軍事院校教學(xué)檔案信息化管理研究

趙 添 田春艷 陳丹強(qiáng)

（空軍航空大學(xué)航空作戰(zhàn)勤務(wù)學(xué)院 吉林·長春 130022）

教學(xué)檔案是按照相關(guān)檔案分類要求，按照歸檔制度，保存有價(jià)值的文件、圖表、通知、聲像等不同的材料，是學(xué)校進(jìn)行教育教學(xué)活動(dòng)及各項(xiàng)成果、通知的集合，也是衡量教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。如今在高校教學(xué)評(píng)估常態(tài)化和基礎(chǔ)狀態(tài)數(shù)據(jù)庫填報(bào)常態(tài)化背景下，基礎(chǔ)教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)庫已經(jīng)成為本科教學(xué)評(píng)估工作重要依據(jù)。而軍事院校教育既要做好本科學(xué)歷教育又要面向作戰(zhàn)，所以相關(guān)課程評(píng)價(jià)、教學(xué)評(píng)價(jià)工作也日益深入，為實(shí)現(xiàn)更好的評(píng)價(jià)效果，就對(duì)教學(xué)檔案的管理提出更高要求。但根據(jù)軍校日常教學(xué)的特殊性來看，各部門下發(fā)的文件較多，承擔(dān)檔案管理工作一般是普通教員專業(yè)性不強(qiáng)、檔案管理經(jīng)驗(yàn)不豐富，同時(shí)也要承擔(dān)日常的教學(xué)工作，這就需要日常文件的整理與歸檔具有高效性，實(shí)用性。而運(yùn)用信息化方式管理教學(xué)檔案，可提高工作效率，從而更好的為教育教學(xué)活動(dòng)提供支持與服務(wù)。

1 教學(xué)檔案在軍事院校管理工作中的作用

（1）保證教學(xué)活動(dòng)的順利展開。學(xué)院下達(dá)的關(guān)于日常教學(xué)工作的規(guī)范性、政策性、指導(dǎo)性的文件及要求的教學(xué)檔案，對(duì)教研室領(lǐng)導(dǎo)部署日常工作和教員完成教學(xué)任務(wù)過程中起到指導(dǎo)作用，讓教員更清楚的了解日常工作以及教學(xué)的任務(wù)及目標(biāo)，這樣可以更有利的展開日常工作。

（2）為教學(xué)過程提供客觀依據(jù)。軍事院校教學(xué)檔案不僅存儲(chǔ)了包括大學(xué)及學(xué)院下達(dá)的各類公告、通知，也記載了完成各類活動(dòng)、支援服務(wù)部隊(duì)、教育科研成果、教育教學(xué)活動(dòng)等的記錄。一學(xué)期結(jié)束后，通過對(duì)教學(xué)檔案的梳理，教研室查看學(xué)期工作情況，可以找到日常工作的不足，相關(guān)問題也可以找到解決方案，為以后更好的完成工作及教學(xué)打下基礎(chǔ)。

（3）為評(píng)估工作提供真實(shí)依據(jù)。教學(xué)檔案占整體檔案的比重較大，是日常工作的指導(dǎo)與體現(xiàn)，利用率較高。同時(shí)也是評(píng)價(jià)教學(xué)管理及教學(xué)的依據(jù)，以及提高日常工作效率的重要工具。也是教研室工作的記錄?？梢娊虒W(xué)檔案管理在整個(gè)學(xué)校檔案管理的重要性，其作用的發(fā)揮需要持續(xù)性開發(fā)更能體現(xiàn)，所以我們必須認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案的正規(guī)化管理對(duì)整個(gè)教學(xué)工作的積極作用，開發(fā)教學(xué)檔案的潛能并積極將教學(xué)檔案運(yùn)用到實(shí)踐中去。教學(xué)檔案與教學(xué)評(píng)估是互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。一方面教學(xué)檔案會(huì)為評(píng)估工作提供原始的數(shù)據(jù)支撐教學(xué)評(píng)估工作的順利展開，另一方面可以在評(píng)估過程中也會(huì)暴露出教學(xué)檔案整理中的問題，也可以促進(jìn)檔案管理者尋找改進(jìn)的方法與措施，推動(dòng)教學(xué)檔案向正向發(fā)展。教學(xué)檔案客觀反映了學(xué)校教學(xué)管理工作的真實(shí)情況，也記載了學(xué)校日常的教學(xué)實(shí)施，以及教學(xué)研究、教學(xué)改革等方面工作內(nèi)容，也是學(xué)校工作的過程中積累的重要資料，是學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的體現(xiàn)，參與評(píng)價(jià)需要提供完整又清晰的教學(xué)檔案科目，這樣才能真實(shí)體現(xiàn)學(xué)校管理及科研教學(xué)情況，也為評(píng)價(jià)提供了依據(jù)，如果教學(xué)檔案不規(guī)范，教學(xué)評(píng)估工作也很難進(jìn)行。

