新時期高校固定資產(chǎn)信息化管理存在的問題及對策

陳浩新

（廣州工商學(xué)院，廣州 510850）

0 引言

高等院校經(jīng)常需要進(jìn)行級別升遷或面對規(guī)模整合問題，針對固定資產(chǎn)的管理工作較為復(fù)雜。高等院校涉及的資產(chǎn)管理問題更具復(fù)雜性，必須革新管理模式，優(yōu)化管理手段，適應(yīng)時代發(fā)展和教育改革進(jìn)程。在新時期進(jìn)行固定資產(chǎn)管理時信息化手段可為管理提速增效，提高高等院校辦學(xué)水準(zhǔn)。為切實(shí)彌補(bǔ)固定資產(chǎn)管理缺陷，應(yīng)先客觀審視管理缺陷，進(jìn)而查遺補(bǔ)漏全面優(yōu)化。

1 高校固定資產(chǎn)信息化管理概述

新時期下，各領(lǐng)域的信息化建設(shè)帶動了高校管理工作向信息化領(lǐng)域的邁入。在以往的條件下，高校作為國內(nèi)教育體系中一個關(guān)鍵的組成部分，高校管理者始終將強(qiáng)化教育工作力度放在第一位，或多或少地忽略了管理工作，導(dǎo)致大量的固定資產(chǎn)閑置浪費(fèi)，制約了高校建設(shè)的發(fā)展。但在新時期各領(lǐng)域信息化發(fā)展的契機(jī)下，高校逐漸改變了固定資產(chǎn)的管理模式，并逐步利用信息化系統(tǒng)來代替人工操作，以期推動固定資產(chǎn)管理工作自動化、智能化水平的提升。在此過程中，固定資產(chǎn)管理責(zé)任通常會被劃分給財務(wù)部門，并由財務(wù)部門進(jìn)行定期的統(tǒng)計、管理，而高校在運(yùn)行中更側(cè)重于將資源傾斜向教學(xué)建設(shè)方面，使得校內(nèi)的財務(wù)專業(yè)人員數(shù)量減少，在崗工作人員的任務(wù)較重，因此，往往難以有效執(zhí)行固定資產(chǎn)管理工作。而在信息化管理下，工作者們借助信息系統(tǒng)的盤點(diǎn)、統(tǒng)計等功能，可以實(shí)現(xiàn)多個管理環(huán)節(jié)的自動化運(yùn)行，提高工作效率，且人工操作減少，也降低了人為因素對固定資產(chǎn)管理工作準(zhǔn)確性的影響，有助于固定資產(chǎn)管理工作水平的提升［1］。

2 新時期高校固定資產(chǎn)信息化管理的必要性

2.1 促進(jìn)高校固定資產(chǎn)高效化管理

在人工操作模式下，固定資產(chǎn)信息通常被集中存放在財務(wù)部門或固定資產(chǎn)管理人員手中，而高校的規(guī)模往往較大，所持有的固定資產(chǎn)數(shù)量也比較多。因此，固定資產(chǎn)持有、使用信息大多都會分散地存放在各個管理負(fù)責(zé)人手中，使管理人員難以實(shí)現(xiàn)對固定資產(chǎn)的總體性統(tǒng)籌管理，形成了資產(chǎn)閑置、利用率不高等問題。在此過程中，如果能夠從統(tǒng)籌的角度出發(fā)，基于信息化管理模式，構(gòu)建出固定資產(chǎn)信息共享平臺，便可以幫助管理者從全局角度出發(fā)，制訂固定資產(chǎn)管理計劃，使固定資產(chǎn)能夠得到充分地利用，消除因缺乏統(tǒng)籌管理而造成的固定資產(chǎn)浪費(fèi)問題，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的高效化管理［2］。

2.2 促進(jìn)高校固定資產(chǎn)規(guī)范化管理

在管理中，借助配套的信息軟件，高?？梢越⒁粋€固定資產(chǎn)全生命周期的管理體系，并通過為各個全生命周期管理程序，構(gòu)建相應(yīng)的軟件操作流程，可以實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的規(guī)范化建設(shè)，以確保賬實(shí)相符、工作檢查便捷。就目前來看，新時期下，軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)的飛速發(fā)展，使信息化管理軟件行業(yè)逐步成型，并進(jìn)入了穩(wěn)健發(fā)展的狀態(tài)。因此，高?？梢灾苯拥焦潭ㄙY產(chǎn)管理軟件供應(yīng)商處購買相應(yīng)的軟件，同時，全生命周期管理法作為一種先進(jìn)的固定資產(chǎn)管理技術(shù)，在當(dāng)前各類配套管理軟件中，均帶有全生命周期管理程序，這使得信息化背景下，管理工作的規(guī)范化建設(shè)更具可行性。

