中小企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系設(shè)計(jì)及優(yōu)化探討

簡(jiǎn)偉力

（秦皇島為公企業(yè)管理咨詢有限公司，河北 秦皇島 066000）

一、采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系的目標(biāo)

1.保證采購(gòu)業(yè)務(wù)的合規(guī)合法

在采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系中，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中任何一個(gè)環(huán)節(jié)的授權(quán)和審批都進(jìn)行了明確的規(guī)定，在起草、簽訂、執(zhí)行合同的過(guò)程中要嚴(yán)格遵守我國(guó)的相關(guān)法律規(guī)定。企業(yè)必須通過(guò)制定嚴(yán)格的采購(gòu)制度，避免采購(gòu)違規(guī)行為的發(fā)生。因此，制定采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系的主要目標(biāo)之一就是保證采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的合法合規(guī)。

2.保證采購(gòu)物資的完整性和安全性

很多企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)特點(diǎn)是數(shù)量大、品種多，同時(shí)涉及的業(yè)務(wù)范圍也較廣，因此就迫切需要通過(guò)構(gòu)建采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系來(lái)檢查數(shù)量、品種眾多的物資，這樣才能保證采購(gòu)物資與采購(gòu)合同相符合，保證物資采購(gòu)的完整性和安全性。

3.保證采購(gòu)業(yè)務(wù)的合理性

環(huán)節(jié)復(fù)雜是管理采購(gòu)業(yè)務(wù)的主要問(wèn)題。因此，要通過(guò)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系保證采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行，準(zhǔn)確把握物資采購(gòu)的種類、品種，同時(shí)選擇出合格的供應(yīng)商，取得一個(gè)合適的物資采購(gòu)價(jià)格，保證采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的合理性。

二、中小企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系存在的問(wèn)題—以H企業(yè)為例

1.H企業(yè)簡(jiǎn)介

H化工有限公司成立于2009年，是一家從事水性指甲油、環(huán)保指甲油、甲油膠等產(chǎn)品專業(yè)生產(chǎn)加工的企業(yè)，擁有完整、科學(xué)的質(zhì)量管理體系。公司自成立之日起，本著質(zhì)量為先，信譽(yù)為重，務(wù)實(shí)為本，團(tuán)結(jié)共贏的經(jīng)營(yíng)理念，努力開拓市場(chǎng)，通過(guò)多種渠道引進(jìn)國(guó)外優(yōu)質(zhì)原材料以及歐美先進(jìn)配方技術(shù)和工藝，形成了系列特色產(chǎn)品。H公司的誠(chéng)信、實(shí)力和產(chǎn)品質(zhì)量獲得業(yè)界的一致認(rèn)可。

2.H企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系存在的問(wèn)題

（1）執(zhí)行采購(gòu)預(yù)算控制不規(guī)范

隨著H企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中涉及的采購(gòu)業(yè)務(wù)量也越來(lái)越大，上級(jí)管理者也認(rèn)識(shí)到采購(gòu)預(yù)算控制工作的重要性，但是采購(gòu)預(yù)算控制工作卻執(zhí)行得不夠規(guī)范，其主要問(wèn)題表現(xiàn)為：總公司要求對(duì)下一年度采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行編制，但是下設(shè)子公司并沒有制定周全詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃，僅僅是按照上一年度的銷售情況，制定下一年度的采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃，這就會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)預(yù)算與實(shí)際采購(gòu)相脫離，給H企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)了較大的資金壓力。同時(shí)，現(xiàn)階段H企業(yè)在編制和執(zhí)行采購(gòu)預(yù)算過(guò)程中缺乏嚴(yán)格的考核和監(jiān)督，下設(shè)子公司對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行的不到位，一部分采購(gòu)付款只需要下設(shè)子公司領(lǐng)導(dǎo)簽字就可以執(zhí)行，這就導(dǎo)致采購(gòu)預(yù)算內(nèi)部控制形式化嚴(yán)重，不能夠發(fā)揮出采購(gòu)預(yù)算控制的重要作用。

（2）缺乏合理的采購(gòu)授權(quán)

