事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)探索

遷安市社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心 陳娜

事業(yè)單位人力資源管理逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，已經(jīng)初步形成信息化的發(fā)展趨勢(shì)，并已經(jīng)將信息技術(shù)逐步融入到人力資源管理過(guò)程中。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、信息技術(shù)的有效應(yīng)用，使事業(yè)單位人力資源得到更好的管理，在進(jìn)一步提高管理效率的同時(shí)，也可以使人力資源發(fā)揮最大的價(jià)值。

一、事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)的必要性

（一）整合了人力資源

信息化建設(shè)可以有效整合事業(yè)單位的人力資源，將單位職工的全部檔案信息進(jìn)行電子化儲(chǔ)存，從職工入職、晉升、調(diào)轉(zhuǎn)到職工離職、退休，人力資源的全部信息都可以通過(guò)信息化技術(shù)進(jìn)行儲(chǔ)存、傳遞和共享。當(dāng)事業(yè)單位的某些職位出現(xiàn)空缺時(shí)，便可以通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行崗位匹配，從而實(shí)現(xiàn)人力資源的合理分配。

（二）降低了人力資源成本

事業(yè)單位的人力資源成本得以降低，主要得益于信息化技術(shù)的應(yīng)用。信息技術(shù)可以幫助人力資源得到快速分配，將現(xiàn)有的崗位空缺進(jìn)行及時(shí)填補(bǔ)。當(dāng)事業(yè)單位的崗位出現(xiàn)空缺時(shí)，信息化技術(shù)首先會(huì)根據(jù)現(xiàn)有的人力資源進(jìn)行填補(bǔ)，尚未擁有固定崗位的人力資源會(huì)首先被匹配，當(dāng)事業(yè)單位沒(méi)有招聘新職工的意圖時(shí)，信息化管理系統(tǒng)會(huì)根據(jù)現(xiàn)有的人員安排進(jìn)行重新分配，將閑置崗位的工作任務(wù)合理分配給其他職工，從而實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的平均分擔(dān)，人力資源的合理分配。而這種合理的平均分配可以有效降低人力資源成本，使事業(yè)單位人力資源發(fā)揮最大的工作價(jià)值。

二、事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）部分人力資源尚未熟練應(yīng)用信息技術(shù)

多數(shù)事業(yè)單位不會(huì)單獨(dú)設(shè)立技術(shù)維護(hù)部門(mén)，且人事部門(mén)多數(shù)職工沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)全面的技術(shù)培訓(xùn)，不能熟練應(yīng)用信息技術(shù)。事業(yè)單位職工年齡分布主要分為三個(gè)階段，新入職的年輕群體，已工作一定年限的中年群體以及即將退休的老年群體。不同階段的人群對(duì)于信息技術(shù)的熟練程度也不同。年輕群體對(duì)于新事物的接受能力較強(qiáng)，可以快速接受并熟練應(yīng)用信息技術(shù)的操作方法，中年群體和老年群體對(duì)于信息技術(shù)的接受能力較低，且難以在短時(shí)間內(nèi)熟練應(yīng)用，因此對(duì)人力資源管理的信息化建設(shè)形成了一定的抑制作用。與此同時(shí)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層多為中年群體，難以加快人力資源信息化建設(shè)的步伐。

（二）現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用程度有待提高

事業(yè)單位雖然得到了我國(guó)政府給予的技術(shù)支持，但對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用程度仍然有待提高。在人力資源的管理過(guò)程中，各項(xiàng)信息的生成、儲(chǔ)存過(guò)度依靠紙質(zhì)檔案，且多通過(guò)人工行為進(jìn)行人力資源信息的傳遞和共享，尤其是人力資源的晉升、調(diào)撥等人事調(diào)動(dòng)，人力資源的檔案要通過(guò)人為進(jìn)行考核和調(diào)轉(zhuǎn)，并未將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到人力資源的管理過(guò)程中。如果事業(yè)單位可以在首次生成人力資源信息時(shí)就通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行操作，后續(xù)人力資源管理過(guò)程中的相關(guān)信息都通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行操作，可以為事業(yè)單位節(jié)省較多的人工成本，因此事業(yè)單位信息技術(shù)的應(yīng)用程度應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高。

