數(shù)字時(shí)代企業(yè)電子文件檔案管理應(yīng)用研究

馬 驪

（陜西延長石油鉆井工程有限公司，陜西 延安 716000）

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了極大的影響。在辦公的過程當(dāng)中，從前采用的紙質(zhì)文件檔案保存方式已經(jīng)過時(shí)，電子文件形式開始被廣泛地運(yùn)用。鑒于各種類型電子文件檔案的產(chǎn)生過程、存儲(chǔ)方法以及具體的途徑均存在著很大的差別，由此導(dǎo)致企業(yè)工作者進(jìn)行辦公時(shí)產(chǎn)生了眾多的問題和不足，所以，做好電子文件檔案的歸類與儲(chǔ)存可謂十分關(guān)鍵，不但使辦公的效率得以有效提升，而且得到了良好的應(yīng)用成效。鑒于此，系統(tǒng)思考和分析數(shù)字時(shí)代下企業(yè)電子文件檔案管理利用的有效策略顯得尤為必要，具有重要的研究意義與實(shí)踐價(jià)值。

一、企業(yè)電子文件檔案管理過程中的現(xiàn)存問題和不足

（一）受到雙套歸檔機(jī)制影響，導(dǎo)致電子文件歸檔不受重視

對(duì)于石油鉆井企業(yè)而言，相關(guān)文件的起草人員過于依靠從前紙質(zhì)擬文和歸檔的方式，由于行文的時(shí)間非常短，妨礙到電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和歸檔。一些工作人員依然運(yùn)用從前的檔案歸檔方式，更加偏向于實(shí)施紙質(zhì)文件歸檔，由于紙質(zhì)文件能夠體現(xiàn)出一定的憑證功效，其認(rèn)為電子文件歸檔易于受到忽略[1]。并且，當(dāng)前相關(guān)歸檔硬、軟件設(shè)備數(shù)量也嚴(yán)重不足，對(duì)有關(guān)管理機(jī)制的研究數(shù)量較少，在線歸檔不到位，存儲(chǔ)管理工作效果并不理想。有關(guān)檔案部門人員忽視了對(duì)電子文件的搜集、歸檔以及存儲(chǔ)，依然應(yīng)用老舊的紙質(zhì)文件處理方式，產(chǎn)生了大量資源浪費(fèi)的問題。

（二）文檔分治制度致使檔案管理工作效率不高

石油鉆井企業(yè)中的行政機(jī)關(guān)進(jìn)行文件和檔案管理的過程中，受到文檔分治制度的影響，致使檔案管理工作的效率不高。對(duì)于此項(xiàng)管理工作來說，將辦公室和秘書部門作為主要的監(jiān)督對(duì)象，具體的管理職能是保證公文順利運(yùn)轉(zhuǎn)的條件。在檔案管理工作方面，主要依靠有關(guān)檔案室管理者加以統(tǒng)一化管控，職能為針對(duì)同級(jí)和上級(jí)相關(guān)檔案實(shí)務(wù)管理工作的有效指導(dǎo)和監(jiān)督[2]。得益于數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)不斷進(jìn)步的影響，使得從前紙質(zhì)檔案管理模式呈現(xiàn)出嚴(yán)重的滯后性。然而，進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，文件、檔案工作之間的界限十分清晰，帶給有關(guān)管理人員很大的參考和幫助。從目前的情況來看，采用數(shù)字化管理模式可謂未來的發(fā)展趨勢，憑借眾多的電子文件，使文件管理的范圍包含了文件初始到產(chǎn)生發(fā)送等整個(gè)過程。一些檔案人員依然運(yùn)用老舊的管理模式，進(jìn)行電子文件和紙質(zhì)文件管理的過程當(dāng)中，所采用的相關(guān)管理系統(tǒng)大部分和辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)存在著很大的差別，降低了管理工作的效率，沒有充分發(fā)揮出檔案管理信息系統(tǒng)的良好作用[3]。

（三）相關(guān)信息資源的共享能力較為薄弱

在文件檔案利用方面，石油鉆井企業(yè)檔案資料工作人員進(jìn)行儲(chǔ)存的時(shí)候，受到政府部門信息公開化的影響，使得公眾獲知自己擁有了解信息資源的權(quán)利，所以，開展文件檔案管理工作的過程中，需要遵循開放存取的管理原則，處于相關(guān)法律規(guī)定允許的區(qū)間當(dāng)中，為廣大民眾呈現(xiàn)出具體的電子檔案信息，達(dá)到相關(guān)信息資源共享的目的。然而，因?yàn)楸焕吓f紙質(zhì)檔案管理思想所束縛，使一些石油鉆井企業(yè)依然運(yùn)用封閉式管理思想，造成對(duì)電子文件檔案信息資源的利用率嚴(yán)重下降[4]。

二、數(shù)字時(shí)代下加強(qiáng)企業(yè)電子文件檔案管理應(yīng)用的有效策略

（一）制定電子文件和紙質(zhì)文件相結(jié)合的歸檔機(jī)制

對(duì)石油鉆井企業(yè)而言，應(yīng)該緊密聯(lián)系具體工作實(shí)際，制定出電子文件和紙質(zhì)文件相結(jié)合的歸檔機(jī)制。從當(dāng)前的情況來說，政務(wù)辦公OA系統(tǒng)得到了廣泛的推廣和應(yīng)用，使大部分辦公事務(wù)均采用了電子文件的形式，依靠相關(guān)辦公系統(tǒng)加以運(yùn)轉(zhuǎn)。在充分借鑒外國相關(guān)研究的情況之后，單套歸檔會(huì)成為未來的發(fā)展趨勢。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)該合理處理電子文件長期保存技術(shù)、信息安全以及原始性認(rèn)定等相關(guān)難題，緊密結(jié)合具體情況，合理制定出電子文件和紙質(zhì)文件相結(jié)合的歸檔機(jī)制，充分發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢和作用，并且凸顯出紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充功效。經(jīng)過上文的分析不難看出，制定出電子文件和紙質(zhì)文件相結(jié)合的歸檔機(jī)制十分關(guān)鍵。

