石油企業(yè)采辦管理提質(zhì)增效六策

石立松

（中國(guó)海洋石油國(guó)際有限公司，北京 100027）

在石油公司運(yùn)營(yíng)中，采辦管理工作對(duì)于支持和保障油氣田項(xiàng)目投產(chǎn)和生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、降低投資和運(yùn)營(yíng)成本、實(shí)現(xiàn)合規(guī)管控發(fā)揮著重要的作用。尤其在當(dāng)前新冠肺炎疫情和國(guó)際油價(jià)不穩(wěn)定的環(huán)境下，石油企業(yè)采辦管理應(yīng)不斷地提質(zhì)增效，提高采辦質(zhì)量和效率，把控合規(guī)，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，有效保障油氣田項(xiàng)目建設(shè)及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有序開(kāi)展。

一、加強(qiáng)年度和項(xiàng)目采辦計(jì)劃與策略管理

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。通過(guò)采辦計(jì)劃與策略管理，可以有效地加強(qiáng)前期規(guī)劃、控制和管理，實(shí)現(xiàn)規(guī)模和協(xié)同效應(yīng)。同時(shí)，也有利于全面統(tǒng)籌和計(jì)劃一段時(shí)期內(nèi)的各項(xiàng)采辦工作，做好人員和各類資源的籌備，降低計(jì)劃執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn)，確保采辦工作按計(jì)劃實(shí)施。采辦計(jì)劃與策略的制定應(yīng)遵循系統(tǒng)性、全面性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、連續(xù)性和有效性的原則，應(yīng)在確保項(xiàng)目和生產(chǎn)連續(xù)性與完整性的基礎(chǔ)上進(jìn)行制定。

一般情況下，勘探、開(kāi)發(fā)等資本化項(xiàng)目應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)前制定項(xiàng)目采辦計(jì)劃，而在產(chǎn)油田項(xiàng)目應(yīng)在每年年初制定年度采辦計(jì)劃。在產(chǎn)項(xiàng)目可根據(jù)年度產(chǎn)量計(jì)劃制定“產(chǎn)量計(jì)劃大表”，在此基礎(chǔ)上制定年度作業(yè)和年度預(yù)算計(jì)劃，形成“工作計(jì)劃大表”，相關(guān)項(xiàng)目預(yù)算應(yīng)分解充分，調(diào)研全面，有理有據(jù)。在“工作計(jì)劃大表”的基礎(chǔ)上，進(jìn)而制定形成年度采辦計(jì)劃“采辦計(jì)劃大表”。年度采辦計(jì)劃一般包括所有的工程、服務(wù)、貨物類的采辦包和采辦合同，含長(zhǎng)期協(xié)議、合同續(xù)簽等。每項(xiàng)采辦計(jì)劃的內(nèi)容主要包括以下內(nèi)容，采辦包名稱、采辦包主要內(nèi)容、擬簽訂合同模式、擬簽訂合同有效期、合同期預(yù)估金額、當(dāng)年預(yù)計(jì)采辦金額、采辦方式、推薦供應(yīng)商名稱、計(jì)劃發(fā)標(biāo)時(shí)間、要求交貨時(shí)間或服務(wù)起始時(shí)間、預(yù)計(jì)供貨周期等信息。

采辦計(jì)劃與策略制定并批復(fù)后，應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際，根據(jù)采辦計(jì)劃和策略文件及時(shí)制定采辦申請(qǐng)文件，啟動(dòng)采辦工作，并對(duì)采辦計(jì)劃進(jìn)行周期性回顧和滾動(dòng)更新，充分掌握采辦計(jì)劃執(zhí)行情況，保證采辦工作有計(jì)劃、全面地實(shí)施。例如，有年度采辦計(jì)劃外的項(xiàng)目，及時(shí)增補(bǔ)上報(bào)，如采辦計(jì)劃執(zhí)行出現(xiàn)特殊情況（如計(jì)劃內(nèi)項(xiàng)目合并、分拆、增加、減少等）應(yīng)及時(shí)地進(jìn)行調(diào)整。

