新時(shí)代企業(yè)數(shù)字檔案館數(shù)字檔案資源建設(shè)解析

中車長(zhǎng)春軌道客車股份有限公司 齊月

根據(jù)國(guó)家檔案局日前發(fā)布的2019年度全國(guó)檔案行政管理部門(mén)，以及全國(guó)檔案館基本情況摘要所公布的數(shù)據(jù)，2019年我國(guó)擁有國(guó)家級(jí)、省市縣級(jí)專業(yè)及綜合性檔案館總共為4234個(gè)。其中，企業(yè)檔案館共計(jì)181個(gè)。2019年，我國(guó)新增了25家國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案室。持續(xù)增加的數(shù)字檔案館（室），成為我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要成果。為適應(yīng)日益增長(zhǎng)的數(shù)字檔案館建設(shè)及后期的運(yùn)營(yíng)、維護(hù)和管理的實(shí)際需要，國(guó)家專門(mén)出臺(tái)了針對(duì)企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)規(guī)定，即《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》。根據(jù)該《指南》定義，企業(yè)數(shù)字檔案館（DigitalArchive）是指企業(yè)利用現(xiàn)代信息化、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將企業(yè)檔案工作的相關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固化，以及對(duì)企業(yè)或其他隸屬關(guān)系企業(yè)電子檔案及相關(guān)檔案的數(shù)字資源進(jìn)行必要的收集和整合，利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建企業(yè)檔案信息服務(wù)及共享平臺(tái)，助力企業(yè)管理的現(xiàn)代化?？梢?jiàn)，企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)就是通過(guò)信息技術(shù)固化檔案管理流程，使流程更加規(guī)范、更加符合檔案管理實(shí)際。企業(yè)數(shù)字化檔案承擔(dān)著企業(yè)電子檔案或其他數(shù)字資源的收集至服務(wù)、利用的全過(guò)程職責(zé)，且提供的是系統(tǒng)集成平臺(tái)，為不特定主體提供服務(wù)。

一、企業(yè)數(shù)字檔案館數(shù)字檔案資源特點(diǎn)

與傳統(tǒng)檔案館檔案資源相比，數(shù)字檔案資源的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在載體表現(xiàn)形式、信息表達(dá)方式、信息資源結(jié)構(gòu)以及信息組織形式等四個(gè)方面。

（一）載體表現(xiàn)形式

傳統(tǒng)企業(yè)檔案館中，檔案資源的載體表現(xiàn)形式主要為紙張、照片及實(shí)物等，表現(xiàn)形式較為單一，檔案信息對(duì)載體的依存度較高。企業(yè)數(shù)字檔案館中，數(shù)字檔案資源的載體主要是各種磁介質(zhì)和光介質(zhì)。前者，主要為承載著企業(yè)檔案信息資源的磁盤(pán)、磁帶，后者則為承載企業(yè)檔案信息資源的光盤(pán)。載體形式的變化，也深刻地影響著企業(yè)檔案館檔案信息的承載量。從企業(yè)數(shù)字檔案館的成功實(shí)踐看，一臺(tái)計(jì)算機(jī)的信息資源貯存量可達(dá)60GB，而數(shù)字檔案館呈現(xiàn)的則是“物理實(shí)體館藏+虛擬館藏”，光盤(pán)、磁盤(pán)中承載的數(shù)字檔案信息資源龐大，一張DVD的數(shù)字信息承載量可達(dá)5GB，且光盤(pán)上的數(shù)字信息可保存長(zhǎng)達(dá)600年。

