新時(shí)代中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀與對(duì)策

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理數(shù)字化越來越表現(xiàn)出強(qiáng)大的優(yōu)越性，我們要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的意義，積極思考如何進(jìn)一步加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。當(dāng)然，在檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程中，我們會(huì)遇到各種各樣的問題和挑戰(zhàn)，基于此，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。

檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求，中學(xué)檔案管理工作也是如此。在實(shí)際工作中要勇于打破傳統(tǒng)檔案管理陳舊、落后、繁重的管理模式，與大數(shù)據(jù)時(shí)代接軌，重構(gòu)檔案管理生態(tài)。新時(shí)期背景下，學(xué)校要想對(duì)學(xué)生的管理工作進(jìn)行全面規(guī)劃，就必須重視檔案管理的作用。一般來說，中學(xué)的檔案管理工作包括資料的收集和匯總等方面。在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的社會(huì)，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案而言，數(shù)字化的管理模式不僅為相關(guān)的工作人員省去了非常多的麻煩，也能提高整個(gè)管理工作的效率。以下筆者將根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，以及當(dāng)今時(shí)代背景下對(duì)中學(xué)檔案數(shù)字化管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行合理的分析，并提出合理化建議，希望能夠給相關(guān)工作者提供一些可行性的參考意見。

一、中學(xué)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）降低管理成本

中學(xué)檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，對(duì)于工作人員的數(shù)量和專業(yè)技術(shù)水平都有較高的要求。另外，由于紙質(zhì)檔案需要進(jìn)行存儲(chǔ)，所以需要專門的工作場地。而傳統(tǒng)中學(xué)檔案工作的開展需要消耗大量的人力和物力成本。近年來，隨著學(xué)員數(shù)量的不斷增加，檔案管理工作的復(fù)雜程度也在不斷增加，這就直接增加了檔案管理工作的管理成本。而應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式，可以將紙質(zhì)檔案信息向數(shù)字化信息轉(zhuǎn)變，并存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，工作人員只需要通過計(jì)算機(jī)，就可以迅速獲取到需要的信息。計(jì)算機(jī)代替人工進(jìn)行工作，減少了人工成本;需要的工作場地也更小，縮減了場地成本;查找信息的速度更快，節(jié)約了時(shí)間成本。

（二）保護(hù)檔案安全

中學(xué)檔案數(shù)字化管理取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，后期的檔案利用將減少對(duì)檔案原件的侵?jǐn)_，有利于檔案資料的安全。如果想要對(duì)檔案進(jìn)行利用，工作人員只需通過計(jì)算機(jī)，登錄進(jìn)入專門的檔案系統(tǒng)，然后根據(jù)關(guān)鍵詞查找的方式，就可以調(diào)閱出需要的信息。這種檔案信息使用方式減少了對(duì)原始檔案的翻閱，有利于較長時(shí)間地保護(hù)檔案。此外，通過檔案數(shù)字化管理體系對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行采集、保管后，工作人員可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案信息進(jìn)行適當(dāng)修改，而這種數(shù)據(jù)信息的可編輯性也提升了檔案的利用價(jià)值，豐富了中學(xué)檔案編研成果，提升了中學(xué)檔案的編研能力和水平，為和諧校園建設(shè)提供了智力支持和保障。

（三）提高管理效率

中學(xué)檔案管理工作主要包含信息的采集、儲(chǔ)存和利用等三方面的內(nèi)容，工作內(nèi)容復(fù)雜，人工管理模式不僅需要較多的人力資源，而且容易受到外界因素的影響，可能會(huì)導(dǎo)致管理漏洞。而數(shù)字化管理模式更加嚴(yán)謹(jǐn)，工作人員只需要通過計(jì)算機(jī)就可高效完成信息的采集、存儲(chǔ)工作，提高了管理效率。此外，信息查詢也更加方便、迅速，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)查詢到自己需要的信息，提高了信息的利用率。

二、中學(xué)檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）缺少相關(guān)的檔案管理人才

在檔案數(shù)字化管理形成初期，由于相關(guān)的機(jī)制不夠健全，很多學(xué)校在人才培養(yǎng)上也有所欠缺，大多數(shù)檔案管理人員的素質(zhì)達(dá)不到相關(guān)要求。有些學(xué)校由于各種客觀因素限制，在招聘相關(guān)檔案管理人員時(shí)只能降低門檻，導(dǎo)致相關(guān)人員的數(shù)字化專業(yè)水平較低，檔案管理工作能力有限，整個(gè)數(shù)字化檔案管理的效率也不高，在一定程度上阻礙了學(xué)校檔案管理工作的開展。另外，信息化時(shí)代的來臨使社會(huì)有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，而一些檔案管理人員所擁有的管理知識(shí)由于未得到及時(shí)更新，導(dǎo)致其漸漸不符合檔案數(shù)字化管理工作的實(shí)際需求。一些檔案管理人員在自己的工作崗位上日復(fù)一日地做著同一件事情，對(duì)一些新技術(shù)和新方法沒有及時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，甚至很多人對(duì)電子介質(zhì)上的數(shù)據(jù)表達(dá)絲毫不了解，不會(huì)使用一些辦公軟件，從而在傳統(tǒng)檔案數(shù)字化歸檔的時(shí)候工作效率非常低，甚至還會(huì)出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤或者是混亂的情況，給整個(gè)工作帶來嚴(yán)重的后果。

