國有企業(yè)費用智能管控研究

李水晶

摘要：國有企業(yè)是中國特色社會主義的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和政治基礎(chǔ)，是中國特色社會主義經(jīng)濟(jì)的“頂梁柱”。國有企業(yè)費用支出必須遵守中央八項規(guī)定精神，費用管控也應(yīng)當(dāng)順時應(yīng)勢，跟上人工智能的腳步，提前預(yù)防、事中監(jiān)督、主動把控。本文從國有企業(yè)費用管理之困出發(fā)，分析國有企業(yè)重要費用類型。通過對費用智能管控措施的探討，竭力使國有企業(yè)費用管控跟上信息化、智能化發(fā)展步伐，不斷探索新的費用控制工具，努力讓信息化、智能化為國有企業(yè)黨風(fēng)廉政建設(shè)和經(jīng)營發(fā)展工作賦能。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);費用;智能管控

黨的十八大以來，中央出臺了八項規(guī)定等富有針對性的作風(fēng)建設(shè)舉措。對于大型國有企業(yè)而言，持續(xù)加強(qiáng)國有企業(yè)廉政建設(shè)，持之以恒落實中央八項規(guī)定精神，費用管控是最直接和最有力的抓手。從企業(yè)經(jīng)營層面而言，費用是維持企業(yè)正常運營的基本開支，是企業(yè)運營成本的重要組成部分，使費用能夠用在應(yīng)用處、用在關(guān)鍵處、用在刀刃上，使費用規(guī)范地使用、有計劃地使用，往往需要對費用支出各環(huán)節(jié)進(jìn)行合理、合規(guī)管控。

一、國有企業(yè)費用管控過程常見之困

深刻理解貫徹落實中央八項規(guī)定精神現(xiàn)仍處在鞏固深化、落地生根的關(guān)鍵階段，緊盯關(guān)鍵節(jié)點，堅定工作信心，持續(xù)發(fā)力加壓，是國有企業(yè)費用管控的常態(tài)重點。利用上級組織巡視、巡察、督查、檢查發(fā)現(xiàn)問題的整改契機(jī)，堅持問題導(dǎo)向，提升費用管控水平。

（一）業(yè)務(wù)管理者之困

一是費用預(yù)算的使用、費用標(biāo)準(zhǔn)判定耗時。各級業(yè)務(wù)管理者在審批及業(yè)務(wù)處理過程中，對費用的使用情況不能做到隨時把握，對費用報銷標(biāo)準(zhǔn)難以熟記于心。針對這些信息斷點，均需要另行花時間查閱。二是實時知曉費用支出難。管理者在報銷審核過程中對所管理部門、模塊、領(lǐng)域費用支出情況難以實時掌握。三是費用合理合規(guī)透明難。費用報銷須是真實經(jīng)營活動及業(yè)務(wù)活動的報銷，但究竟用得好不好，是否有違規(guī)支出，費用使用和經(jīng)營情況是否協(xié)調(diào)，進(jìn)而影響階段性的財務(wù)指標(biāo)，管理者均需要及時掌握以采取措施控制調(diào)節(jié)。

（二）財務(wù)管理者之困

一是發(fā)票驗真查重管理難。在以往費用報銷中，偶有出現(xiàn)假發(fā)票、電子發(fā)票重復(fù)使用等情況，給財務(wù)管理人員鑒別票據(jù)造成困擾。即便財務(wù)管理人員再仔細(xì)，也難以做到萬無一失。二是合規(guī)性審核把關(guān)難。費用報銷和實際業(yè)務(wù)是否匹配，是否使用不符合中央八項規(guī)定精神的發(fā)票，報銷的額度是否超標(biāo)，財務(wù)審批核實成本很高。三是實時響應(yīng)報表需求難。在財務(wù)管理過程中往往需要實時提供報表，以便公司生產(chǎn)經(jīng)營管理決策者及時查閱、掌握費用預(yù)算、使用情況，做出經(jīng)營決策，但以往報銷流程對已使用未報銷、報銷在途、已報銷信息不能實時掌控。

