檔案管理工作的重要性研究

山西平舒煤業(yè)有限公司 申海燕

一、檔案管理基本概念

檔案管理也就是檔案工作，其基本的概念就是對(duì)公司、單位、工廠等各組織中的各種檔案進(jìn)行管理的工作，其具體的工作內(nèi)容包含很多，包括對(duì)檔案的收集、檔案的整理、檔案的歸類、檔案的保存、檔案的調(diào)用等，而檔案管理工作由于其面向的對(duì)象是檔案，服務(wù)的對(duì)象是檔案使用者，所以其工作的進(jìn)行很多情況下是復(fù)雜且工作量巨大的，很多時(shí)候檔案管理者需要在大量的檔案中快速尋找數(shù)份文檔，并且在事后要做好歸檔工作，因此檔案管理工作如果沒(méi)有良好的管理技巧和管理手段將難以實(shí)現(xiàn)有效的管理。

而作為一項(xiàng)具備長(zhǎng)久應(yīng)用且廣泛存在的工作，也在其實(shí)際的工作中發(fā)展出了相應(yīng)的工作原則，其中主要原則涵蓋保持檔案聯(lián)系、確保檔案區(qū)分、紙質(zhì)電子統(tǒng)一三大原則，其中保持檔案聯(lián)系，就是檔案的歸納和收集，需要保持各個(gè)檔案在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面的聯(lián)系性，確保連續(xù)性的歸檔，便于日后應(yīng)用。檔案區(qū)分，則是要求根據(jù)檔案的不同價(jià)值進(jìn)行不同的區(qū)分，進(jìn)而進(jìn)行不同層級(jí)的管理和收納。紙質(zhì)電子統(tǒng)一，則是在存在紙質(zhì)文檔和電子文檔兩種類型文檔的情況下，二者的內(nèi)容需要做到一致，且以同一層級(jí)的要求進(jìn)行管理，并且要以實(shí)際情況為標(biāo)準(zhǔn)，決定這兩種文檔的主次，總而言之，要做好這兩類文檔的協(xié)調(diào)管理。

二、檔案管理的重要性

檔案管理作為廣泛存在于各個(gè)單位、企業(yè)、部門的工作，其存在和實(shí)施自然具備重要的價(jià)值，具體來(lái)說(shuō)檔案管理工作的重要性主要涵蓋如下。

首先，利于信息存儲(chǔ)。檔案管理首先對(duì)于信息的存儲(chǔ)有直接的影響和幫助，因?yàn)闄n案實(shí)際上的作用在于對(duì)信息的存儲(chǔ)和處理，包括一些重要的客戶數(shù)據(jù)、流水信息、單位數(shù)據(jù)等都有賴于檔案的管理和保存，因此對(duì)檔案進(jìn)行合理的管理就是對(duì)各種信息進(jìn)行有效的管理和保護(hù)，信息時(shí)代，信息往往就代表著財(cái)富，各種信息數(shù)據(jù)交織在一起所構(gòu)成的信息網(wǎng)絡(luò)和體系，能夠幫助企業(yè)在其中探尋市場(chǎng)和發(fā)掘潛力，以此促進(jìn)自身更好地贏利，因此在當(dāng)下做好檔案管理工作，非常有利于對(duì)信息的存儲(chǔ)，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)富的創(chuàng)造。

其次，利于信息安全。檔案管理的進(jìn)行，對(duì)于信息安全也有很大的幫助作用和，因?yàn)闄n案管理工作在收集各項(xiàng)檔案和管理保存各方面信息數(shù)據(jù)的過(guò)程中，也肩負(fù)著保護(hù)信息和數(shù)據(jù)安全的職責(zé)，包括避免檔案丟失、避免檔案數(shù)據(jù)泄露等，這一檔案管理的信息安全價(jià)值和重要性，在當(dāng)下具備更為凸顯的價(jià)值意義，因?yàn)樵诋?dāng)下的信息時(shí)代，很多單位、企業(yè)、公司的檔案管理工作，都由原來(lái)的傳統(tǒng)管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，這樣的新型管理模式，在提升了管理效率發(fā)展和管理效果的同時(shí)，也產(chǎn)生了一些管理上的信息安全問(wèn)題，包括容易從網(wǎng)絡(luò)入侵獲取信息、檔案信息容易因?yàn)槎搪窋嚯姷葘?dǎo)致丟失等。總的來(lái)說(shuō)，做好檔案管理工作對(duì)于信息的安全具備重要的提升作用。

