財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制問題研究

李 玉

（南京審計(jì)大學(xué)政府審計(jì)學(xué)院，江蘇 南京 211815）

隨著經(jīng)濟(jì)全球化以及“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，許多企業(yè)發(fā)展日益壯大，分公司遍布全國各地，甚至海外。然而傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式在大型集團(tuán)中的效率十分低下，同時(shí)財(cái)務(wù)核算與公司管理分散并不利于集團(tuán)管控，所以建立財(cái)務(wù)共享中心成了各大公司實(shí)現(xiàn)提高公司管理效率、降低企業(yè)成本、推動(dòng)企業(yè)管理升級(jí)的最佳選擇。但是，它在幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的同時(shí)，也對企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制提出了更嚴(yán)格的管理要求。隨著財(cái)務(wù)共享中心模式的不斷更新與完善，其暴露出的內(nèi)部控制問題和缺陷有待思考和研究[1]。

1 財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

隨著財(cái)務(wù)共享的興起，國內(nèi)大型集團(tuán)先后著手于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)，但各個(gè)公司在建設(shè)方式、規(guī)模、管理手段上都有所不同。因此，本文選取多個(gè)案例，在整體上對財(cái)務(wù)共享模式下的內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行分析。

1.1 H公司

控制環(huán)境方面，H公司內(nèi)部設(shè)有董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)與審計(jì)委員會(huì)，同時(shí)設(shè)立職能部門，形成多層內(nèi)控架構(gòu)，公司首席財(cái)務(wù)官對整個(gè)內(nèi)部控制進(jìn)行管理。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面，H公司在財(cái)務(wù)共享中心設(shè)有專門的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)管理部門來識(shí)別公司面臨的重大風(fēng)險(xiǎn)，并對風(fēng)險(xiǎn)加以管理和監(jiān)控并同時(shí)預(yù)測風(fēng)險(xiǎn)，然后提出相應(yīng)的解決方案?？刂苹顒?dòng)方面，H公司統(tǒng)一規(guī)劃業(yè)務(wù)流程，采用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)計(jì)。信息與溝通方面，H公司建立有多種信息溝通渠道，可在第一時(shí)間采集需要的外部信息，并在公司內(nèi)部建立有高效的信息傳遞渠道。內(nèi)部監(jiān)督方面，獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門和外部注冊會(huì)計(jì)師共同對財(cái)務(wù)共享中心以及企業(yè)整體控制情況進(jìn)行監(jiān)督。

1.2 HE集團(tuán)

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面，HE集團(tuán)為財(cái)務(wù)共享中心建立了專門的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序來評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，并對相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)帶來的影響進(jìn)行評(píng)價(jià)，最后作出應(yīng)對?？刂苹顒?dòng)方面，HE集團(tuán)設(shè)立了全流程控制以提高財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制的合規(guī)性和處理效率。集團(tuán)還針對信息系統(tǒng)本身實(shí)施了相關(guān)控制活動(dòng)，例如定期檢查信息系統(tǒng)。內(nèi)部監(jiān)督方面，HE集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心由集團(tuán)總部管理，通常由監(jiān)事會(huì)和審計(jì)委員會(huì)負(fù)責(zé)。同時(shí)受內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督，以風(fēng)險(xiǎn)管理策略為指導(dǎo)，共同確保財(cái)務(wù)共享中心的正常運(yùn)行。此外，財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部實(shí)行自我監(jiān)督，以現(xiàn)場管理和定期評(píng)測為主。同時(shí)，集團(tuán)采用配套的財(cái)務(wù)核算、控制系統(tǒng)、影像系統(tǒng)等來確保企業(yè)內(nèi)部信息溝通。

