電子發(fā)票在應(yīng)用中的局限性及改進(jìn)思路探 討

許麗娟

（中廣（紹興）有線(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)有限公司，浙江 紹興 312000）

電子發(fā)票是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代隨著電子商務(wù)、電子政務(wù)的不斷深入發(fā)展而產(chǎn)生的新興財(cái)務(wù)手段。人們?cè)阡N(xiāo)售貨物、取得勞務(wù)及從事其他應(yīng)稅行為時(shí)開(kāi)具或取得的收付款憑據(jù)，稱(chēng)為發(fā)票。而電子發(fā)票則是在傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票的基礎(chǔ)上，隨著信息時(shí)代的發(fā)展而來(lái)到我們?nèi)粘９ぷ魃钪械?，具有時(shí)代進(jìn)步意義的新事物。本文將以有線(xiàn)電視行業(yè)為例，結(jié)合筆者實(shí)際工作經(jīng)歷，簡(jiǎn)要分析電子發(fā)票在財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀。

有線(xiàn)電視行業(yè)，面對(duì)的是幾十萬(wàn)的區(qū)域用戶(hù)，服務(wù)好所轄區(qū)域用戶(hù)是企業(yè)的根本目標(biāo)。由于用戶(hù)數(shù)量較大、發(fā)票種類(lèi)繁多、手續(xù)辦理復(fù)雜，傳統(tǒng)的開(kāi)票模式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，特別是在收費(fèi)高峰階段，營(yíng)業(yè)廳需要設(shè)專(zhuān)人開(kāi)票，可能還會(huì)造成長(zhǎng)時(shí)間的排隊(duì)，進(jìn)而影響服務(wù)質(zhì)量，使用戶(hù)不滿(mǎn)意。特別是在去年“新冠肺炎”期間，要盡可能減少業(yè)務(wù)的線(xiàn)下辦理。筆者所在企業(yè)對(duì)此也進(jìn)行了一系列的探究，在用戶(hù)系統(tǒng)中加入開(kāi)票軟件，在辦理業(yè)務(wù)的同時(shí)可以生成發(fā)票內(nèi)容，并在聯(lián)機(jī)狀態(tài)下打印版式發(fā)票。2020年3月，財(cái)政部檔案局出臺(tái)了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》，明確推廣電子發(fā)票。在當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門(mén)的扶持下，本單位于同年5月開(kāi)始使用電子發(fā)票，這如同春風(fēng)迎面，讓廣大的一線(xiàn)工作人員感受到了信息化所帶來(lái)的工作便利。

一、電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)

（1）電子發(fā)票最直接的優(yōu)勢(shì)是降低了發(fā)票的生產(chǎn)成本、縮短了傳遞時(shí)間、節(jié)省了儲(chǔ)存空間，最關(guān)鍵是為環(huán)保做出了很大貢獻(xiàn)。電子發(fā)票摒棄了紙質(zhì)發(fā)票易破損、丟失、實(shí)物交接等的不便，特別是電商企業(yè)，開(kāi)票地和發(fā)貨地往往不在一處，在需要郵寄貨物的同時(shí)還需要郵寄發(fā)票，由此造成運(yùn)營(yíng)成本的增加。對(duì)于有線(xiàn)電視運(yùn)行行業(yè)來(lái)說(shuō)，電子發(fā)票直接減少了每年幾十萬(wàn)份的紙質(zhì)發(fā)票成本，并且節(jié)約了財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)空間，優(yōu)勢(shì)非常明顯。

（2）開(kāi)具電子發(fā)票操作簡(jiǎn)便，直接在電腦端進(jìn)行，不存在手工開(kāi)票的誤寫(xiě)問(wèn)題，在點(diǎn)擊提交之前都可以無(wú)限制地修改。還是以本單位為例，如果在稅務(wù)的開(kāi)票系統(tǒng)和用戶(hù)系統(tǒng)之間做個(gè)接口，直接將用戶(hù)系統(tǒng)的操作導(dǎo)入稅務(wù)開(kāi)票系統(tǒng)，然后提交發(fā)送，用戶(hù)手機(jī)或郵箱馬上會(huì)收到完整的電子發(fā)票。這樣的操作，不僅流程簡(jiǎn)潔明了，工作效率高，而且讓開(kāi)票人員從繁雜的手工開(kāi)票中解放了出來(lái)，也改善了有線(xiàn)電視的用戶(hù)體驗(yàn)。