為加強(qiáng)采辦管控，對(duì)于已經(jīng)批準(zhǔn)的采辦計(jì)劃，在執(zhí)行階段如果發(fā)生較大變化時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行報(bào)批，例如，采辦內(nèi)容發(fā)生變更、標(biāo)包和標(biāo)段劃分發(fā)生變更、采辦方式的競(jìng)爭(zhēng)性由強(qiáng)轉(zhuǎn)弱（即由公開(kāi)招標(biāo)→邀請(qǐng)招標(biāo)→競(jìng)爭(zhēng)性談判→議標(biāo)方向發(fā)生變更）等情形。

另外，為不斷提升采辦計(jì)劃管理水平，提高采辦計(jì)劃制定的精確性，應(yīng)定期回顧和評(píng)價(jià)采辦計(jì)劃執(zhí)行情況，如采辦計(jì)劃執(zhí)行率、覆蓋率、追加率等。對(duì)于產(chǎn)生的問(wèn)題應(yīng)認(rèn)真分析其根源和原因，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，制定改進(jìn)措施和計(jì)劃，提高年度采辦計(jì)劃的準(zhǔn)確率和采辦計(jì)劃執(zhí)行率，推進(jìn)采辦計(jì)劃管理水平的不斷提升。

二、加強(qiáng)長(zhǎng)周期采辦項(xiàng)目管理

在油氣行業(yè)，經(jīng)常存在一些長(zhǎng)周期采辦項(xiàng)目，此類項(xiàng)目的明顯特征為采辦周期、生產(chǎn)周期或交貨周期較長(zhǎng)，并且一般情況下金額較高，如油套管、井口采油樹(shù)等關(guān)鍵物資設(shè)備。在通常情況下，預(yù)算批準(zhǔn)后啟動(dòng)采辦活動(dòng)，而對(duì)于長(zhǎng)周期采辦項(xiàng)目，由于采辦周期、生產(chǎn)周期和交貨周期較長(zhǎng)，如果預(yù)算批準(zhǔn)后再啟動(dòng)采辦活動(dòng)，會(huì)經(jīng)常導(dǎo)致“上半年招標(biāo)，下半年干活”的被動(dòng)局面，給項(xiàng)目進(jìn)度及作業(yè)連續(xù)性帶來(lái)較大影響。因此，應(yīng)創(chuàng)新和建立長(zhǎng)周期采辦項(xiàng)目管理機(jī)制，主要包括以下措施內(nèi)容。

⒈做好時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃安排，將預(yù)算審批時(shí)間提前，以滿足長(zhǎng)周期采辦項(xiàng)目管理在時(shí)間方面的特殊需求。

⒉預(yù)算批準(zhǔn)前，只要項(xiàng)目預(yù)估金額經(jīng)過(guò)審核后即可先行開(kāi)展采辦，預(yù)算審批環(huán)節(jié)置于授標(biāo)環(huán)節(jié)或費(fèi)用發(fā)生環(huán)節(jié)，可有效地解決制約項(xiàng)目采辦的瓶頸問(wèn)題。

⒊對(duì)于關(guān)鍵上產(chǎn)的采辦項(xiàng)目，應(yīng)形成周報(bào)及跟蹤機(jī)制，全力地推動(dòng)與產(chǎn)量相關(guān)的重大、關(guān)鍵項(xiàng)目的采辦。根據(jù)用戶部門提供的合同簽訂時(shí)間，倒排時(shí)間節(jié)點(diǎn)計(jì)劃，專人跟蹤、協(xié)調(diào)、匯報(bào)，根據(jù)進(jìn)展，隨時(shí)進(jìn)行相應(yīng)分析并采取措施。

⒋針對(duì)較大金額的項(xiàng)目，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，建立限時(shí)機(jī)制，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行協(xié)調(diào)相關(guān)事宜，提高采辦效率。建立合同全生命周期管理機(jī)制，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與前期的計(jì)劃、采辦以及后期的合同簽訂和履行評(píng)估，加強(qiáng)對(duì)大項(xiàng)目的管控。

三、采辦部門與需求部門實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作

采辦工作雖然歸屬采辦部門主導(dǎo)和管理，但其根本任務(wù)是為需求部門提供支持，同時(shí)涉及多領(lǐng)域協(xié)作。因此，在采辦運(yùn)行過(guò)程中離不開(kāi)相關(guān)部門的參與、支持和協(xié)作，例如，需求部門、法律部門、財(cái)稅部門、質(zhì)量健康安全環(huán)保部門等，而其中與需求部門的高效協(xié)同尤為重要。

