財務共享中心往來款項內(nèi)部控制對策研究

凌亮昌

（南寧市富誠家私有限責任公司，廣西 南寧 530003）

一、財務共享與往來款項內(nèi)部控制概述

財務共享中心的建立使得財務集中到一個實體處理，通過規(guī)?；奶幚肀苊庵貜蛣趧?，并借助地理優(yōu)勢降低運營成本，刪減非必要的流程。通過集中管理能夠實施更好的崗位分離，同時，不同的財務共享中心對不同的業(yè)務模塊實現(xiàn)專業(yè)處理，專業(yè)的分工更有利于提高員工在這專業(yè)領域的工作水平，容易涌現(xiàn)出子模塊的資深專家。

內(nèi)部控制是為了強化管理效果，提高企業(yè)會計信息質量，確保企業(yè)經(jīng)營有章可循，由公司全體員工參與的過程。財務共享中心往來款項的內(nèi)部控制是以建設內(nèi)部控制體系為基礎，在此基礎上明確崗位分工與授權體系，完善審批流程。往來款項會占用企業(yè)的流動資金，影響資金的周轉，若內(nèi)部控制缺失，可能導致控制流程存在漏洞。為此，財務共享中心需要加強對往來款項的管理。

二、財務共享中心往來款項內(nèi)部控制存在的問題及其成因

1.存在的問題

（1）內(nèi)部控制環(huán)境不健全

首先，制度建設還存在一定問題。財務共享中心的工作量較大，財務分工細致，大部分財務人員都被分配到專業(yè)的崗位，例如僅負責收款或僅負責付款，共享中心和傳統(tǒng)的財務管理模式存在差異，不需要財務人員參與到財務行為的事前預測中。財務共享中心對于財務人員的知識儲備沒有過高的要求，也不需要專業(yè)的能力為財務決策提供支持，這也使得財務共享中心的人員缺乏內(nèi)部控制意識，不能從宏觀的角度考慮各部門之間的關系，認為內(nèi)部控制僅是為了應付高層檢查的工作，導致內(nèi)部控制流于形式[1]。其次，大部分企業(yè)在招聘財務共享中心的人員方面，考察的指標并不全面，也不對新入職的員工開展內(nèi)部控制方面的培訓，導致新員工未能形成良好的內(nèi)控意識。

（2）風險管控不嚴謹

首先，費用抽查制度還存在漏洞。財務共享中心的費用報銷單據(jù)眾多，工作量巨大，在收到流轉來的報銷清單時不會對金額、物品等進行全面的核對，僅能保證支出在部門預算內(nèi)，對各類費用進行抽查的比例也較低。其次，財務核算控制還不到位。沒有設置一線的財務崗位對各類往來款項單據(jù)進行初審，雖然減少了財務人員的數(shù)量，但是削弱了財務管控的效果。同時，在對原始憑證審核時，僅關注相關票據(jù)抬頭是否正確，審批是否合規(guī)，費用是否超支，而不關注票據(jù)的實質性內(nèi)容，也沒有考慮是否存在虛假票據(jù)的情況。

（3）憑證處理不及時

首先，憑證采用郵寄的方式處理時間較長且容易丟失。財務共享中心工作量巨大，在處理各分子公司郵寄的單據(jù)時，可能會存在損壞或遺漏。當票據(jù)損壞或遺漏時，需要通過其他方式說明，加大了財務共享中心工作人員的工作量。其次，往來款項單據(jù)處理存在嚴重積壓現(xiàn)象。財務共享中心的人員每天都要處理非常多的工作內(nèi)容，業(yè)務集中時，短期內(nèi)會導致業(yè)務量激增，積壓的大量的工作難以消化。

（4）內(nèi)部控制活動不規(guī)范

首先，業(yè)務模塊不夠全面。財務共享中心為集團內(nèi)的各分子公司提供服務，以便于對各類單據(jù)進行統(tǒng)一的審核，但是如果缺乏有效的控制程序，那么就會影響應付賬款的管理效率。同時，應收賬款的管理往往依賴分子公司的實際執(zhí)行，財務共享中心容易疏于對應收款項的管理。其次，員工交接管理不到位。財務共享中心的工作相對單調(diào)，容易產(chǎn)生人員流失的問題。在新老員工交接時如果工作交接不到位，可能導致部分流程處理中斷，這也使得交接工作存在巨大的風險。

財務共享中心下企業(yè)的往來款項雖然能夠受到集團總部的管控，但是往來款項的控制還不到位。比如，企業(yè)對銷售業(yè)務的管理制度不夠完善，導致資金在企業(yè)各渠道的流轉速度減慢，影響到企業(yè)的整個生產(chǎn)經(jīng)營活動，導致應收賬款比重上升，企業(yè)償債風險增加。盡管對于資金的管理在其他制度中有所體現(xiàn)，例如應收賬款管理制度中明確規(guī)定了應收賬款對賬方法，但是只是輕描淡寫地進行了規(guī)定，制度的不完善導致制度缺乏約束力和執(zhí)行力。

（5）內(nèi)部信息交流不通暢

首先，內(nèi)部信息溝通存在障礙。比如，應付會計沒有及時處理付款需求，采購人員發(fā)出采購申請會堆積，大量的付款申請沒有及時處理會導致延期付款，延期付款不僅會給相關業(yè)務人員開展業(yè)務帶來困難，也會給企業(yè)帶來法律風險。其次，外部信息溝通機制不暢。應付會計需要加強與供應商的溝通，但是如果和供應商的溝通不暢，可能會影響對供應商的管理，甚至引發(fā)供應商終止合作或延期發(fā)貨的風險，不利于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