（4）檔案信息化管理，就是指檔案行政主管部門將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，并利用信息技術(shù)手段提供服務(wù)。隨著信息時(shí)代的來臨，檔案信息化管理也是適應(yīng)新時(shí)期信息時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用、普及，推動(dòng)了檔案管理模式、管理方式的變革，也使檔案管理從傳統(tǒng)的以紙質(zhì)媒介等實(shí)體管理為主，朝著以檔案實(shí)體數(shù)字化信息管理為主要應(yīng)用形式的、為社會(huì)提供現(xiàn)代化檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變，無論是檔案管理的內(nèi)容，還是檔案管理的效率都發(fā)生了巨大變化。

2 軍校檔案管理工作存在的問題

2.1 管理人員專業(yè)度不夠

面對(duì)強(qiáng)國興軍的戰(zhàn)略目標(biāo)，軍事院校以為戰(zhàn)育人為教育理念，積極探索發(fā)展方向，從課程建設(shè)到教學(xué)改革，都積極向備戰(zhàn)打仗靠攏。教學(xué)檔案作為評(píng)價(jià)建設(shè)的必要補(bǔ)充，其精確性、全面性會(huì)直接影響評(píng)價(jià)效果。而實(shí)際情況確是教研室并沒有專業(yè)的檔案管理人員，承擔(dān)檔案管理工作的是教學(xué)人員，沒有專業(yè)背景，對(duì)各類教學(xué)文件了解不足，在實(shí)際管理過程中難以樹立科學(xué)的管理方法和工作理念。同時(shí)由于缺乏有效的教學(xué)檔案管理指導(dǎo)規(guī)范，難以提高教學(xué)檔案管理工作效率和質(zhì)量，日常工作就有可能出現(xiàn)了檔案分類不明確、不細(xì)致的情況，影響檔案整理效果。

2.2 信息化管理方式未普及

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，高校的各項(xiàng)管理工作都可以運(yùn)用信息化手段提高工作效率，檔案管理工作也可以借助信息化手段充分發(fā)揮其作用。但利用信息化管理方式需要熟悉管理系統(tǒng)，以及對(duì)大量紙質(zhì)文件進(jìn)行預(yù)處理，需要時(shí)間及精力去完成，而檔案整理人員也要完成教學(xué)任務(wù)，這就影響了信息化軟件使用進(jìn)程，另外相關(guān)管理部門并沒有硬性規(guī)定利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，沒有起到監(jiān)督作用，所以雖然大學(xué)的硬件條件都滿足，但信息化管理方式并未普及。

2.3 教學(xué)檔案管理方式不專業(yè)

由于教研室接到教學(xué)檔案及各類通知來自于各機(jī)構(gòu)，分布廣泛，各教研室的檔案歸檔人員都是在教研室領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助之下完成歸檔的，所以本身并沒有對(duì)相關(guān)文件有深刻認(rèn)識(shí)，也只能停留在將檔案分類存放的層面，這就有可能會(huì)出現(xiàn)相同文件、通知存檔不準(zhǔn)確，隨意分配的情況。另外檔案的管理方式并未做到規(guī)范統(tǒng)一，歸檔隨意性強(qiáng)，查詢或者迎檢時(shí)檔案管理人員也只是提供紙質(zhì)材料給相關(guān)人員，如果檔案不準(zhǔn)確也會(huì)影響工作進(jìn)度。

