淺談如何推動檔案的信息化建設(shè)

史秀艷

摘 要：近年來，隨著信息化建設(shè)的不斷變化與發(fā)展，從某種意義上而言，推動了各個行業(yè)的發(fā)展建設(shè)。檔案事業(yè)為了適應(yīng)時代社會發(fā)展的需要也將信息化技術(shù)引入其中，不斷完善檔案管理建設(shè)的發(fā)展需要。文章主要針對現(xiàn)階段我國檔案信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀進行簡要的分析與總結(jié)，并就存在問題提出合理化的解決措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；信息化

前言

信息社會推動了檔案工作向一個新的發(fā)展時期邁進，它是以檔案資源為核心，逐步形成和發(fā)展的。在當今時代，信息技術(shù)的飛速發(fā)展改變了人們的生活，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)滲透到社會生活的各個方面，面臨著巨大的挑戰(zhàn)，這將帶來檔案管理模式的改革。因此，有必要在現(xiàn)代化進程中完善檔案工作。檔案工作應(yīng)與信息化社會的發(fā)展步伐相結(jié)合，順應(yīng)歷史潮流，迎接挑戰(zhàn)，加快信息化建設(shè)。目前，檔案工作的順利開展，信息化在檔案中的應(yīng)用已初見成效，但為了更好地適應(yīng)時代社會發(fā)展的需要對檔案工作又提出了新的要求，積極探索服務(wù)多元化的現(xiàn)代化檔案工作，成為了檔案工作亟待解決的重要問題之一，下面對檔案信息化管理進行詳細的分析。

1 檔案信息化管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理軟件沒有系統(tǒng)的平臺選型，缺乏通用性

檔案管理軟件有很多種，其產(chǎn)品各有特點，一般都符合檔案管理的基本要求。但從發(fā)展趨勢上而言，檔案信息化、檔案管理、辦公自動化和電子政務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展將趨向于一體化。所以在建立檔案管理軟件時要充分考慮多方面影響因素。檔案部門使用的計算機規(guī)格及模式都要配合其開發(fā)軟件加以使用，建立統(tǒng)一的平臺。所以絕對不能單純的利用計算機進行信息管理，必須與檔案管理信息編輯進行有效結(jié)合，不然則會制約檔案信息化的現(xiàn)代化進程。

1.2 缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范

目前，檔案部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視先進的通信設(shè)備及計算機系統(tǒng)設(shè)備的購買，從而忽視檔案信息資源的標準規(guī)范，結(jié)果導(dǎo)致通信設(shè)備及計算機難以滿足檔案的發(fā)展需要，且將大量資金投入到檔案信息系統(tǒng)中，不能轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟和科學(xué)發(fā)展的催化劑。主要表現(xiàn)在以下幾點：（1）計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃，軟件不具有通用性、實用性等。（2）計算機及相關(guān)設(shè)備因型號不同，難以適應(yīng)相同的硬件環(huán)境，檔案信息標準化統(tǒng)一分類編碼不完善，以及對其使用的設(shè)備要求也很高。（3）由于缺乏網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持和系統(tǒng)管理的規(guī)范性，在實際檔案信息化建設(shè)中憑借其主觀意愿對其進行建設(shè)管理，不能從客觀實際出發(fā)，這些因素都將制約著信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的發(fā)展范圍及影響效用。

1.3 檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠

對于紙質(zhì)媒介的檔案管理者來講，他們對于檔案管理的存儲方式及原理方法都有著極豐富的工作經(jīng)驗。但是相比較而言，對于電子檔案管理并不是很熟悉，甚至不了解，尤其是對于檔案信息的存儲、檢索、利用等，并沒有形成一套完整的認知體系。然而現(xiàn)階段，檔案管理者并不是專職的檔案管理人員，他們或許對信息化技術(shù)有著足夠的了解與認識，但對于整個檔案業(yè)務(wù)卻不熟練，需要長時間的掌握與學(xué)習(xí)，只是單憑經(jīng)驗及對網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的熟悉，來為專業(yè)檔案人員解決信息化技術(shù)上的一些問題，長此以往并不利于檔案的發(fā)展。也有一些管理人員對檔案的管理，缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化的建設(shè)足夠的重視起來，依舊使用傳統(tǒng)的管理方式對檔案進行管理，這就導(dǎo)致檔案信息化難以接收到新的管理理念及信息技術(shù)，同樣制約了檔案信息化的發(fā)展。

