加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理助推醫(yī)院文化建設(shè)的思考

河北省榮軍醫(yī)院 張佳音

一、醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容

一般來說，檔案管理工作重視的是管理質(zhì)量，其需要按時(shí)收集管理材料，并根據(jù)材料屬性進(jìn)行分類和存檔，確保檔案信息的精確。另外，將關(guān)于醫(yī)院的文件材料詳細(xì)整理完備，使醫(yī)院各方面的資料有跡可循。醫(yī)院各方面的材料整理完備之后，可以極大地提高醫(yī)院的工作效率，使醫(yī)院的業(yè)務(wù)一目了然。除此之外，醫(yī)院的檔案管理需要具備詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)表，其目的是實(shí)現(xiàn)信息管理的宏觀調(diào)控，其也給醫(yī)院的總結(jié)及制定下一步目標(biāo)任務(wù)等提供了極大的便利[1]。醫(yī)院檔案對于退役軍人系統(tǒng)管理的醫(yī)院持續(xù)發(fā)展是至關(guān)重要的，檔案管理可以使醫(yī)院各方面的資料詳細(xì)記錄在案，在抽調(diào)某位患者的資料時(shí)也比較方便。醫(yī)院的檔案可以分為行政類、財(cái)務(wù)類、醫(yī)務(wù)類等幾類，每個(gè)類別都需要詳細(xì)的整理。

二、醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)工作中的作用

（一）為醫(yī)院業(yè)務(wù)決策提供參考

促進(jìn)檔案管理工作，可以有效促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)工作，為醫(yī)院業(yè)務(wù)決策提供參考。首先，醫(yī)院是治病救人的場所，每天有大量的人流量，醫(yī)生也要面對大量的患者，日常工作是十分繁忙的，而且醫(yī)院還需要應(yīng)對眾多的醫(yī)患糾紛，處理很多醫(yī)療事故，日常工作量大且繁忙。其次，想要提高醫(yī)院文化建設(shè)程度，就要提前作出一定的規(guī)劃，醫(yī)院的檔案管理能夠使醫(yī)院各項(xiàng)工作的施行更加深思熟慮。醫(yī)院的檔案詳細(xì)記錄了醫(yī)院的各項(xiàng)醫(yī)療活動和患者的各種檔案，給醫(yī)院將要進(jìn)行的各項(xiàng)決策提供了參考資料。

（二）助推醫(yī)院文化傳承

隨著時(shí)代的進(jìn)步，醫(yī)院等醫(yī)療機(jī)構(gòu)也逐漸認(rèn)識到完善醫(yī)院檔案管理的重要性，并采用相關(guān)的措施來加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理。比如：建立教育基地、建設(shè)院史館等，為醫(yī)院的檔案整理創(chuàng)造更好的條件，使醫(yī)院檔案整理工作更好地繼續(xù)下去。醫(yī)院的檔案整理一般包括醫(yī)院的發(fā)展史，醫(yī)院最初發(fā)展的形態(tài)以及發(fā)展過程，對醫(yī)院的發(fā)展過程也進(jìn)行了較為詳細(xì)的記載，對今后查找資料和尋求借鑒都具有一定的意義，有利于醫(yī)院擁有屬于自己的文化根基。此外，隨著醫(yī)院發(fā)展形式的不斷變化與升級，使醫(yī)院綜合模式逐步提升。

（三）加快醫(yī)院文化品牌形象的樹立

一個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要具有自己的文化內(nèi)核，對于一個(gè)團(tuán)體來說，文化就是它們的靈魂和精神內(nèi)核，對于它們的長遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的意義。首先，醫(yī)院的文化建設(shè)需要深入每一個(gè)角落，讓每一個(gè)工作人員深入內(nèi)心，這樣才能最大程度地發(fā)揮醫(yī)院文化的價(jià)值。而且，在整理醫(yī)院檔案的過程中，要做到細(xì)致詳細(xì)、算無遺策。從醫(yī)院的成立史到發(fā)展史，還有醫(yī)院面對各種困難時(shí)提出的解決措施，都要詳細(xì)記錄在冊，為今后醫(yī)院的發(fā)展方向、處理問題、制定懲罰獎勵(lì)措施都提供了一定的依據(jù)。通過整理醫(yī)院的醫(yī)療檔案，可以促進(jìn)醫(yī)院文化品牌的建立，從醫(yī)院的檔案中濃縮出人文關(guān)懷、醫(yī)療文化、制度、管理理念等觀念的精髓，把這些觀念注入到新一代的干部職工中，從而使醫(yī)院朝氣蓬勃，保持旺盛的生命力，最終使醫(yī)院形成良好的文化品牌，被更多患者所信任。

