文獻管理軟件NoteExpress在科研及論文撰寫中的應(yīng)用

黃芳 王艷玲 任俊革

【摘要】科研過程中，需要收集、閱讀、管理大量的文獻，科研成果需要以論文的形式發(fā)表，撰寫論文時常需反復(fù)進行格式編輯，工作繁瑣且耗費時間。本文介紹了用于收集和組織管理與課題相關(guān)文獻的文獻管理軟件NoteExpress的主要功能，包括5種題錄導(dǎo)入方法、文獻管理功能、輔助論文格式編輯以及數(shù)據(jù)庫的備份/移動。NoteExpress是一款簡單易學(xué)且功能強大的文獻管理軟件，應(yīng)該在高校和科研院所推廣使用。

【關(guān)鍵詞】文獻管理軟件 NoteExpress（NE） 題錄導(dǎo)入

【中圖分類號】G251.5 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）33-0016-02

科研過程中，需要收集、閱讀、管理大量的文獻，科研成果需要以論文的形式發(fā)表，撰寫論文時常需反復(fù)進行格式編輯，工作繁瑣且耗費時間。為了幫助科研工作者提高科研效率，用于收集和組織管理與課題相關(guān)文獻的文獻管理軟件應(yīng)運而生。文獻管理軟件讓收集和管理文獻變得更容易。目前應(yīng)用最廣的文獻管理軟件是Endnote、Reference Manager、ProCite單機系列產(chǎn)品和Web版Refworks及國內(nèi)的NoteExpress軟件。其中，NoteExpress是北京愛琴海軟件公司開發(fā)的一款文獻檢索與管理系統(tǒng)，其核心功能涵蓋“知識采集，管理，應(yīng)用，挖掘”的知識管理環(huán)節(jié)，目前已被國內(nèi)相當(dāng)多的高校及研究機構(gòu)購買采用。本文在前人對文獻管理軟件研究的基礎(chǔ)上[1-5]，以NoteExpress的3.2.0.6992版本為例，介紹該軟件的主要功能，重點介紹其5種導(dǎo)入文獻的方法、文獻的管理歸納以及輔助論文寫作技巧（下文均采用NoteExpress的簡稱NE）。

1.NoteExpress主要功能

NoteExpress是以文獻題錄為核心的模式，提供多種途徑用于不同情況下的文獻題錄收集，并幫助用戶整理、歸納和管理題錄信息，按照用戶需求智能獲取全文，在撰寫學(xué)術(shù)論文、學(xué)位論文、專著或報告時，可在正文指定位置方便的添加、修改文中注釋，然后按照不同的期刊格式要求自動生成參考文獻索引。

2.創(chuàng)建個人數(shù)據(jù)庫，題錄信息導(dǎo)入

以研究一種新型材料“黑磷”為例，點擊菜單“文件-新建數(shù)據(jù)庫”，確定數(shù)據(jù)庫存儲位置，結(jié)合實際科研情況確定數(shù)據(jù)庫名稱，如將數(shù)據(jù)庫命名為“black phosphorus.nel”，然后點擊保存。NoteExpress數(shù)據(jù)庫以“.nel”的格式存儲在指定位置，該文件與其他文件操作方法一致，可以移動、復(fù)制和備份數(shù)據(jù)庫。NE3.2.0.6992版本有5種途徑導(dǎo)入題錄信息：在線檢索和導(dǎo)入、格式化文件導(dǎo)入、全文導(dǎo)入、手工錄入、青提文獻APP收藏、微志網(wǎng)插件。

2.1在線檢索

NoteExpress軟件集成了53個外文數(shù)據(jù)庫，51個中文數(shù)據(jù)庫，包括CNKI、萬方、超星、web of science、EI、wiley online library、springerlink，以及中國專利局等，涵蓋了大部分常用數(shù)據(jù)庫。用戶不用登陸到數(shù)據(jù)庫頁面，利用NoteExpress集成的在線檢索作為網(wǎng)關(guān)即可檢索獲取題錄信息。以CNKI數(shù)據(jù)庫為例，使用NoteExpress在線檢索功能，檢索最近一個月更新的“黑磷”主題相關(guān)文獻，并將題錄信息導(dǎo)入“black phosphorus.nel”數(shù)據(jù)庫中。

