論事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

天津市醫(yī)藥學(xué)（協(xié)）會管理辦公室 李萌

一、事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位檔案記錄了各種有用的相關(guān)信息，事業(yè)單位檔案管理是對檔案提供利用服務(wù)的工作，檔案管理水平要適應(yīng)社會的需求。事業(yè)單位檔案是記錄國家科教文衛(wèi)等事業(yè)各方面資料，涉及國家安全信息，如果檔案文獻(xiàn)資源泄露會形成嚴(yán)重危害，因此，事業(yè)單位檔案管理具有很高機(jī)密性。事業(yè)單位檔案管理是各項(xiàng)工作中的重要環(huán)節(jié)，對事業(yè)單位工作的開展至關(guān)重要。檔案工作是事業(yè)單位未來發(fā)展方向的信息。加強(qiáng)檔案管理有利于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)掌握工作進(jìn)展情況，為上級領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的參考。在社會不斷發(fā)展的過程中，在事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理信息化已成為重要發(fā)展趨勢。未來檔案信息化設(shè)備設(shè)施等方面需要提升，要根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際需求定期更新設(shè)施，實(shí)現(xiàn)新型設(shè)備設(shè)施智能化；要根據(jù)使用管理檔案工作的要求改善優(yōu)化，為信息使用做好準(zhǔn)備；要重新調(diào)整傳統(tǒng)形式組織結(jié)構(gòu)等，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

（一）傳承檔案文化

隨著事業(yè)單位檔案服務(wù)逐步向大眾化開放，檔案文化也從幕后走向了臺前。人們開始了解事業(yè)單位檔案文化的內(nèi)涵和外延，事業(yè)單位職工也在傳承檔案文化中扮演了重要角色。事業(yè)單位檔案資料中真實(shí)記錄了事業(yè)單位在發(fā)展過程中走過的每一步路，尤其是一些具有代表性的文化活動、會議紀(jì)要和圖片等，更能全面反映出事業(yè)單位獨(dú)具特色的文化內(nèi)涵。檔案本身也是一種文化的表現(xiàn)形式，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作，不僅能夠?yàn)槭聵I(yè)單位文化活動提供素材和依據(jù)，也是在工作之中傳承文化。

（二）完善管理體系

事業(yè)單位管理體系的構(gòu)建不是一朝一夕的事，而是要與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，不斷調(diào)整體系內(nèi)容。事業(yè)單位檔案資源中囊括了各種有價(jià)值的信息，真實(shí)反映出了事業(yè)單位各項(xiàng)活動的真實(shí)現(xiàn)象。通過對這些資料信息的分析與總結(jié)，對比社會整體發(fā)展形勢，能夠幫助我們查找到事業(yè)單位工作過程中的得失，從而找出差距和不足，并深入研究產(chǎn)生問題的原因，以便于更好地完善事業(yè)單位管理體系，明確事業(yè)單位下一步的發(fā)展方向，為事業(yè)單位發(fā)展深化改革的奠定基礎(chǔ)。

（三）明晰戰(zhàn)略目標(biāo)

事業(yè)單位戰(zhàn)略目標(biāo)的制定需要綜合比對各類數(shù)據(jù)，不但需要了解到事業(yè)單位發(fā)展中有待解決的困境，恰當(dāng)處理各方的利益。事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)分析功能，能夠幫助我們從紛繁復(fù)雜的報(bào)表中查找出有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。依據(jù)這些數(shù)據(jù)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層在明晰事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)時。事業(yè)單位是我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的中流砥柱，更是實(shí)現(xiàn)國民經(jīng)濟(jì)飛速前進(jìn)的不竭動力。

三、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理制度不夠完善，管理比較混亂

一些事業(yè)單位檔案管理制度不健全，很多人員存在錯誤觀念和認(rèn)識，覺得檔案信息一旦歸檔，想要調(diào)取、利用非常麻煩。很多文件檔案無法實(shí)現(xiàn)及時有效的歸檔處理，面臨丟失、遺漏等問題。有的沒有制定科學(xué)合理的檔案管理制度，有的沒有認(rèn)真落實(shí)檔案管理規(guī)章制度，檔案管理工作更加混亂。一些檔案通常是分類存儲的，但由于人工操作的隨易性，文件存儲的序不可避免地發(fā)生錯誤，導(dǎo)致文件存儲混亂，搜索就像大海撈針，十分困難。