（四）為醫(yī)院文化建設(shè)制度指明正確方向

醫(yī)院的文化建設(shè)固然重要，但是一個(gè)醫(yī)院的文化建設(shè)卻不是在一朝一夕中形成的，醫(yī)院的文化建設(shè)需要眾多醫(yī)療工作人員的長期努力，而且醫(yī)院的文化建設(shè)需要用醫(yī)院的檔案為依托，從中提煉出最適合醫(yī)院發(fā)展的內(nèi)容，這樣醫(yī)院才能夠得到穩(wěn)定的文化建設(shè)。醫(yī)院的文化建設(shè)需要深入每一個(gè)醫(yī)療工作者的心中，使每一個(gè)醫(yī)療工作者都能夠自覺遵守醫(yī)院的規(guī)章制度，為醫(yī)院的文化建設(shè)添磚加瓦[2]。

三、醫(yī)院檔案管理的原則

（一）醫(yī)院檔案管理規(guī)范化原則

醫(yī)院檔案管理流程集合了對檔案資料的記錄、收集、保管、開發(fā)利用等，整個(gè)管理流程具有規(guī)范化的特點(diǎn)，管理流程的建立包括:首先，對醫(yī)院檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的立卷歸檔，在管理過程中要保障檔案資料的時(shí)效性與完整性，對繁雜的立卷工作要進(jìn)行合理分工，對檔案資料進(jìn)行科學(xué)劃分，以實(shí)際作用為依據(jù)設(shè)定檔案資料的保管期限;其次，要依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理工作流程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，對管理中的不同環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，從而保障檔案的系統(tǒng)化;最后，操作技術(shù)要規(guī)范，包括對電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理，要具備一定的工作技巧，懂得一定的工作方法。

（二）醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化原則

現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中，大部分管理人員都是由辦公室調(diào)動過來的，可以說醫(yī)院檔案管理與公文管理具備相同的重要性。在公文管理中，為保障公文管理的效率，需要對公文質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，依照統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。對公文紙質(zhì)進(jìn)行優(yōu)選，公文紙的尺寸要符合統(tǒng)一規(guī)定的尺寸標(biāo)準(zhǔn)，滿足審批權(quán)限，簽發(fā)手續(xù)通過后制法，并標(biāo)有公文日期;對不同作用和形式的公文，要求字跡清晰鮮明，方便保存;依照規(guī)定的格式規(guī)范要求，統(tǒng)一公文格式，提高檔案的管理質(zhì)量與效率。

（三）醫(yī)院檔案管理保密性原則

在現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院檔案管理分為兩種不同的管理形式，即電子檔案管理以及紙質(zhì)檔案管理，在管理過程中，首先要做好對醫(yī)院檔案資料的保密工作，堅(jiān)持保密原則為第一原則；其次也要保持原始檔案的完整性，即紙質(zhì)檔案的原始性。對電子檔案原始性的管理是如今管理工作中面臨的難點(diǎn)，應(yīng)提高電子檔案的加密工作，保障電子檔案的原始性和安全性。