（二）信息表達(dá)方式

傳統(tǒng)企業(yè)檔案館中，檔案資源的信息表達(dá)方式，主要有文字、聲音、影像，以及各種實(shí)物，企業(yè)數(shù)字檔案館的建立，使其信息表達(dá)方式發(fā)生了顛覆性變革，即任何檔案數(shù)字信息均以“0”“1”表示?？梢?jiàn)，在數(shù)字化信息處理過(guò)程中，聲音、文字、圖表、動(dòng)畫(huà)、音像等，均可用“0”“1”進(jìn)行表達(dá)。在這種全新的信息表達(dá)中，數(shù)字化檔案館可以將企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行多種形式、多種結(jié)構(gòu)形態(tài)的融合統(tǒng)一。尤其是虛擬現(xiàn)實(shí)VR技術(shù)的應(yīng)用，以及物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，全新的信息表達(dá)方式，使檔案資源呈現(xiàn)多媒體信息一體化及各種表現(xiàn)方式的轉(zhuǎn)化，檔案資源更加豐富。

（三）信息資源結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)企業(yè)檔案館中，檔案資源相對(duì)獨(dú)立，檔案信息資源間的聯(lián)系不夠緊密，容易形成“信息孤島”現(xiàn)象。而企業(yè)數(shù)字檔案館的建立，則將企業(yè)檔案館中的館藏檔案信息資源建立了有機(jī)聯(lián)系，根據(jù)不同檔案信息資源的類型及特點(diǎn)，分別建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，便于企業(yè)檔案信息資源編研工作。此外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用使企業(yè)數(shù)字檔案館的館藏檔案資源結(jié)構(gòu)發(fā)生了深刻變化，“虛擬館藏”資源能夠呈現(xiàn)給檔案利用者更加多元、完整、豐富的信息資源。

（四）信息組織形式

與傳統(tǒng)企業(yè)檔案館信息組織形式不同，企業(yè)數(shù)字檔案館的建立，使企業(yè)數(shù)字檔案館中的信息組織形式以若干個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)形式呈現(xiàn)。如，企業(yè)檔案目錄書(shū)庫(kù)、企業(yè)文摘數(shù)據(jù)庫(kù)、企業(yè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)、企業(yè)光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)，以及企業(yè)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等等，這些數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，為企業(yè)后期相關(guān)檔案信息資源的分布與錄入提供了“路徑”選擇，也為檔案利用者利用特定檔案提供了更為明確的“地址”選擇，能夠更加便捷、高效地查詢到所需檔案信息資源。

二、企業(yè)數(shù)字檔案館數(shù)字檔案資源內(nèi)容

（一）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

將企業(yè)既往“存量”各種載體形式的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。按照傳統(tǒng)檔案的載體表現(xiàn)形式的不同，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化又進(jìn)一步可以細(xì)分為以下四種：紙質(zhì)檔案數(shù)字化，這一類檔案數(shù)字化多選用高速、大幅面及平板掃描儀等，以滿足紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要；縮微膠片檔案數(shù)字化，即利用專門(mén)的縮微膠片掃描儀將傳統(tǒng)的企業(yè)膠片檔案進(jìn)行數(shù)字化處理；企業(yè)照片檔案數(shù)字化，利用數(shù)碼相機(jī)、平板掃描儀，以及底片掃描儀等先進(jìn)設(shè)備對(duì)企業(yè)照片檔案進(jìn)行數(shù)字化；聲像檔案數(shù)字化，企業(yè)成立、發(fā)展、壯大等過(guò)程中留下了大量聲像、影像類檔案資料，這一類檔案資料則選用播放還原設(shè)備+采集卡+視頻編輯軟件，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理；實(shí)物檔案數(shù)字化，企業(yè)歷史上重要的生產(chǎn)設(shè)備等實(shí)物檔案，通常選用三維掃描儀或數(shù)碼相機(jī)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理。

（二）電子文件歸檔

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，以及辦公OA系統(tǒng)的普及，以及企業(yè)現(xiàn)代管理的需要，在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理過(guò)程中產(chǎn)生大量的電子文件，做好這些電子文件的數(shù)字化管理，也是企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容。重點(diǎn)是要做好“新增”電子文件的接收、歸檔工作。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》等要求，電子文件移交分為在線移交、離線移交兩大類。在線移交要注意網(wǎng)絡(luò)傳輸安全，將需要保存的電子文件存儲(chǔ)于企業(yè)數(shù)字檔案館的專門(mén)服務(wù)器硬盤(pán)或陣列存儲(chǔ)。離線移交則是將整理后的電子文件存儲(chǔ)于專用磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)，然后將其移交至企業(yè)數(shù)字檔案館。

