問題導向下提高企業(yè)人事檔案質(zhì)量和利用效率的方法探討

張旖旎

（濟南國際機場股份有限公司，山東 濟南 250100）

一、問題導向下提高企業(yè)人事檔案質(zhì)量的必要性

檔案管理工作是企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，目前我國企業(yè)普遍存在檔案管理工作缺失、檔案還未完全發(fā)揮作用等問題，這類問題一直困擾著廣大檔案管理工作人員，同時，也阻礙了企業(yè)相關工作的開展。從現(xiàn)狀看，檔案管理已經(jīng)逐漸形成了專業(yè)化的模式，但是還有很多工作需要完善。從檔案管理的角度出發(fā)，以問題為導向，補齊工作短板，提高對檔案工作的認識，找到深層次原因并妥善解決，這樣才能確保檔案管理工作逐步完善。

二、企業(yè)人事檔案質(zhì)量和利用效率方面存在的問題

1.收集難，機構設置不完善

檔案收集是檔案工作的起始環(huán)節(jié)，檔案收集及時、材料齊全是后期工作的基礎。目前，企業(yè)內(nèi)部機構設置和分工已經(jīng)趨于完善，檔案管理部門成為企業(yè)獨立的管理機構。但檔案收集環(huán)節(jié)存在的問題，對企業(yè)的人事檔案利用效果帶來一定困難。結合實際情況，檔案收集難主要包括三個原因。

（1）員工普遍對個人檔案保管意識較單薄

雖然檔案材料隨個人學習、工作經(jīng)歷形成，但是檔案材料歸檔、整理、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)則是由人事部門進行，本人對檔案內(nèi)容、存放部門的具體情況了解程度低，對檔案利用價值也無明確認識[1-2]。

（2）檔案存放渠道不固定

目前，人事檔案主要管理單位為就讀院校、人才服務機構或用人單位，企業(yè)新入職員工因個人情況不同，檔案獲取方式也不同。人才服務機構通常設有專門的流動人員檔案管理部門，人員查找檔案較為方便；各類企業(yè)中，國有企業(yè)具有保管檔案的權限，其他企業(yè)不接收入職員工檔案，大多數(shù)企業(yè)在員工入職、離職時也不會對檔案事宜告知或提示；院校的檔案管理工作水平良莠不齊，導致畢業(yè)生的檔案管理不能做到齊全和轉(zhuǎn)遞及時，還有部分院校因政策等原因，待畢業(yè)生問詢檔案相關情況時，學校已更名或撤銷、合并。以上原因都導致在收集檔案時，檔案管理部門的工作人員反復催要，而新員工提交檔案不及時或無處可查的問題。

（3）檔案意識缺失

入職企業(yè)后歸檔部門及人員檔案意識缺失，企業(yè)各部門對檔案管理部門認識的缺位。概言之，即：

①檔案管理工作宣傳力度和執(zhí)行力度不盡人意，企業(yè)員工還未真正形成歸檔齊全的意識。

②歸檔責任不明確，在企業(yè)的管理制度中未明確體現(xiàn)，造成了歸檔工作出現(xiàn)了盲區(qū)。

③企業(yè)各部門員工未嚴格執(zhí)行依法歸檔工作。

2.利用難，部分權限設置不合理

大多數(shù)情況下，檔案資料長期存放在檔案庫房束之高閣，由于查借閱制度嚴格，企業(yè)部門歸檔積極性不高，甚至很多部門在歸檔之前對檔案材料進行了備份，更加使檔案束之高閣，而對于企業(yè)部門自行備份的檔案，在使用過程中也存在著缺乏可靠性的問題。

目前，我國搭建了檔案公開化平臺，這是對企業(yè)檔案管理工作的支持。但是很多企業(yè)由于種種原因還未完全實現(xiàn)檔案資料的公開化。這需要企業(yè)管理者賦予歸檔人員優(yōu)先查閱權開始，或者將審批權限劃歸到歸檔部門，通過上述措施不斷激發(fā)歸檔人員的積極性，同時也保證了歸檔資料的完整性、真實性和準確性。

企業(yè)需明確的是，人事檔案發(fā)揮的作用是無法比擬的，但是由于受到傳統(tǒng)管理模式的影響，企業(yè)人事檔案發(fā)揮的作用十分有限，造成企業(yè)人事檔案的整理歸檔和管理使用的困難。同時也出現(xiàn)了管理人員責任意識不到位、管理不規(guī)范、收集不全、信息流失、開發(fā)利用不充分和管理方式手段落后等問題，造成企業(yè)轉(zhuǎn)型、人才流動和員工維權提供的資料不夠詳實和不夠全面。這具體體現(xiàn)為三個方面[3-4]。

（1）出現(xiàn)檔案丟失情況

由于我國經(jīng)濟發(fā)展模式的變化，勞動力流動性較大，而且檔案在傳遞過程中也存在著操作不規(guī)范等問題，很多員工對人事檔案的重視程度不高，在辭職、就業(yè)過程中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案傳遞不暢通，甚至是檔案丟失的情況。