四、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

（1）重視程度不夠。由于檔案管理不在醫(yī)院績效考核范圍內(nèi)，管理者對此項(xiàng)工作的重視程度不夠高，監(jiān)督力度不夠強(qiáng)，相應(yīng)投入不夠多，限制了其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，也給其內(nèi)在價(jià)值的發(fā)揮造成了一定的限制。受以上因素的影響，有些醫(yī)院對基層檔案管理環(huán)境配套不完善，甚至沒有獨(dú)立的檔案室，保管條件相對較差，致使一些紙質(zhì)檔案遭到破壞，很大程度上對管理人員的情緒造成一定的影響[3]。（2）檔案管理的信息化水平不高。醫(yī)院基層檔案的利用價(jià)值比較高，在管理過程中提高信息化水平，在一定程度上有助于提高歸檔速度、查詢速度、利用效率等。然而，在實(shí)際管理過程中，目前檔案管理仍舊以手工辦公以及紙質(zhì)檔案為主，該種管理模式已經(jīng)無法滿足檔案管理以及使用需求，同時(shí)，此種模式不但給檔案管理員造成了很大的工作壓力，而且還限制了檔案信息共享功能的提高。綜上訴述，信息化水平較低的狀況，已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理效率的提高。在對醫(yī)院基層檔案管理信息化發(fā)展需求已經(jīng)清楚明白后，可以從源頭設(shè)計(jì)方面編制信息化管理實(shí)施方案并保證有關(guān)方案能夠得到有效落實(shí)，同時(shí)，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理模式與管理環(huán)境相適應(yīng)的重中之重。（3）人才隊(duì)伍建設(shè)較落后。專業(yè)水平高的人才隊(duì)伍是不斷提高醫(yī)院基層檔案管理水平的關(guān)鍵。而在具體管理中，不管是人才基數(shù)還是專業(yè)素養(yǎng)方面，都存在難以達(dá)到醫(yī)院基層檔案管理要求的問題。從人才基數(shù)上來看，伴隨醫(yī)院基層檔案使用需求的不斷加大，檔案查詢量隨之上升，加重檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，在這種情況下，檔案管理部門出現(xiàn)了人才配備量嚴(yán)重不足等問題，這一現(xiàn)狀對提高檔案服務(wù)水平具有直接影響。就人才自身具備的專業(yè)素養(yǎng)來看，專職人員、檔案學(xué)科畢業(yè)的人才相對稀少，這些都對人才隊(duì)伍的專業(yè)化發(fā)展以及檔案管理工作的專業(yè)化發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重不良影響。因此，從專業(yè)人才數(shù)量以及專業(yè)素養(yǎng)兩個(gè)方面對人才隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，是目前醫(yī)院發(fā)展基層管理工作的迫切需要。

五、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的有效策略

（一）重視檔案管理職能的改善

檔案管理工作的實(shí)施并非是隨意的，需要考慮管理職能因素，具體來說，就是醫(yī)院的各個(gè)部門要做到術(shù)業(yè)有專攻，檔案管理部門要發(fā)揮自己的價(jià)值，針對醫(yī)院各方面信息做好整理工作。而且醫(yī)院的檔案管理部門在醫(yī)院中屬于備受忽視的部門，在今后文化建設(shè)的過程中，要提高醫(yī)院的價(jià)值和意義，就需要重視醫(yī)院的檔案管理部門，提高相關(guān)工作人員工作積極性。醫(yī)院的檔案管理部門要做到權(quán)責(zé)明確，完善獎勵(lì)制度和懲罰措施，從而提高醫(yī)院檔案管理部門的工作效率。

（二）深入挖掘檔案信息資源

在前面我們了解到，醫(yī)院等醫(yī)療機(jī)構(gòu)認(rèn)識到完善醫(yī)院檔案管理的重要性，采用相關(guān)的措施來加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，比如：建立教育基地、建設(shè)院史館等，為醫(yī)院的檔案整理創(chuàng)造更好的條件，使醫(yī)院檔案整理工作更好地繼續(xù)下去。醫(yī)院的檔案整理還需要深入挖掘，最好能知道事件背后的起因和結(jié)局，對與醫(yī)院起源史和發(fā)展史有關(guān)的人、事、物也應(yīng)該有一定的了解，促進(jìn)相關(guān)的工作人員對這些資料的整理，從而更好地幫助患者認(rèn)識、了解醫(yī)院發(fā)展的全貌，提高患者對醫(yī)院的信任度和認(rèn)可度[4]。

（三）加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)