（二）檔案數(shù)字化程度不高

采用數(shù)字化的檔案管理形式，不僅可以較好地幫助學(xué)校降低整個(gè)檔案管理過程中的成本，還可以減少相關(guān)工作人員的工作量。數(shù)字化檔案也不容易丟失，在保存的過程中為相關(guān)人員省去了很多麻煩，在必要的時(shí)候，還可以隨時(shí)地查詢相關(guān)的信息，讓數(shù)字化的管理模式在檔案存儲(chǔ)和管理的過程中都得到較好的運(yùn)用。但是，目前一些學(xué)校對(duì)檔案的管理仍采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式或數(shù)字化檔案應(yīng)用不足，這種形式不僅成本非常高，檔案也不易保存，并且在檔案采集、整理和管理的過程中費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不易查詢，同時(shí)對(duì)保存環(huán)境要求很高，極大地浪費(fèi)了人力和物力資源。這些足以說明傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不再適用于現(xiàn)代學(xué)校的要求，加強(qiáng)學(xué)校檔案數(shù)字化管理勢在必行。

（三）傳統(tǒng)的工作理念沒有及時(shí)轉(zhuǎn)變

在信息網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為未來社會(huì)發(fā)展的一種必然趨勢，在這樣的背景下，學(xué)校檔案管理采取數(shù)字化、信息化是必然要求，但是目前普遍存在理念滯后的問題。

受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，很多工作人員在自己的工作崗位上對(duì)這個(gè)全新的數(shù)字化管理模式有著抵觸的心理，一方面是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的管理形式已經(jīng)根深蒂固，另一方面是需要花費(fèi)大量時(shí)間及精力去學(xué)習(xí)新型的數(shù)字化管理模式，這些都給工作人員提出了較大的挑戰(zhàn)。

三、中學(xué)數(shù)字化檔案管理的解決策略

（一）打造高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)

隨著社會(huì)的發(fā)展，學(xué)校、社會(huì)對(duì)學(xué)校檔案的需求越來越高。在信息技術(shù)發(fā)展的影響下，檔案管理在數(shù)字化模式中發(fā)生了比較大的變化，這需要相關(guān)的工作人員能較好地掌握管理知識(shí)和工作技能。因此，學(xué)校層面一定要盡可能地引入優(yōu)秀的管理人員，以便于能夠順利進(jìn)行檔案數(shù)字化管理。

比如說，學(xué)校在招聘管理人員的時(shí)候，要盡可能地選擇接受過相關(guān)專業(yè)教育的人員，必要的時(shí)候，學(xué)校也可以適當(dāng)提高一些薪資待遇，這不僅可以提高工作人員的積極性，同時(shí)也可以督促他們不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的管理知識(shí)，并將這些管理知識(shí)運(yùn)用到自己的工作崗位上，為整個(gè)數(shù)字化管理模式提供源源不斷的動(dòng)力。

此外，學(xué)校應(yīng)該對(duì)所有工作人員進(jìn)行科學(xué)化的培訓(xùn)，比如邀請(qǐng)一些學(xué)者進(jìn)行演講，或者是制定一些考核機(jī)制等，這些都可以提高檔案數(shù)字化管理人員的工作態(tài)度和積極性。學(xué)校還可以與其他學(xué)校進(jìn)行定期的交流訪問，加強(qiáng)雙方數(shù)字化管理人員的交流，讓本校的檔案管理人員水平得到提升，并不斷汲取不同的經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)雙方共贏，讓相關(guān)的信息技術(shù)在整個(gè)管理的過程中都能夠占據(jù)一席之地。

（二）夯實(shí)數(shù)字化管理基礎(chǔ)

中學(xué)檔案管理工作是中學(xué)教育工作的重要內(nèi)容，有關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)注重檔案工作開展，夯實(shí)數(shù)字化管理基礎(chǔ)。首先，學(xué)校管理者和教育部門領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并嚴(yán)格督促各項(xiàng)檔案管理工作的落實(shí)。其次，需要根據(jù)中學(xué)檔案工作需求，投入相應(yīng)的物質(zhì)資源或人力資源，從根本上保證檔案管理工作的順利開展。例如，采購工作需要的信息化設(shè)備，并招募一批專業(yè)人才，打造完善數(shù)字化管理體系。最后，還要成立專門的檔案管理小組，并規(guī)劃專門的辦公場地，讓管理者能夠有一個(gè)良好的工作環(huán)境，從而保證管理工作的順利開展。總而言之，只有從物質(zhì)和思想上支持中學(xué)檔案管理工作的開展，做好監(jiān)督管理工作，才能打牢數(shù)字化管理基礎(chǔ)，為后續(xù)管理工作的開展提供支持。