（二）檔案管理投入欠缺力度，檔案管理信息化程度不高

在一些事業(yè)單位，存在檔案管理投入不夠的問題，檔案管理的信息化程度較低，這成為檔案管理過程中的重要問題。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，在很多行業(yè)，信息技術(shù)以及設(shè)施發(fā)揮了重要的作用。但是事業(yè)單位的檔案管理的數(shù)據(jù)信息涉及較多的問題，如果僅僅是人工進(jìn)行操作，是比較困難的，同時還容易產(chǎn)生紕漏。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中，需要增加資金投入，不斷地提升檔案管理的信息化建設(shè)。在現(xiàn)如今，很多的事業(yè)單位檔案管理信息化技術(shù)有待提升，在設(shè)施以及軟硬件方面的發(fā)展也有待提升，檔案管理的效率需要不斷加強(qiáng)。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)性有所欠缺

在當(dāng)今時代背景下，我國事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率低下，檔案信息利用率低，這與部分事業(yè)單位檔案管理人員缺乏專職人員，有時還經(jīng)常換人。由于檔案管理人員的事務(wù)種類繁多，他們往往無法收集、整理和歸檔檔案，檔案分散在各處，反復(fù)使用的文檔難以提交歸檔，檔案收錄不及時，不完整，檔案的保管情況不明。一些事業(yè)單位檔案資料直接鎖在庫房，這些信息資源無法實(shí)現(xiàn)合理的利用，無法發(fā)揮其價(jià)值，導(dǎo)致檔案信息資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。如一些事業(yè)單位人事檔案管理只是機(jī)械的收集和堆放，沒有及時整理歸檔。有的單位甚至多年不歸檔。導(dǎo)致人事檔案手續(xù)不完整或丟失，如干部簡歷、干部績效考核表等，可供查閱但未簽字蓋章，部分員工甚至未將材料交人事檔案管理部門管理。這種惡性循環(huán)直接影響到人事檔案管理的正常發(fā)展。

（四）對檔案管理的發(fā)展缺乏關(guān)注

檔案管理工作伴隨著現(xiàn)代技術(shù)的飛速發(fā)展正在發(fā)生著巨大的改變，其改變速度是十分迅速地，而檔案管理技術(shù)的優(yōu)化也使其難度與重要性有所提升，但這一點(diǎn)卻被眾多事業(yè)單位所忽視。首先，管理層缺乏對檔案管理工作的重視，他們?yōu)榱双@取更高的經(jīng)濟(jì)效益，在人力資源獲取、技術(shù)人員培養(yǎng)等方面投入了大量的精力與心血，卻輕視了檔案管理工作對于業(yè)績的輔助效果，從而導(dǎo)致檔案管理工作被邊緣化。其次，檔案管理工作人員本身對自身的工作就缺乏正確的認(rèn)識，由于重視度的欠缺導(dǎo)致其不能不斷精進(jìn)自身的管理能力，甚至對于檔案管理的工作內(nèi)容都不明確，這也使檔案資源降低了利用率化。

四、事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念

從事業(yè)單位發(fā)展角度出發(fā)，檔案管理工作效率的優(yōu)化及利用水平的提升都是建立在管理理念轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)上的，只有當(dāng)事業(yè)單位內(nèi)部樹立了正確的管理理念，并且不斷加強(qiáng)其在檔案管理方面的投入與支持才能夠獲取良好的改革效果。而管理理念的轉(zhuǎn)變需要通過高效的宣傳來實(shí)現(xiàn)，事業(yè)單位應(yīng)提高檔案管理工作重要性的宣傳力度，使所有員工都對于檔案管理工作具有明確的認(rèn)知與重視，同時呼吁全體員工參與到檔案管理中，如此才能夠提升檔案管理工作的全面性。而這一切需要領(lǐng)導(dǎo)人員起到模范帶頭作用，通過管理層的帶動與影響使檔案管理工作的地位提升，從而真正實(shí)現(xiàn)員工對檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作制度的建設(shè)

