提升檔案管理效能，為肇慶市端州區(qū)教育進(jìn)步與發(fā)展發(fā)揮作用
——以肇慶市端州區(qū)學(xué)校檔案管理工作為例

文/肇慶市端州區(qū)教師發(fā)展中心 陳藝華

學(xué)校檔案的類別主要有人事檔案、文書檔案、教學(xué)和教師業(yè)績(jī)檔案、基建設(shè)備檔案、聲像實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案。具體涉及黨政管理有關(guān)文件；學(xué)校歷史沿革、校史、大事記；各種規(guī)章制度、會(huì)議記錄；各級(jí)干部任免、考核培訓(xùn)；各類教育教學(xué)科研課題活動(dòng)、各類專項(xiàng)工作檢查評(píng)估、德育工作、各類比賽活動(dòng)、各類財(cái)務(wù)工作、學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)等。上述列舉的工作和活動(dòng)中以文字、圖表、聲像等載體承載的有價(jià)值的文件材料，形成了學(xué)校的檔案總和。這些檔案既是學(xué)校教學(xué)經(jīng)驗(yàn)成果的記載，又是學(xué)校整體教學(xué)管理水平的表現(xiàn)，還是學(xué)校全體師生在學(xué)校教育上共同努力的見證。因此，檔案管理服務(wù)于學(xué)校規(guī)劃發(fā)展、師生教育的重要作用應(yīng)當(dāng)被充分重視和發(fā)揮，使學(xué)校檔案文件促進(jìn)學(xué)校科學(xué)發(fā)展、優(yōu)質(zhì)發(fā)展。

一、增強(qiáng)宣傳力度，逐步提升檔案管理的影響力

近年來(lái)，肇慶市端州區(qū)教育局始終將檔案工作視作基礎(chǔ)要點(diǎn)，緊抓檔案工作流程，不斷根據(jù)形勢(shì)發(fā)展趨勢(shì)調(diào)整工作方式方針，綜合提升全系統(tǒng)的檔案管理工作的整體水平。全區(qū)各學(xué)校也通過(guò)加大對(duì)檔案工作的宣傳，逐步縮短檔案管理與師生教學(xué)的距離，以不同形式向師生提供更完善的檔案信息服務(wù)，進(jìn)一步提升檔案工作的影響力。

(一)建設(shè)固定展館

學(xué)校檔案對(duì)于保護(hù)、傳承學(xué)校歷史，提升學(xué)校文化建設(shè)水平的作用舉足輕重。肇慶市第一中學(xué)(以下簡(jiǎn)稱“肇慶一中”)、肇慶市第四中學(xué)(以下簡(jiǎn)稱“肇慶四中”)，以及肇慶市第六中學(xué)(以下簡(jiǎn)稱“肇慶六中”)、肇慶端州中學(xué)(以下簡(jiǎn)稱“肇慶端中”)、端州區(qū)青少年軍校等學(xué)校建立了固定校史展館、專題學(xué)習(xí)展館，大力宣傳學(xué)校發(fā)展歷史、端硯發(fā)展歷史、黨的發(fā)展歷史、國(guó)防軍事發(fā)展歷史等。在宣傳工作中，各個(gè)學(xué)校展館以文字圖片和實(shí)物等檔案材料為主體，采取了傳統(tǒng)媒體和新媒體相結(jié)合的表現(xiàn)方式，繪聲繪色地向師生、家長(zhǎng)宣傳學(xué)校的發(fā)展歷史、如何與地方特色文化相結(jié)合、國(guó)防教育工作的由來(lái)和發(fā)展情況等。師生及家長(zhǎng)通過(guò)這些有價(jià)值的、生動(dòng)形象的檔案資料，積極參與愛(ài)國(guó)愛(ài)鄉(xiāng)愛(ài)校教育。

(二)舉辦特定主題展覽活動(dòng)

選取重大紀(jì)念日、事件節(jié)點(diǎn)、活動(dòng)時(shí)期，開展特定的主題展示活動(dòng)。如肇慶市第六中學(xué)作為黨史學(xué)習(xí)教育進(jìn)校園和禁毒宣傳的示范點(diǎn)，以多樣的形式策劃了黨史學(xué)習(xí)圖片展、禁毒宣傳圖片展；肇慶市第十三小學(xué)、肇慶市端州區(qū)大龍學(xué)校多次策劃的書法作品展，吸引了大批師生和社會(huì)各界人士駐足欣賞。于國(guó)際檔案日當(dāng)天，端州區(qū)教育局組織了部分師生參觀由肇慶市檔案局和端州區(qū)檔案局聯(lián)合舉辦的檔案知識(shí)專題展，并參與了檔案知識(shí)講座。活動(dòng)過(guò)程中，師生們積極咨詢檔案知識(shí)，并進(jìn)一步掌握了更多檔案管理的流程。