最后，利于制度發(fā)展。檔案管理工作的進(jìn)行，除了表面上的信心安全保障和信息存儲(chǔ)保障外，其內(nèi)在的重要性和價(jià)值，還體現(xiàn)在其對(duì)制度的影響和發(fā)展上，因?yàn)闄n案管理工作本身就是充滿制度約束和制度規(guī)范的工作，其工作內(nèi)容包括存儲(chǔ)制度、調(diào)用制度、記錄制度、修改制度等多方面的制度內(nèi)容，可以說(shuō)檔案管理工作本身就是以制度化為主的工作，因此良好地推進(jìn)檔案管理工作落實(shí)和優(yōu)化，就代表企業(yè)和單位有能力和信心進(jìn)行制度化的建設(shè)和落實(shí)，以檔案管理制度為基礎(chǔ)，可以全面推進(jìn)公司單位制度的發(fā)展。

三、檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

結(jié)合上文來(lái)看，檔案管理的進(jìn)行本身具備重要的價(jià)值和意義，其重要性在當(dāng)下的很多公司和單位中不可替代，因此需要繼續(xù)加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理的進(jìn)步，由此本文提出如下的對(duì)策，用于檔案管理的優(yōu)化提升。

（一）健全人才隊(duì)伍

為促使檔案管理工作在當(dāng)下的企業(yè)和單位中更好地落實(shí)，相關(guān)的單位和部門首先要注意做好對(duì)人才隊(duì)伍的健全，對(duì)于人才隊(duì)伍的健全主要的目的在于促進(jìn)企業(yè)和單位具備更好的人才隊(duì)伍和更多的優(yōu)秀人才，能夠滿足檔案管理工作的要求，而對(duì)于人才隊(duì)伍的健全，一方面需要單位企業(yè)做好對(duì)當(dāng)下企業(yè)單位人才的培訓(xùn)，培訓(xùn)其基本的管理技術(shù)和設(shè)備控制方法，并且要繼續(xù)提升工作人員的工作素養(yǎng)和道德品質(zhì)，確保相關(guān)人員在工作的過(guò)程中，能夠做到遵守規(guī)定且兢兢業(yè)業(yè)地工作。另一方面，對(duì)于人才隊(duì)伍的健全和完善，還需要做好對(duì)人才的補(bǔ)充和招聘，人才的補(bǔ)充和招聘就是更多增加檔案管理崗位，并吸納更多優(yōu)秀檔案管理人才進(jìn)入崗位工作，而為了實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的招聘，相關(guān)的單位需要在提高招聘門檻的同時(shí)，進(jìn)一步提升崗位待遇，以高薪酬和高福利吸引更多的優(yōu)秀檔案管理人才進(jìn)入企業(yè)單位工作。

（二）制定嚴(yán)格制度

檔案管理的落實(shí)和優(yōu)化發(fā)展，還需要相關(guān)的企業(yè)單位做好對(duì)制度的制定，制度的制定十分重要，正所謂沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，對(duì)于檔案管理的有效進(jìn)行也需要有效的管理制度，本文認(rèn)為制度的制定主要需要從以下幾方面做起：首先，建立嚴(yán)格的人事管理制度，人事管理制度就是針對(duì)檔案管理人員的管理制度，這一制度主要的管理內(nèi)容涵蓋日常簽到、工作考核、獎(jiǎng)懲制度等，具體來(lái)說(shuō)，就是通過(guò)工作人員的日常簽到和日常工作情況，進(jìn)行實(shí)際的工作內(nèi)容考核，進(jìn)而根據(jù)考核情況根據(jù)獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)懲罰，以此起到管理的效果。其次，建立檔案管理制度，檔案管理制度就是對(duì)涉及檔案各項(xiàng)工作的管理制度，包括檔案的收納流程、檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案的檢查時(shí)間、檔案的調(diào)用要求、檔案的歸還期限等，通過(guò)建立嚴(yán)格且有效的管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案從歸納到調(diào)用再到歸還的全過(guò)程管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用的井然有序。

（三）應(yīng)用信息技術(shù)

檔案管理在企業(yè)和單位的應(yīng)用，還需要注意做好對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，信息技術(shù)的應(yīng)用具備重要的價(jià)值和意義，因?yàn)楫?dāng)下信息技術(shù)發(fā)展迅速，應(yīng)用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)可以將占地龐大且分類復(fù)雜的實(shí)體文件信息，通過(guò)一塊硬盤甚至通過(guò)云存儲(chǔ)的方式存儲(chǔ)，不但不占場(chǎng)地且成本更低，還能夠在調(diào)用查詢的過(guò)程中，通過(guò)檢索的方式快速查詢應(yīng)用，因此對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用就十分必要，但是對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用也并不意味著要完全拋棄傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)的紙媒形式，因?yàn)榧埫揭簿邆漭^強(qiáng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)和必要性，特別是對(duì)于企業(yè)公司和政府單位來(lái)說(shuō)，紙媒的權(quán)威性和公信力以及法律權(quán)威是信息媒介的文件難以比擬的，所以，信息技術(shù)應(yīng)當(dāng)作為檔案管理的補(bǔ)充，而非替代者，也就是說(shuō)應(yīng)用信息技術(shù)一方面是將各種檔案及信息數(shù)據(jù)多一個(gè)保存形式，更好地提升檔案信息和數(shù)據(jù)內(nèi)容的安全，另一方面也是為了補(bǔ)充傳統(tǒng)檔案管理在文件檢索和檔案調(diào)用上的不足，起到快速應(yīng)用的輔助效果。