（三）改革管理制度

檔案數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的需要，為此，學(xué)校必須根據(jù)實(shí)際情況，樹立以制度管人管事的管理方案，采取各種措施來對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行管理，在對(duì)檔案收集和整理的過程中，都需要有相應(yīng)的完善制度。在這個(gè)過程中，需要做三項(xiàng)工作：其一，學(xué)校一定要根據(jù)自身的情況，對(duì)檔案數(shù)字化管理制度進(jìn)行完善。眾所周知，檔案管理制度的建立并不是一蹴而就的，在新時(shí)代科技發(fā)展的背景下，要根據(jù)時(shí)代信息，對(duì)數(shù)字化檔案管理進(jìn)行合理調(diào)整，這些都需要相關(guān)的工作人員進(jìn)行維護(hù)，即根據(jù)學(xué)校發(fā)展情況，再結(jié)合自身的知識(shí)儲(chǔ)備和工作技能，逐步完善和提高。其二，學(xué)校內(nèi)部也要根據(jù)整個(gè)管理方案的實(shí)施情況制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。賞罰分明的獎(jiǎng)懲制度可以較好地激勵(lì)工作人員以更大的熱情投入到工作中，對(duì)一些思想上不重視、不負(fù)責(zé)的人，也是一種鞭策。當(dāng)然，獎(jiǎng)懲制度并不是目的，其最終目的還是通過一些策略提高工作人員的積極性。其三，學(xué)校還需要制定一套可以實(shí)施的選拔方案，對(duì)高素質(zhì)和高質(zhì)量的人才進(jìn)行合理的選拔，以此來提高整個(gè)數(shù)字化管理過程中的質(zhì)量，在招聘相關(guān)工作人員的時(shí)候也盡可能地?fù)駜?yōu)錄取，讓整個(gè)數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)得到提升。

（四）加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的認(rèn)識(shí)

中學(xué)檔案數(shù)字化管理模式具有效率高、安全性強(qiáng)、管理成本低等特點(diǎn)，能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)中學(xué)檔案管理工作提出的要求，因此，數(shù)字化管理模式將會(huì)成為中學(xué)檔案管理的主要模式。但是，當(dāng)前數(shù)字化檔案管理模式并未在國內(nèi)完全普及，究其原因是因?yàn)楣芾砣藛T的思想意識(shí)還未轉(zhuǎn)變過來。受到傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，部分檔案管理工作者并不認(rèn)可數(shù)字化管理模式，在開展檔案管理數(shù)字化工作時(shí)缺少積極性，導(dǎo)致轉(zhuǎn)型工作無法得到準(zhǔn)確落實(shí)。對(duì)此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的思想教育，讓他們深刻認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理制度的優(yōu)越性以及數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性，只有思想統(tǒng)一，工作目標(biāo)才會(huì)更加明確，各項(xiàng)相關(guān)工作才能順利開展。檔案管理包含收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等多個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都會(huì)對(duì)整體工作造成影響，因此，要確保各個(gè)環(huán)節(jié)工作的順利開展，要加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，讓他們能夠互相配合，完成檔案管理工作。

從信息真實(shí)性來看，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容寄存在紙質(zhì)載體之上，所以檔案的內(nèi)容更加準(zhǔn)確、可靠，并且容易鑒別。而電子檔案需要先將紙質(zhì)檔案上的信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)信息，然后才能通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行查找使用。在此過程中，數(shù)據(jù)信息可能會(huì)發(fā)生變化，或者出現(xiàn)丟失的情況。因此，在進(jìn)行中學(xué)檔案管理工作時(shí)，工作人員不僅要重視保存電子檔案，也要保留檔案原件，以便于后期核驗(yàn)。

四、結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的中學(xué)檔案管理方法存在管理難度大、管理成本高、管理效率低等問題，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代中學(xué)檔案管理需求。對(duì)此，學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，深入了解檔案管理工作的重要性，促進(jìn)中學(xué)檔案管理數(shù)字化發(fā)展，強(qiáng)化檔案管理功能，以便順利完成相關(guān)工作。為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，中學(xué)管理者可以從加強(qiáng)相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員專業(yè)素質(zhì)水平;夯實(shí)數(shù)字管理基礎(chǔ)，構(gòu)建完善管理體系;強(qiáng)化認(rèn)知，讓工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作重要性等三個(gè)方面入手，提高學(xué)校內(nèi)部的管理水平，不斷推動(dòng)檔案管理數(shù)字化的規(guī)范化和科學(xué)化。如此，才能為學(xué)校的發(fā)展提供相應(yīng)的保障，為學(xué)生的長遠(yuǎn)發(fā)展提供有力的后盾，為學(xué)校未來的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

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（作者簡介：林永輝，男，本科，甘肅省臨夏中學(xué)，檔案館員，研究方向：中學(xué)檔案管理信息化）

（責(zé)任編輯 劉月嬌）