構(gòu)建高校后勤系統(tǒng)檔案信息化管理模式探析

梁杰

全國每所高校都有自己獨特的發(fā)展歷史，都有凝聚著全校廣大師生集體智慧和努力奮斗的成果。檔案，就是對學校歷史的真實記載與傳承，包括了學校在教學、科研、黨政管理、教輔、后勤保障和其他重大活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等檔案門類和載體。高校后勤系統(tǒng)作為全校的后勤保障部門，承擔著學校的基礎(chǔ)建設(shè)、住房管理、餐飲服務(wù)、水電暖供應(yīng)、節(jié)能管理、修繕改造、校園綠化、教室環(huán)境、醫(yī)療保障、幼兒教育及物業(yè)托管等服務(wù)保障職能，檔案門類涉及黨政、人事、物資、資產(chǎn)、財務(wù)等內(nèi)容。其中包括：黨群類、行政類、產(chǎn)品類、基建類、儀器設(shè)備類和財會類以及聲像檔案和照片檔案。作為全校檔案管理的基礎(chǔ)部門，后勤系統(tǒng)負責本部門各類檔案的收集、整理、分類、立卷和移交工作，確保歸檔文件的齊全和完整，其中包括：后勤系統(tǒng)各服務(wù)單位規(guī)章制度、各崗位職責、重大事件和重要活動的會議記錄、年度職工考核、校內(nèi)外往來收發(fā)的文件公函等;工程建設(shè)的圖紙、圖表等工程技術(shù)類檔案;基建或維修項目的審批手續(xù)、工程施工合同、人員聘用合同以及涉及到聘用人員保險等合同類檔案;財務(wù)報表、報賬單據(jù)、財務(wù)賬冊等財務(wù)類檔案;食堂食材、維修材料的進出庫單據(jù)、領(lǐng)取單據(jù)、維修派工記錄等憑證類檔案。這些檔案為高校后勤系統(tǒng)保存了最基礎(chǔ)的憑證，為學校的項目建設(shè)、維修服務(wù)和科學管理的規(guī)范有序提供了重要的依據(jù)。

一、高校后勤系統(tǒng)檔案信息化管理的概念

檔案信息化管理是一項具有復(fù)雜性、綜合性和科學性的新技術(shù)，涵蓋檔案信息數(shù)字化、檔案信息化管理系統(tǒng)以及數(shù)字檔案館。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（傳輸技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)）在檔案信息化建設(shè)中被廣泛應(yīng)用。作為高校后勤系統(tǒng)，與學校檔案部門計算機檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)相銜接，做好本部門的傳統(tǒng)檔案資料和電子檔案的收集、立卷、歸檔等工作，提升檔案管理的工作效率。

二、構(gòu)建高校后勤系統(tǒng)檔案信息化模式的必要性

（一）保證檔案的完整性

在高校后勤系統(tǒng)的檔案管理中，以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案居多，存在著易破損、老化和變質(zhì)的特性，需要利用特殊的檔案保護技術(shù)進行保管，防止檔案破損、褪色、霉變和散失。在做好人工防護的同時，可以利用先進的掃描和復(fù)印等技術(shù)手段，完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，并以電子格式對紙質(zhì)檔案進行保存和備份，從而實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔、傳統(tǒng)檔案與電子檔案并存的目標，確保檔案的完整性。

（二）提升檔案的歸檔率

傳統(tǒng)檔案歸檔根據(jù)不同文件類型有不同時間要求。涉及到后勤系統(tǒng)的文件歸檔時間為：一般黨群類、行政類、財務(wù)類和人事類的文件歸檔期為一學年，基建類的歸檔期為基建項目完成后三個月。由于后勤工作涉及的內(nèi)容比較繁雜瑣碎，文件收集存在不及時或遺漏問題。實行電子文件歸檔，就可以實現(xiàn)隨時歸檔或按周期歸檔，并可隨時通過學校的檔案管理系統(tǒng)直接將文件傳輸?shù)綄W校檔案管理部門，及時完成電子檔案歸檔工作，避免出現(xiàn)文件漏歸，便于快速查找和利用，從而提升檔案的歸檔率。