1.3 Z公司

內(nèi)部環(huán)境方面，對Z公司的內(nèi)部控制實(shí)施監(jiān)督和審查的主體是該公司的審計(jì)委員會(huì)及其內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)。同時(shí)，公司內(nèi)控團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)管理公司整體內(nèi)控制度，同時(shí)對已設(shè)立的制度進(jìn)行完善。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面，Z公司建立了嚴(yán)格的風(fēng)險(xiǎn)管理體系，為確保內(nèi)控活動(dòng)的有效執(zhí)行，公司將風(fēng)險(xiǎn)分成5類分別進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估，并采取合理手段進(jìn)行管控?？刂苹顒?dòng)方面，公司將控制活動(dòng)細(xì)分為26個(gè)子流程，財(cái)務(wù)共享中心基于此制定了100個(gè)控制點(diǎn)。內(nèi)部監(jiān)督方面，公司以內(nèi)部審計(jì)為主，針對內(nèi)部審計(jì)的結(jié)果定期對企業(yè)內(nèi)部控制的執(zhí)行效果作出自我評(píng)價(jià)，然后出具內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)報(bào)告[2]。

2 財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制存在問題分析

根據(jù)多個(gè)公司財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制現(xiàn)狀，本文總結(jié)出它們在內(nèi)部控制5個(gè)要素方面都存在普遍性問題，問題情況如下。

2.1 控制環(huán)境方面

良好的控制環(huán)境是企業(yè)有效實(shí)施內(nèi)部控制的關(guān)鍵。研究發(fā)現(xiàn)，財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境方面存在的問題主要體現(xiàn)在員工發(fā)展受限和員工之間交流困難兩個(gè)方面。

2.1.1 員工離職率高且發(fā)展空間受限

財(cái)務(wù)共享中心顛覆了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理方式，它把基礎(chǔ)的、重復(fù)性高的業(yè)務(wù)集中處理，原本的人工操作被計(jì)算機(jī)代替。因此，財(cái)務(wù)共享中心只需少數(shù)進(jìn)行簡單操作的基礎(chǔ)工作人員，且財(cái)務(wù)共享流水式作業(yè)方式以及操作性工作晉升范圍小，導(dǎo)致員工離職率較高。員工的離職會(huì)影響財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)處理效率，同時(shí)企業(yè)還需要花費(fèi)時(shí)間對新員工進(jìn)行培訓(xùn)。這在一定程度上會(huì)影響企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)核算效率，從而增加企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.1.2 員工之間交流困難

實(shí)施財(cái)務(wù)共享的企業(yè)很多都是跨國集團(tuán)公司。一般在集團(tuán)總部或者某地區(qū)設(shè)立一到兩個(gè)財(cái)務(wù)共享中心，財(cái)務(wù)共享中心覆蓋各個(gè)國家和地區(qū)。由于區(qū)域跨度較大，財(cái)務(wù)共享中心在運(yùn)行過程中會(huì)產(chǎn)生一系列關(guān)于時(shí)差、語言、文化等方面的問題。以時(shí)差為例，不同國家地區(qū)員工上班時(shí)間有差異。因此當(dāng)遇到特殊緊急情況時(shí)，會(huì)造成無法溝通、處理滯后等的情況發(fā)生，極大地影響了員工的業(yè)務(wù)處理效率。同時(shí)，基于成本效益原則，基礎(chǔ)工作人員學(xué)歷普遍不高。在跨地區(qū)交流過程中語言是一個(gè)很大障礙，員工之間溝通困難無疑會(huì)降低財(cái)務(wù)共享中心工作效率。

2.2 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是指企業(yè)通過識(shí)別和分析與內(nèi)部控制目標(biāo)相對應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，然后采取相應(yīng)措施應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的過程。在公司實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心過程中，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面的不足主要體現(xiàn)在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)設(shè)置和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系兩方面[3]。

