互聯(lián)網(wǎng)+時代企業(yè)檔案管理的難點及對策

任瑩瑩

（中韓（武漢）石油化工有限公司，湖北 武漢 430082）

新時代下的信息技術(shù)為當(dāng)今社會帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案管理利用信息技術(shù)也將迎來新的變革，管理方式也會在一定程度上得到優(yōu)化。檔案管理工作的完善，在一定程度上可以反映出該單位的組織管理工作水平，改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，能夠幫助企業(yè)生產(chǎn)運營各項工作更快更好地進(jìn)行。

結(jié)合信息化與工業(yè)化的兩化融合工作理念，促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理相融合，運用系統(tǒng)平臺技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案管理工作服務(wù)到企業(yè)各業(yè)務(wù)所需終端用戶，打造檔案數(shù)字化服務(wù)、以需求為導(dǎo)向的檔案產(chǎn)品，達(dá)到“讓信息多跑路、讓職工少跑腿”的服務(wù)宗旨，推進(jìn)生產(chǎn)運營、基建、產(chǎn)品、設(shè)備、科研等各類檔案數(shù)字資源跨部門利用。運用檔案管理平臺的深度應(yīng)用提升檔案管理工作影響力，打造公文、流程、文檔在線系統(tǒng)一體化。對檔案資源加強(qiáng)鑒定、分類、深度開發(fā)、定向推送，充分發(fā)揮檔案的作用，為決策者提供原始檔案依據(jù)，讓檔案還原歷史，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策提供參考。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

從總體上看，企業(yè)文檔管理工作日漸精細(xì)，檔案資源也逐漸成為基礎(chǔ)性資源，檔案工作借助信息技術(shù)影響力也越來越大，檔案為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供了有效的可參考性資源，檔案管理水平也在逐步提升。當(dāng)今信息化手段的應(yīng)用使得企業(yè)檔案管理工作人員的工作有了一個質(zhì)的飛躍，從原始的人工手段轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)信息手段，極大方便了工作人員查找資料和文檔。與此同時，企業(yè)的原有紙質(zhì)檔案也已全部進(jìn)行數(shù)字化，存放在信息化管理平臺上。互聯(lián)網(wǎng)信息平臺同時可以很好地做到資源共享，方便資料的歸檔和儲存。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化手段的全面覆蓋，對于負(fù)責(zé)綜合檔案管理工作的人員要求也越來越高，部分重要資料從系統(tǒng)各環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)后產(chǎn)生于系統(tǒng)，進(jìn)行各個系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口連接、數(shù)據(jù)傳輸尤為重要，發(fā)現(xiàn)問題及時與相應(yīng)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。面對信息時代帶來的新機(jī)遇新挑戰(zhàn)，要把檔案工作做好，就要從企業(yè)管理對檔案的需求著手，規(guī)劃檔案新發(fā)展思路，運用新的信息技術(shù)將檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展成為更高效快捷的服務(wù)型窗口，為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

二、互聯(lián)網(wǎng)+時代企業(yè)檔案管理面臨的難點問題

一是人們普遍對檔案的收集、利用認(rèn)識不夠，尚未發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用。在企業(yè)管理中，大部分職工對檔案工作的認(rèn)識和理解不夠，存在敬畏感，即不會利用檔案也不知為何歸檔，這影響了檔案資源的有效收集及利用。部分檔案因其有商業(yè)秘密屬性，限定了借閱范圍，更使得部分職工認(rèn)為檔案離自己很遠(yuǎn)，也發(fā)揮不出檔案的作用，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案信息資源發(fā)展受阻。

二是信息化建設(shè)投入不夠。信息化發(fā)展迅速，企業(yè)檔案發(fā)展還停留在數(shù)字化開發(fā)階段，要使檔案發(fā)展借力信息技術(shù)，企業(yè)信息化建設(shè)就需要投入大量的資金，配套設(shè)備和高水平技術(shù)人才。但實際工作中，大多數(shù)企業(yè)往往在信息資源的開發(fā)中主要以自身生產(chǎn)經(jīng)營為主，常常忽略了檔案資源信息化建設(shè)上的投入。

三是企業(yè)檔案數(shù)字化率不足。大數(shù)據(jù)時代首先應(yīng)以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，形成數(shù)據(jù)庫再進(jìn)行挖掘、分析。但是，在企業(yè)檔案資源質(zhì)量層次上還不一致，影響因素主要有：企業(yè)整合信息資源時向各專業(yè)進(jìn)行收集，豐富了檔案種類，但增加了有效資源的篩選工作量，降低了檔案質(zhì)量；再有工作人員鑒別有價值資源的范圍和工作量相應(yīng)增大，整合、分析工作難度增加，因此提升檔案資源質(zhì)量是一個需要關(guān)注的問題。

四是企業(yè)檔案工作人員信息化能力及檔案管理能力雙達(dá)標(biāo)人才不足。要有信息化能力保障檔案資源質(zhì)量及安全，還要有檔案收、管、用的能力。檔案工作是為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，檔案工作人員要有責(zé)任心為企業(yè)檔案管理工作做好服務(wù)，而現(xiàn)階段部分檔案工作人員缺乏為各業(yè)務(wù)部門服務(wù)的意識，采取較被動的等待工作模式，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息資源不能發(fā)揮其作用的尷尬局面，對助力生產(chǎn)起不到應(yīng)有的參考作用。