采辦部門應(yīng)不斷地加強(qiáng)與需求部門的溝通交流，在采辦的各個(gè)環(huán)節(jié)中做好高效協(xié)作，包括項(xiàng)目和年度采辦計(jì)劃和策略制定環(huán)節(jié)、采辦需求環(huán)節(jié)、采辦申請(qǐng)環(huán)節(jié)、招投標(biāo)階段、評(píng)標(biāo)階段、授標(biāo)階段、合同談判簽訂階段等。具體來(lái)講，在采辦計(jì)劃策略階段，應(yīng)通過(guò)高效協(xié)作增強(qiáng)采辦的可預(yù)見(jiàn)性，變被動(dòng)采辦為主動(dòng)采辦，推動(dòng)預(yù)測(cè)采購(gòu)、規(guī)模采購(gòu)和主動(dòng)采購(gòu)。同時(shí)，采辦部門和需求部門應(yīng)根據(jù)要求的合同簽訂時(shí)間，倒排時(shí)間節(jié)點(diǎn)計(jì)劃，制定詳細(xì)的采辦執(zhí)行計(jì)劃，按照計(jì)劃組織推動(dòng)采辦項(xiàng)目。作為內(nèi)控和目標(biāo)管理，由專人跟蹤和協(xié)調(diào)，并根據(jù)進(jìn)展隨時(shí)分析并采取優(yōu)化措施，協(xié)調(diào)相關(guān)資源，努力推進(jìn)項(xiàng)目的采辦進(jìn)度；在采辦合同環(huán)節(jié)，需求部門應(yīng)提供詳盡的工作范圍和技術(shù)要求，技術(shù)顆粒度應(yīng)達(dá)到招標(biāo)/詢價(jià)要求，相關(guān)技術(shù)要求應(yīng)合理、詳細(xì)、可操作、無(wú)歧義，提出供應(yīng)商資質(zhì)要求及依據(jù)，提出評(píng)標(biāo)原則建議，可以推薦供應(yīng)商及技術(shù)評(píng)審小組成員，嚴(yán)格根據(jù)評(píng)標(biāo)策略開(kāi)展評(píng)標(biāo)工作，嚴(yán)格做好內(nèi)部信息保密；在合同磋商談判階段，需求部門應(yīng)將技術(shù)要求整合到合同文件中，包含工作/供貨范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度要求、人員團(tuán)隊(duì)、HSE要求等內(nèi)容，并參與合同技術(shù)部分的磋商談判。

在日常溝通中，采辦部門與需求部門之間可以建立定期溝通機(jī)制，如周會(huì)、月會(huì)等方式，將重點(diǎn)采辦項(xiàng)目列入例會(huì)督辦事項(xiàng)中，在例會(huì)中雙方詳細(xì)溝通采辦事項(xiàng)具體進(jìn)展和存在的問(wèn)題，共同推動(dòng)相關(guān)事項(xiàng)的解決。

四、強(qiáng)化需求管理，實(shí)現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)，優(yōu)化采辦方式

應(yīng)仔細(xì)分析采辦品類的特征，進(jìn)行采辦優(yōu)化，尋找潛在成本降低機(jī)會(huì)，對(duì)于零散、小額采辦比例過(guò)大以及重復(fù)性和同質(zhì)性強(qiáng)的采購(gòu)需求，應(yīng)進(jìn)行“合單”和“并單”。并盡量采取簽訂單價(jià)費(fèi)率、框架協(xié)議的方式，將一單一采向“長(zhǎng)協(xié)+訂單”采辦方式轉(zhuǎn)換，避免一單一采或一年一采的重復(fù)性工作，利用規(guī)模效用降低采購(gòu)成本。

另外，對(duì)于各項(xiàng)目的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，梳理共同需求，積極推動(dòng)全公司范圍內(nèi)的集中采購(gòu)，例如，辦公用品、電腦、打印機(jī)、維修備件材料、通用設(shè)備等，以規(guī)模換取效益，實(shí)現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)。