（三）提高檔案管理的工作效率

從檔案的管理方式上看，傳統(tǒng)檔案的分類、編目和查閱與電子檔案有著顯著的差別。傳統(tǒng)檔案從分類、編目到查閱都需要手工操作，而電子檔案可以實現(xiàn)文件一級的管理，也就是說，后勤檔案管理員在完成電子檔案收集工作的同時，對每一份歸檔電子文件進行文件號、分類號的編制，完成主題詞標引、著錄，編制的文件號和分類號都具有唯一性，可快速找出生成文件的部門和相關(guān)上下級行文及附件，大大提高了工作效率。

（四）提高檔案的利用率

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有易損性，多次查找、翻閱必定會造成檔案的破損甚至丟失，而電子檔案在編制了必要的檢索工具后，提供開放的檔案目錄、全宗指南、檔案館指南等，為查閱人提供便利條件，在局域網(wǎng)通過登錄檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)遠程檔案查閱，極大地提高了檔案的利用率。

（五）高校進入法制治校的時代要求

在1996年、2016年和2020年的全國人民代表大會上，分次對《中華人民共和國檔案法》進行了修正，“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”明確出現(xiàn)在《檔案法》中，為高?！耙婪ㄖ涡！碧峁┝艘罁?jù)，其中后勤系統(tǒng)的管理工作涉及面越來越廣泛，有關(guān)對外合同、勞動用工、安全生產(chǎn)、餐飲安全、招投標、校園環(huán)境、水電安全等方面，都相應(yīng)的用法律法規(guī)進行規(guī)范。因此，可做憑證使用的電子檔案尤為重要，高校后勤系統(tǒng)構(gòu)建檔案信息化管理模式，實現(xiàn)檔案信息化管理也是勢在必行。

三、目前高校后勤系統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)狀

高校后勤系統(tǒng)的檔案管理工作一般都附屬于辦公室的事務(wù)性工作之中，沒有獨立的專門機構(gòu)，存在著檔案管理的制度化、規(guī)范化和專業(yè)化水平低，部分領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的檔案歸檔意識弱，從而造成歸檔率低的現(xiàn)狀。

檔案管理以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，電子文件整理歸檔的辦公系統(tǒng)不能有效使用，造成檔案利用率低的現(xiàn)狀。

后勤系統(tǒng)設(shè)置的檔案管理工作人員，一般在辦公室身兼數(shù)職，檔案管理工作只是其工作中的一部分，有的后勤部門由臨時工來負責檔案管理工作，受專業(yè)、學歷、年齡、工作繁雜和思想意識等因素影響，存在著檔案管理專業(yè)性差、檔案信息化意識弱、計算機管理水平低的現(xiàn)象，造成檔案管理工作效率低的現(xiàn)狀。

四、構(gòu)建高校后勤系統(tǒng)檔案信息化管理模式的策略

（一）規(guī)范電子文件的收集手段和方法

后勤系統(tǒng)檔案信息化模式的首要途徑就是對后勤系統(tǒng)各部門生成的大量電子文件進行虛擬的全宗收集。首先對這些電子文件按照歸檔門類進行分類，然后確定電子文件的屬性，完成相關(guān)輔助和認證工作，最后與相關(guān)的紙質(zhì)文件合并歸檔。歸檔要求如下：

1.伴隨著辦公自動化（例如OA辦公系統(tǒng)等）的普及利用，高校后勤系統(tǒng)在行政管理和業(yè)務(wù)活動中形成了大量需要歸檔的憑證類文件。檔案管理人員應(yīng)按照學校檔案管理條例，對這類文件進行是否歸檔的準確認定，既不漏歸，也不將不需要歸檔的文件摻雜進去，保證工作質(zhì)量的同時，提高工作效率。

2.電子文件中，文書類檔案應(yīng)以年度分類法及時歸檔，同時，遵循歸檔電子文件不能在同一個存儲器上保存的原則，將電子文件從計算機存儲器上拷貝到脫機存儲器上（如超大存儲量的移動硬盤），也可以刻錄到光盤上，既便于檔案的反復(fù)查閱，又便于今后的檔案利用。

3.對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的業(yè)務(wù)電子文件，應(yīng)當采取備份的方法在網(wǎng)上進行（如存儲到云盤等）。需要注意的是，電子文件的原件與備份文件應(yīng)分別存放在不同的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上。