2.2.1 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理

財(cái)務(wù)共享中心作為組織機(jī)構(gòu)的內(nèi)部部門，有很大落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)管理工作的責(zé)任。在風(fēng)險(xiǎn)管理部門的帶領(lǐng)下，共享中心相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)制定、實(shí)施并完善和財(cái)務(wù)共享中心風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)控相關(guān)的各項(xiàng)工作，幫助企業(yè)落實(shí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)管理。但實(shí)際上，有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的分析和規(guī)則制定等工作大都由內(nèi)控建設(shè)項(xiàng)目組來完成，風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)并沒有發(fā)揮到實(shí)際的作用。由于內(nèi)控建設(shè)項(xiàng)目組工作不穩(wěn)定、內(nèi)部組織容易產(chǎn)生混亂，極大程度上增加了財(cái)務(wù)共享風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2.2 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系不成熟

雖然公司都針對其本身的狀況建立了相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估系統(tǒng)，設(shè)立了專業(yè)人員對流程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，但是在財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系仍然存在很多問題和不足，主要體現(xiàn)在：一是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作并沒有緊密結(jié)合財(cái)務(wù)共享中心，沒有發(fā)揮出財(cái)務(wù)系統(tǒng)相對應(yīng)的優(yōu)勢。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理控制主要集中于事中和事后，沒有通過財(cái)務(wù)共享對相關(guān)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)在事前進(jìn)行控制。二是財(cái)務(wù)共享中心缺少對風(fēng)險(xiǎn)的反應(yīng)能力，在外部環(huán)境發(fā)生變化的時(shí)候，不能及時(shí)根據(jù)公司自身情況進(jìn)行調(diào)整，同時(shí)，財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)繁雜，因此各個(gè)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)疊加可能會(huì)直接造成企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 控制活動(dòng)方面

控制活動(dòng)是指企業(yè)實(shí)施的各種方法、程序和政策等，目的是確保管理層下達(dá)的命令都得到正確無誤的執(zhí)行。企業(yè)財(cái)務(wù)共享實(shí)施過程中面臨的主要控制活動(dòng)問題是財(cái)務(wù)審核不嚴(yán)格、落實(shí)不到位，憑證處理不及時(shí)。

2.3.1 財(cái)務(wù)審核不嚴(yán)格且落實(shí)不到位

建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的公司業(yè)務(wù)范圍都比較廣，下設(shè)眾多分公司。因其組織形式復(fù)雜，加上對成本財(cái)務(wù)的控制，各公司一般只在財(cái)務(wù)共享中心設(shè)置財(cái)務(wù)審核崗位，而非具體到各個(gè)業(yè)務(wù)單位。該模式在降低財(cái)務(wù)審核人工成本的同時(shí)，削弱了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的控制作用。共享中心和業(yè)務(wù)單位距離較遠(yuǎn)，財(cái)務(wù)共享中心審核人員對其審核業(yè)務(wù)了解不深，難以對業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性進(jìn)行檢驗(yàn)[4]。

2.3.2 憑證處理不及時(shí)

企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心的目的之一就是利用信息技術(shù)提高企業(yè)處理業(yè)務(wù)的效率。在實(shí)務(wù)單據(jù)處理方面，上傳影像后的原始憑證需要統(tǒng)一寄到財(cái)務(wù)共享中心。因?yàn)闃I(yè)務(wù)單位可能距離財(cái)務(wù)共享中心較遠(yuǎn)，在寄送過程中，難免會(huì)出現(xiàn)實(shí)物單據(jù)無法按時(shí)送達(dá)、單據(jù)丟失或損害等不可抗力因素。原始憑證作為企業(yè)至關(guān)重要的會(huì)計(jì)資料，上述分析的不確定因素?zé)o疑給正常財(cái)務(wù)工作運(yùn)行帶來一定困難。又因?yàn)樵紗螕?jù)種類繁多，寄送費(fèi)用較高，單據(jù)的整合和保存對共享中心來說也是一筆巨大的支出。

