分析利用大數(shù)據(jù)推進(jìn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)新思路

山東省青島市李滄區(qū)房產(chǎn)服務(wù)中心 林燕

在大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，本著“數(shù)字開啟未來(lái)，服務(wù)促進(jìn)發(fā)展”的指導(dǎo)思想，各行各業(yè)都需要在大數(shù)據(jù)平臺(tái)發(fā)揮巨大的作用，數(shù)字化快速發(fā)展是我們當(dāng)前時(shí)期發(fā)展戰(zhàn)略性計(jì)劃，筆者著重從大數(shù)據(jù)在檔案管理上的應(yīng)用，結(jié)合“十四五”規(guī)劃要求，檔案管理者應(yīng)積極轉(zhuǎn)變工作思路，推進(jìn)檔案管理有序進(jìn)步與可持續(xù)發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理的重要意義

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，面對(duì)海量的信息，人工操作即將被淘汰，如果沒有大數(shù)據(jù)的收集與整理，很難跟上新時(shí)期的步伐。簡(jiǎn)單地概括大數(shù)據(jù)時(shí)代就是信息化的時(shí)代，信息是搶占機(jī)遇的先機(jī)，如果忽視了信息，就會(huì)喪失機(jī)會(huì)。無(wú)論是普通老百姓還是單位、公司、商業(yè)等已經(jīng)離不開大數(shù)據(jù)，海量的信息需大數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行分類、篩選、分析并提取有用的數(shù)據(jù)來(lái)確保對(duì)信息的可利用性，極大提高工作質(zhì)量與效率。大數(shù)據(jù)與檔案管理兩者之間互相依存、密不可分。

簡(jiǎn)單地理解大數(shù)據(jù)，就是通過(guò)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、拍攝、激光技術(shù)三維立體掃描等形式，將檔案資源統(tǒng)一整合在一起，從而建立一個(gè)以虛擬的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，并給檔案管理者提供準(zhǔn)確、可靠、真實(shí)的檔案數(shù)據(jù)，通過(guò)大數(shù)據(jù)的程序?qū)嶋H應(yīng)用，可以為查閱者提供便捷的服務(wù)，提升檔案的利用率，在此過(guò)程使檔案信息實(shí)現(xiàn)共享的目標(biāo)，為讀者查閱資料提供參考依據(jù)，使檔案的查閱、利用、開放性進(jìn)一步優(yōu)化。所以說(shuō)，大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理起到了重要的作用，為今后可持續(xù)發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、大數(shù)據(jù)建設(shè)的戰(zhàn)略思路

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各行各業(yè)已經(jīng)離不開數(shù)字化，筆者就房產(chǎn)檔案為例，就建立數(shù)字檔案館（室），整合檔案信息資源、重新構(gòu)建新框架、建立數(shù)字化信息平臺(tái)管理規(guī)章制度，打通各個(gè)部門之間的壁壘，迎接新時(shí)期房產(chǎn)檔案領(lǐng)域的挑戰(zhàn)，勇于革新，加快傳統(tǒng)檔案向電子檔案的迅速轉(zhuǎn)換，也是數(shù)字檔案館（室）與時(shí)代同步發(fā)展的重要途徑。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案管理工作的“重中之重”，緊跟數(shù)字化信息技術(shù)高速發(fā)展，檔案信息由紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾?，?shí)現(xiàn)檔案管理信息跨越式發(fā)展[1]。

（一）建立數(shù)字化房產(chǎn)檔案信息平臺(tái)的必要性

筆者以山東省青島市李滄區(qū)房產(chǎn)服務(wù)中心為例，充分對(duì)本單位的機(jī)構(gòu)情況、工作職能情況、公房管理情況等方面進(jìn)行充分調(diào)研，從中發(fā)現(xiàn)存在的問題與當(dāng)前所面臨的困難，積極出臺(tái)研究方案與對(duì)策。當(dāng)務(wù)之急，最能觖決上述問題的就是加快數(shù)字化建設(shè)，對(duì)整個(gè)房產(chǎn)系統(tǒng)各個(gè)部門的信息進(jìn)行整合，建立一個(gè)大數(shù)據(jù)平臺(tái)，早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理模式。所以說(shuō)，建立房產(chǎn)大數(shù)據(jù)平臺(tái)勢(shì)在必行，將為房產(chǎn)信息的檔案管理在提高質(zhì)量與效率方面提供有力保障。