（3）后臺(tái)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方便快捷。發(fā)票開(kāi)具數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)查詢(xún)導(dǎo)出，業(yè)務(wù)部門(mén)可從繁重的手工記臺(tái)賬工作中解脫出來(lái)，按各自需要查詢(xún)客戶(hù)開(kāi)票情況，信息完整，精準(zhǔn)無(wú)誤。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)需要查詢(xún)，可按銷(xiāo)售類(lèi)型、所屬期間、客戶(hù)類(lèi)別等統(tǒng)計(jì)導(dǎo)出，分類(lèi)入賬，為精準(zhǔn)交納稅款提供保障。

（4）為稅務(wù)部門(mén)監(jiān)控提供更為有力的保證。稅務(wù)部門(mén)與偷稅漏稅行為的“斗爭(zhēng)”一直沒(méi)有停歇，而如何有效防范，僅靠稅務(wù)人員的“火眼金睛”，雖然極大程度上避免了偷漏稅行為，但人工查驗(yàn)難免存在局限。而電子發(fā)票實(shí)時(shí)與稅務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，再加上申報(bào)時(shí)的權(quán)限設(shè)定，可以從源頭上抵制這種不法行為的發(fā)生。電子發(fā)票的上線(xiàn)是稅務(wù)系統(tǒng)征納稅款的一個(gè)重大創(chuàng)新舉措。

二、電子發(fā)票應(yīng)用中存在的局限性

1.容易出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷(xiāo)、弄虛作假問(wèn)題

對(duì)于這個(gè)問(wèn)題有主觀意愿和客觀因素，但都嚴(yán)重影響了正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，不僅給財(cái)務(wù)工作帶來(lái)諸多風(fēng)險(xiǎn)隱患，甚至?xí)?duì)社會(huì)造成不同程度的影響。對(duì)于那些有意利用圖片處理、黑客行為等高科技手段的違法行為，更需嚴(yán)加防范。此外，還存在由于財(cái)務(wù)人員疏忽導(dǎo)致的重復(fù)報(bào)銷(xiāo)入賬的問(wèn)題，此類(lèi)問(wèn)題除了從流程上加以規(guī)范，還需從電子發(fā)票源頭上加以杜絕。

2.電子件歸檔有待強(qiáng)化

2020年，在《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》出臺(tái)之前，不少企業(yè)財(cái)務(wù)人員作為發(fā)票接收第一關(guān)，不明確發(fā)票入賬歸檔的重要性?！锻ㄖ访鞔_，以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證[1]。目前來(lái)看，很少有企業(yè)在保存電子檔案，相反絕大多數(shù)企業(yè)是把電子發(fā)票打印后報(bào)銷(xiāo)入賬，并沒(méi)有真正實(shí)行信息化、電子化。

3.應(yīng)用范圍亟待擴(kuò)大

自2013年第一張電子發(fā)票面世，到2015年逐步推廣試運(yùn)行，再到《通知》出臺(tái)前，僅有少數(shù)企業(yè)使用開(kāi)具電子發(fā)票，其中還是以電商為主。這在一定程度上給經(jīng)辦人員和財(cái)務(wù)人員造成了壓力。工作中出現(xiàn)溝通困難，電子發(fā)票需要打印后仍按原來(lái)紙質(zhì)發(fā)票一樣的模式走流程報(bào)銷(xiāo)入賬、歸檔。電子發(fā)票逐漸成為新形勢(shì)下的主流形式，越來(lái)越多的企業(yè)探尋快速開(kāi)出電子發(fā)票的方法，以節(jié)省開(kāi)發(fā)票時(shí)間和人工成本，從而提高工作效率[2]。因此，擴(kuò)大電子發(fā)票覆蓋面已成為時(shí)代進(jìn)步的必然。