（三）人力資源信息化管理體系已初步形成

事業(yè)單位的人力資源信息化管理體系已初步形成，可以利用信息技術(shù)對(duì)人力資源進(jìn)行管理。例如單位職工的考勤可以通過(guò)打卡機(jī)進(jìn)行記錄，并通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行信息整合。人為記錄職工考勤信息將增加人事部門(mén)的工作量，且容易出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤，并消耗職工過(guò)多的工作精力，因此信息化建設(shè)將為事業(yè)單位人力資源管理節(jié)省了部分人工成本，使人事部門(mén)的工作內(nèi)容更為簡(jiǎn)便和快捷。除此之外，人力資源的請(qǐng)假審批也會(huì)通過(guò)事業(yè)單位的ERP系統(tǒng)進(jìn)行線上審批，從而實(shí)現(xiàn)人力資源的信息化管理。

三、加快事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)的措施

（一）建立完善準(zhǔn)確的人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)

事業(yè)單位的人力資源通常具有多樣性，包括行政管理人員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、工勤技能人員等，而人力資源的類(lèi)型不同，所屬的事業(yè)單位也不同，行政管理人員多任職于財(cái)政局、稅務(wù)局、社會(huì)保障廳等職能機(jī)構(gòu)；專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員多任職于市政管理處、交通局、國(guó)土資源局等機(jī)構(gòu)；工勤技能人員多任職于環(huán)保局、建設(shè)機(jī)構(gòu)等，因此不同類(lèi)型的人力資源應(yīng)當(dāng)由所屬事業(yè)單位建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，且應(yīng)當(dāng)包括職工的工作年限、專(zhuān)業(yè)技能證書(shū)、任職信息、晉升信息等個(gè)人信息。

人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)可以按照所屬類(lèi)型、所屬事業(yè)單位、所屬市區(qū)進(jìn)行統(tǒng)一建立。首先來(lái)說(shuō)，行政管理人員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、工勤技能人員的數(shù)據(jù)信息應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類(lèi)，以便事業(yè)單位根據(jù)人力資源類(lèi)型的不同進(jìn)行合理分配。對(duì)于某一事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)當(dāng)包括本單位所有人員的數(shù)據(jù)信息，從而對(duì)本單位人力資源進(jìn)行充分了解，并將人力資源進(jìn)行合理有效的整合，以便發(fā)揮更大的工作價(jià)值。針對(duì)某一市區(qū)內(nèi)所有事業(yè)單位的人力資源建立數(shù)據(jù)庫(kù)，可以幫助政府機(jī)構(gòu)及時(shí)了解人員信息，對(duì)人力資源進(jìn)行合理調(diào)動(dòng)。

（二）提升信息管理工作開(kāi)展的集中性

事業(yè)單位的人力資源管理主要集中在部門(mén)內(nèi)部或單位內(nèi)部，一般職工檔案多由本單位人事部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，重要崗位職工或領(lǐng)導(dǎo)層職工的檔案多由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)進(jìn)行保管，且多為紙質(zhì)資料，沒(méi)有建立統(tǒng)一的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。因此事業(yè)單位的首要工作是提升信息管理工作開(kāi)展的集中性，在部門(mén)內(nèi)部、單位內(nèi)部、某一區(qū)域內(nèi)集中開(kāi)展信息化建設(shè)的培訓(xùn)與管理。

在事業(yè)單位內(nèi)部集中開(kāi)展人力資源的信息化管理，要求每一位職工都要加入到信息化建設(shè)過(guò)程中，主要體現(xiàn)在職工的入職、晉升、調(diào)動(dòng)等各項(xiàng)信息都要通過(guò)信息化技術(shù)集中在數(shù)據(jù)庫(kù)中，為防止人力資源的信息泄露，可以利用信息化技術(shù)進(jìn)行加密和權(quán)限設(shè)置。與此同時(shí)，事業(yè)單位的部門(mén)也要集中建立信息化管理制度，將部門(mén)人力資源的各項(xiàng)工作信息進(jìn)行整合，例如人力資源在部門(mén)工作中體現(xiàn)的工作價(jià)值等。

在某一區(qū)域內(nèi)，人力資源進(jìn)行集中整合，有利于市區(qū)政府及時(shí)快速地進(jìn)行人力資源調(diào)配，全面的信息化管理可以加快事業(yè)單位的信息化建設(shè)。