一個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要擁有自己的專業(yè)人才隊(duì)伍，對于一個(gè)團(tuán)體來說，人才就是它的不竭動力和后備援軍，對于它的長遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的意義。在整理醫(yī)院檔案的過程中，管理人員要做到細(xì)致詳細(xì)、算無遺策，大小事情都要詳細(xì)記錄在冊，在自己的崗位上兢兢業(yè)業(yè)，努力為醫(yī)院作出自己的一份貢獻(xiàn)。管理人員通過整理醫(yī)院的醫(yī)療檔案，還可以促進(jìn)醫(yī)院文化品牌的建立，從醫(yī)院的檔案中濃縮出人文關(guān)懷、醫(yī)療文化、制度、管理理念等觀念的精髓，使醫(yī)院朝氣蓬勃，保持旺盛的生命力。同時(shí)，還要提煉一套對專業(yè)人才培訓(xùn)的方法，讓醫(yī)院的檔案管理人員提高自己的專業(yè)知識和道德素養(yǎng)[5]。

（四）完善檔案管理制度

在前面我們認(rèn)識到，醫(yī)院的檔案管理部門在醫(yī)院中屬于備受忽視的部門，鑒于此，當(dāng)前的首要任務(wù)是完善檔案管理制度，從多個(gè)角度去強(qiáng)化員工的積極性。醫(yī)院的檔案管理制度要完善獎勵(lì)制度和懲罰措施，提高醫(yī)院檔案管理的工作效率和工作積極性。醫(yī)院的檔案管理制度要做到權(quán)責(zé)明確，對管理的范圍作出詳細(xì)的規(guī)定，將每一項(xiàng)大大小小的工作都落實(shí)到紙面上，讓醫(yī)療工作人員和醫(yī)院的管理人員做到有規(guī)則必遵循。其次，醫(yī)院的檔案管理需要分類管理，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案跟企業(yè)的檔案管理存在著很大的不同，醫(yī)院的檔案更加繁瑣復(fù)雜。所以需要醫(yī)院的管理部門進(jìn)行分類處理，使醫(yī)院的檔案變得更加一目了然，醫(yī)院的檔案整理有序進(jìn)行，可以從根本上提高醫(yī)院的工作效率和工作積極性[6]。

（五）高度重視檔案管理

當(dāng)前各大醫(yī)院在檔案管理模式方面依然存在很多問題和短板，醫(yī)院的檔案管理工作長期處于停滯不前的狀態(tài)，檔案管理的效果無法充分顯現(xiàn)，管理者未能正確認(rèn)知檔案管理現(xiàn)代化對新形勢下醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要性，最終導(dǎo)致檔案管理完全不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值。因此醫(yī)院方面應(yīng)該圍繞檔案管理現(xiàn)代化展開深入研究，借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)完善管理體系，制定醫(yī)院檔案管理制度和策略，充分發(fā)揮管理規(guī)劃和決策作用，進(jìn)一步推動檔案管理現(xiàn)代化。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該對檔案管理現(xiàn)代化保持高度重視，積極轉(zhuǎn)變醫(yī)院管理的理念和態(tài)度，引領(lǐng)廣大員工的思想轉(zhuǎn)型和工作方式創(chuàng)新，打破現(xiàn)有的檔案管理方式。醫(yī)院應(yīng)該真正將檔案管理現(xiàn)代化納入醫(yī)院改革范疇，保持對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重視，制定短期和長期發(fā)展量化目標(biāo)，將其作為日常管理工作的重要內(nèi)容逐步落實(shí)，促使醫(yī)院檔案管理工作人員積極參與到檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程之中。

六、結(jié)語

由此可見，醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院事務(wù)中占據(jù)有力地位，做好此項(xiàng)工作，是醫(yī)院提高治理水平的主要信息保證，是我們國家社會發(fā)展到一定程度的必然產(chǎn)物和選擇。此外，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理是落實(shí)醫(yī)院文化建設(shè)的重要前提，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員提高工作認(rèn)識水平，明確醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用，采取有效策略加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，助推醫(yī)院文化建設(shè)，形成良好的醫(yī)院文化氛圍，推動醫(yī)院健康、有序發(fā)展。