基于現(xiàn)代企業(yè)管理需求的會計檔案管理改進(jìn)策略

竇 菲

（濟(jì)南市傳染病醫(yī)院，山東 濟(jì)南 250021）

一、企業(yè)會計檔案工作的范圍、特點(diǎn)

會計檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，是人們在會計活動中直接形成的、作為歷史記錄保存下來的重要的經(jīng)濟(jì)活動憑證。企業(yè)歷年的生產(chǎn)成本、職工報表、債權(quán)、債務(wù)、所有者權(quán)益等重要的原始憑證，都集中地反映在企業(yè)的會計檔案之中。會計檔案與其他企業(yè)檔案相比具有自己鮮明的特點(diǎn)。

1.具有很強(qiáng)的專業(yè)性和連續(xù)性

會計檔案是特有的會計專業(yè)術(shù)語，作為沒有一定會計工作實(shí)踐經(jīng)驗和會計專業(yè)知識的人來講，很難正確理解的。從企業(yè)的成立發(fā)展到企業(yè)的破產(chǎn)總結(jié)，每年的歷史數(shù)據(jù)都要保持嚴(yán)格的平衡銜接關(guān)系。

2.業(yè)務(wù)范圍的廣泛性

凡是企業(yè)與資金收支、財務(wù)的發(fā)放、債權(quán)債務(wù)的增減有直接關(guān)系的活動，都要有會計記錄和原始憑證。因此，會計檔案觸動企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的每根神經(jīng)，與經(jīng)濟(jì)活動緊密相連。

二、會計檔案的作用

企業(yè)的產(chǎn)品成本定額、工資定額、庫存水平、在產(chǎn)品周轉(zhuǎn)速度等會計檔案數(shù)據(jù)，都將成為制訂企業(yè)內(nèi)部管理制度、各種產(chǎn)品消耗定額的直接參考依據(jù)，并為企業(yè)擴(kuò)大產(chǎn)品銷售，合理定價提供重要的成本信息和歷史參考依據(jù)。比如，企業(yè)的歷年商品銷售單位成本、歷年的商品銷售數(shù)量變化趨勢等，成為企業(yè)合理確定銷售價格的重要憑據(jù)；企業(yè)會計檔案記載的單位應(yīng)收款的賬務(wù)原始記錄、企業(yè)各種不良資產(chǎn)的盤點(diǎn)表等，都直接為企業(yè)管理部門提供了企業(yè)債權(quán)及資產(chǎn)的狀況，為及時收回企業(yè)債權(quán)，及早處理有問題資產(chǎn)，提供了直接的幫助。進(jìn)行加工后的會計檔案，容易被職工理解的會計檔案，有利于職工了解企業(yè)的經(jīng)營情況，激發(fā)工作熱情，增強(qiáng)主人意識。同時，在不影響企業(yè)技術(shù)秘密情況下，對外提供企業(yè)會計檔案分析資料，有利于債權(quán)人及權(quán)益人了解企業(yè)的經(jīng)營情況，以吸引潛在的投資者追加投資，為企業(yè)的發(fā)展注入新的活力。此外，會計檔案也有利于財政、稅務(wù)等國家有關(guān)部門及時掌握企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動動態(tài)，加強(qiáng)宏觀管理。

三、會計檔案工作存在的問題

目前，企業(yè)的會計檔案工作也逐步暴露出來一些不容忽視的問題，主要是管理技術(shù)落后、會計檔案人員缺乏、會計檔案利用率低等問題，會計檔案還只是處于簡單的保管性階段。

1.會計檔案管理手段落后，檔案保管設(shè)施陳舊

由于國際互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及應(yīng)用的飛速發(fā)展，改變了我們的時空觀念，使我們能夠通過互聯(lián)網(wǎng)非常方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸與檔案的管理工作。但從目前的企業(yè)會計核算狀況看，大部分傳統(tǒng)國有或集體企業(yè)及絕大部分中小型企業(yè)的會計檔案的保管、利用等管理工作也一直沒有太多的改進(jìn)。年復(fù)一年地重復(fù)著傳統(tǒng)的會計檔案生成、存檔、保管、利用、銷毀等過程，會計檔案保管還處于簡單的憑證保存階段。由于近年來企業(yè)面臨資金困難，使得會計檔案保管的工具陳舊、庫房多年缺乏維修，企業(yè)在計劃經(jīng)濟(jì)時期留下的大量會計檔案，面臨著被毀損的危險。隨著企業(yè)的改制，原來企業(yè)的會計檔案基本處于無人管理狀態(tài)。會計檔案保管已捉襟見肘，會計檔案的開發(fā)利用更是無從談起。