二、更新檔案設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

在如今的信息化時(shí)代，只有通過(guò)信息化的手段，檔案中有利的信息、數(shù)據(jù)才能被充分挖掘，檔案的價(jià)值也才能被完整發(fā)揮和體現(xiàn)。提高檔案信息化水平，需要增設(shè)相關(guān)的硬件設(shè)備，同時(shí)更需要檔案管理人員積極主動(dòng)學(xué)習(xí)新的信息化管理方法，不斷提升信息技術(shù)應(yīng)用于檔案工作的有效性和效率。

(一)抓硬件建設(shè)

檔案管理是以現(xiàn)代化作為發(fā)展方向的，各學(xué)校在實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的前提下，加大投入，更新設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化、科學(xué)化。2020年以來(lái)，以肇慶市端州區(qū)教育局為代表的管理機(jī)構(gòu)，以及肇慶一中、肇慶一中實(shí)驗(yàn)學(xué)校、肇慶端中、肇慶四中、肇慶六中、肇慶市地質(zhì)中學(xué)、肇慶市端城小學(xué)、肇慶市端州區(qū)黃崗小學(xué)等學(xué)校，都紛紛加大了資源投入，對(duì)檔案室進(jìn)行統(tǒng)一的整飾：加置了智能密集架、電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備；為辦公設(shè)備安裝了公文自動(dòng)化傳輸系統(tǒng)。硬件設(shè)施的完善有助于實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一高效的公文管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化。

(二)抓網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

2000年至今，端州區(qū)教育系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，全區(qū)各學(xué)校的檔案室利用計(jì)算機(jī)管理目錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。端州區(qū)教育局通過(guò)端州區(qū)檔案局的專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索和查詢，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段科學(xué)化、信息化。

(三)加強(qiáng)人員培訓(xùn)

建立一支具備良好業(yè)務(wù)水平的檔案員隊(duì)伍，檔案員不僅應(yīng)當(dāng)熟知檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)具備熟練操作計(jì)算機(jī)的技能，能及時(shí)準(zhǔn)確地對(duì)檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新，為學(xué)校發(fā)展、為教師工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。要提高自身業(yè)務(wù)水平，檔案工作人員必須緊跟時(shí)代發(fā)展潮流和趨勢(shì)，關(guān)注科技創(chuàng)新領(lǐng)域成果，積極學(xué)習(xí)檔案管理信息化技術(shù)，并將理論知識(shí)應(yīng)用于實(shí)際的檔案管理工作中，從而提升檔案管理水平。每年肇慶市檔案局都會(huì)組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，端州區(qū)教育局的檔案員團(tuán)隊(duì)積極參與其中。肇慶市第六中學(xué)為提升全體教師對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，并實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、科學(xué)化，每年組織全校的教師學(xué)習(xí)檔案收集、歸檔等檔案培訓(xùn)，促進(jìn)了校級(jí)的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，完善了學(xué)校檔案電子文件的規(guī)范管理；學(xué)校各部門成為向?qū)W校綜合檔案室提供信息的重要渠道之一。完善、規(guī)范的檔案資料可為學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供準(zhǔn)確、全面的信息資源。

(四)依法治檔

2021年1月1日起正式施行的《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)，對(duì)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展有著重大而深遠(yuǎn)的指導(dǎo)和促進(jìn)作用。端州區(qū)教育局組織各學(xué)校深入學(xué)習(xí)新修訂的《檔案法》，并要求各學(xué)校根據(jù)各自的實(shí)際情況，修訂和完善檔案管理辦法，確保各學(xué)校的檔案管理辦法與當(dāng)前的檔案法律法規(guī)精神一致、銜接一致。

三、加強(qiáng)體系建設(shè)，做好服務(wù)利用工作

(一)加強(qiáng)資源收集

每一學(xué)期結(jié)束前，端州區(qū)教育局辦公室都下發(fā)通知督促各學(xué)校做到各種檔案應(yīng)歸盡歸、安全管理、科學(xué)整理、按時(shí)移交，不斷提高規(guī)范化管理水平。指導(dǎo)學(xué)校加大檔案鑒定力度，完善檔案查閱服務(wù)機(jī)制，確保使用者可以依法利用檔案。根據(jù)新修訂的《檔案法》，端州區(qū)教育局在2022年重新修訂了《端州區(qū)教育系統(tǒng)各類檔案歸檔范圍和保管期限表》。該文件對(duì)有歸檔需求的各類檔案進(jìn)行了進(jìn)一步補(bǔ)充，對(duì)各類檔案的保管期限進(jìn)行了調(diào)整。各學(xué)校按照要求，加強(qiáng)重要檔案的收集，包含但不限于對(duì)學(xué)校重點(diǎn)工作成果、重大活動(dòng)進(jìn)展、重大科研項(xiàng)目等工作的檔案材料。學(xué)校檔案員根據(jù)通知調(diào)整了學(xué)校綜合檔案的保管期限表，編制了歸檔文件目錄，并根據(jù)目錄，列出每學(xué)期重點(diǎn)收集清單，按要求做好電子、實(shí)物及各種項(xiàng)目類檔案的收集工作。

