淺議企業(yè)檔案工作的服務職能

高蕾

引言

檔案是信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的記錄以及基礎工作，同時也是一種無形資產(chǎn)，對于企業(yè)的管理有著重要的現(xiàn)實意義。在企業(yè)發(fā)展的過程中，不能減弱檔案工作，要建立和企業(yè)特點相一致，可以體現(xiàn)出管理水平的檔案體系。它會給公司綜合業(yè)務、研究工作提供有利條件，對于抵御一系列風險也會有良好的作用。

一、檔案在企業(yè)管理中的作用

（一）檔案在企業(yè)管理中的重要性

檔案作為信息資源，可以全面記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等相關的活動過程，給企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造條件，檔案在企業(yè)管理等各個環(huán)節(jié)都有著非常重要的意義。所以，加強企業(yè)的檔案管理工作，用規(guī)范合理的手段來管理檔案，是所有企業(yè)需要重視的基礎工作，企業(yè)在發(fā)展的時候，一定要加強關注檔案管理工作。建立和公司相適應的檔案管理體系至關重要，建立健全檔案管理體系可以推動企業(yè)發(fā)展，檔案信息可以對公司決定決策過程中給予一定的幫助，可以大大降低企業(yè)發(fā)展時遇到風險的幾率。在具體檔案管理的時候，要抓住關鍵，做出努力，加強企業(yè)檔案管理，發(fā)揮檔案服務的職能，給企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

（二）加強建立檔案管理體系

要想使企業(yè)檔案工作效率得到顯著提升，就要提升檔案意識。檔案工作是現(xiàn)階段經(jīng)濟發(fā)展的核心因素，可以反映出社會綜合管理水平、經(jīng)濟實力。企業(yè)檔案管理部門要把檔案工作當做企業(yè)能夠長遠發(fā)展的前提，制定詳細且全面的發(fā)展計劃。

二、強化企業(yè)檔案管理

（一）強化企業(yè)檔案目標管理

檔案可以帶給企業(yè)巨大的經(jīng)濟效益，這些效益往往是直接或間接表現(xiàn)出來，這也意味著企業(yè)檔案管理工作進度一定要和企業(yè)發(fā)展速度相一致，否則就會給企業(yè)發(fā)展帶來極為不利的影響。企業(yè)決策要把檔案工作和中心工作相結合，制定檔案管理目標，進一步完善檔案管理工作。

（二）加強檔案信息資源的開發(fā)

要進一步優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作服務體系，把檔案部門所有的服務功能全部挖掘出來，檔案管理部門要有效使用其優(yōu)勢?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)檔案手工操作開始逐漸出現(xiàn)了改變，用先進的科學技術方式管理檔案，完成一次輸入、多次輸出的檢索功能，掃描和錄入相關的圖像、文本和影像等重要檔案，同時做好保存，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字信息，從而達到數(shù)字化的目的。加快開發(fā)檔案數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)庫質(zhì)量得到顯著提升，給檔案檢索創(chuàng)造有利條件。

（三）提高檔案管理人員的服務本領

企業(yè)在檔案管理人員選擇的過程中一定要謹慎小心，要對檔案管理人員有一定的要求，讓其有責任心、素質(zhì)較高，同時必須要熱愛檔案工作，還要安排設置檔案網(wǎng)絡員。此外，招聘到檔案管理人員之后，還要進行相關的培訓，企業(yè)還要按時舉行檔案管理人員經(jīng)驗交流會，這樣不但使檔案管理人員的工作積極性得到提升，檔案管理部門水平也會隨之大大提高。企業(yè)可以聘請高質(zhì)量高素質(zhì)高水平的檔案員來授課，解決問題，使檔案管理工作整體質(zhì)量和效率都可以得到顯著提升。

三、發(fā)揮檔案服務職能

（一）實現(xiàn)檔案服務目標

在新時期檔案工作的背景下，服務是至關重要的。檔案工作可以推動企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)生存提供一定的保障，給企業(yè)帶來經(jīng)濟和社會方面的效益。有效發(fā)揮檔案工作的服務功能，用科學的手段整理使用檔案資源，為發(fā)揮企業(yè)檔案的服務職能創(chuàng)造條件。企業(yè)在發(fā)揮檔案服務職能的過程中，用信息化方式來編輯，加大檔案資源數(shù)字化建設。在文書檔案方面，用OA辦公管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)來鏈接數(shù)據(jù)，有效管理文書檔案，同時用計算機來管理重要檔案以及專題檔案。此外，企業(yè)在進行檔案工作時，要創(chuàng)新檔案編輯研究體裁，進一步加工檔案信息，建立數(shù)字化檔案，簡化使用手續(xù)，給檔案利用人員帶來快捷服務，延長檔案儲存期限，推動檔案可持續(xù)發(fā)展，使檔案信息資源得到合理使用。

（二）檔案服務職能發(fā)揮

要想強化檔案管理，就一定要主動提供服務，從而發(fā)揮檔案價值，使其可以推動企業(yè)發(fā)展。服務手段有電話預約、網(wǎng)站共享和來室查詢等。進一步提升服務質(zhì)量，用手工檢索、微機檢索手段，合理使用檔案資源，提高檔案信息資源使用率，使企業(yè)檔案管理水平得到顯著的增強。此外，建立設備主干網(wǎng)絡系統(tǒng)，企業(yè)可以和不同的分公司聯(lián)網(wǎng)，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，優(yōu)化傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案手動操作手段，推動檔案管理工作朝現(xiàn)代化發(fā)展。

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作者單位：冀中能源邢臺礦業(yè)集團檔案館