3 軍校教學(xué)檔案管理改進(jìn)措施

3.1 增強(qiáng)管理信息利用率，提升檔案信息化管理水平

傳統(tǒng)教學(xué)檔案的管理流程以收集、管理、查詢?yōu)橹饕Ｊ?，也就是傳統(tǒng)的紙質(zhì)版教學(xué)檔案的建立及使用過程。利用信息化技術(shù)教學(xué)建立檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案形成數(shù)據(jù)庫，按建立數(shù)字檔案形式存儲(chǔ)檔案及文件。管理人員通過教學(xué)檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)軍校教學(xué)文件特點(diǎn)，按年份、內(nèi)容參照本單位相關(guān)檔案分類表或大學(xué)教學(xué)檔案分類表分類，而打開檔案表以后，可以添加檔案記錄、著錄檔案信息、追加檔案全文、上傳并管理各種格式電子文件與多媒體電子檔案。用戶可根據(jù)自己的需要向該檔案表中添加案卷或文件信息，相應(yīng)的也可以改年度，根據(jù)案卷或者文件內(nèi)容進(jìn)行分類，收到文件后可根據(jù)部門或文件性質(zhì)上傳至系統(tǒng)。教學(xué)檔案系統(tǒng)除了可以支持用戶實(shí)現(xiàn)對(duì)案卷、文件的基本信息的錄入、編輯、修改外，還支持用戶遠(yuǎn)程上載各種格式的電子文件全文，紙質(zhì)文件掃描圖像以及錄音、錄像等音、視頻多媒體文件，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的全方位、現(xiàn)代化管理。需注意的是檔案管理人員除需要熟練操作系統(tǒng)外，也要做到對(duì)學(xué)院各部門工作內(nèi)容有一定了解，涉及到哪些部門的文件，應(yīng)該歸到哪一類要做到心中有數(shù)以提高檔案歸檔效率。學(xué)院也要定期進(jìn)行教學(xué)檔案整理情況查詢、評(píng)估，起到監(jiān)督作用。各教研室要制定教學(xué)檔案目錄，既有利于學(xué)院的檢查工作，也有利于檔案整理工作，另外檔案管理人員也要做到及時(shí)處理紙質(zhì)文件，并存入檔案管理系統(tǒng)，為起到更好的監(jiān)督作用學(xué)院應(yīng)當(dāng)將教學(xué)檔案管理情況作為年度教研室測評(píng)內(nèi)容，通過這種方式提高基層隊(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

增強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，選拔業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、愛崗敬業(yè)、有責(zé)任心的教員負(fù)責(zé)檔案管理，加大培訓(xùn)力度，定期或不定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化軟件技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)可采用技術(shù)評(píng)比，年終教研室評(píng)比的方式鼓勵(lì)管檔人員，增強(qiáng)軟件利用能力，加深檔案信息化管理理念。另外檔案管理人員要增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格按照檔案歸檔要求，夯實(shí)理論功底，提高實(shí)操能力，努力做到工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，工作效率高效。深刻理解軍校教育教學(xué)特點(diǎn)，根據(jù)學(xué)校要求及文件特點(diǎn)做到及時(shí)調(diào)整檔案歸類，符合上級(jí)要求，避免出現(xiàn)漏檔、錯(cuò)檔的情況出現(xiàn)，增強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性。

4 結(jié)論

軍校教育的特殊性決定了各項(xiàng)管理工作與地方高校的區(qū)別，為了實(shí)現(xiàn)強(qiáng)軍目標(biāo)，踐行備戰(zhàn)打仗，為戰(zhàn)育人的教學(xué)理念，檔案管理工作作為配合各類評(píng)價(jià)的一手資料，為準(zhǔn)確定位軍校學(xué)科發(fā)展方向提供了有力支撐，為保證檔案管理工作的有效性，迎合軍校的教育發(fā)展需求，一方面應(yīng)著力提高檔案管理人員專業(yè)化水平，另一方面也要提升高校檔案信息化管理水平，同時(shí)各部門也要抓好監(jiān)督工作，使教學(xué)檔案能充分發(fā)揮自身作用。信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案文件的安全性、真實(shí)性和保密性至關(guān)重要。因此，檔案信息化管理工作離不開現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)作為支撐。通常，檔案信息化管理工作要在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下立足，才能實(shí)現(xiàn)其資源信息的共享和信息社會(huì)化服務(wù)，只有提高了相關(guān)技術(shù)水平，才能排除檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的潛在威脅，盡量避免檔案信息泄露、丟失等現(xiàn)象的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。