（1）點擊數(shù)據(jù)庫文件“black phosphorus.nel”，NE自動打開并進入到該數(shù)據(jù)庫中，或打開NoteExpress后，點擊菜單“文件-打開數(shù)據(jù)庫-選擇本地數(shù)據(jù)庫”，選擇數(shù)據(jù)庫文件“black phosphorus.nel”，點擊打開，進入到該數(shù)據(jù)庫中。（2）點擊菜單“在線檢索-選擇在線數(shù)據(jù)庫-CNKI中國知網(wǎng)”，點擊“確定”，將“黑磷”限定在主題字段，更新時間限定在最近半年，點擊“開始檢索”。（3）檢索到63條題錄，NoteExpress默認(rèn)全部勾選。

2.2格式化文件導(dǎo)入

格式化文件導(dǎo)入是NoteExpress導(dǎo)入題錄的重要方法，適用于絕大多數(shù)的常用數(shù)據(jù)庫。用戶通過瀏覽器進入數(shù)據(jù)庫中檢索，并將題錄信息以格式化的文件導(dǎo)出，從NE提供的過濾器中選擇相匹配的過濾器識別格式化文件，將題錄信息導(dǎo)入至NE當(dāng)中。下面以工程索引數(shù)據(jù)庫EI為例，介紹格式化文件導(dǎo)入題錄的方法。

（1）從瀏覽器進入EI數(shù)據(jù)庫進行檢索，將檢索詞”black phosp horus”限定在Title字段，時間限定在2017年。（2）檢索到87篇文獻，全部勾選或者部分勾選后，點擊“Download”，跳轉(zhuǎn)至“choose your download setting for this session”頁面。選擇下載格式為“.BibTex”，點擊“Save”。將格式為“.BibTex”的格式化文件保存至指定位置。（3）打開NoteExpress，進入black phosphorus數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫下右鍵單擊鼠標(biāo)，選擇“新建文件夾”，將文件夾命名為“格式化文件導(dǎo)入”，選中該文件夾。（4）點擊菜單“文件-導(dǎo)入題錄”，跳轉(zhuǎn)至導(dǎo)入題錄頁面：在“來自文件”下的選擇框中，選擇上面保存的“.BibTex”文件（此處常發(fā)生該文件不被識別的情況，只需“常用文件”顯示改為“任意文件”即可）；在當(dāng)前過濾器處點中下拉菜單，點擊“更多過濾器”，跳轉(zhuǎn)至“請選擇過濾器”頁面，下滑鼠標(biāo)或者檢索框檢索BibTex過濾器，選中后，點擊“確定”。即將題錄信息成功導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中。

2.3全文導(dǎo)入

當(dāng)用戶開始使用NoteExpress時，會出現(xiàn)已經(jīng)在文件夾中收集了大量的全文文獻的情況，此時，用戶可以在NoteExpress中選中存放全文的文件夾，然后選中需要導(dǎo)入的全文文獻，按住鼠標(biāo)左鍵將文獻拖拽至題錄欄，文獻題錄信息將被自動提取，并與全文附件鏈接上。用戶也可以使用NoteExpress菜單導(dǎo)入全文。點擊菜單“文件-導(dǎo)入文件”，跳轉(zhuǎn)至“導(dǎo)入文件為題錄和附件”頁面，點擊“添加文件”，選擇要導(dǎo)入的全文?！皩?dǎo)入到文件夾”欄，選擇全文文獻，然后，點擊確認(rèn)，全文導(dǎo)入成功。

2.4手工錄入

科研過程中使用到的紙本資源等，可使用手工錄入的方法將其題錄信息錄入至NE當(dāng)中。

2.5云端下載

隨著移動設(shè)備的普及，科研工作也可以使用移動設(shè)備隨時隨地的進行，NoteExpress為更好的滿足用戶需求，與微志網(wǎng)合作實現(xiàn)從移動端獲取文獻題錄信息。具體操作為：