（二）加快文檔一體化全程管理機(jī)制的構(gòu)建速度

石油鉆井企業(yè)有關(guān)人員在草擬、傳輸以及歸檔相關(guān)電子文件的時(shí)候，需要保證各個(gè)環(huán)節(jié)工作均做到位，借助高效的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)予以實(shí)現(xiàn)。有關(guān)管理工作者應(yīng)該對(duì)文件管理的實(shí)際步驟加以全面考慮，以便完成統(tǒng)一協(xié)調(diào)的任務(wù)。對(duì)于不同級(jí)別的文件和檔案管理崗位來說，需要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，可以依據(jù)有關(guān)電子文件的步驟依次落實(shí)電子文件的歸檔和管理工作。對(duì)于石油鉆井企業(yè)中的工作人員來說，需要接受與政府部門相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，同時(shí)對(duì)有關(guān)工作者加以系統(tǒng)培訓(xùn)和教育，在科學(xué)管理相關(guān)電子文件的基礎(chǔ)上，能夠體現(xiàn)出電子文件的保存價(jià)值，參考相關(guān)電子檔案管理的要求，完成管控和保存的任務(wù)。當(dāng)有關(guān)條件允許的時(shí)候，應(yīng)建立和信息管理工作者密切相關(guān)的信息檔案庫，使相關(guān)業(yè)務(wù)工作人員也融入相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)中。在不同級(jí)別、部門的檔案管理工作開展的時(shí)候，為采用統(tǒng)一化管理文件和檔案的方式，需要編制出和電子文件管理相關(guān)的制度及工作機(jī)制，使電子文件處于保存過程中能夠得到高效的管控。另外，還可以建立區(qū)域型的電子文件管理基地，并且與相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)同合作，依靠負(fù)責(zé)人實(shí)施相關(guān)研究和電子文件、檔案的保存與管理工作，有助于促進(jìn)電子文件檔案管理工作的不斷發(fā)展。

（三）發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)作用，增強(qiáng)電子檔案信息資源的共享能力

石油鉆井企業(yè)進(jìn)行電子文件檔案管理和利用的過程當(dāng)中，需要充分發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的良好作用，以便增強(qiáng)電子檔案信息資源的共享能與電子檔案信息服務(wù)工作的質(zhì)量。從當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展情況來看，Web2.0時(shí)代已經(jīng)來臨，廣大用戶逐漸變成了主體，自身不僅屬于信息的接受者，而且能夠制造與傳播信息，參與性和開放性的特征是非常顯著的。依靠新型的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)模式，可以增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)工作的質(zhì)量。對(duì)于石油鉆井企業(yè)來說，需要引入先進(jìn)的管理思想，提高相應(yīng)的服務(wù)意識(shí)，重視協(xié)同合作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的公開透明。同時(shí)，依靠檔案館與外界社會(huì)的聯(lián)系作用，積極進(jìn)行檔案信息的編研和信息查詢服務(wù)工作。比如，可以在門戶網(wǎng)站中設(shè)定對(duì)應(yīng)的渠道，對(duì)于那些尚未及時(shí)送到省檔案館的歸檔信息、廣大民眾的關(guān)注度很高以及能夠公開的檔案予以細(xì)致地審核和分析，同時(shí)應(yīng)該得到省檔案局的批準(zhǔn)許可，完成一部分或者全文的檢查工作。通過在官方的微信和微博欄目中設(shè)定相應(yīng)的檔案宣傳條目，尤其是在檔案日的時(shí)候，需要做好檔案宣傳和推廣工作。同時(shí)，為相關(guān)檔案閱覽室、機(jī)要閱文室，增添相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，由檔案數(shù)據(jù)庫中及時(shí)導(dǎo)出相應(yīng)數(shù)據(jù)信息，依靠有關(guān)業(yè)務(wù)處室進(jìn)行自助查檔和打印處理。除此之外，可以在政務(wù)OA內(nèi)網(wǎng)當(dāng)中，合理設(shè)置相關(guān)資料庫項(xiàng)目，并且準(zhǔn)確篩選存儲(chǔ)檔案當(dāng)中那些有價(jià)值的公文。針對(duì)業(yè)務(wù)處室而言，能夠設(shè)置自選項(xiàng)，并且聯(lián)系和業(yè)務(wù)密切相關(guān)的電子檔案，構(gòu)建小型的資料庫，使內(nèi)部檔案的利用率得以提升。

三、結(jié)語

綜上所述，系統(tǒng)分析與思考數(shù)字時(shí)代下企業(yè)電子文件檔案管理利用的有效策略尤為必要，具有重要的研究意義和實(shí)施價(jià)值。希望本文的研究分析的內(nèi)容和結(jié)果，能夠得到有關(guān)企業(yè)電子文件檔案管理工作人員的關(guān)注與重視，并且從中獲取到相應(yīng)的啟發(fā)和幫助，以便增強(qiáng)數(shù)字時(shí)代下企業(yè)電子文件檔案管理利用的實(shí)際效果，進(jìn)而促進(jìn)我國企業(yè)電子文件檔案管理工作的不斷發(fā)展與進(jìn)步。