2.會計檔案人員缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

會計檔案人員必須具備熟練操作現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的能力和一定的外語水平。但從目前的實(shí)際來看，由于企業(yè)發(fā)展處于調(diào)整時期，包括會計人員大量的調(diào)離、轉(zhuǎn)崗，會計人員流失嚴(yán)重。完成會計核算工作已力不從心，專職會計檔案管理人員更是鳳毛麟角。據(jù)統(tǒng)計，某系統(tǒng)95%以上的單位只有兼職會計檔案管理人員。會計檔案人員不僅少，而且現(xiàn)代化知識缺乏，會計檔案的歸檔、編目、保管、移交、鑒定、銷毀等還不能嚴(yán)格按照《檔案法》及會計檔案管理辦法的要求行事。部分會計檔案管理人員還習(xí)慣于從會計角度管理會計檔案。雖然單位檔案室的專職人員具有檔案專業(yè)知識，但又由于會計知識的缺乏，也不能對會計檔案進(jìn)行有效的管理。因此，如何解決會計人員與檔案人員結(jié)合的問題，成為企業(yè)今后會計檔案工作的重要任務(wù)。

3.會計檔案重保管輕利用，大量會計檔案被束之高閣

雖然會計檔案集中的原始材料比較齊全，但是由于會計檔案專業(yè)性強(qiáng)、難以理解等特點(diǎn)，所以對大部分企業(yè)會計檔案人員的工作而言，僅僅是提供會計檔案原件，也就是“你借我拿，你還我存”被動式的服務(wù)。企業(yè)會計檔案的利用主要是發(fā)揮憑據(jù)作用，為有關(guān)部門提供相關(guān)債權(quán)債務(wù)的原始數(shù)據(jù)，以及為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)訴訟提供證據(jù)等。目前，企業(yè)保管的歷史會計檔案，不但沒有很好地開發(fā)利用，反而越來越成為企業(yè)的包袱。主要原因是大量的會計檔案多年來沒有及時清理、鑒定，造成會計檔案良莠不齊，并占據(jù)了企業(yè)的庫房空間，浪費(fèi)了部分人力物力。會計檔案不能充分利用的另一個原因，是會計人員思想觀念保守，重視會計核算，輕視會計的管理、控制、監(jiān)督作用及如何很好地發(fā)揮會計的參謀作用。

4.會計檔案管理體制不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理要求

企業(yè)會計檔案管理制度、管理方式?jīng)]有及時更新，使企業(yè)會計檔案管理工作，在一定程度上仍然存在著機(jī)制不全、制度不完善、工作脫節(jié)的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在會計檔案由于種種原因會計檔案交接不及時，會計檔案保管期限超期，單位改制、合并、清算等變化后會計檔案不能按規(guī)定辦理。具體的會計憑證、財務(wù)分析、會計報表等會計檔案，在會計部門與企業(yè)的檔案室之間，往往保管責(zé)任不明，造成不必要的扯皮現(xiàn)象。部分單位會計人員變動頻繁，新的會計人員難以在短時間內(nèi)，熟悉會計檔案。加之會計交接手續(xù)不完善，影響了會計檔案管理的連續(xù)性和利用價值。會計死檔現(xiàn)象時有發(fā)生。

5.會計檔案難以長期保存

除會計檔案庫房、保管方法、利用次數(shù)等外在原因，會計檔案本身也是主要原因。會計檔案由于自有的特點(diǎn)，會計原始憑證來源非常廣泛。除自身的內(nèi)部自制憑證外，還有大量的來自企業(yè)外的各種資料，且其大小不一、厚薄不均、材質(zhì)千差萬別。因此，要使會計檔案長期保存，困難較大。只有按照會計檔案的要求接收、整理、傳遞、歸檔會計資料，才能盡可能地滿足會計檔案長期保管的要求。