（二）提升數(shù)字檔案管理服務(wù)能力和價(jià)值

數(shù)字檔案管理模式，離不開計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的支持與應(yīng)用，把海量的信息全部錄入到電腦中，通過(guò)編程的方式，建立一套屬于房產(chǎn)系統(tǒng)應(yīng)用的安全軟件，讓管理者登錄即可完成信息瀏覽、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。設(shè)計(jì)一種既可以在計(jì)算機(jī)上操作，也可以在手機(jī)端操作的便捷式軟件。通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠有效提升房產(chǎn)檔案管理工作的質(zhì)量，為房產(chǎn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

檔案數(shù)字化管理是新型檔案管理模式，主要是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，把檔案信息錄入到電腦中進(jìn)行管理的新型管理體制。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下，檔案管理安全性與保密性必須引起高度重視，只有確保信息和數(shù)據(jù)的安全，才能夠有效保證數(shù)字房產(chǎn)檔案系統(tǒng)的正常工作，也是開展數(shù)字化工作的重要前提。

（三）加大檔案管理者培訓(xùn)力度，提升綜合素質(zhì)

大數(shù)據(jù)背景下，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的信息共享，海量的信息需要借助大數(shù)據(jù)的平臺(tái)來(lái)提供檔案利用者的查詢、檢索等功能，并將檔案管理工作的信息傳遞、接收、存儲(chǔ)等過(guò)程與信息達(dá)到共享，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。這就需檔案管理者掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，更新計(jì)算機(jī)操作方面的知識(shí)，以便適應(yīng)信息化建設(shè)管理的需求。對(duì)于單位而言，需要在培訓(xùn)方面加大資金扶持力度，為檔案工作者提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，拓寬其眼界格局，不斷更新檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技能，還要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)信息處理、數(shù)據(jù)分析等方面的知識(shí)，優(yōu)化其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其整體素質(zhì)。壯大檔案人才隊(duì)伍，不拘一格廣攬人才，加快信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析等方面人才的引進(jìn)，匯聚各界精英，使檔案工作者始終保持積極向上的工作狀態(tài)，積極學(xué)習(xí)新知識(shí)，努力掌握現(xiàn)代化的科技手段和管理技術(shù)，同時(shí)要廣泛涉獵網(wǎng)絡(luò)文化、用戶分析等各方面的相關(guān)知識(shí)。提高檔案信息化管理的能力，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍。使檔案工作者能夠在大數(shù)據(jù)領(lǐng)域中不斷地創(chuàng)新，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)揚(yáng)檔案人的無(wú)私奉獻(xiàn)、甘于寂寞的精神，更好地為單位服好，為檔案查詢者提供高效、便捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以時(shí)不我待的緊迫感在時(shí)代的浪潮中抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，努力開創(chuàng)檔案事業(yè)發(fā)展的新局面。

三、大數(shù)據(jù)建設(shè)創(chuàng)新思路

（一）制定科學(xué)的檔案管理制度

筆者以自己所在的單位為例，首先信息化建設(shè)必須引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案信息化管理總牽頭部門是辦公室，各個(gè)部門要單獨(dú)設(shè)一名檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門的信息收集、整理、錄入等工作。健全管理制度，明確相關(guān)人員的主要職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到具體人，提高工作效率。建立互相監(jiān)督機(jī)制，設(shè)定管理員、監(jiān)督員的職責(zé)，做到互相監(jiān)督、互相制約。利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，建立檔案查詢?nèi)罩?，?duì)每一位進(jìn)入系統(tǒng)查詢的檔案員進(jìn)行監(jiān)控，一旦出現(xiàn)泄密事件，一查到底，按規(guī)章制度來(lái)處理。這樣一來(lái)，結(jié)合檔案管理員的績(jī)效考核，一是對(duì)檔案管理員嚴(yán)格管理；二是檔案管理平臺(tái)的安全性得到保障；三是培養(yǎng)檔案管理員高尚職業(yè)道德。

（二）檔案數(shù)字化利用所面臨的挑戰(zhàn)

目前，檔案數(shù)字化利用率比較低，不利于檔案管理應(yīng)用，檔案利用水平亟待提高，這是檔案管理者面臨的巨大挑戰(zhàn)。因大數(shù)據(jù)時(shí)代信息海量，同一檔案信息通常分散在不同數(shù)據(jù)庫(kù)里，如何將大量分散的信息進(jìn)行收集、分類、分析，從中挖掘出有價(jià)值的信息供利用者參考與使用,這是檔案管理者面臨的困難與壓力，也是檔案管理者能力與價(jià)值的體現(xiàn)。