（2）檔案信息不完整

目前，我國各領域企業(yè)普遍存在著人事部門忽略員工的歷史檔案，只是將入職手續(xù)、工作期間的績效考核情況和勞動合同、調(diào)動和離職情況作為人事檔案的主要內(nèi)容，雖然人力資源管理制度不斷完善，但是，企業(yè)仍然只注重員工在職期間的信息管理，當員工離職后，這部分信息將不作為管理的重點，造成了員工人事檔案信息的缺失和斷檔。

（3）體制機制靈活性差

我國企業(yè)人事檔案的管理模式主要是以集中管理為主，采用的是“檔”隨人走，不進行公開的原則，對企業(yè)建檔的資格、組織使用、管理權限進行了界定，很多企業(yè)還未具備管理權限，機制僵硬，已經(jīng)無法適應企業(yè)的發(fā)展，尤其是合資、獨資和民辦企業(yè)，已經(jīng)難以與企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理相適應。用人單位與人事檔案分離，造成了記錄不及時甚至是缺失，實現(xiàn)不了檔案信息的動態(tài)完整，很多員工的人事檔案只有履歷表和登記表，無法滿足員工管理、人事和干部管理，對于新入職的員工，企業(yè)無法從過去的人事檔案中了解員工的工作成績、表現(xiàn)、能力和健康狀況。在流動人口的檔案管理中，該問題更加嚴重。

3.存在信息和檔案脫節(jié)的現(xiàn)象

信息化背景下，檔案信息化建設也影響了紙質(zhì)檔案管理工作。由于工作節(jié)奏快等客觀原因造成了監(jiān)督工作未完全到位，進而出現(xiàn)了信息化檔案的真實性無法得到保障，甚至個別員工擅自進行修改，導致與紙質(zhì)檔案記錄不符的情況。原件掃描是保證檔案信息化真實性和完整性的重要方法，杜絕非手動信息化的抄錄，是規(guī)避檔案信息造假的有力保證。

三、問題導向下提高企業(yè)人事檔案質(zhì)量和利用效率的方法

1.提高對企業(yè)人事檔案價值的認識，激發(fā)人事檔案工作的積極性

企業(yè)人事檔案的價值在于真實記載和反映企業(yè)員工德才、能力和經(jīng)歷，其中包含履歷材料、勞動合同、獎懲材料和鑒定考核材料等，它是職工進行身份認定的重要依據(jù)。同時，員工在辦理退休、繳納社會保險、申報職稱等時都需要出具與人事檔案有關的證明材料，更是員工維護自身合法權益的主要憑證[5-6]。因此，企業(yè)人事檔案在人力資源開發(fā)利用和維護員工合法權益方面發(fā)揮著不可替代的作用。

人才是企業(yè)在市場競爭中獲取有利地位的重要保證。企業(yè)對人才的引進和管理過程中，首先要做好的是人事檔案的歸檔及開發(fā)利用，這樣才能夠為人才在企業(yè)中的發(fā)展提供有力保障。因此，企業(yè)要轉(zhuǎn)變觀念，不斷提高對人事檔案重要性的認識，積極主動地收集人事檔案的各類歸檔材料，充分利用好人力資源檔案，為企業(yè)更好地吸引人才、留住人才提供保障。

2.堅持管理與服務相結合，提高企業(yè)人事檔案質(zhì)量和利用效率

（1）企業(yè)管理者要強化人事檔案管理意識。企業(yè)應當通過多種渠道向企業(yè)員工和相關部門管理者宣傳人事檔案的意義，尤其要意識到人事檔案是員工綜合素質(zhì)的集中體現(xiàn)，是企業(yè)選拔人才的重要參考，同時也是員工進行自我評價的依據(jù)。人事檔案管理工作并不是“雞肋”，它在員工的職業(yè)發(fā)展、生活以及企業(yè)人力資源開發(fā)方面發(fā)揮著重要作用。

（2）建立和完善人事檔案管理機制，相關部門要適度放權，讓企業(yè)具有建檔和管理的資質(zhì)。檔案管理的主要部門要積極進行制度創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變工作觀念，實現(xiàn)監(jiān)督和放權的結合，建立新型人事檔案管理制度。

（3）強化對人事檔案管理人員的培訓力度，提升業(yè)務能力。人力資源管理部門一方面要加強人事檔案重要性的宣傳工作；另一方面還要開展培訓工作，可進行不定期和分批次培訓，提高人事檔案管理人員的工作能力，尤其是檔案信息化技術的培訓，進而為企業(yè)開展人事檔案管理工作奠定基礎[7-8]。

四、結語

綜上所述，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，企業(yè)在人力資源管理方面的工作越來越趨于完善，習近平總書記曾多次強調(diào)“經(jīng)驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。做好人力資源檔案管理是提升企業(yè)人事管理效率的重要保障，這也是我國從事人事檔案管理工作人員的努力方向。