企業(yè)自動化辦公軟件的應(yīng)用與價值探討

黃振華

（北京海拓眾贏管理咨詢有限公司，北京 100124）

一、遠(yuǎn)程辦公軟件現(xiàn)狀

互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展使得遠(yuǎn)程辦公成為可能，也越來越被眾多企業(yè)看好，但是，由于線上辦公技術(shù)條件不夠成熟，沒有線下直接，除非萬不得已，更多的企業(yè)還是會推崇傳統(tǒng)的線下辦公?？墒怯幸恍┏霾罨蛘呱硖巸傻氐膯T工，需要工作交接時只能通過微信視頻或者微信語音等方式，不僅文件傳輸困難，而且不方便，于是倒逼辦公軟件不斷創(chuàng)新發(fā)展，各行各業(yè)所需的辦公自動化功能都可以通過不同的APP實現(xiàn)，遠(yuǎn)程辦公軟件也如雨后春筍一般涌現(xiàn)。由于線上辦公不受限于通勤時間和地點，居家辦公或者遠(yuǎn)程辦公更加方便、有效，很多企業(yè)會根據(jù)自身情況選擇線上辦公，員工的生活和工作也更加平衡與協(xié)調(diào)。

線上辦公軟件的強大功能讓線上辦公更加方便、快捷、高效。從技術(shù)層面剖析，企業(yè)自動化辦公軟件平臺具有三層網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，分別為表示層、中間層和數(shù)據(jù)層。表示層用來直接和用戶進(jìn)行交互，主要負(fù)責(zé)以瀏覽器為媒介將用戶的操作界面如期展示出來；中間層的邏輯功能通過Web服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器實現(xiàn)。中間層介于表示層和數(shù)據(jù)層之間，通過相應(yīng)的資料存取技術(shù)如ADO、NET等實現(xiàn)數(shù)據(jù)層數(shù)據(jù)的訪問。中間層還能將顯示、數(shù)據(jù)和算法的功能區(qū)分開來，減少其重合度，讓辦公平臺變得更加靈活多變，也讓我們的維護(hù)更加容易；最底層的則是數(shù)據(jù)層，它用來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲和訪問。一般情況下，互動型辦公平臺由于存儲非常多的用戶數(shù)據(jù)及文檔，會有安全隱患，因此，保障用戶數(shù)據(jù)安全就顯得極為重要。在數(shù)據(jù)加密和數(shù)據(jù)安全性保障方面，軟件將通過以下方式實現(xiàn)。

首先，用戶必須先用手機號注冊后才能登錄，一個手機號只能綁定一位用戶，并且平臺對用戶和密碼還要進(jìn)行加密處理。其次，通常情況下，系統(tǒng)根目錄下的web.config文件夾會存放以asp.net為基礎(chǔ)的應(yīng)用程序中連接數(shù)據(jù)庫的字符串，這樣的操作會使用戶數(shù)據(jù)被盜。為了避免非用戶本人登錄數(shù)據(jù)庫，用dII文件對這些連接數(shù)據(jù)庫的字符串加密處理，從而保證連接數(shù)據(jù)庫的安全性，讓用戶文檔的安全性進(jìn)一步提升。

隨著企業(yè)自動化辦公軟件應(yīng)用技術(shù)的逐漸成熟，在各項功能中，考勤管理、部門任務(wù)管理、通知、文檔分享等功能的故障率也逐年降低，辦公軟件新開發(fā)的功能也逐步將軟件變得便捷實用，新型的線上辦公方式正在試圖撼動線下辦公這一根深蒂固的傳統(tǒng)工作模式。

二、企業(yè)自動化辦公軟件在電腦PC端的應(yīng)用

根據(jù)各個公司辦公環(huán)境的差異，企業(yè)自動化辦公軟件分成PC端和手機客戶端兩種形式。PC端軟件系統(tǒng)兼容性更強，可以直接在網(wǎng)頁上操作，無須下載，而且在對PC端界面進(jìn)行升級或者革新時也更加方便，用戶體驗度更高。PC端的軟件系統(tǒng)穩(wěn)定性更高的同時，適配性也更強，不僅可以容納300人同時在線操作，而且在進(jìn)行視頻會議時也不會出現(xiàn)卡頓、斷線等尷尬情況。移動互聯(lián)網(wǎng)時代，辦公軟件的智能性越發(fā)重要，依托大數(shù)據(jù)云計算平臺，企業(yè)自動化辦公軟件緩解了令人頭疼的流量壓力，在經(jīng)過幾代版本迭代更新不斷完善后，在電腦PC端登錄時不僅界面流暢，其功能也十分全面。我們?nèi)粘＞庉嬑臋n的過程中，會出現(xiàn)文檔資料不全，格式不兼容等問題，這款軟件可以支持在線編輯，還能保存成docx、TXT、PDF等格式，滿足了大部分編輯文件格式的要求。而且軟件還具有線上存儲功能，不僅支持在線審閱，還能對文件進(jìn)行存儲歸檔，仰仗于云計算的強大后臺，企業(yè)自動化辦公軟件可以將文檔或者視頻會議內(nèi)容上傳至云空間，如有需要或者復(fù)盤也可以直接在線觀看?？梢哉f一臺電腦就可以讓員工實現(xiàn)線上辦公。