檔案數(shù)字化應(yīng)用中公眾對(duì)檔案數(shù)字化呈現(xiàn)多元化發(fā)展需求，應(yīng)用檔案數(shù)字化做好數(shù)字化檔案管理工作以實(shí)現(xiàn)信息共享，提高檔案數(shù)字化應(yīng)用管理水平[2]。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)將迎來(lái)信息服務(wù)大變革。比如，一些網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已實(shí)現(xiàn)依據(jù)個(gè)人所好定制個(gè)性化服務(wù)，倍受廣大網(wǎng)民的喜愛。相比之下，檔案信息的服務(wù)方式仍局限于簡(jiǎn)單的被動(dòng)查檔服務(wù)，導(dǎo)致服務(wù)產(chǎn)品品種單一、內(nèi)容陳舊，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代公眾個(gè)性化服務(wù)需求大趨勢(shì)，這將是檔案管理者關(guān)于利用服務(wù)能力方面面臨的巨大困難與挑戰(zhàn)。

（三）對(duì)檔案資源建設(shè)的挑戰(zhàn)

目前我們已身處信息技術(shù)高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)智能時(shí)代，海量的數(shù)據(jù)使得檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)的難度大大增加,如果不具備大數(shù)據(jù)思維，將會(huì)被時(shí)代淘汰。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)據(jù)可以自由生產(chǎn)、自由管理、自由流通，就使得數(shù)據(jù)的收集歸檔變得極為復(fù)雜。與此同時(shí)，每個(gè)個(gè)體都有可能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將檔案信息傳遞、發(fā)布和推廣，成為數(shù)據(jù)的開發(fā)者。由于大數(shù)據(jù)是對(duì)活動(dòng)的“全程記錄”而非“有用才被記錄”，就使得大數(shù)據(jù)的價(jià)值密度較低，而且網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中各種數(shù)據(jù)“魚龍混雜、參差不齊、真?zhèn)坞y辨”，如何做好數(shù)據(jù)資源價(jià)值鑒定，考驗(yàn)檔案工作者的智慧和技能。要提升信息技術(shù)水平，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)的查看，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享[3]。

大數(shù)據(jù)背景下,云計(jì)算信息處理平臺(tái)數(shù)字化技術(shù)與去計(jì)算技術(shù)有相似之處,檔案管理工作要突出數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，云計(jì)算技術(shù)主要是根據(jù)用戶的操作指令，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運(yùn)用搜索引擎獲取大量的信息和資料。數(shù)字化技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)都具有網(wǎng)絡(luò)虛擬性，利用虛擬的語(yǔ)言形式將檔案資料提供給用戶，這將給數(shù)據(jù)資源價(jià)值鑒定增大難度。關(guān)鍵問題要考慮安全性、保密性的問題，如果檔案管理人員缺乏安全保密意識(shí)，比如，不當(dāng)?shù)牟僮骰蛘卟僮魇д`等因素，致使檔案信息外泄、破壞、丟失等情況發(fā)生，再者就是來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的黑客、病毒入侵等，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成泄露、丟失、篡改等現(xiàn)象，致使單位遭受損失，嚴(yán)重影響正常工作的開展。

（四）創(chuàng)新檔案管理可持續(xù)發(fā)展思路

一是早日實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息資源共享進(jìn)度緩慢的原因受多方面因素的制約。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展，也為檔案信息資源共享打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，下一步如何搭建平臺(tái)，盡快打通各系統(tǒng)和各部門檔案之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)不同領(lǐng)域不同地域檔案資源數(shù)據(jù)整合，打通數(shù)字脈絡(luò)，加大檔案信息積累，為實(shí)現(xiàn)最大限度地資源共享，真正體現(xiàn)在大數(shù)據(jù)環(huán)境中多種多樣檔案信息資源的社會(huì)共享，既可以縮減檔案建設(shè)成本，又可以提高檔案利用率；二是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)。檔案管理工作發(fā)不開建立規(guī)范化管理制度，制定完善信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，快速實(shí)現(xiàn)檔案工作多種技術(shù)與業(yè)務(wù)的有效銜接，早日實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化快速發(fā)展，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

四、結(jié)語(yǔ)

利用大數(shù)據(jù)推進(jìn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展是“十四五”規(guī)劃的重要任務(wù)，也是擺在檔案管理者面前新的挑戰(zhàn)，既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，如何迎接大數(shù)據(jù)挑戰(zhàn)，如何抓住大數(shù)據(jù)機(jī)遇，是大數(shù)據(jù)背景下每一位檔案工作者前進(jìn)與努力的方向，努力將檔案管理工作再上一個(gè)新臺(tái)階，檔案管理信息化建設(shè)道路任重而道遠(yuǎn)。