目前，H企業(yè)在審批控制請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)還是比較嚴(yán)格的，但是由于采購(gòu)審批環(huán)節(jié)過(guò)于復(fù)雜，反而給該企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)工作效率帶來(lái)了負(fù)面的影響。H企業(yè)的采購(gòu)申請(qǐng)是按照物資庫(kù)存情況提出的，需要經(jīng)過(guò)倉(cāng)庫(kù)人員核實(shí)、采購(gòu)部門經(jīng)理審核、財(cái)務(wù)部門經(jīng)理復(fù)核，最后遞交給總部經(jīng)理審批，如此復(fù)雜的請(qǐng)購(gòu)審批環(huán)節(jié)，嚴(yán)重影響到采購(gòu)工作的效率，這樣很容易發(fā)生斷貨問(wèn)題，也降低了企業(yè)產(chǎn)品的銷售數(shù)量。同時(shí)，由于H企業(yè)采購(gòu)物資的品種較多，總經(jīng)理需要對(duì)每次的請(qǐng)購(gòu)進(jìn)行審批，加大了總經(jīng)理工作壓力，特別是一部分請(qǐng)購(gòu)僅僅需要總經(jīng)理在審批單上簡(jiǎn)單地簽字，并沒有起到控制監(jiān)督采購(gòu)的重要作用。

（3）采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制缺乏良好的信息溝通

H企業(yè)的采購(gòu)部門將主要工作放在了選擇供應(yīng)商、制定采購(gòu)價(jià)格、提高采購(gòu)物資質(zhì)量上，并沒有重視物流配送部門、銷售部門等橫向部門之間的信息共享，因此不利部門之間相互了解產(chǎn)品的庫(kù)存情況、銷售情況等?，F(xiàn)階段，H企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)業(yè)務(wù)縱向信息溝通主要采用的是上層命令下層的單項(xiàng)傳遞，采購(gòu)業(yè)務(wù)信息溝通并沒有得到上級(jí)管理層的重視，缺乏獲取基層信息的積極性，管理者大多數(shù)是通過(guò)采購(gòu)考評(píng)來(lái)獲得采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)信息。

此外，現(xiàn)階段H企業(yè)并沒有與供應(yīng)商之間進(jìn)行良好的信息溝通，不能將自身的采購(gòu)需要與計(jì)劃及時(shí)地與供應(yīng)商交流，因此供應(yīng)商也就不能向企業(yè)傳遞產(chǎn)品相關(guān)的優(yōu)惠政策，這樣既增加了采購(gòu)成本，也不利于供應(yīng)商與企業(yè)之間的溝通交流。

三、中小企業(yè)優(yōu)化采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系設(shè)計(jì)的建議

從H企業(yè)案例可以看出，中小企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系還存在一些問(wèn)題，因此需要從以下對(duì)策出發(fā)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系進(jìn)行不斷優(yōu)化。

1.嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃

首先，總公司管理者要明確下一年度的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)，下設(shè)子公司需要合理地分析、預(yù)測(cè)銷售量，以及采購(gòu)過(guò)程涉及的庫(kù)存、在途物資方面的問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上編制采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃。

其次，企業(yè)采購(gòu)部門人員要對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行認(rèn)真的匯總，對(duì)采購(gòu)物資的時(shí)間、數(shù)量、品種、質(zhì)量等方面予以確定，按照市場(chǎng)現(xiàn)行價(jià)格制定采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃價(jià)格，并綜合考慮能夠影響物資采購(gòu)價(jià)格的因素，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃價(jià)格進(jìn)行確定。

再次，在對(duì)預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行的過(guò)程中，需要企業(yè)財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行績(jī)效考核，采購(gòu)計(jì)劃人員需要出具采購(gòu)差異分析報(bào)告，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況及時(shí)對(duì)采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，保證采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃能夠符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的目標(biāo)。如果發(fā)生臨時(shí)性采購(gòu)，則必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批之后才能夠調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，由此降低采購(gòu)預(yù)算的盲目性。

2.優(yōu)化請(qǐng)購(gòu)審批程序

首先，遞交采購(gòu)申請(qǐng)。企業(yè)各個(gè)部門要根據(jù)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況和采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃，經(jīng)過(guò)部門主管批準(zhǔn)之后，向采購(gòu)中心遞交采購(gòu)申請(qǐng)，并按照要求認(rèn)真填寫《請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)單》。