6.會計電子檔案的保管問題已逐漸顯露

主要問題是目前企業(yè)會計電算化軟件千差萬別，格式很難統(tǒng)一，無法按照標(biāo)準(zhǔn)化儲存。并且各種會計電算化軟件相互兼容性較差，數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換。此外，當(dāng)前很多企業(yè)根本不具備儲存會計電子檔案的基本條件。據(jù)調(diào)查企業(yè)現(xiàn)在會計電算化程序大部分是單機(jī)版，網(wǎng)絡(luò)版沒有普及，網(wǎng)上搜集會計電子檔案還為時過早。

四、加強(qiáng)會計檔案管理工作的應(yīng)對措施

為了進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)會計檔案管理工作，針對上述問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面強(qiáng)化會計檔案工作：

1.加強(qiáng)宣傳力度，引起各級領(lǐng)導(dǎo)的重視

會計檔案的管理狀況，會計檔案的利用程度，反映著一個企業(yè)的管理水平和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的能力。通過上級主管單位和檔案業(yè)務(wù)部門及企業(yè)廣大會計人員和檔案工作者的積極宣傳，讓企業(yè)上下都能認(rèn)識到會計檔案的重要作用，以引起各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，特別是基層企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)會怎樣利用會計檔案，指導(dǎo)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)工作，加強(qiáng)會計檔案工作力度，讓企業(yè)會計檔案工作上一個新的臺階。

2.充實(shí)專業(yè)會計檔案管理人員

由于會計檔案工作專業(yè)性比較強(qiáng)，要求會計檔案人員既要熟悉會計知識，又要熟悉檔案知識，同時隨著辦公現(xiàn)代化的深入，會計檔案人員還必須掌握現(xiàn)代辦公自動化和會計電算化的技能。因此，要盡快提高會計檔案人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)隊伍建設(shè)，有計劃地充實(shí)會計檔案人員隊伍，讓那些有現(xiàn)代知識的年輕人才，進(jìn)入會計檔案隊伍，保證會計檔案事業(yè)后繼有人。

3.創(chuàng)新改進(jìn)服務(wù)方式

要發(fā)揮會計檔案的作用，更好地為上級決策和企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。會計檔案專業(yè)性強(qiáng)，非會計人員難以理解，使會計檔案的利用工作、服務(wù)工作增加了一定的難度。因此，要發(fā)揮會計檔案的作用，首先要做好會計檔案的著錄標(biāo)引工作。根據(jù)企業(yè)現(xiàn)代化管理的需要，對比較專業(yè)的會計檔案，按照一定的規(guī)則、形式進(jìn)行重新排列、組合，成為企業(yè)管理直接利用的根據(jù)。企業(yè)會計檔案本身具有潛在的價值，只有經(jīng)過編研加工，才能為企業(yè)管理部門提供更加系統(tǒng)、完善、精練、便于理解的信息資料，才能服務(wù)于企業(yè)的管理工作。其次，要主動拓寬服務(wù)領(lǐng)域。在不影響企業(yè)商業(yè)秘密的情況下，將有潛在價值的歷史銷售水平、生產(chǎn)成本、工資變動情況、費(fèi)用水平、效益情況等經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，編研后根據(jù)企業(yè)各部門的需要主動提供，并對企業(yè)各項管理活動提出建設(shè)性意見。

4.加快企業(yè)會計檔案的信息化數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

企業(yè)要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要，加快會計檔案的信息化步伐。首先，要加大資金投入，購置現(xiàn)代化辦公設(shè)備，建設(shè)符合電子會計檔案保存要求的電子檔案室。其次，要加強(qiáng)會計檔案的電子編目、檢索及自動查詢系統(tǒng)的研究，及時為企業(yè)管理活動提供檔案信息。再次，要利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時搜集會計檔案信息，確保會計檔案及時性、完整性、準(zhǔn)確性。

5.建立健全企業(yè)內(nèi)部會計檔案管理制度

通過建立完善會計檔案管理制度，進(jìn)一步明確會計檔案人員的責(zé)任。要嚴(yán)格會計檔案內(nèi)部傳遞、利用、移交手續(xù)，使會計檔案的搜集、歸檔、保管、銷毀等環(huán)節(jié)做到有章可循。要對會計檔案及有關(guān)人員進(jìn)行法律、法規(guī)培訓(xùn)，提高依法檔案的自覺性，確保會計檔案工作有條不紊、科學(xué)合理地開展。