辦公室日常業(yè)務管理與勞資工作效率提高的路徑分析

榆林市供熱有限公司 喬毅

一、辦公室日常業(yè)務管理路徑分析

（一）提升職工技能

辦公室日常業(yè)務管理應以員工能力提升為目標，重視職工技能。在辦公室日常業(yè)務管理中，管理者應注重對職工進行業(yè)務培訓，有利于提高員工工作效率。在評估辦公室職工業(yè)務績效時，管理者不應武斷且落后于職工反饋，而應不遺余力地肯定和激勵員工，從而激發(fā)他們的內(nèi)在潛力。此外，管理者應根據(jù)工作量計算職工績效，提高員工滿意度，加大對工作的投入，從而為辦公室績效管理發(fā)展帶來質(zhì)的變化，這在辦公室日常業(yè)務管理中至關重要。

（二）注入辦公室文化

辦公室日常業(yè)務管理也應注入辦公室文化，日常業(yè)務管理的目標不僅是將個人與薪酬聯(lián)系起來，而且還要反映出辦公室各個職位的價值和貢獻。注入辦公室文化可以使辦公室員工為辦公室績效管理的發(fā)展和進步作出更大的貢獻。在辦公室日常業(yè)務管理工作中，管理者應該逐漸弱化績效管理帶來的負面影響，借助辦公室文化的激勵和約束作用，讓員工沉浸式參與到工作中，為服務對象提供良好的服務。

（三）構(gòu)建可持續(xù)績效體系

辦公室日常業(yè)務管理要在一定階段采取短期戰(zhàn)略或及時進行戰(zhàn)略調(diào)整，因此，目前有效的方法或模式可能不是最好的，但一定要采用可持續(xù)發(fā)展的績效體系，這才能真正在辦公室日常管理中奏效。例如，在對某些進行經(jīng)濟評估后仍無法協(xié)調(diào)收支的部門，不應繼續(xù)支付相關費用，并改變相應的薪酬率，以刺激其進一步收益，辦公室應該考慮如何最大限度地發(fā)揮科室在服務中的作用，發(fā)展科室的其他業(yè)務方向，以此來體現(xiàn)辦公室日常業(yè)務核心的功能和作用，在部門內(nèi)部產(chǎn)生內(nèi)核效應。不管其他科室發(fā)展如何，各個科室在部門服務中的特點都是相同的，但績效應該根據(jù)服務質(zhì)量和程度不同而有所區(qū)別，因此辦公室在績效管理建設中應立足于部門服務內(nèi)容，構(gòu)建可持續(xù)的績效管理體系。

（四）改進業(yè)績管理制度

辦公室的日常業(yè)務管理可以結(jié)合不同變量的公式計算績效獎金，不能僅僅只通過績效工具計算，這似乎可以得到一個合理的結(jié)果，但并不能反映辦公室員工的價值，也不能讓他們在工作中感受到自我價值的實現(xiàn)。此外，當績效考核引入多個考核指標時，辦公室人員的勞資效率會極大程度的提高。此外，辦公室與各科室的工作都要有具體的流程、操作和管理制度。因此，辦公室在日常業(yè)務管理中需要改進績效管理體系，培養(yǎng)工作人員的管理、溝通和信任能力，從而提高員工績效和潛力，使得辦公室績效管理實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，促進辦公室更好地運營。

二、勞資工作效率提高的路徑分析

（一）合理控制工作時間

勞資工作效率的提高必須明確員工的工作時間和工作強度，關于員工工作的時間問題要明確、固定，這是一個需要管理者不斷思考的過程。我們需要弄清楚以下四點：首先，員工的工作階段應該是明確的；第二，辦公室員工每個階段的工作標準應該是明確的；第三，工作人員每一項工作所需的時間應該是明確的；第四，員工的工作成果應該是明確的。有了這四項標準，工作人員基本上就可以做好工作準備。

比如說，在辦公室員工的日常工作中，管理人員要經(jīng)常檢查員工是否將領導者的工作指示落實到位，是否將各項涉及工作時間的問題認真完成。視察和指示是改進工作效率和提高管理者能力的一種重要方式，管理者不應該懶惰，否則會把企業(yè)辦公室搞得一團糟，沒有辦法解決任何實質(zhì)性問題。勞資工作效率的提升需要明確的步驟、明確的模式和明確的時間，以此建立良好的勞資關系。因此，各辦公室都應積極改變現(xiàn)狀，在有效的時間管理中，以合理的方式將任務分配給團隊，并一步一步地執(zhí)行這些任務，以便能夠真正控制辦公室的總體工作時間。

（二）形成每日匯報習慣

辦公室管理人員可以試著把日報和周報當作一份向領導匯報工作進度的書面報告，通過形成每日匯報習慣，工作人員可以發(fā)現(xiàn)自己的邏輯和組織能力會變得更加清晰。日報和周報作為辦公室工作的一部分，自然有其存在的意義，管理者也可以通過日報和周報了解每個員工日常工作的重要信息，這樣就有可能發(fā)現(xiàn)新的想法或者提拔最佳員工。對于員工來說，形成每日匯報的習慣，最直接的作用是幫助每個人更好地管理時間和資源，以便能夠高效實現(xiàn)工作目標，同時提高個人報告、反思和執(zhí)行的能力。在這個經(jīng)濟飛速發(fā)展的時代，對于聰明的管理者來說，要求下屬每日及每周提交報告是提高勞資效率的一個好方法。