只有構(gòu)建健全的檔案管理體系才能有效提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率。為此，相關(guān)工作人員應(yīng)該在原有的制度之上進(jìn)行完善，確保各項(xiàng)工作能夠全面開展，有效落實(shí)。在此基礎(chǔ)上還應(yīng)該針對檔案管理工作內(nèi)容，根據(jù)工作特點(diǎn)和工作要求，了解實(shí)際工作中存在的問題和工作實(shí)際情況，建立完善合理可操作的管理檔案管理機(jī)制，明確整個事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)展方向。在當(dāng)今的時代背景下，革新檔案管理工作已經(jīng)是必然發(fā)展，這一過程中，加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)十分重要，這是確保檔案管理規(guī)范性和時效性的重要方法，同時也能將檔案管理的責(zé)任性發(fā)揮出來。針對該工作制定相應(yīng)的賞罰制度是不容忽視的工作內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)可以給予優(yōu)秀員工一些物質(zhì)和精神獎勵，以此激發(fā)其工作熱情，對工作質(zhì)量差，消極的工作者采取懲罰措施，以此保證檔案管理人員的穩(wěn)定性。

（三）提高檔案資料的利用效率

為了提高當(dāng)前事業(yè)單位的檔案資料管理工作效率和檔案利用率，應(yīng)在實(shí)際工作中積極構(gòu)建信息局域網(wǎng)。信息技術(shù)的融入既為單位檔案室提供了檔案管理便利，同時也為查找檔案的人員提供了查找便利。雖然利用電子信息技術(shù)能夠?yàn)楣ぷ魅藛T提供更為便利的查詢方法，但檔案的保密工作也隨之變得困難。為此工作人員要在不斷實(shí)踐過程中維護(hù)和加強(qiáng)資料的保密工作，強(qiáng)化責(zé)任化管理，以此保證整個局域網(wǎng)系統(tǒng)正常安全的運(yùn)營。針對這方面工作內(nèi)容，檔案管理者應(yīng)定期組織各部門人員對整個檔案室的磁盤陳列、掃描器以及服務(wù)器等儲存檔案資料的設(shè)備進(jìn)行檢查，對檔案信息網(wǎng)站和數(shù)字化掃描系統(tǒng)進(jìn)行病毒全面檢查，以此保證檔案信息的安全性。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

從事檔案管理工作的人員，其工作的保密性和服務(wù)性極強(qiáng)，這也致使相關(guān)工作者需具備較高的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。為此，事業(yè)單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織檔案管理者參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理知識，學(xué)會利用先進(jìn)的信息技術(shù)有效實(shí)現(xiàn)檔案管理，能夠在工作過程中實(shí)現(xiàn)信息采集信息的歸檔和處理。事業(yè)單位可以根據(jù)工作者的工作態(tài)度和工作能力適當(dāng)?shù)靥岣咂浯?，確保能夠?qū)?yōu)秀人才留在檔案工作中，從而減少檔案管理人員的流動。

五、結(jié)束語

檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，是我國事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)體制改革的重要環(huán)節(jié)。事業(yè)單位改制以來，其檔案管理工作的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了深刻的變化。對內(nèi)部管理而言，檔案管理工作不再只是檔案室的工作范圍，而是事業(yè)單位各個科室積極配合的一項(xiàng)工作；對外部管理而言，檔案管理工作已經(jīng)從單純的檔案資料保管擴(kuò)展到了檔案資源利用與服務(wù)。作為事業(yè)單位檔案管理人員，要明確自身的崗位職責(zé)，提升崗位責(zé)任感，深挖工作之中出現(xiàn)的問題，通過交流與實(shí)踐、探索與改革，讓事業(yè)單位檔案管理真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。