（三）專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

專題數(shù)據(jù)庫(kù)是企業(yè)數(shù)字檔案館數(shù)字檔案資源建設(shè)和管理的基礎(chǔ)。目前檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)包括兩種方式，一種是將傳統(tǒng)載體企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化采集，然后將其歸入到相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這一建庫(kù)方式主要以人工錄入為主；另一種專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，則是直接將企業(yè)新接收、移交的電子文件，利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)自動(dòng)采集、生成或從數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)庫(kù)中提取而成，后期對(duì)其進(jìn)行規(guī)范、審核和完善。

三、企業(yè)數(shù)字檔案館數(shù)字檔案資源建設(shè)

數(shù)字檔案資源建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜、重要的系統(tǒng)性工作，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，各個(gè)部門(mén)通力合作，共同做好該項(xiàng)工作。

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，明確方向

數(shù)字檔案資源建設(shè)是企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人，以及普通人員都應(yīng)高度重視數(shù)字檔案資源建設(shè)工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理部門(mén)負(fù)責(zé)人要密切配合，做好日常電子檔案資源的數(shù)字化收集、移交，嚴(yán)格按照數(shù)字檔案資源建設(shè)規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，既要做好“存量”檔案數(shù)字化，更要注重“增量”檔案數(shù)字資源建設(shè)。制定具體的制度和規(guī)范，為企業(yè)數(shù)字檔案資源提供有力的人、財(cái)和物的支持。

（二）堅(jiān)持整體推進(jìn)，相互協(xié)作

企業(yè)數(shù)字檔案資源來(lái)源于日常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理，需要樹(shù)立企業(yè)一盤(pán)棋意識(shí)，各部門(mén)要通力支持和配合，嚴(yán)格按照企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)要求做好數(shù)字檔案資源移交工作，不斷豐富企業(yè)館藏?cái)?shù)字檔案資源。此外，企業(yè)數(shù)字檔案館要面向企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理一線，擴(kuò)大現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理提供寶貴的檔案信息資源的支撐。積極推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案信息資源共享，注重發(fā)揮數(shù)字檔案資源的功能和價(jià)值，從而贏得各部門(mén)及人員的重視和支持。

（三）分類分布實(shí)施，做好鑒定

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性工作，既要立足當(dāng)下，也要著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，尤其是企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)方面，既要做好“存量”數(shù)字資源建設(shè)，也要做好“增量”數(shù)字資源建設(shè)。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及發(fā)展的實(shí)際需要，集中力量將重要、特色的館藏檔案信息資源優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，并做好數(shù)字資源鑒定，重點(diǎn)從內(nèi)容、格式等方面，嚴(yán)格按照企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，提升企業(yè)館藏檔案資源的附加價(jià)值。

（四）豐富館藏資源，突出特色

企業(yè)從建立、發(fā)展和壯大等各個(gè)時(shí)期都留下了寶貴的檔案資源。企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)，要立足企業(yè)實(shí)際，也要突出特色，尤其是要重視企業(yè)自身特色的館藏資源，注重特色資源的數(shù)字化、信息化，建立相應(yīng)的特色數(shù)據(jù)庫(kù)，體現(xiàn)企業(yè)數(shù)字檔案館館藏?cái)?shù)字資源“人無(wú)我有，人有我優(yōu)”的特點(diǎn)，對(duì)豐富企業(yè)文化，提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力等等，都具有極其重要作用。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上，企業(yè)數(shù)字檔案館是企業(yè)適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)的現(xiàn)實(shí)需要，要切實(shí)利用好現(xiàn)代信息技術(shù)，做好企業(yè)檔案業(yè)務(wù)流程的固化、規(guī)范化，程式化，并將重要檔案信息進(jìn)行收集、整理、保存，做好企業(yè)檔案數(shù)字館數(shù)字檔案資源建設(shè)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)、發(fā)展提供先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)參考。