（三）加強(qiáng)運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)

事業(yè)單位作為保障民生穩(wěn)定發(fā)展的重要機(jī)構(gòu)，我國(guó)政府給予了事業(yè)單位最為先進(jìn)的技術(shù)支持，就目前的應(yīng)用情況來(lái)看，事業(yè)單位已經(jīng)能初步運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，但由于缺乏系統(tǒng)的技術(shù)培訓(xùn)以及專(zhuān)業(yè)人才，事業(yè)單位并未對(duì)信息管理技術(shù)進(jìn)行更深層次的應(yīng)用，而計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)都應(yīng)當(dāng)被深入利用。

首先，計(jì)算機(jī)技術(shù)作為信息化建設(shè)的基礎(chǔ)技術(shù)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)運(yùn)用，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)首先利用部件技術(shù)、系統(tǒng)技術(shù)和信息儲(chǔ)存技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化的初步建設(shè)。部件技術(shù)作為計(jì)算機(jī)的零件組裝技術(shù)，直接決定了計(jì)算機(jī)的使用效率和使用壽命，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分利用部件技術(shù)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的長(zhǎng)期使用，對(duì)人力資源的各項(xiàng)信息進(jìn)行長(zhǎng)期保存。

其次，信息技術(shù)作為信息傳遞和共享的主要手段，可以有效保證人力資源在某一區(qū)域內(nèi)的快速整合、傳遞和共享。與此同時(shí)，地域性網(wǎng)絡(luò)、事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)的有效利用，可以使事業(yè)單位的人力資源信息實(shí)現(xiàn)快速傳遞和共享，當(dāng)人力資源在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享時(shí)，事業(yè)單位要注意共享人群的權(quán)限設(shè)置，防止人力資源信息的惡意使用。

最后，通訊技術(shù)作為信息傳輸?shù)闹饕庸し?，可利用聲波、電磁波將信息進(jìn)行加工，從而實(shí)現(xiàn)人力資源信息的傳輸。還可利用數(shù)字通信、模擬通信、混合通信等技術(shù)手段對(duì)人力資源的信息進(jìn)行特殊處理，實(shí)現(xiàn)人力資源信息的快速傳輸。

（四）提高對(duì)人力資源信息化建設(shè)的認(rèn)可程度

第一，對(duì)事業(yè)單位職工進(jìn)行信息化建設(shè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，包括前期的運(yùn)營(yíng)管理到后期的技術(shù)維護(hù)，職工作為人力資源的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行熟練掌握，這就要求事業(yè)單位要定期開(kāi)展培訓(xùn)，將信息技術(shù)的使用方法和基礎(chǔ)知識(shí)進(jìn)行講授，使事業(yè)單位職工盡快掌握相應(yīng)的信息技術(shù)知識(shí)。

第二，在事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)立技術(shù)維護(hù)部門(mén)，對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行定期維護(hù)，既可以在信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)進(jìn)行及時(shí)解決，也可以為事業(yè)單位節(jié)省部分運(yùn)營(yíng)成本，防止單位職工由于技術(shù)問(wèn)題得不到有效解決而出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象。

第三，提高單位職工對(duì)人力資源信息化建設(shè)的認(rèn)可程度，就要使單位職工首先認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)通過(guò)實(shí)際案例宣傳信息化建設(shè)的發(fā)展優(yōu)勢(shì)。職工在調(diào)轉(zhuǎn)工作單位時(shí)，人力資源的檔案信息需要通過(guò)人為進(jìn)行調(diào)取，而信息化建設(shè)可以使人力資源的檔案信息進(jìn)行電子化儲(chǔ)存，直接實(shí)現(xiàn)線上傳輸，相比較人為處理節(jié)省了大量時(shí)間。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，從人力資源管理進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性來(lái)看，信息化建設(shè)有效整合了人力資源，使人力資源的管理方式得到轉(zhuǎn)變和提升，事業(yè)單位的人力成本大幅度降低。但是就現(xiàn)階段的人力資源信息化建設(shè)現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)的應(yīng)用程度有待提高。雖然已經(jīng)初步形成了信息化管理體系，但事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)行更深層次的探索，加快人力資源的信息化建設(shè)。