（三）報銷使用人之困

一是實時發(fā)起、了解報銷進(jìn)度難。費用使用人在使用費用過程中不能實時了解費用預(yù)算額度，容易導(dǎo)致超標(biāo)使用和超標(biāo)準(zhǔn)報銷。在報銷過程中，報銷人不清楚報銷單據(jù)流向及所處位置、審批情況，甚至在發(fā)生紙質(zhì)票據(jù)丟失情形時追查追責(zé)難。二是申請、報銷關(guān)聯(lián)難。費用使用人在費用申請、報銷過程中，申請流程與報銷流程各自分離，不能自動產(chǎn)生關(guān)聯(lián)信息，往往需要重復(fù)提供上傳申請資料建立關(guān)聯(lián)以便審核人員了解，嚴(yán)重影響了工作效率。三是回憶支出明細(xì)難。費用使用人在使用、報銷費用后，因工作回顧需要、提供檢查材料證明業(yè)務(wù)活動合規(guī)性等需求，因時間久記憶模糊，往往回憶、提供報銷明細(xì)困難，提供材料發(fā)生遺漏，能說清的問題往往解釋不清，造成很多工作

困擾。

二、國有企業(yè)重點管控的費用類型

國有企業(yè)是由各級國資委獨資或控股的企業(yè)，一般隸屬國資委管轄。近年來，各級國資委為深化落實中央八項規(guī)定精神，為強(qiáng)化自上而下的組織監(jiān)督，基本都出臺了《1+X專項督查工作辦法》?！?”是指紀(jì)委對各職能部門履行職責(zé)情況的督查，“X”是指各職能部門根據(jù)職能作用和管理權(quán)限，在職責(zé)范圍內(nèi)對各級各部門落實中央八項規(guī)定精神情況進(jìn)行督查和推動。通常在“1+X”專項督查工作中，國有企業(yè)都會面臨差旅費、招待費、會議費等費用的重點檢查。

（一）差旅費

差旅費是指企業(yè)員工根據(jù)工作需要，到企業(yè)常駐地以外的地區(qū)公務(wù)出差，所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、公雜費、出差津貼等。出差津貼包括伙食津貼、市內(nèi)交通津貼，如出差參加會議或培訓(xùn)，主辦方包食宿的，不再報銷住宿費和伙食津貼。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全出差管理制度，包括差旅費開支范圍和具體標(biāo)準(zhǔn)、出差活動審批手續(xù)、違規(guī)違紀(jì)責(zé)任追究等。出差活動必須嚴(yán)格控制出差人數(shù)和天數(shù)，嚴(yán)格差旅費用預(yù)算管理，控制差旅費支出規(guī)模。企業(yè)各層級領(lǐng)導(dǎo)在審批出差需求時，應(yīng)本著厲行節(jié)約的原則，嚴(yán)禁安排無實質(zhì)內(nèi)容的學(xué)習(xí)交流和考察調(diào)研、無明確公務(wù)目的的差旅活動。嚴(yán)禁超標(biāo)報銷，超過費用標(biāo)準(zhǔn)的支出，一律不得公費報銷。如機(jī)票艙位必須乘坐經(jīng)濟(jì)艙，不得訂購商務(wù)艙、公務(wù)艙等;如火車規(guī)定乘坐類型必須硬座、硬臥，則超出硬座、硬臥的費用支出由個人

承擔(dān)。

（二）招待費

招待費是指企業(yè)為開展業(yè)務(wù)用于接待而支出的費用。近年來，隨著中央八項規(guī)定精神不斷貫徹，招待費成為國有企業(yè)各項檢查的重中之重。招待費支出必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)接待管理規(guī)定，勤儉節(jié)約、杜絕鋪張浪費。如有些國有企業(yè)實行“先審批、后接待，先預(yù)算、后報銷”的原則，嚴(yán)格按照接待標(biāo)準(zhǔn)填寫接待審批單，逐級審批。審批內(nèi)容包括：接待依據(jù)、接待對象、接待人數(shù)、陪餐人數(shù)、接待事由等。公司股東集團(tuán)權(quán)屬各級企業(yè)之間的接待活動，應(yīng)本著樸素的原則開展，一律不得飲酒，不得進(jìn)行商務(wù)宴請，同城不安排用餐。違反中央八項規(guī)定精神的費用一律不得支出，不得報銷。如酒水、茶葉不得超過單價設(shè)定;不得招待香煙和高檔場所消費;不得以任何名義贈送高檔貴重禮品等。