2.4 信息與溝通方面

在企業(yè)內(nèi)部，財(cái)務(wù)共享中心將集團(tuán)各地區(qū)、各部門的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)集中處理，這樣雖然降低了企業(yè)成本、提升了財(cái)務(wù)部門工作效率，但是也在一定程度上降低了財(cái)務(wù)信息的安全性、時(shí)效性。財(cái)務(wù)共享中心直接由集團(tuán)總部管理，共享中心工作人員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作，與業(yè)務(wù)分離，同業(yè)務(wù)部門沒有任何直接聯(lián)系。同時(shí)，其工作人員大都沒有與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致其業(yè)務(wù)知識(shí)匱乏，形成與各業(yè)務(wù)部門之間溝通困難的局面。因此共享中心工作人員在對業(yè)務(wù)進(jìn)行審查核算時(shí)，難免出現(xiàn)偏差引起財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.5 內(nèi)部監(jiān)督方面

內(nèi)部監(jiān)督是確保企業(yè)內(nèi)部控制可以正常實(shí)施和運(yùn)行的關(guān)鍵因素。在內(nèi)部監(jiān)督方面，雖然大多數(shù)企業(yè)都設(shè)有內(nèi)部審計(jì)部門，但內(nèi)部審計(jì)部門與財(cái)務(wù)共享中心聯(lián)系較弱，不能對財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)監(jiān)控。大多數(shù)審計(jì)方式還停留在事后審計(jì)層面，缺少對內(nèi)控體系設(shè)計(jì)及其運(yùn)行方面的監(jiān)督和評(píng)價(jià)，很難對財(cái)務(wù)流程實(shí)施跟蹤審計(jì)，整體內(nèi)部監(jiān)督效率較低[5]。

3 財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化建議

3.1 提升財(cái)務(wù)人員素質(zhì)以強(qiáng)化內(nèi)部控制環(huán)境

目前企業(yè)共享中心工作人員方面存在的問題主要有：工作內(nèi)容單一，工作人員離職率高，職業(yè)前景不明朗。因此，公司應(yīng)該了解這類員工的需求，并提出解決問題的方案。首先，要加強(qiáng)企業(yè)文化的建設(shè)，植入企業(yè)十分關(guān)注員工發(fā)展的文化理念。同時(shí)，擴(kuò)大和加深企業(yè)文化的影響，潛移默化地使中心工作人員接受企業(yè)觀念，認(rèn)同企業(yè)文化，建立員工的歸屬感。其次，企業(yè)為共享中心員工作相應(yīng)的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，建立不同的員工晉升渠道，提升員工對工作的期待程度，以此來刺激和提升員工的工作積極性。例如，將熟練掌握共享中心運(yùn)營機(jī)制的工作人員作為運(yùn)營儲(chǔ)備干部來培養(yǎng)。最后，定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容既要包括員工當(dāng)前的工作范圍，又要考慮提升員工的綜合能力，促進(jìn)企業(yè)之間崗位流動(dòng)，提升共享中心工作效率。

3.2 調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)以完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)體系

建立健全風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)。通常情況下，董事會(huì)與監(jiān)事會(huì)負(fù)責(zé)審查公司內(nèi)部控制情況并提出建議。根據(jù)公司目前財(cái)務(wù)共享發(fā)展現(xiàn)狀以及其對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理的需要，企業(yè)可以在財(cái)務(wù)共享中心設(shè)立專門的風(fēng)險(xiǎn)控制部門，以達(dá)到優(yōu)化共享中心的組織結(jié)構(gòu)和清晰地界定各部門權(quán)利與責(zé)任的目的。

完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)體系。企業(yè)在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)，可以采用定量與定性分析相結(jié)合的方法，先分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因是什么，然后將各個(gè)原因相聯(lián)系，從風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的根源上選擇風(fēng)險(xiǎn)分析策略。例如，可以根據(jù)可能發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的程度以及風(fēng)險(xiǎn)真正發(fā)生時(shí)給企業(yè)帶來的危害程度對其進(jìn)行分類，然后企業(yè)可以針對不同種類的風(fēng)險(xiǎn)采取相對應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略[6]。