4.信息安全意識(shí)有待提高

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在便捷的同時(shí)也容易忽略安全。因此，保證信息安全和電子發(fā)票歸檔保存是財(cái)務(wù)人員必須面對(duì)、認(rèn)真執(zhí)行的一項(xiàng)重要工作。

三、思考與探索

（1）針對(duì)本文提出的重復(fù)入賬、真?zhèn)握鐒e的問(wèn)題，有些觀點(diǎn)認(rèn)為，所有電子發(fā)票納入“征納勾選平臺(tái)”企業(yè)財(cái)務(wù)可以通過(guò)平臺(tái)查驗(yàn)發(fā)票，但本文認(rèn)為，這只能解決真?zhèn)螁?wèn)題。還有些企業(yè)在使用掃碼槍?zhuān)瑢?duì)已報(bào)銷(xiāo)入賬的電子發(fā)票進(jìn)行掃描，建立一個(gè)發(fā)票元數(shù)據(jù)庫(kù)，每次收到的發(fā)票先通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)甄別后再報(bào)銷(xiāo)付款，但這需要大量的手工勞動(dòng)，而且也只能解決重復(fù)入賬的問(wèn)題。如何才能事半功倍，一個(gè)操作同時(shí)解決兩個(gè)問(wèn)題呢？本文試圖在綜合上述兩種模式的基礎(chǔ)上，通過(guò)以下三步來(lái)解決這一問(wèn)題。一是推行公務(wù)卡形式，可參照機(jī)關(guān)事業(yè)單位公務(wù)人員的報(bào)銷(xiāo)模式，使銀行刷卡和電子發(fā)票在時(shí)間、地點(diǎn)、金額上一一對(duì)應(yīng)，通過(guò)公務(wù)卡銀行收支流水杜絕重復(fù)報(bào)銷(xiāo)的現(xiàn)象。二是開(kāi)發(fā)系統(tǒng)接口，使開(kāi)具方的發(fā)票元數(shù)據(jù)，經(jīng)稅務(wù)系統(tǒng)甄別后能通過(guò)接口實(shí)時(shí)從稅務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入接受方的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。通過(guò)公務(wù)卡報(bào)銷(xiāo)支付后的企業(yè)銀行流水能通過(guò)銀行企業(yè)端導(dǎo)入付款方的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。三是財(cái)務(wù)人員把發(fā)票和流水核銷(xiāo)后填制成記賬憑證。這樣處理既杜絕了重復(fù)入賬，又使李鬼無(wú)處藏身。技術(shù)上可將電子發(fā)票與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，方便財(cái)務(wù)人員直接看到其內(nèi)部信息。例如：發(fā)票付款、金額品名等，并自行組成記賬憑證，不僅極大縮減了工作流程，還使該項(xiàng)財(cái)務(wù)工作變得更為有序、簡(jiǎn)潔。

（2）歸檔儲(chǔ)存的問(wèn)題。目前，國(guó)家層面還沒(méi)有系統(tǒng)的電子發(fā)票管理制度出臺(tái)?！锻ㄖ芬?guī)定的電子發(fā)票必須以電子檔案形式歸檔。目前有極大部分企業(yè)尚在探索中，筆者認(rèn)為，可以沒(méi)有紙質(zhì)打印件，或者以統(tǒng)計(jì)表格的形式入賬，但不能沒(méi)有電子檔案?！锻ㄖ窂?qiáng)調(diào)，已經(jīng)以合法合規(guī)方式進(jìn)行電子化歸檔的電子會(huì)計(jì)憑證，無(wú)須再歸檔其紙質(zhì)打印件。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題的解決，本文在此提出一些個(gè)人看法，希望能拋磚引玉，達(dá)到共同的目的。首先我們可在第一個(gè)問(wèn)題的基礎(chǔ)上加以拓展，上游企業(yè)開(kāi)具發(fā)票后，通過(guò)稅務(wù)系統(tǒng)接收，再將信息傳遞至下游企業(yè)。然后下游企業(yè)可通過(guò)OA等辦公軟件接收，按規(guī)定權(quán)限完成電子簽章后導(dǎo)入企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)。至此，電子發(fā)票的電子檔案可在OA系統(tǒng)由辦公室統(tǒng)一歸檔，又可在財(cái)務(wù)系統(tǒng)歸檔，形成雙保險(xiǎn)，做到電子發(fā)票百分百以電子形式歸檔、儲(chǔ)存、保管。