4.根據(jù)電子文件歸檔的數(shù)量，對同一版本的電子文件保存兩套，分別交由后勤系統(tǒng)的相關(guān)部門和學校檔案部門保管。

5.對生成電子文件的計算機運行環(huán)境、操作平臺和文件格式進行統(tǒng)一標準，例如：WORD文檔的文件選用“TXT”格式或“DOC”格式，數(shù)據(jù)文件選用“DBF”文件格式，圖像文件選用“JPG”格式等，這樣，統(tǒng)一標準產(chǎn)生的電子歸檔文件與學校的檔案管理系統(tǒng)相匹配，實現(xiàn)電子檔案的接收、保管和利用的統(tǒng)一。

（二）對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行電子化處理

由于后勤系統(tǒng)的工作特性，涉及到圖紙、圖片、臺賬類的文件較多，需經(jīng)過系統(tǒng)化、規(guī)范化的電子掃描、數(shù)據(jù)處理等工作，對紙質(zhì)文件以電子化形式進行存儲，并掛接到學校的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上立卷歸檔和檔案信息查詢等。

（三）加強檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

高校后勤系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)離不開具備專業(yè)素質(zhì)的人才。針對檔案管理專業(yè)性差、檔案信息化意識弱、計算機管理水平低的現(xiàn)狀，需要從以下幾點著手，對相關(guān)管理人員進行檔案管理專題培訓(xùn)，提升檔案管理信息化水平。

1.發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的宣傳導(dǎo)向作用，營造檔案信息化建設(shè)的環(huán)境，引導(dǎo)部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員完成認識與思想上的轉(zhuǎn)變，打破傳統(tǒng)檔案管理理念，積極推進檔案信息化的新管理模式構(gòu)建的進程，實現(xiàn)后勤系統(tǒng)檔案信息化的管理模式，從而全面推進和實現(xiàn)后勤系統(tǒng)檔案信息化。

2.加強與學校檔案部門的聯(lián)系，邀請檔案管理專業(yè)人員對后勤相關(guān)人員進行檔案專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范后勤系統(tǒng)的檔案歸檔工作，準確理解和掌握檔案管理信息化的工作實質(zhì)。

3.檔案信息化需要掌握信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析和文本操作的基本能力，有針對性地對相關(guān)管理人員開展網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、Office辦公技能、Word文檔和Excel文檔操作、高清復(fù)印機的使用等方面的技術(shù)培訓(xùn)，提高其對計算機技術(shù)的掌握與運用，推動檔案管理信息化的全面發(fā)展。

（四）完善硬件設(shè)施，提升工作質(zhì)量

高校的后勤部門擔負著為高校教學、科研正常運行和營造師生良好學習生活秩序提供后勤服務(wù)保障的職責，其工作內(nèi)容和服務(wù)范圍繁雜且精細，對工作效率和工作質(zhì)量要求很高。在計算機與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用快速發(fā)展的今天，后勤部門產(chǎn)生的檔案數(shù)量逐步增加，依靠過去的人工手段進行檔案管理顯然已經(jīng)遠遠不能滿足時代發(fā)展的需要，因此，采取現(xiàn)代化技術(shù)手段開展檔案管理工作勢在必行。這就需要高校和后勤部門從上到下、從思想觀念上對新技術(shù)給予足夠的認識和重視，保持開拓創(chuàng)新意識，積極引進并使用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，充分利用計算機、多媒體、超媒體等現(xiàn)代化技術(shù)手段，促進檔案管理信息化水平全面提升。使用計算機系統(tǒng)管理，可實現(xiàn)對檔案資料進行復(fù)制、掃描、取樣、立檔、歸檔和查閱等功能，大大提高儲存空間的容量和使用速度，從而實現(xiàn)檔案信息化，提高高校后勤系統(tǒng)的工作效率。

總之，高校后勤系統(tǒng)檔案信息化管理模式的構(gòu)建，是現(xiàn)代科學技術(shù)進步和高校發(fā)展壯大的需求，是實現(xiàn)檔案管理信息化的發(fā)展趨勢，也是時代發(fā)展對檔案管理提出的客觀要求。高校后勤系統(tǒng)的檔案工作作為高校的基礎(chǔ)部門，應(yīng)與學校的發(fā)展同頻共振，進一步解放思想，創(chuàng)新理念，努力學習和掌握現(xiàn)代科學知識，積極推動檔案管理信息化的進程，把高校的檔案管理工作提升到一個全新的水平。

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作者單位：河北科技大學