3.3 完善財(cái)務(wù)崗位以提高憑證處理速度

為了解決財(cái)務(wù)審核不到位問題，企業(yè)可以在分公司設(shè)立財(cái)務(wù)初審崗位。在分公司遞交財(cái)務(wù)信息之前，應(yīng)當(dāng)先由財(cái)務(wù)初審崗的工作人員對其進(jìn)行初審，以避免由于程序不恰當(dāng)或?qū)徟粐?yán)格引起的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，還可以避免因共享中心工作人員不了解分公司業(yè)務(wù)無法對票據(jù)內(nèi)容進(jìn)行審核的困境。由財(cái)務(wù)初審崗審核發(fā)現(xiàn)的有問題的財(cái)務(wù)信息可直接提交給分公司的財(cái)務(wù)部門，由其對不合規(guī)的財(cái)務(wù)信息實(shí)施管理控制。

為提高憑證處理速度，一方面需要公司適當(dāng)增加共享中心的人員，以避免因特殊情況造成的單據(jù)擠壓現(xiàn)象。同時(shí)，在對員工進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，可以對各個(gè)不同的業(yè)務(wù)小組進(jìn)行交叉培訓(xùn)，讓部門員工了解不同業(yè)務(wù)，這樣，共享中心人員不足時(shí)就可以從其他部門進(jìn)行調(diào)配。另一方面，企業(yè)應(yīng)積極提升會(huì)計(jì)無紙化進(jìn)程。

3.4 完善內(nèi)部信息溝通以建立標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)流程

在公司內(nèi)部，一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)大范圍普及基礎(chǔ)財(cái)務(wù)知識(shí)和觀念，減少因知識(shí)不對等產(chǎn)生的溝通不當(dāng)現(xiàn)象。同時(shí)共享中心工作人員在處理業(yè)務(wù)時(shí)，盡量使用簡潔、明了、通俗的說法來替代專用財(cái)務(wù)術(shù)語，便于兩者溝通。另一方面，企業(yè)可以建立對全體員工可用的內(nèi)部交流平臺(tái)，以加強(qiáng)共享中心工作人員與業(yè)務(wù)部門工作人員之間的溝通與互動(dòng)，提升信息傳遞的準(zhǔn)確性、真實(shí)性與及時(shí)性。

3.5 加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)力度以改善監(jiān)督管理措施

加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)與財(cái)務(wù)共享中心之間的聯(lián)系，加強(qiáng)事前與事中審計(jì)，采取多種審計(jì)方式。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期針對其審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題和監(jiān)控的內(nèi)部情況與財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行溝通，并且針對財(cái)務(wù)共享建立日常監(jiān)督機(jī)制。在審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)或者執(zhí)行存在重大缺陷時(shí)，應(yīng)及時(shí)向董事會(huì)報(bào)告，并監(jiān)督共享中心對相關(guān)問題的整改。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)當(dāng)重視內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)工作，本著透明、真實(shí)、公開的原則按照企業(yè)實(shí)際控制情況披露內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)報(bào)告。

4 結(jié)束語

財(cái)務(wù)共享模式在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展、增強(qiáng)企業(yè)社會(huì)競爭力的同時(shí)，必然會(huì)給企業(yè)內(nèi)部控制制度運(yùn)行帶來一定的影響。本文基于COSO內(nèi)部控制框架中的5個(gè)要素，通過分析目前財(cái)務(wù)共享模式下集團(tuán)公司內(nèi)部控制的管理現(xiàn)狀，找出了財(cái)務(wù)共享模式下其存在的相關(guān)問題，并針對問題提出了一些建議與意見。所得出的結(jié)論在一定程度上可以彌補(bǔ)財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制的不足，但是本文也只是對其存在的典型問題進(jìn)行了分析，未作更加細(xì)致深入的研究。

（責(zé)任編輯 王 璐）