其次，總公司采購(gòu)人員要負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的匯總，結(jié)合實(shí)際庫(kù)存情況，認(rèn)真檢查采購(gòu)物資的質(zhì)量、數(shù)量、名稱和預(yù)算金額等方面的合理性，判斷是否存在采購(gòu)重復(fù)的問(wèn)題。采購(gòu)經(jīng)理需要負(fù)責(zé)采購(gòu)預(yù)算之外的審核工作，按照權(quán)限對(duì)總經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理的審批工作進(jìn)行分配，這樣可以有效分流請(qǐng)購(gòu)審批的工作量，提高采購(gòu)請(qǐng)批的效率。

3.建立完善的內(nèi)控信息系統(tǒng)

企業(yè)在橫向溝通方面需要明確采購(gòu)過(guò)程中采購(gòu)部門的主導(dǎo)地位，通過(guò)制定文件制度等權(quán)威方法督促其他部門配合采購(gòu)部門的工作。采購(gòu)部門需要定期組織其他部門開展會(huì)談，這樣采購(gòu)方面的信息就可以在部門之間進(jìn)行交流，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。在溝通縱向信息方面企業(yè)要重視信息溝通，在內(nèi)部制定有效的反饋信息機(jī)制，不定期地組織員工進(jìn)行交流，深入全面地了解企業(yè)實(shí)際的發(fā)展情況。

同時(shí)，針對(duì)企業(yè)采購(gòu)與外部供應(yīng)商缺乏溝通的問(wèn)題，企業(yè)需要對(duì)供應(yīng)商管理制度進(jìn)行完善，在采購(gòu)部門中配備高素質(zhì)的供應(yīng)商管理人員，并與供應(yīng)商進(jìn)行定期交流互動(dòng)，這樣既可以共同協(xié)商解決采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程中遇到的問(wèn)題，也可以增強(qiáng)企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系。采購(gòu)部門的人員需要與供應(yīng)商通過(guò)溝通采購(gòu)預(yù)算和計(jì)劃等方面的信息，積極主動(dòng)地對(duì)供應(yīng)商價(jià)格方面的信息和優(yōu)惠政策信息等進(jìn)行收集，這樣可以有效解決供需雙方信息不對(duì)稱的問(wèn)題。

4.建立采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制

內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制能夠保證采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，防止采購(gòu)業(yè)務(wù)中舞弊行為的發(fā)生，最大限度地降低企業(yè)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)需要在采購(gòu)部門中設(shè)置內(nèi)部審計(jì)部門，并且要從總部中獨(dú)立出內(nèi)部審計(jì)部門，這樣可以提高審計(jì)部門工作的權(quán)威性和獨(dú)立性。內(nèi)部審計(jì)委員會(huì)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)是董事會(huì)，雖然內(nèi)部審計(jì)在行政上是屬于管理層的，但是在職能方面需要向?qū)徲?jì)委員會(huì)負(fù)責(zé)，并向?qū)徲?jì)委員會(huì)以及董事會(huì)報(bào)告工作。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)對(duì)采購(gòu)中心的權(quán)責(zé)范圍予以明確，在采購(gòu)中心內(nèi)設(shè)置合同管理、采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商管理等崗位，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)工作崗位的相互分離，符合采購(gòu)業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)的崗位要求。在采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程中要做好專項(xiàng)監(jiān)督工作，進(jìn)行綜合分析和專項(xiàng)評(píng)估采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)中出現(xiàn)的問(wèn)題，降低采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)需要制定反舞弊采購(gòu)業(yè)務(wù)機(jī)制，鼓勵(lì)企業(yè)員工積極參與到監(jiān)督采購(gòu)業(yè)務(wù)的工作中。

四、總結(jié)

綜上所述，采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系有著明確的采購(gòu)目標(biāo)，通過(guò)完善的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系目標(biāo)能夠規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)行為。企業(yè)管理者要及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系存在的問(wèn)題，結(jié)合采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)際情況，采用合理的方法，設(shè)計(jì)出完善的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系，以促進(jìn)采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。