（3）推廣深入的問(wèn)題。電子發(fā)票的推廣范圍沒(méi)有往縱深推進(jìn)的話(huà)，不但不能使發(fā)票成本降低，反而會(huì)造成多次打印，把原來(lái)的一次打印數(shù)聯(lián)變成現(xiàn)在的多次打印，而且紙張成本由原來(lái)的薄型聯(lián)次紙張變成現(xiàn)在的A4紙，使成本大大增加?！锻ㄖ烦雠_(tái)以來(lái)，已有絕大多數(shù)企業(yè)使用了電子發(fā)票?！锻ㄖ愤€對(duì)小規(guī)模企業(yè)、財(cái)務(wù)核算不齊全的單位在實(shí)行電子發(fā)票的工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行幫扶指導(dǎo)。本單位在去年5月上線(xiàn)試運(yùn)行，接下來(lái)的幾個(gè)月里，隨著稅務(wù)部門(mén)的廣泛宣傳，財(cái)務(wù)人員的耐心引導(dǎo)，企業(yè)內(nèi)部營(yíng)銷(xiāo)模式的適時(shí)推進(jìn)，用戶(hù)的接受程度成正比上升，電子發(fā)票的開(kāi)具份數(shù)逐步趨向平穩(wěn)。筆者對(duì)本單位2020年各類(lèi)發(fā)票的使用情況按月做了全面的開(kāi)具份數(shù)統(tǒng)計(jì)。從5月到11月，電子發(fā)票開(kāi)具份數(shù)占全部發(fā)票的比重由0上升到85%以上。后期隨著增值稅電子專(zhuān)用發(fā)票使用范圍的擴(kuò)大，電子發(fā)票將全面取代紙質(zhì)發(fā)票，財(cái)務(wù)稅務(wù)將真正走向信息化時(shí)代。前面提到的方便、環(huán)保、降本增效將指日可待。

（4）網(wǎng)絡(luò)安全的問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)安全先行。首先，企業(yè)可通過(guò)提高安保等級(jí)、設(shè)置防火墻、殺毒軟件等方式進(jìn)行防控。另外開(kāi)票電腦單獨(dú)聯(lián)網(wǎng)，定期備份數(shù)據(jù)等。其次，國(guó)家層面對(duì)開(kāi)發(fā)維護(hù)電子發(fā)票的平臺(tái)運(yùn)營(yíng)商進(jìn)行篩選，優(yōu)勝劣汰，對(duì)好的、規(guī)范的企業(yè)進(jìn)行扶持，從政府層面去統(tǒng)一規(guī)范運(yùn)行維護(hù)。最后，作為財(cái)務(wù)人員要緊跟時(shí)代步伐，從單一的計(jì)賬核算中走出來(lái)，融入互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代，對(duì)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)有一定的預(yù)判能力。筆者認(rèn)為，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)中有一個(gè)最有效的辦法，那就是通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)控制來(lái)降低風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)財(cái)務(wù)人員的預(yù)判，把風(fēng)險(xiǎn)扼殺在萌芽狀態(tài)，從而更為有效地杜絕可能發(fā)生的損失。

電子發(fā)票是一項(xiàng)利國(guó)利民的偉大創(chuàng)舉。作為這個(gè)時(shí)代的財(cái)務(wù)人員，能即將從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，倍感幸福。同時(shí)，又深感面臨挑戰(zhàn)，相信通過(guò)國(guó)家對(duì)開(kāi)票平臺(tái)的扶持，稅務(wù)部門(mén)的鼎力合作，電子發(fā)票模式定會(huì)走上一條成熟的、規(guī)范的業(yè)財(cái)稅融合的陽(yáng)光大道。