（四）落實(shí)安全措施

檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展，也離不開(kāi)對(duì)安全措施的落實(shí)，安全措施的落實(shí)極為重要，特別是在應(yīng)用了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理工作中，更應(yīng)當(dāng)做好對(duì)安全措施的落實(shí)，因?yàn)橄鄬?duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式來(lái)說(shuō)，應(yīng)用了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理工作，更容易因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)性而受到外部的攻擊和信息的竊取，極易造成數(shù)據(jù)文檔的損壞和丟失，因此需要進(jìn)一步的加強(qiáng)落實(shí)安全措施，其中對(duì)于檔案管理中安全措施的落實(shí)，一方面需要構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)安全體系。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息管理工作中，依然還會(huì)受傳統(tǒng)安全因素的影響，因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息安全因素還要重視起來(lái)。通過(guò)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)安全體系，加強(qiáng)檔案信息管理的安全性。在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)安全體系過(guò)程中，要為電子檔案建立良好額運(yùn)行和物理環(huán)境，建立一個(gè)檔案信息安全網(wǎng)，通過(guò)數(shù)字檔案信息資源安全管理體系及安全技術(shù)和安全維護(hù)體系等，保障檔案數(shù)據(jù)信息既有一定的獨(dú)立性同時(shí)也具有一定的緊密聯(lián)系性，從而從根本上提高檔案數(shù)據(jù)的安全性。另一方面，需要提高檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化與結(jié)構(gòu)化。因?yàn)樵诋?dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化，不再是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，它能夠有效提高檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，提高檔案信息管理的質(zhì)量。當(dāng)前情勢(shì)下，信息數(shù)據(jù)越來(lái)越復(fù)雜，因此，檔案管理信息安全問(wèn)題需要引起重視和關(guān)注。在實(shí)際工作開(kāi)展時(shí)，檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化作為基礎(chǔ)工作，在檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和使用的過(guò)程中，結(jié)構(gòu)化具有一定的促進(jìn)作用，檔案信息數(shù)據(jù)管理及加密也會(huì)更加方便，一旦發(fā)現(xiàn)非法數(shù)據(jù)侵入時(shí)，其可以及時(shí)辨別出來(lái)，在對(duì)其進(jìn)行結(jié)構(gòu)處理后，提高檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)性，進(jìn)而保障檔案數(shù)據(jù)處理過(guò)程更加安全。

（五）強(qiáng)化編研工作

編研也是檔案管理的重要工作之一，對(duì)于檔案管理工作的優(yōu)化落實(shí)還需要注意做好對(duì)編研工作的強(qiáng)化，對(duì)于該工作的強(qiáng)化，一方面是做好檔案編研工作理論的發(fā)展,對(duì)編研工作的認(rèn)識(shí)要進(jìn)一步提高，因?yàn)闄n案事業(yè)作為信息事業(yè)的組成部分，其發(fā)展至今已進(jìn)入檔案信息管理和檔案信息服務(wù)的新階段，因此在檔案工作的實(shí)踐中，必須將注意力轉(zhuǎn)移到大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)利用服務(wù)上來(lái)。另一方面是要注意檔案編研工作的思路要開(kāi)拓,編研工作的力度要加大，具體來(lái)說(shuō)就是通過(guò)，從單一走向多元、擴(kuò)展編研對(duì)象、打破單一利用文書(shū)檔案的狀況等，以此實(shí)現(xiàn)編研工作的開(kāi)展和落實(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作作為設(shè)計(jì)民間企業(yè)、實(shí)體工廠、政府單位、學(xué)校醫(yī)院等各個(gè)社會(huì)群體和單位在內(nèi)的多項(xiàng)工作，其本身的存在和進(jìn)行具備重要的價(jià)值和意義，是保障信息有效存儲(chǔ)和調(diào)用，并提升相關(guān)單位組織制度化的重要工作內(nèi)容，而本文為了促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展和落實(shí)，促進(jìn)檔案管理在應(yīng)用的過(guò)程中具備更為優(yōu)秀的應(yīng)用價(jià)值并起到更好的管理效果，本文就研究并分析提出了落實(shí)安全措施、應(yīng)用信息技術(shù)、制定嚴(yán)格制度、健全人才隊(duì)伍等多項(xiàng)優(yōu)化對(duì)策，希望本文提出的對(duì)策方法能夠?qū)?shí)際的檔案管理工作起到一定的幫助作用。