因為有了制度為員工提供了參考的標準，有了標準還要貫徹執(zhí)行，所以才會有一句話叫作“執(zhí)行是制度的生命”，因此，要在單位中營造遵守制度的良好氛圍，對于那些嚴格遵守規(guī)章制度的人，辦好事的人要進行獎勵，對于那些不嚴格遵守制度的人，要用規(guī)章制度進行處罰，并可以適當采取公示的形式，這樣可以將不遵守規(guī)章制度的后果得到最大的警示。規(guī)章制度要建設，建設完規(guī)章制度要保證實施，得到貫徹，只有這樣，才能對制度建設有推動作用，也才能讓檔案管理人員的能力得到充分發(fā)揮。

5.繼續(xù)深化落實企業(yè)檔案管理的具體措施。不斷細化廉政檔案管理歸檔范圍。在組織和發(fā)展勞動人事爭議仲裁機構的業(yè)務流程時及時研究和開發(fā)業(yè)務檔案表和歸檔業(yè)務范疇，并在企業(yè)職能結構調整和市場業(yè)務人員發(fā)展結構變化兩個過程中不斷完善。制定時期需要重點考量的是檔案存儲過程中整理保存的相關資料，確保我國勞動人事行政仲裁內部監(jiān)督控制制度建立和實施全過程的真實性和可核實性，滿足國家法律法規(guī)和相關監(jiān)管政策的要求，并充分、準確地反映我國勞動人事行政仲裁的管理活動。

四、結語

綜上所述，為了解決我國用人單位與外籍勞動者之間的利益沖突和矛盾，勞動人事糾紛仲裁更加合理和合法，相關行政部門認為，要提高勞動人事對糾紛仲裁的管理和服務能力，從而真正達到能在勞動爭議仲裁中公平公正地解決問題。也就是要對現在任職勞動檔案仲裁工作人員原單位的勞動檔案工作負法律責任。如果沒有及時辦理手續(xù)通過勞動爭議仲裁錄用人員，這部分相關檔案也就應該移交給就近地區(qū)勞動局的職業(yè)技能介紹咨詢服務管理機構。第二進行轉移托管,由就近勞動局直接負責這部分通過勞動爭議仲裁錄用人員檔案的轉移管理。如果這部分通過勞動爭議仲裁錄用人員重新被錄用企業(yè)正式錄用，由就近勞動局內的職業(yè)技能介紹咨詢服務管理機構將這部分錄用人員的相關檔案進行轉移托管到該錄用企業(yè)。這樣將促使我國勞動爭議仲裁從業(yè)人員的人事檔案管理工作走向更加規(guī)范化、科學化。