三、互聯(lián)網(wǎng)+時代加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的對策分析

一是在互聯(lián)網(wǎng)+時代，要想加強(qiáng)信息化手段，基礎(chǔ)建設(shè)是保證工作順利開展的大前提。首先，需要將檔案存放在安全、溫濕度事宜、防蟲、防霉等具備八防條件的庫房內(nèi)，確保檔案的完好性。其次，需要將各項檔案進(jìn)行數(shù)字化，選擇功能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全有好的屏障，能有效地保管檔案信息資源的備份恢復(fù)和有效利用。隨著時代進(jìn)步，許多設(shè)備的性能和質(zhì)量不斷提高，管理的不斷精細(xì)化，人員的各項素質(zhì)也在不斷增強(qiáng)，繼而打造出安全的檔案環(huán)境。最后，檔案利用評價是反映檔案價值的有效渠道，也是檢查、完善檔案服務(wù)工作質(zhì)量的依據(jù)。信息服務(wù)水平的不斷提高，會讓企業(yè)不斷提升信息服務(wù)的質(zhì)量，檔案管理工作也會不斷進(jìn)步，讓檔案信息資源更好地為企業(yè)生產(chǎn)運營服務(wù)，讓檔案利用在一定保密要求的基礎(chǔ)上越來越方便。

二是檔案管理人員要以新信息技術(shù)為手段，開發(fā)線上檔案資源并定向開放，用信息平臺替代人工，更科學(xué)高效地提供檔案信息資源支撐。將線上檔案資源深入分析，定向安全開放，結(jié)合企業(yè)組織機(jī)構(gòu)建立檔案信息系統(tǒng)，還要提升檔案信息資源質(zhì)量。在建立企業(yè)檔案信息數(shù)字化時，要注意網(wǎng)絡(luò)誠信，如果資源在網(wǎng)絡(luò)上無限制的轉(zhuǎn)發(fā)、分享，不僅會對企業(yè)造成一定影響，還會對企業(yè)的檔案管理工作造成阻礙，也會讓人們對網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生畏懼，從而更加閉塞了檔案資源的有效利用。因此，完善網(wǎng)絡(luò)安全、誠信節(jié)制使用檔案資源顯得尤為重要。因此，需要共同努力，借助信息技術(shù)發(fā)展機(jī)遇，做好檔案安全管理工作，提升檔案管理水平，大力發(fā)展檔案事業(yè)，用檔案產(chǎn)品助力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。

三是檔案信息應(yīng)樹立共享、共贏，以服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營為根本的發(fā)展理念，在保障檔案資源信息安全的情況下，定向開放檔案，讓信息跑起來?；椖繛樯a(chǎn)助力，基建項目建設(shè)常參照原有建設(shè)項目檔案信息，因此對基建項目檔案的收集是必要的，而每次基建項目檔案資源數(shù)字化必須符合一定標(biāo)準(zhǔn)，才能形成企業(yè)基建檔案平臺，建立共享檔案數(shù)據(jù)庫，高效整合檔案數(shù)據(jù)庫，定向?qū)Ω鹘M織機(jī)構(gòu)、職工開放。

四是借助于信息技術(shù)，開展檔案系統(tǒng)智能化建設(shè)，將檔案系統(tǒng)集成公文系統(tǒng)、合同系統(tǒng)資源等重要檔案電子資源，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)集成各重要系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)，再分類整合、定向開放給各業(yè)務(wù)部門，實行崗位權(quán)限匹配控制，讓信息打通各系統(tǒng)環(huán)節(jié)，實現(xiàn)信息有序共享，最終使得企業(yè)各部門實現(xiàn)流程化、信息化、高效率的辦公。

五是檔案信息數(shù)字化是檔案發(fā)展的重要一步，是檔案資源從紙面到流動起來的數(shù)據(jù)的重要一步。建立檔案信息化資源利用制度，實現(xiàn)檔案資源收、管、用全過程的規(guī)范管理，讓信息化與工業(yè)化兩化融合在檔案工作中充分實現(xiàn)。建立數(shù)據(jù)定向開放，有序利用，安全保存等方面的制度，促進(jìn)檔案信息資源的共享利用，真正讓企業(yè)收集有用的資源、充分利用需要的資源。

六是檔案信息資源的重要性也要求數(shù)據(jù)安全要保障有力。對檔案管理系統(tǒng)要實現(xiàn)系統(tǒng)安全保護(hù)能力第五級，訪問驗證保護(hù)級，實現(xiàn)崗位權(quán)限對應(yīng)訪問，先驗證身份，再訪問對應(yīng)權(quán)限內(nèi)資源，做好風(fēng)險評估、應(yīng)急預(yù)案以及應(yīng)急演練等制度，讓檔案數(shù)字資源可以達(dá)到“收、管、用”良性高質(zhì)量發(fā)展。

實踐證明，企業(yè)檔案資源對各項業(yè)務(wù)工作都有著可參考價值。通過增強(qiáng)企業(yè)員工的檔案意識，梳理檔案服務(wù)觀，建立檔案管理制度，加快信息化檔案平臺建設(shè)等措施，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案數(shù)字化利用率，促進(jìn)檔案管理工作水平的不斷提升，從而更好地發(fā)揮檔案資源助力企業(yè)生產(chǎn)運營的作用。