2.3 促進(jìn)高校固定資產(chǎn)動態(tài)化管理

信息化管理最明顯的優(yōu)勢就是實(shí)時性強(qiáng)。在此背景下，工作者對任何一條固定資產(chǎn)信息的改動都會同步顯示到系統(tǒng)中，同時，系統(tǒng)具有的多樣化統(tǒng)計功能，可以隨時按照工作者的需求，對現(xiàn)有固定資產(chǎn)信息予以統(tǒng)計、顯示，方便其開展動態(tài)化的管理。此外，在動態(tài)化管理層面上，系統(tǒng)的自動統(tǒng)計、調(diào)度功能，以及警告功能，均可以為動態(tài)化管理提供有力的依據(jù)，改善管理工作的效率。

3 新時期高校固定資產(chǎn)信息化管理存在的問題

3.1 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能有待加強(qiáng)

現(xiàn)階段，大多數(shù)高校并不具備獨(dú)立、自主構(gòu)建信息化固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的能力，因此，其通常會以購買的形式，從供應(yīng)商處購買軟件產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)信息化管理。在此過程中，雖然為了滿足各個機(jī)構(gòu)、組織的固定資產(chǎn)管理需求，供應(yīng)商會設(shè)置多樣化的管理功能，但在信息安全功能上，仍存在不足。而在信息化軟件運(yùn)作中，其中的固定資產(chǎn)信息，往往需要共享給財務(wù)系統(tǒng)，因此，惡意代碼很可能從固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)入財務(wù)系統(tǒng)，引發(fā)一系列嚴(yán)重的后果，不利于管理工作的正常開展。此外，在管理系統(tǒng)運(yùn)行中，存在接入終端或系統(tǒng)的需求，在接入時，系統(tǒng)中就會形成邊界，而邊界區(qū)域通常為信息安全防護(hù)真空區(qū)域，使得系統(tǒng)的信息安全防護(hù)能力下降，影響了信息化管理模式的應(yīng)用效果［3］。

3.2 存在“信息孤島”

一般來說，信息化的主要目的就是消除信息孤島問題，但事實(shí)上，由于高校所持有的固定資產(chǎn)數(shù)量普遍較多，加之財務(wù)人員缺乏的現(xiàn)狀，一些高校會設(shè)置專門的固定資產(chǎn)管理部門，然后在該部門內(nèi)指定專門的工作者，與財務(wù)人員進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的入賬。而在此情況下，出于安全與軟件建設(shè)成本考慮，高校通常不會為財務(wù)系統(tǒng)與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)建立連接，導(dǎo)致固定資產(chǎn)系統(tǒng)成為信息孤島。在此過程中，信息孤島的產(chǎn)生，使得信息傳遞過程中很容易出現(xiàn)錯誤、疏漏，同時，也不方便財務(wù)人員查閱固定資產(chǎn)信息，降低了相關(guān)的財務(wù)工作效率，由此形成了信息化建設(shè)中的“信息孤島”問題，制約了高校內(nèi)部管理水平的發(fā)展［4］。

3.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

在信息技術(shù)引入固定資產(chǎn)管理工作之后，由于工作負(fù)擔(dān)得到了顯著的降低，因此，一些高校將固定資產(chǎn)管理工作再一次劃歸給財務(wù)部門，并將原有的固定資產(chǎn)管理部門并入到財務(wù)部門中，實(shí)現(xiàn)人員、部門的精簡，以節(jié)約成本、行政管理工作資源。在此情況下，原財務(wù)人員在管理工作上，以及原管理人員在財務(wù)工作上均會出現(xiàn)操作不熟練、缺乏經(jīng)驗(yàn)的問題，形成工作者專業(yè)素質(zhì)參差不齊的情況，這不僅影響兩個部門的合并效果，也會使固定資產(chǎn)信息化管理的執(zhí)行大打折扣。此外，一直以來，人力資源市場都呈現(xiàn)出優(yōu)質(zhì)人才緊缺的問題，因此，在人才引入過程中，為了滿足自身的人資需求，高校通常會降低準(zhǔn)入門檻，導(dǎo)致一些專業(yè)素質(zhì)不足的人員上崗，由此形成了后續(xù)信息化管理工作中潛在的問題，影響了高校固定資產(chǎn)的統(tǒng)籌應(yīng)用效果。