在采辦方式方面，應(yīng)結(jié)合市場(chǎng)資源情況選擇最為合適的采辦方式，例如，公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等方式。采辦方式的選擇應(yīng)具有充分的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)性，應(yīng)吸引更多的、有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商參與進(jìn)來(lái)。

另外，對(duì)于國(guó)際化石油公司，應(yīng)充分調(diào)研和了解項(xiàng)目所在地當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和本地化要求，有序引進(jìn)當(dāng)?shù)毓?yīng)商，與供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系。合理評(píng)價(jià)供應(yīng)商，有效激勵(lì)供應(yīng)商，不斷提高本地化管理水平，在拓寬供應(yīng)渠道的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)社區(qū)關(guān)系的目的。

五、優(yōu)化采辦流程，提升采辦效率

應(yīng)不斷地梳理和優(yōu)化采辦流程，取消不必要的工作環(huán)節(jié)，明確每一環(huán)節(jié)的工作要求，明確審批流程，平衡管控與效率，將精簡(jiǎn)后的采辦流程標(biāo)準(zhǔn)化形成采辦程序，以大幅縮減采辦周期，提高采辦效率，降低時(shí)間成本。同時(shí)，可考慮制定用于采辦人員日常工作的采辦操作手冊(cè)等文件，手冊(cè)文件應(yīng)在相關(guān)程序的基礎(chǔ)上結(jié)合具體操作要求而形成，可清晰地介紹采辦整體流程，有利于每位員工具體操作步驟一致，標(biāo)準(zhǔn)一致，同時(shí)也有利于新員工到崗后快速了解和熟悉本職工作。

同時(shí)，應(yīng)不斷地加強(qiáng)文件標(biāo)準(zhǔn)化工作，例如，制定和發(fā)布招標(biāo)文件模板、報(bào)價(jià)格式、標(biāo)書澄清文件模板、合同標(biāo)準(zhǔn)化模板等。通過(guò)文件標(biāo)準(zhǔn)化可有效地提高采辦質(zhì)量，縮短招標(biāo)周期和合同談判周期，提高采辦工作效率，為公司節(jié)約時(shí)間成本，同時(shí)可以提升公司對(duì)外形象。

六、加強(qiáng)采辦員工思想教育，提升采辦隊(duì)伍戰(zhàn)斗力

應(yīng)持續(xù)加強(qiáng)對(duì)采辦隊(duì)伍和員工的思想教育，將公司理念和文化傳達(dá)到每名員工身上，對(duì)于國(guó)際石油企業(yè)來(lái)說(shuō)這一點(diǎn)尤為重要，應(yīng)讓每一名中方外派員工、本地雇員、國(guó)際雇員都感受到壓力的所在，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)采辦工作，牢記公司產(chǎn)量目標(biāo)，為公司的鉆井、修井及生產(chǎn)部門做好采辦支持及推動(dòng)工作，保證產(chǎn)量目標(biāo)的如期實(shí)現(xiàn)。

應(yīng)制定合理的員工績(jī)效考核指標(biāo)體系，合理評(píng)價(jià)員工績(jī)效，實(shí)行優(yōu)勝劣汰制度，對(duì)于業(yè)務(wù)能力差、工作積極性不高的員工實(shí)行淘汰；對(duì)于工作表現(xiàn)較好、工作能力較強(qiáng)員工進(jìn)行調(diào)級(jí)調(diào)薪，調(diào)動(dòng)部門員工的積極性，營(yíng)造積極向上的良好工作氛圍。

同時(shí)，應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)采辦從業(yè)人員的素質(zhì)能力培養(yǎng)，使其具備與崗位相匹配的工作能力，熟悉并掌握采辦管理各項(xiàng)制度、程序、原則和流程，不斷地提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，精通采辦業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握與業(yè)務(wù)相關(guān)的技術(shù)、財(cái)務(wù)金融、法律、外語(yǔ)以及科技信息等知識(shí)，積累實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，練就過(guò)硬的采辦專項(xiàng)技能本領(lǐng)。

綜上所述，石油企業(yè)應(yīng)在多個(gè)方面加強(qiáng)采辦管理，實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效，提高采辦質(zhì)量和效率，降低成本，合規(guī)管控，有力保障和支持油氣田項(xiàng)目開(kāi)發(fā)以及生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)。