（三）會議費

會議費是指企業(yè)為經(jīng)營活動組織召開會議而產(chǎn)生的費用。一般支出范圍包括會議場地費用、資料費用、用餐費用、住宿費用等，可支出類型較多，故審核難度較大。首先，會議費支出時應(yīng)當(dāng)提供會議審批文件，會議通知及實際參會人員簽到表。會議審批文件中的預(yù)算要細(xì)化到具體項目，執(zhí)行過程中不得突破具體項目預(yù)算。其次，還應(yīng)當(dāng)提供會議報道及現(xiàn)場照片等要式資料。嚴(yán)格執(zhí)行會議用房、用餐標(biāo)準(zhǔn)，不得安排高檔套房，嚴(yán)格控制菜品種類、數(shù)量。嚴(yán)禁組織高消費娛樂、健身

活動等。

費用嚴(yán)控已然成為國有企業(yè)的常態(tài)化工作，列舉以上費用是為了說明費用嚴(yán)控面臨的審核維度全面，審核要點繁多。國有企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、管理者面臨著高強(qiáng)度的自律壓力和審核壓力，稍不留心就會陷入履職盡責(zé)不嚴(yán)的處境。費用管控水平的高低，直接影響國有企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性，所以如何使國有企業(yè)的費用支出在監(jiān)督下正常運營，是國有企業(yè)值得探討的重要內(nèi)容。

三、國有企業(yè)費用智能管控的措施

費用智能管控，顧名思義，是使用智能的方式進(jìn)行費用管理和控制，是費用精細(xì)化管理的體現(xiàn)。通過對費用系統(tǒng)的構(gòu)建和升級，達(dá)成對費用支出事前控制、管理閉環(huán)、合規(guī)可控、數(shù)據(jù)集成的管控目標(biāo)。管控目標(biāo)實現(xiàn)，前提是要建立健全費用報銷管理制度，明確費用全流程各責(zé)任人的權(quán)利和責(zé)任。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，保證費用發(fā)生的真實性，票據(jù)來源的合法性。如實申報所發(fā)生的費用，嚴(yán)禁虛假報銷、嚴(yán)禁私費公報。如被發(fā)現(xiàn)不當(dāng)費用報銷，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)在第一時間將不當(dāng)報銷金額退還企業(yè)。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，應(yīng)當(dāng)立足公司利益，對員工報銷費用的真實性、必要性、合理性進(jìn)行全面審核，確保報銷的各項費用符合中央八項規(guī)定、六項禁令精神和企業(yè)財務(wù)制度規(guī)定。避免發(fā)生不必要的費用，對部門員工的不當(dāng)報銷負(fù)有直接責(zé)任。

（一）費用與預(yù)算結(jié)合

首先，費用報銷堅持“無預(yù)算不報銷”的原則，與費用預(yù)算及預(yù)算系統(tǒng)的結(jié)合，對本原則進(jìn)行強(qiáng)制執(zhí)行。制定費用預(yù)算時，可以按照部門、會計科目、歸屬期間編制，可以按照費用歸屬項目編制，也可以按照前述兩類的合并維度編制。實際執(zhí)行時，嚴(yán)格按照項目、部門、科目、歸屬期間進(jìn)行使用。未到期間的費用額度不可使用，已到期間的剩余費用額度可滾動結(jié)余使用。

其次，費用與預(yù)算的結(jié)合一定程度上實現(xiàn)了費用的事前控制，超支的費用支出無預(yù)算不得報銷。雖然已將不合規(guī)的費用拒絕在報銷系統(tǒng)之外，但難解員工已將費用墊付的被動。如差旅費的報銷，一般是員工出差回來粘貼發(fā)票報銷費用時，才發(fā)現(xiàn)諸如差旅標(biāo)準(zhǔn)超支，忽略淡旺季住宿標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)票丟失等問題。若規(guī)避上述問題，可在出差活動計劃階段就進(jìn)行預(yù)算結(jié)合。員工填寫出差申請單預(yù)估費用，選擇預(yù)算科目即占用預(yù)算，這樣可以避免差旅報銷時預(yù)算不足的情形發(fā)生。出差申請單逐級審批后，借助信息工具推送至差旅訂購平臺，進(jìn)行機(jī)票、酒店等的選訂。差旅訂購平臺搭建時，按照企業(yè)規(guī)定嵌入詳細(xì)、多維度的差旅標(biāo)準(zhǔn)，如火車艙位、住宿單價限額、出差城市淡旺季、員工層級等等。差旅訂購平臺采用公司統(tǒng)付結(jié)算模式，員工不用墊付資金，不用開票報銷。如員工出差過程中發(fā)生差旅訂購平臺之外的費用，依舊可以進(jìn)行差旅報銷，關(guān)聯(lián)出差申請單對差旅費用預(yù)算進(jìn)行控制。通過以上舉措，不但實現(xiàn)差旅費用全閉環(huán)透明、合規(guī)管控，而且對差旅各環(huán)節(jié)體驗和效率都有大幅提高。