(二)拓展服務(wù)渠道

隨著信息化的快速發(fā)展，大部分學(xué)校除了對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行管理，還進(jìn)一步發(fā)掘了檔案資源的價(jià)值。例如各學(xué)校利用新媒體渠道展示學(xué)校的部分檔案資料，將學(xué)校的簡(jiǎn)介、發(fā)展規(guī)劃、年度各類工作要點(diǎn)、招生信息、招聘信息等師生、家長(zhǎng)關(guān)心的資料對(duì)外公開，市民、師生、家長(zhǎng)很便捷就可以在微官網(wǎng)或微信公眾號(hào)快速便捷查閱相關(guān)資料，大大拓展了檔案服務(wù)師生的新途徑。

(三)拓展檔案工作內(nèi)容

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)形勢(shì)見好，教育事業(yè)迎來(lái)了蓬勃發(fā)展的大好時(shí)機(jī)。學(xué)校也由此產(chǎn)生了許多新興的制度、文件和活動(dòng)資料，如近年才開始開展的未成年人教育活動(dòng)、心理健康教育活動(dòng)、各類特色品牌創(chuàng)建、各類專題專項(xiàng)工作，以及課后服務(wù)、午托服務(wù)、寒暑假服務(wù)等工作，都形成了很多有價(jià)值、可供備查參考的各種文件材料。學(xué)校檔案管理應(yīng)配合學(xué)校建設(shè)工作，將這些工作形成的材料，都納入學(xué)校的檔案管理范疇，一方面完善學(xué)校檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)，另一方面為學(xué)校文化發(fā)展提供記錄和服務(wù)。

(四)加強(qiáng)安全管理

根據(jù)新修訂的《檔案法》，以及各級(jí)檔案主管部門有關(guān)工作通知，端州區(qū)各學(xué)校均完善了檔案安全管理機(jī)制，比如《檔案管理工作崗位責(zé)任制》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案資料利用制度》《檔案安全與消防制度》等規(guī)章制度，筑牢集“人防、物防、技防、聯(lián)防”四位一體的檔案安全防范體系。在師生查詢檔案過(guò)程中，都嚴(yán)格執(zhí)行檔案開放、利用、公布的審查、審核、審批手續(xù)，確保檔案的安全利用。各學(xué)校檔案庫(kù)房均實(shí)現(xiàn)“九防”標(biāo)準(zhǔn)以保證檔案實(shí)體和信息安全。此外還全面實(shí)施了電子檔案盒檔案目錄異地備份，為檔案安全上好“雙保險(xiǎn)”。

四、做好各類專題歸檔工作，為學(xué)校優(yōu)質(zhì)發(fā)展錦上添花

檔案信息資源對(duì)學(xué)校的改革發(fā)展、對(duì)教師的教育教學(xué)改革、個(gè)人成長(zhǎng)起到的作用越來(lái)越明顯。近年來(lái)，為促進(jìn)學(xué)校的優(yōu)質(zhì)發(fā)展，各學(xué)校開展德育特色學(xué)校、足球特色學(xué)校、書法特色學(xué)校等各類特色學(xué)校的申報(bào)，迎接了各級(jí)教育教學(xué)迎檢評(píng)估，這些都需要學(xué)校提供大量的檔案資料，因此，現(xiàn)在學(xué)校特別加強(qiáng)專項(xiàng)工作檔案、特色檔案、編研材料的收集和整理。例如，肇慶六中迎接防溺水、安全、禁毒、未成年人教育、心理健康教育等各類專項(xiàng)檢查近20次，共計(jì)450件(卷)。2021年申報(bào)端州區(qū)特色學(xué)校，共計(jì)檔案資料160件。學(xué)校的檔案室每年要接待各類查詢檔案、調(diào)閱檔案工作，學(xué)校檔案為迎檢、評(píng)估發(fā)揮了重要的作用。

學(xué)校在形成、發(fā)展以及變化的全過(guò)程都會(huì)產(chǎn)生檔案，學(xué)校檔案又滲透于日常的教育教學(xué)工作以及學(xué)校組織管理的各個(gè)模塊。作為學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)資源與社會(huì)的寶貴遺產(chǎn)，學(xué)校檔案除了能對(duì)學(xué)校日常教學(xué)管理和運(yùn)行的發(fā)展軌跡進(jìn)行客觀的記錄，也會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層決策、學(xué)科建設(shè)情況、人才培養(yǎng)機(jī)制、基礎(chǔ)設(shè)施完善等方面的進(jìn)程和成就予以真實(shí)的反映。所以，提升檔案的管理效能，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，在提升學(xué)校建設(shè)水平、推動(dòng)教學(xué)工作改革、提升教育教學(xué)質(zhì)量、鼓勵(lì)科學(xué)研究探索、推動(dòng)學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展等方面有巨大的作用。