3.4 信息化管理意識有待提高

在新時期下，信息技術(shù)的迭代速度不斷加快，使得固定資產(chǎn)管理軟件迅速更新。而在此背景下，部分高校雖然引入了信息化管理技術(shù)，但其依然存在重業(yè)務(wù)、輕管理的情況，導(dǎo)致其信息化管理意識較低，通常不會及時引入新的管理軟件，使信息化建設(shè)呈現(xiàn)出落后的狀態(tài)。在此過程中，由于管理者的信息化意識不足，因此，在實(shí)際工作中，通常對軟件的更新缺乏關(guān)注，使信息化建設(shè)難以具備足夠的先進(jìn)性，阻礙了管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。一般來說，這種信息化管理意識缺乏的問題，主要源于工作者對信息技術(shù)的了解不夠，其往往不能準(zhǔn)確意識到信息化建設(shè)在減輕工作負(fù)擔(dān)等方面存在的效用。同時，一部分工作者的年齡較大，對新事物的接受能力不足，影響了工作團(tuán)隊(duì)整體信息化管理意識的樹立，極大地限制了固定資產(chǎn)管理信息化水平的提升［5］。

4 新時期高校固定資產(chǎn)信息化管理的優(yōu)化對策

4.1 加強(qiáng)固定資產(chǎn)信息化管理機(jī)制建設(shè)

應(yīng)對資產(chǎn)管理機(jī)制進(jìn)行信息化優(yōu)化，使其在運(yùn)作中為管理系統(tǒng)提供良好的環(huán)境，促進(jìn)信息化管理順利推行。資產(chǎn)管理部門應(yīng)加強(qiáng)和財務(wù)部門合作，對招標(biāo)采購加強(qiáng)科學(xué)管理，防止硬件與軟件設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)安全漏洞。針對軟件開發(fā)和硬件管理以及系統(tǒng)操作、信息存儲、系統(tǒng)環(huán)境控制等方面，進(jìn)行全方位的管理。應(yīng)根據(jù)環(huán)節(jié)特點(diǎn)分配和指定專項(xiàng)管理人員，促進(jìn)環(huán)節(jié)優(yōu)化，科學(xué)掌控全局。其中，參與人員、信息調(diào)閱權(quán)限、管理制度、安全預(yù)警措施等都應(yīng)精細(xì)化管理，保證信息安全。在機(jī)制實(shí)行應(yīng)用中，應(yīng)強(qiáng)化監(jiān)督，定位應(yīng)用缺陷，促進(jìn)查遺補(bǔ)漏［6］。

4.2 升級固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)

資產(chǎn)管理系統(tǒng)在技術(shù)升級、信息擴(kuò)容以及其他因素影響下逐漸顯露弊端，軟件應(yīng)持續(xù)完善，定期升級，以軟件為管理形式之一的管理系統(tǒng)也應(yīng)力求完善，積極升級。固定資產(chǎn)應(yīng)實(shí)施量化管理，與績效掛鉤，借助績效管理的積極影響力提升執(zhí)行能動性，促進(jìn)管理完善。系統(tǒng)升級還包括信息更新管理，當(dāng)固定資產(chǎn)的數(shù)據(jù)信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時予以更新。固定資產(chǎn)中資產(chǎn)形成、調(diào)度、維護(hù)管理和按規(guī)定處置等屬于日常業(yè)務(wù)，對這些業(yè)務(wù)應(yīng)強(qiáng)化過程管理，保證資產(chǎn)有效性應(yīng)用，保證資產(chǎn)應(yīng)用的持續(xù)性利益。此外，還應(yīng)對資產(chǎn)信息的可靠性和精確性加以重視，開展實(shí)時、動態(tài)管理，輔助科學(xué)決策。在管理中應(yīng)靈活應(yīng)用功能模塊，對管理系統(tǒng)進(jìn)行個性化設(shè)計與應(yīng)用［7］。

4.3 構(gòu)建高校管理信息化平臺，實(shí)現(xiàn)動態(tài)化管理

根據(jù)相關(guān)管理辦法要求，學(xué)校在進(jìn)行儀器設(shè)備管理時，應(yīng)采取現(xiàn)代化手段，促進(jìn)科學(xué)管理，該管理中應(yīng)完善網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，促進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)化傳輸。精密儀器設(shè)備是高等院校重要的固定資產(chǎn)，雖然各高校教學(xué)實(shí)力不同，但是資源普遍存在局限性，應(yīng)使用有限的資源創(chuàng)造更大價值，這也是資產(chǎn)管理的核心目標(biāo)之一。應(yīng)優(yōu)化資產(chǎn)整合，促進(jìn)資產(chǎn)共享和共同使用，調(diào)節(jié)資源配置，以優(yōu)質(zhì)應(yīng)用和合理擴(kuò)大價值為預(yù)期規(guī)劃資源，有效節(jié)約資源。通過建設(shè)信息系統(tǒng)平臺，與其他高校共享閑置資產(chǎn)，整合相關(guān)信息，規(guī)范上傳備案，除儀器設(shè)備外，辦公家具以及教育設(shè)施等也可利用網(wǎng)絡(luò)平臺申請資產(chǎn)共享，在資產(chǎn)管理單位統(tǒng)一管理下實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)［8］（見圖1）。