（二）報銷快捷、風(fēng)險預(yù)警，滿足報銷人的需求

一段時間以來，多數(shù)企業(yè)的費用報銷只能在電腦端手工錄入使用，費時費力，單據(jù)填寫準(zhǔn)確度受限于報銷人細(xì)致和認(rèn)真程度。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，越來越多的技術(shù)應(yīng)用在報銷系統(tǒng)，費用報銷需要呈現(xiàn)出便捷、智能、高效等優(yōu)點，才能跟得上企業(yè)發(fā)展的步伐。電腦端和移動端同時支持報銷和審批，隨時隨地提交和審批報銷，隨時隨地跟蹤報銷狀態(tài)，報銷更容易、快捷、方便。報銷發(fā)票的錄入形式多樣，通過OCR技術(shù)智能識別發(fā)票，自動提取發(fā)票信息，員工免手工輸入發(fā)票信息。對于發(fā)票量較大的駐外人員可采用免貼發(fā)票模式，節(jié)省出更多的時間和精力專注于銷售市場的開拓上。

費用報銷與個人借款建立關(guān)聯(lián)、預(yù)付款單與匯款通知單建立關(guān)聯(lián)。費用報銷與個人借款關(guān)聯(lián)，可以實現(xiàn)費用報銷優(yōu)先償還借款，有效規(guī)避員工不及時還款現(xiàn)象。預(yù)付款單與匯款通知單關(guān)聯(lián)，可以實現(xiàn)預(yù)付來票后沖銷，不用再去翻歷史記錄，直接通過關(guān)聯(lián)單據(jù)導(dǎo)入預(yù)付款單信息，有效避免預(yù)付、核銷信息不一致的情況發(fā)生，同時保障資金安全，避免重復(fù)支付。

費用支出規(guī)定復(fù)雜，尤其是國有企業(yè)，不但要符合財經(jīng)法規(guī)的規(guī)定，還要嚴(yán)格遵守中央八項規(guī)定精神。大多報銷單據(jù)的審批流轉(zhuǎn)到財務(wù)審核時，才發(fā)現(xiàn)問題被退件。審批過程耗時，還會增加業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員的溝通成本，業(yè)務(wù)人員表示財務(wù)人員不理解自己的辛苦，財務(wù)人員表示合規(guī)、合法是自己的原則底線，不可逾越。久而久之，兩個群體之間就產(chǎn)生了一道鴻溝。如何把鴻溝填平，根本解決辦法是要讓業(yè)務(wù)人員清楚地認(rèn)識到如何做才能合規(guī)、合法。借助信息工具，將報銷標(biāo)準(zhǔn)、合法合規(guī)要求嵌入報銷系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)管控需求，區(qū)分設(shè)定強(qiáng)管控或弱管控。在員工提交階段就對規(guī)則明確的規(guī)定進(jìn)行風(fēng)險預(yù)警提示，針對強(qiáng)管控的問題，系統(tǒng)拒絕提交申請，將問題費用杜絕在費用報銷系統(tǒng)之外。一般可以做到發(fā)票準(zhǔn)確性校驗，如購貨方信息是否準(zhǔn)確;發(fā)票驗真、驗重、驗合規(guī)，發(fā)票上傳對接國稅服務(wù)商校驗發(fā)票的真實性，對接企業(yè)發(fā)票數(shù)據(jù)庫校驗發(fā)票是否有重復(fù)和連續(xù)號碼等問題。這樣，不但培養(yǎng)提升了員工合規(guī)報銷的意識，也降低了反復(fù)抵觸的溝通成本。