比如說，管理者可以要求各個科室每天在工作群內(nèi)匯報今日工作內(nèi)容，辦公室工作人員對其形成匯總報告，管理者每日閱讀并進行批示，這也是一個加強管理者和工作人員之間聯(lián)系的好方法。同時，辦公室工作人員在整理過程中，可以對各個科室的工作有更加宏觀的把控，以便于部門高效運行，以此提升勞資效率。這就改變了以往定期召開調(diào)度會的傳統(tǒng)部門運行機制。傳統(tǒng)運行機制下，各個部門同管理者分別定期召開部門會議，這是十分低效的做法。在互聯(lián)網(wǎng)時代，部門運行可以充分利用信息技術，員工形成每日匯報習慣，提升部門運轉(zhuǎn)效率。

（三）建立簡化的管理機制

勞資工作效率的提高可以通過建立簡化的管理機制，將責任分配給稱職的管理人員，并承認其工作出色，將更多責任分配給已經(jīng)證明自己能力的管理人員。避免每個員工的工作量相同，這一管理技巧很重要，因為這可能導致員工壓力過大產(chǎn)生倦怠，領導可以通過詢問員工是否愿意參與更多的項目，甚至親自領導他們正在進行的項目以考察到員工的能力，這是最直接的管理機制。領導也可以通過為員工提供晉升機會來提高勞資效率，當辦公室員工在工作中停滯不前或覺得自己的工作每天都是一樣的時候，可能工作會流于形式，而沒有真正參與到工作中。為避免員工的懈怠與停滯不前，領導應確保所有員工都能獲得公平的晉升機會，這就需要建立簡化的管理機制。

比如說，當某個員工剛加入部門時，部門的管理水平相對較低，基本上是較為繁雜的，雖然日常工作機制并不復雜，但最終工作量是巨大的，這就是傳統(tǒng)部門管理機制的不利影響。隨著時間的推移，員工個人能力成長，如準備材料、輸入或調(diào)用數(shù)據(jù)、編寫電子郵件等。這種因員工個人能力提升而產(chǎn)生的變化，便需要企業(yè)設置簡化的管理機制和晉升機制，使人員晉升盡可能以個人能力為評判標準，并明確規(guī)定不同崗位的不同職責，將其細化，這是提升勞資效率的重要手段。比如說，一個新員工，雖然在剛進入公司時，面對的工作量較大，工作內(nèi)容較為繁雜，但當其了解企業(yè)的管理機制之后，他可以迅速制定自身工作計劃，以更加積極的工作態(tài)度投入到工作中，這樣，整個企業(yè)的勞資效率都會大幅度提升。

（四）重視激勵的作用

當管理人員努力通過激勵員工來提高公司生產(chǎn)力時，這個企業(yè)的勞資效率必將大幅度提升。對于管理層實施的每一項變更，都應該保持溝通渠道暢通，以便員工能夠及時給出反饋。這些反饋是根據(jù)本公司的行業(yè)前景和公司文化提出的，因此這些建議會比其他渠道收集到的信息更有效，這就是激勵的作用，在激勵機制的引導下，管理層和辦公室普通員工之間的關系更加協(xié)調(diào)。如果管理者能夠做到在整個管理過程中真誠且努力地向員工敞開心扉，勞資效率將大幅度提升，企業(yè)能夠擁有一支更有動力、更有承諾和更有生產(chǎn)力的員工隊伍。如果激勵機制不能夠立即奏效，管理人員也可以通過向員工提供學習和培訓的機會來提升其個人能力，員工在企業(yè)中得到個人能力的提升，可以使其更加忠心留在企業(yè)，這樣企業(yè)可以收獲更多員工的貢獻力，從而提升企業(yè)運轉(zhuǎn)效率。

比如說，管理人員可以為員工安排繼續(xù)正規(guī)教育的機會（通過社會學校課程），也可以通過在線課程、會議或者研討會等為員工提供一些非正規(guī)教育的機會。領導者也可以在企業(yè)設立導師計劃，員工可以在達到一定水平之后培訓其他人，自己成為導師。這兩種方式都提供了一種可以打破員工常規(guī)學習體驗的模式，可以極大程度提高勞資效率，讓員工感到滿足。同時，獲得員工滿意度的第一步是確保他們感覺自己正在達到預期目標，員工就會對自己的工作感到更滿意，并有成就感。要做到這一點，管理者首先必須非常清楚員工的個人期望和工作目標，這需要管理人員在員工入職第一天就給員工明確的指導方針和具體工作目標，當員工能夠更加勝任工作時，就可以利用激勵機制，使其個人價值更大程度地發(fā)揮。有了明確的工作目標，員工在實現(xiàn)目標的過程中會感受到成就感，以此確保員工的工作能夠如期如效完成。

三、總結(jié)

總之，當辦公室重視日常業(yè)務管理并從多個維度設計辦公室績效管理體系時，員工的生產(chǎn)力和員工對辦公室的滿意度都會得到提高，辦公室和企業(yè)的勞資工作效率也會得到大幅度提升，這不僅有利于提高辦公室的工作績效，實現(xiàn)所有部門和辦公室的最佳關聯(lián)運作，也可以使辦公室的整體競爭力增強，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級和高質(zhì)量發(fā)展奠定基礎。