（1）打開NoteExpress后，點擊右上角“單擊此處登錄”，點擊“注冊”，注冊賬號，此賬號可以在NoteExpress上登錄、移動客戶端青提文獻（原微志分享）及微志網(wǎng)網(wǎng)頁登錄。（2）點擊右上角“單擊此處登錄”后，跳轉(zhuǎn)頁面上提供青提文獻（原微志分享）手機客戶端下載，支持安卓系統(tǒng)及IOS系統(tǒng)，通過掃描二維碼下載客戶端并安裝，安裝成功后，登錄（1）中注冊的賬號。（3）登錄電腦端NoteExpress后，選中數(shù)據(jù)庫，點擊快捷菜單“下載”，即可將青提文獻（原微志分享）中收藏的文獻一鍵下載至選中數(shù)據(jù)庫的“我保存的題錄”中。

3.數(shù)據(jù)庫的管理

科研工作者在收集大量相關(guān)題錄后，可點擊“查重”去除重復(fù)題錄，并點擊“智能更新”實時更新題錄。點擊綜述欄，依次閱讀文獻摘要，判斷文獻的重要性，NE提供星標(biāo)及優(yōu)先級標(biāo)簽來幫助用戶標(biāo)記文獻重要性。對于科研工作者常關(guān)注的影響因子、收錄范圍等字段也可通過自定義表頭顯示出來，輔助評價文獻質(zhì)量?？稍谕粩?shù)據(jù)庫中檢索的文獻可全部選中，并點擊 “下載全文”，跳轉(zhuǎn)至數(shù)據(jù)庫選擇頁面，點擊“確定”。

在閱讀全文的過程中，需要重點記錄的內(nèi)容或者閱讀中產(chǎn)生的思路，NoteExpress筆記功能支持文字、圖片、表格等的編輯。NoteExpress也支持本地檢索，使用戶可以方便快捷的找到筆記以及相關(guān)文獻。

4.NoteExpress論文格式編輯

NoteExpress通過在Word或WPS上安裝插件來實現(xiàn)輔助作者進行論文格式的編輯，實現(xiàn)一鍵插入引文以及自動生成符合要求的參考文獻格式，節(jié)省作者編輯論文的時間，提高科研效率。一鍵插入引文具體操作為：

（1）打開NoteExpress，選中需要插入文中的參考文獻題錄。（2）打開Word，將光標(biāo)放置在文中需要插入引文處。（3）點擊Word上的NoteExpress插件欄，點擊菜單欄上的“插入引文”，將引文插入到文中指定的位置，并在文后生成相應(yīng)的參考文獻。（4）循環(huán)操作（1）-（3）步驟，插入多篇引文。

NoteExpress提供3935種默認(rèn)的引文及參考文獻樣式，可方便的獲得符合要求的引文及參考文獻格式。且支持對默認(rèn)樣式進行編輯，再另存為自定義樣式并應(yīng)用自定義樣式。NoteExpress通過域代碼來實現(xiàn)引文與參考文獻的聯(lián)動，論文中域部分會用灰色底色表示，投稿或上交論文前，需要清除域代碼，具體操作為：點擊Word中NE插件欄上的“去除格式化”菜單，跳轉(zhuǎn)至“去除格式化”頁面，點擊“清除域代碼”。但由于清除域代碼是不可逆的操作，因此在此操作前需另存一份包含域代碼格式的文本。

5.備份/移動數(shù)據(jù)庫

NoteExpress支持將數(shù)據(jù)庫、附件文件以及用戶設(shè)置進行備份或移動。將“.nel”格式的數(shù)據(jù)庫文件、“.Attachments”格式的附件和筆記文件進行備份，移動至目標(biāo)設(shè)備，再導(dǎo)入設(shè)備上安裝的NoteExpress中即可實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的移動。

通過路徑“Program Files（x86）-NoteExpress”，找到名為“NTConfigBackup”的文件進行備份或移動，則可實現(xiàn)用戶設(shè)置的備份和移動。

總之，NoteExpress是一款簡單易學(xué)且功能強大的文獻管理軟件，在科研過程中以及論文撰寫中，能幫助科研工作者節(jié)約科研時間以及提高論文撰寫效率，大大提升科研效率。應(yīng)該在高校和科研院所推廣使用。

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