（三）智能審核、機(jī)器比對，降低審核人的壓力

費用報銷系統(tǒng)對費用的強(qiáng)管控可以規(guī)避規(guī)則明確的問題，但現(xiàn)實情況中依舊存在許多需要結(jié)合具體場景進(jìn)行判斷的標(biāo)準(zhǔn)，這也是財務(wù)審核人的價值體現(xiàn)。為提高人工效率，可以實施系統(tǒng)輔助和人工判斷雙審核機(jī)制，提交階段允許弱管控的問題費用進(jìn)入報銷系統(tǒng)，但在相應(yīng)單據(jù)上進(jìn)行風(fēng)險高亮標(biāo)識，引起全流程審核人的關(guān)注和注意，讓不合規(guī)費用報銷無處遁形。

單據(jù)審核采取線上審閱發(fā)票影像和利用掃描儀驗證相結(jié)合，速度快，準(zhǔn)確度高，效率高，免金額計算，減少人工識別。目前，按財政部、國家檔案局規(guī)定紙質(zhì)憑據(jù)必須歸檔，所以當(dāng)審批流程流轉(zhuǎn)到財務(wù)人員時，提交人需要將紙質(zhì)單據(jù)交至財務(wù)部，財務(wù)人員見到紙質(zhì)單據(jù)再送審歸檔。但實際場景中常發(fā)生“單據(jù)已交”“未收到單據(jù)”的矛盾，解決此矛盾可以嘗試使用機(jī)器柜24小時收單模式，由提交人直接投遞到機(jī)器柜，機(jī)器柜可進(jìn)行人臉識別，收單記錄，單據(jù)審核等智能操作。

費用智能管控，確保費用支出合規(guī)，信息真實。對報銷的發(fā)票從源頭進(jìn)行管控，發(fā)票信息永久保存。審批流及審批內(nèi)容完整呈現(xiàn)，提醒審批人員認(rèn)真審核，提升審核人員責(zé)任意識。全面記錄費用使用、報銷、審核、審批全流程信息，避免了人為不恰當(dāng)修改。

預(yù)先設(shè)置發(fā)票敏感信息防火墻，可以將不合規(guī)香煙、茅臺、五糧液等存在敏感信息的發(fā)票直接在填報時予以排除，對于商務(wù)用酒可以設(shè)置報銷標(biāo)準(zhǔn)，超標(biāo)準(zhǔn)購買、使用和消費費用不可報銷，單據(jù)智能審核極大地減輕了審核人員的甄別壓力和漏查出錯幾率，不再為發(fā)票合規(guī)性傷腦筋。

（四）數(shù)據(jù)穿透、多維集成，提升管理水平、提高核查效率

數(shù)據(jù)的集成多維度穿透，更方便企業(yè)管理者對費用使用報銷情況有整體把控和了解。員工可查詢個人報銷費用信息，查看已付、未付報銷數(shù)據(jù);部門可查看管轄范圍內(nèi)各月費用情況，且支撐數(shù)據(jù)穿透;管理者可根據(jù)需要自定義報表，為經(jīng)營業(yè)務(wù)分析提供數(shù)據(jù)支撐。以往面對費用核查時，避免不了在茫茫憑證中翻閱。如果需要翻閱某一張發(fā)票，簡直是大海撈針，還容易造成核查人員視覺疲勞。費用報銷系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)相連，只要輸入相關(guān)費用報銷信息，瞬間呈現(xiàn)費用使用情況，分門別類，出行、住宿、招待等活動一覽無余，相應(yīng)的發(fā)票信息、消費金額精準(zhǔn)呈現(xiàn)，無需檢查人員再行分類加總，靶向性

極強(qiáng)。

四、結(jié)束語

費用智能管控，在財經(jīng)政策層面，可以滿足財政部、國家檔案局對會計憑證影像化存檔的要求;在財務(wù)管理方面，提升了憑證管理信息化，集成化水平;在內(nèi)部控制方面，實現(xiàn)了費用使用的事前、事中、事后的控制需求;在作風(fēng)建設(shè)方面，利用信息技術(shù)手段提前預(yù)防、事中監(jiān)督、主動把關(guān)，將不合理不合規(guī)的費用杜絕在國有企業(yè)經(jīng)營活動之外，助推國有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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