三、企業(yè)自動化辦公軟件在手機客戶端的應(yīng)用

得益于近幾年國內(nèi)手機軟件APP高速發(fā)展，企業(yè)自動化辦公軟件通過手機APP的形式也能實現(xiàn)應(yīng)用，此舉不僅可以擴大用戶使用量，也可以讓這款軟件的功能更加全面化、生活化。由于APP技術(shù)日益成熟，不管是IOS系統(tǒng)還是安卓系統(tǒng)，這款軟件都能應(yīng)對自如。手機客戶端的軟件則更偏向于用戶日常工作和生活，比如上班打卡、人員任務(wù)管理、發(fā)送工作安排、通過軟件撥打電話等等，這些我們?nèi)粘９ぷ髦行枰玫降墓δ埽@款軟件基本都能涵蓋。還可以支持小程序，比如健康醫(yī)生、模板下載、思維導(dǎo)圖等功能，在這款A(yù)PP上都可以隨意使用。通過后臺代碼和應(yīng)用界面的高度統(tǒng)一，APP界面更加流暢，操作也更加方便，公司既定的一些程序，在APP上會大大減少其流程。比如請假，只需要在手機客戶端發(fā)出申請領(lǐng)導(dǎo)審批，無須打印填單等繁瑣流程，極大地提高了工作效率，也同樣提升了企業(yè)靈活、快捷的形象。在手機終端還可以隨時查看公司情況，例如，設(shè)備是否處于正常運行狀態(tài)、故障排查、遠(yuǎn)程遙控修復(fù)等功能，以確保不管何時何地都能順利完成工作。互聯(lián)網(wǎng)將各行各業(yè)鏈接成“虛擬的現(xiàn)實世界”，手機終端的新運營模式必將提高企業(yè)競爭力、社會生產(chǎn)力和創(chuàng)造力，可以說，這款A(yù)PP真正地打破了傳統(tǒng)線下辦公的屏障，讓線上辦公成為一種新形式。

四、企業(yè)自動化辦公軟件的價值

企業(yè)自動化辦公軟件經(jīng)過不斷地創(chuàng)新發(fā)展后，其各個小程序的協(xié)調(diào)和自動化業(yè)務(wù)處理都比其他軟件更加流暢便捷。其系統(tǒng)信息處理能力在經(jīng)過數(shù)字化工具改良后更加迅速，即使多人在線也不會影響使用速度，這樣的現(xiàn)代化工具讓員工的辦公效率獲得極大地提升，公司的競爭實力也會邁向新的高度。

而企業(yè)自動化辦公軟件同樣包含Word、PPT、Excel以及Adobe中的PS、Ai等，都整合其在云空間中，讓員工不僅能在線操作，更是可以通過協(xié)同創(chuàng)作分享給他人達(dá)到協(xié)作編輯的目的，做好文檔的一鍵分享。上級也可以在線審閱，這其中省去了大部分流程，完成了文檔點對點的直線連接。協(xié)作編輯在一些項目進(jìn)度匯總、會議記錄等特殊場景中更是方便至極，會議效率也直線提升。

企業(yè)自動化辦公軟件是一款集辦公功能于一身的在線辦公軟件，無論在PC端還是手機客戶端，都包含大部分企業(yè)的工作內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上簡化了大部分流程，省去了員工在面對繁瑣的流程時產(chǎn)生的惰性心理。而在使用方面，企業(yè)自動化辦公軟件則更偏向于實用性，界面簡潔流暢，功能齊全，在一些小程序比如：思維導(dǎo)圖、文件格式轉(zhuǎn)換等功能一應(yīng)俱全，讓員工在工作時不用奔波于各個網(wǎng)站尋找資源。

如今，企業(yè)對互聯(lián)網(wǎng)的依賴性越來越強，使得在線辦公成為可能。由于企業(yè)自動化辦公軟件界面簡潔，不僅提升了員工工作完成度和協(xié)同度，還提高了企業(yè)效益。軟件的應(yīng)用節(jié)省了大量的企業(yè)管理成本，使員工的生活與工作得到平衡，這是一種雙贏。企業(yè)自動化辦公軟件是以當(dāng)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為載體，構(gòu)建了人機和諧有序發(fā)展的一種新型辦公模式。這也終將是企業(yè)提高勞動效率的必然選擇。

五、結(jié)語

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，很多企業(yè)將工作的部分重心轉(zhuǎn)移到線上，例如，視頻會議、會議復(fù)盤、自動翻譯等，企業(yè)自動化辦公軟件的強大功能，令員工即便是在家或者出差都如身臨其境。這款線上辦公軟件，在幫助企業(yè)規(guī)范制度、檔案歸檔和制度考核方面也更加智能化。面對不同企業(yè)辦公管理制度的復(fù)雜問題上，此軟件也能游刃有余。“云辦公”這個概念很早就被提出，只是受限于技術(shù)的發(fā)展，使得云辦公軟件只能支持一些基礎(chǔ)的打卡和文檔傳輸工作。隨著云計算技術(shù)的迅猛發(fā)展，線上辦公的可行性越來越高，筆者認(rèn)為，對比國內(nèi)外辦公環(huán)境，線上辦公將是中國的又一大潮流，而這款軟件將在遠(yuǎn)程移動辦公中發(fā)揮其應(yīng)用的價值。