1.4 數(shù)據(jù)保護存在風險

目前，數(shù)據(jù)安全的安全性主要依賴于技術(shù)的不斷升級，建立復(fù)雜的密碼和防火墻，僅從技術(shù)角度看只能被動地解決其存在的風險，而不是一個長期、全面、規(guī)范、保護數(shù)據(jù)安全的問題。此外，從防范數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的能力來講，在信息環(huán)境復(fù)雜多變的環(huán)境下，數(shù)據(jù)庫保護方案已跟不上時代的步伐，技術(shù)不能完全防止計算機潛在威脅的發(fā)生，從這個角度來講，信息數(shù)據(jù)存在很大風險。

2 檔案信息化建設(shè)的實施措施和途徑

2.1 檔案標準化、規(guī)范化建設(shè)

如何有效實現(xiàn)檔案信息資源共享，檔案管理規(guī)范化是重中之重。檔案信息化若想充分發(fā)揮其效用就必須建立完善的統(tǒng)一標準，對其檔案工作進行細致的分工合作，并針對其特點制定科學(xué)的規(guī)范標準。隨著信息時代的到來，檔案資源共享一定程度上不僅僅可以增強檔案部門的建設(shè)發(fā)展，更能有效的提升整個檔案建設(shè)的管理質(zhì)量，從長遠角度來講，必須在檔案信息資源、應(yīng)用軟件等技術(shù)方面增強其建設(shè)，依據(jù)制定檔案的相關(guān)業(yè)務(wù)、技術(shù)手段和設(shè)備的統(tǒng)一性原則。這樣就可以將資源進行分享，避免不必要的人力、物力、財力浪費。

2.2 檔案信息的數(shù)字化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案主要是基于紙質(zhì)媒介對其加強管理，其管理勞動強度大，查詢難度也很高，占用了大量的倉庫空間，且容易損壞，如紙黃、易碎等。數(shù)字檔案管理卻克服了傳統(tǒng)檔案管理存在的不足，節(jié)省了大量的人力、物力和財力。數(shù)字檔案可以被大量復(fù)制，可以節(jié)省大量的存儲空間，將檔案因需要而存儲在不同設(shè)備中，而且還克服了檔案的唯一性。檔案信息是以數(shù)據(jù)庫的形式組織起來的。使用應(yīng)用軟件可以方便地對檔案進行排序和分類。如果在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的數(shù)字檔案信息資源中查找相關(guān)信息，那么此信息可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行，在世界各地傳播，任何人通過網(wǎng)絡(luò)任何終端都可以訪問自己的檔案信息，實現(xiàn)真正意義上的資源共享。

2.3 檔案干部隊伍通才化

人作為檔案管理建設(shè)的主體，對整個檔案管理工作的開展有著極其重要的影響。為了有效推進檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進程，一定意義上而言，必須增強檔案管理者素質(zhì)的提升。主要可以從以下兩個方面進行：一是建立完善的檔案管理者培訓(xùn)體系及考核機制?？梢酝ㄟ^一系列的崗位培訓(xùn)來增強檔案管理者對檔案業(yè)務(wù)的熟練程度，通過對其了解來全面提升檔案管理的水平。二是不斷引進優(yōu)秀的管理者及相關(guān)優(yōu)秀人員。檔案管理并不是一門獨立的學(xué)科管理，信息化的發(fā)展，檔案管理若想獲得長久發(fā)展，也需要引進懂得相關(guān)計算機技術(shù)的專職人員來對其檔案進行管理，實現(xiàn)人才的全面提升。

2.4 提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

（1）堅定的政治信念。檔案工作是一個很強的政治、保密工作。因此，檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守黨和國家的法律、政策，并嚴格保密，樹立政治意識和政治信仰。（2）對工作的熱情態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強的特點，對檔案管理人員的要求建立愛心、奉獻精神和敬業(yè)精神，努力實現(xiàn)主動、熱情、耐心和周到。努力將檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為有用的社會機制和經(jīng)濟利益。（3）嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一種政治、服務(wù)很強的工作，而且是一個復(fù)雜、細致、繁瑣的工作，這就要求人事檔案管理具有嚴謹細致的工作作風。區(qū)分檔案的整理、分類、歸檔，確定保管期限、組裝和注釋的內(nèi)容。（4）強烈的專業(yè)精神。檔案館收藏是一項艱巨的工作，這就要求我們在工作中培養(yǎng)強大的事業(yè)心，高度的責任感和使命感，愿意奉獻精力和時間去做檔案，不為一時的困難，為檔案工作的現(xiàn)代化而努力學(xué)習(xí)。

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