（6）內(nèi)部監(jiān)督不科學

目前，部分企業(yè)的內(nèi)部審計不到位，大部分財務共享中心沒有制定一套完整的內(nèi)部審計制度，在執(zhí)行內(nèi)部審計過程中也沒有做到有效的審查，僅是在年底集中進行短期的檢查，沒有將財務共享中心的各類工作作為審計的重點，長此以往導致內(nèi)部審計流于形式。

2.存在問題的成因分析

首先，企業(yè)對于內(nèi)部控制的認識過于片面。內(nèi)部控制是一套完整的體系，但是部分企業(yè)沒有認識到內(nèi)部控制的要求，也沒有摸索出清晰的內(nèi)控制度，導致在往來款項業(yè)務中容易存在漏洞和過失，且難以落實責任[2]。其次，崗位設置存在漏洞。財務共享中心的財務工作有著工作量大、重復性高的特點，只有每個崗位相互銜接，才能確保財務共享中心的質量。大部分企業(yè)集團沒有在分子公司設立往來款項財務初審崗位，雖然節(jié)約了人力成本，但是無形中降低了財務共享中心的工作效率，不利于財務共享中心和當?shù)仄髽I(yè)的溝通與交流。再次，很多企業(yè)沒有建立審計團隊，沒有通過審計人員分析往來款項中的各類風險，也沒有列出風險管控清單，沒有對內(nèi)部控制中存在的風險進行自查與整改，不利于內(nèi)部控制體系的完善。

三、財務共享中心往來款項內(nèi)部控制改進建議

1.改善控制環(huán)境

首先，要在分子公司當?shù)卦O立財務初審。財務共享中心輻射的區(qū)域較廣，企業(yè)業(yè)務量較多時應該單獨設置財務初審崗位，確保財務初審人員與當?shù)毓具M行溝通，提高工作效率，并制定統(tǒng)一的規(guī)范，由系統(tǒng)篩掉部分低風險項目。通過財務共享中心的復審，實施有效的監(jiān)督。其次，執(zhí)行業(yè)務部門負責人首簽制度。往來款項的內(nèi)部控制不僅是財務部門的工作，還需要各部門的配合，這就要求集團制定內(nèi)控方針，各部門確保各類經(jīng)濟審批事項真實準確。同時，業(yè)務部門的領導要對本部門的各類費用進行定期檢查，緩解財務共享中心的審核壓力。

2.加強對風險評估的改進

首先，規(guī)范風險管理機構。財務共享中心要建立完善的控制系統(tǒng)，風險管理項目組應該由風險管理部門的人員組成，促進財務共享中心各模塊內(nèi)部控制體系的完善。其次，完善風險評估機制，集團要遵循戰(zhàn)略目標和企業(yè)短期目標，以風險識別為基礎，對確定的各類風險加強分析。財務共享中心要保障往來款項的內(nèi)控質量，就需要理清各類內(nèi)外的風險因素與企業(yè)的承受能力，對各類風險要素進行定量分析，并以分析結果作為對風險管理的依據(jù)。

3.優(yōu)化內(nèi)部控制活動

首先，要加強對應收賬款的管理。財務共享中心要建立有效的應收賬款管控系統(tǒng)，樹立財務內(nèi)控意識，確保內(nèi)部控制有效的執(zhí)行。比如，健全應收賬款模塊，要求款項相關人員對內(nèi)控政策充分了解，掌握內(nèi)部控制的各類信息，對違反政策的行為加大處罰，通過批評罰款、停止合作等方式處罰，形成一套可執(zhí)行的內(nèi)控體系。其次，完善財務人員的交接制度。財務共享中心內(nèi)部應該制定輪崗制度，以便有人員不能到崗或離崗時能夠及時補充其崗位，同時在崗位調(diào)動時需要對工作交接加強監(jiān)督。最后，完善采購控制。對采購涉及的相關員工要讓其接受會計知識的培訓，同時應付賬款會計也需要加強審核，避免由于審核延后導致付款時間滯后。

4.強化內(nèi)部信息溝通

企業(yè)要拓寬信息共享的渠道，加強會計知識宣傳的工作，要求相關人員理解政策并定期組織培訓。在培訓過程中，要求財務人員與業(yè)務人員加強溝通。同時，各模塊的財務人員還需要加強和外部供應商的溝通，從而實現(xiàn)內(nèi)外部信息的有效共享。

5.完善內(nèi)部監(jiān)督機制

首先，要設置內(nèi)部稽核體系。內(nèi)部稽核崗位隸屬于財務共享中心領導，負責發(fā)現(xiàn)往來款項業(yè)務的漏洞，并探索解決方案，查看內(nèi)部控制的執(zhí)行狀況與內(nèi)部控制是否有落實，從而規(guī)范往來款項業(yè)務的各類問題。其次，要完善自我評價制度。企業(yè)在內(nèi)部審計部門的領導下，將內(nèi)部控制的設計和內(nèi)部控制評價分為兩組分別加以評價，并將評價的結果反饋至管理層，根據(jù)評價結果對相關責任人予以考核。

四、結語

目前，不少企業(yè)的財務管理模式都在轉型，對于集團企業(yè)而言，其分子公司眾多，財務共享中心的模式已成為統(tǒng)一管理往來款項的趨勢。在財務共享中心下，財務會計獨立運作，不與管理會計混淆。在這一背景下如何通過財務共享中心加強往來款項的內(nèi)部控制體系，是集團健全財務管理制度的重要議題，也受到了越來越多企業(yè)管理者的關注。企業(yè)需要加強對財務共享中心往來款項內(nèi)部控制的研究，從而改善企業(yè)管理水平。