圖1 固定資產(chǎn)共享調(diào)配

4.4 加強(qiáng)固定資產(chǎn)信息在部門間的對接和共享

在不同部門之間，應(yīng)提高信息流通效率，促進(jìn)及時有效的信息對接，保證優(yōu)質(zhì)信息共享，促進(jìn)全面協(xié)同。應(yīng)強(qiáng)化監(jiān)督，各部門應(yīng)高質(zhì)量和高效率體現(xiàn)部門職能，構(gòu)建良性管理體系，促進(jìn)多方協(xié)調(diào)配合。在此過程中，財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)資產(chǎn)定期核算，做好財務(wù)審計。紀(jì)委部門是查處違紀(jì)行為的職能部門，針對資產(chǎn)流失等不良事件應(yīng)強(qiáng)化追責(zé)。審計部門的職責(zé)是審計資產(chǎn)現(xiàn)狀，應(yīng)科學(xué)審計，全面管理信息，促進(jìn)精細(xì)化審計，及時發(fā)現(xiàn)審計問題，依法追責(zé)，并向財務(wù)部門和紀(jì)委部門抄送審計報告。資產(chǎn)部門應(yīng)體現(xiàn)對固定資產(chǎn)的綜合管理職能，完善監(jiān)督管理［9］。

4.5 強(qiáng)化信息化管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員的管理和責(zé)任意識

想要實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)長效管理，應(yīng)從根源著手，影響信息化資產(chǎn)管理的直接因素是人員因素，信息化管理雖以信息化技術(shù)為主要依托，管理人員卻是技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用者和管理活動的實(shí)際踐行者。為此，應(yīng)保證管理隊(duì)伍持續(xù)輸入新理念和優(yōu)質(zhì)的新型人才，維持管理隊(duì)伍先進(jìn)性和靈活性，為優(yōu)化管理群策群力，體現(xiàn)集體智慧、人才智慧。對于當(dāng)前隊(duì)伍，應(yīng)以信息化為專項(xiàng)主題實(shí)施全員培訓(xùn)，打破固定資產(chǎn)管理的僵化思維模式，提升對信息化管理的重視度，糾正錯誤認(rèn)知，將信息化管理置于更科學(xué)、更客觀的地位，加以優(yōu)質(zhì)應(yīng)用。管理人員應(yīng)明確，信息化管理的推行基礎(chǔ)是人才和技術(shù)。從素質(zhì)方面分析，人才應(yīng)具備運(yùn)籌學(xué)、管理學(xué)以及會計學(xué)等專業(yè)知識，而且對信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)掌握度有客觀要求。資產(chǎn)管理人員應(yīng)針對固定資產(chǎn)管理需要彌補(bǔ)技能缺陷，了解和掌握資產(chǎn)管理軟件應(yīng)用，強(qiáng)化信息安全意識。還應(yīng)完善升級智能管理軟件，提升信息化水平和數(shù)據(jù)分析精準(zhǔn)性，高效應(yīng)用軟件和相關(guān)技術(shù)。應(yīng)增強(qiáng)管理者責(zé)任意識，對新時期信息管理嚴(yán)峻性和風(fēng)險性產(chǎn)生客觀認(rèn)知，能動性管理，精細(xì)化執(zhí)行，促進(jìn)管理完善［10］。

5 總結(jié)

綜上所述，在對高校固定資產(chǎn)實(shí)施管理的改革中，應(yīng)落實(shí)信息化管理模式，消除傳統(tǒng)管理中“信息孤島”現(xiàn)象，促進(jìn)信息交流和安全共享，完善管理體系并強(qiáng)化其功能影響，重視固定資產(chǎn)管理中執(zhí)行者（即人才）的專業(yè)素質(zhì)影響作用，經(jīng)濟(jì)滲透信息化管理理念和新時期新視角的管理意識，建設(shè)更優(yōu)質(zhì)、更有工作熱情和責(zé)任感的管理隊(duì)伍，從機(jī)制到人員，從主觀素質(zhì)到客觀水平，實(shí)現(xiàn)全維度優(yōu)化。