高等院校圖書館與檔案館協(xié)調(diào)發(fā)展問題分析

張洛綺

摘 要：高校圖書館與檔案館存有豐富的文獻資料，如何促進二者協(xié)調(diào)發(fā)展，使得豐富館藏資源得到有效利用，對各高校師生日常學(xué)習(xí)研究具有極大的助益。目前，我國高校圖書館與檔案館基本處于“各自為政”的狀態(tài)，并且相互之間協(xié)調(diào)程度不足，資料文獻實際使用率不足，文獻資料處于閑置狀態(tài)的局面較為嚴(yán)重。因此，該文在界定圖書館與檔案館職能基礎(chǔ)上，分析了圖書館與檔案館協(xié)調(diào)發(fā)展涉及的四項內(nèi)容、存在的行政管理體制障礙等相關(guān)問題，并進一步提出了完善協(xié)調(diào)管理機制、提供資金支持等政策建議。

關(guān)鍵詞：高校? 圖書館? 檔案館? 協(xié)調(diào)發(fā)展

中圖分類號： G25? ? ? ? ?文獻標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? 文章編號：1672-3791（2021）10（b）-0000-00

Analysis on the Coordinated Development of Libraries and Archives

in Colleges and Universities

ZHANG? Luoqi

（Xi 'an International Studies University， Xi’an， Shaanxi Province， 710100 China）

Abstract： There are abundant documents in university libraries and archives. How to promote the coordinated development of the two and make effective use of the rich collection resources is of great benefit to the daily study and research of teachers and students in universities. At present， the university libraries and archives in China are basically in the state of "independent administration"， the coordination degree between each other is insufficient， the actual utilization rate of materials and documents is insufficient， and the situation of literature is serious. On the basis of defining the functions of library and archives， this paper analyzes the four aspects involved in the coordinated development of library and archives， the existing obstacles of administrative management system， and further puts forward some policy suggestions， such as perfecting the coordination management mechanism and providing financial support.

Key Words： University; Library; Archives; Coordinated development

1 高校圖書館與檔案館的職能界定

1.1 高校圖書館

圖書館的主要功能在于收集資料信息，保管文獻資料，供大眾進行借閱，提供一定空間進行學(xué)習(xí)。圖書館可以按不同標(biāo)準(zhǔn)進行分類，比如：服務(wù)對象可分為市民圖書館和高校圖書館;按行政級別可分為國家圖書館與省市級圖書館;按教育階段可分為中學(xué)圖書館與高校圖書館;按形式可以分為實體圖書館與網(wǎng)上圖書館等類別[1]。高校圖書館建設(shè)是各大高校具備辦學(xué)資質(zhì)的重要要件之一，為師生提供充足的文獻資料是圖書館建設(shè)的職責(zé)所在。

1.2高校檔案館

高校檔案館的主要功能在于存放保管歷史文獻資料，對學(xué)校建校以來的學(xué)校、師生、教學(xué)管理等各種重要檔案進行收集整理，并一定程度上對全校師生進行開放，提供查閱、有效利用相關(guān)史料。檔案館同樣可以分為類似圖書館的分類，具體保存重要文獻史料，為廣大用戶提供查閱服務(wù)。

從上述內(nèi)容可以看出，圖書館與檔案館之間均具有檔案存放功能、資料借閱查詢功能以及學(xué)習(xí)空間提供功能等，二者之間具有相通性;同時，二者又不完全相同，圖書館資料具有與時俱進功能，而檔案館資料都是過去已經(jīng)真實發(fā)生或產(chǎn)生的歷史文件、事件、檔案等方面的記錄存檔，相對較為陳舊，所以二者對于資料的時間價值需求不完全相同。

2 高校圖書館與檔案館協(xié)調(diào)發(fā)展內(nèi)容

高校圖書館與檔案館協(xié)調(diào)發(fā)展機制是高校進行文獻資料管理與利用、為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的必由之路，二者協(xié)調(diào)涉及了資源協(xié)調(diào)、管理協(xié)調(diào)、服務(wù)協(xié)調(diào)、館舍協(xié)調(diào)等方面內(nèi)容。

2.1資源協(xié)調(diào)

檔案館與圖書館具有豐富的資料文獻，圖書館是按照學(xué)科類別、層級大小進行文獻資料的分類管理，檔案館也是按照相應(yīng)類別對學(xué)校歷史檔案的管理保存。二者協(xié)調(diào)合作，能夠為資源充分利用、節(jié)約管理成本，方便師生學(xué)習(xí)與科研。圖書館與檔案館存放文獻資料的類型區(qū)別，決定了其發(fā)展方向各有側(cè)重，兩館服務(wù)協(xié)調(diào)機制的建立，可以為用戶提供資源共享，滿足各方的不同需要[2]。典型例子代表有：上海師范大學(xué)將二者館舍進行合并，統(tǒng)一進行資源管理，充分發(fā)揮文獻資源最大價值。

2.2管理協(xié)調(diào)

圖書館與檔案館雖然發(fā)展方向各自有所偏重，但是在資本投入管理、文獻資料整理管理、人員管理等方面存在一定的共性，特別是在法律規(guī)范的遵守、人工智能技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全的維護等方面更加具有相通性[2]。二者在管理層面的協(xié)調(diào)發(fā)展有助于減輕相關(guān)部門的負(fù)擔(dān)，充分發(fā)揮出管理部門的工作效能;也有助于提升高校數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用水平的提升，有效整合二者文獻資料的管理。

2.3服務(wù)協(xié)調(diào)

高校圖書館與檔案館協(xié)調(diào)發(fā)展本質(zhì)就是為廣大師生提供信息檢索服務(wù)，以多樣化、全面化、個性化相結(jié)合的服務(wù)理念，為師生提供充分的文獻資料學(xué)習(xí)服務(wù)。在原有文獻資料查閱基礎(chǔ)上，不斷更新服務(wù)技術(shù)，建立科學(xué)完整的服務(wù)機制，使文獻資源得到最大化利用，從而滿足客戶不同的需求，實現(xiàn)文獻獲取服務(wù)、知識共享服務(wù)、個性化服務(wù)、外文期刊搜索服務(wù)等服務(wù)方式的逐步完善，提供給大眾和社會更加全面的、系統(tǒng)的信息資源。

3高校圖書館與檔案館協(xié)調(diào)發(fā)展存在問題

圖書館與檔案館間存在著相互影響而又相互合作的關(guān)系，在處理二者協(xié)調(diào)發(fā)展中存在著一定的障礙與問題，主要表現(xiàn)在以下方面。

3.1行政管理體制障礙

在我國現(xiàn)有行政管理體制下，校外圖書館和檔案館管理機構(gòu)分屬于文化局與檔案局，二者管理體制的不同給雙方的合作帶來一定的障礙。在高校中，圖書館與檔案館大多也分屬于不同部門進行管理，高校圖書館文獻信息具有完全的共享性，其信息平臺的組建與推廣合作速度較快，其中最具代表性的資源共享平臺是高校數(shù)字圖書館聯(lián)盟，其整合了各個高校豐富的館藏資源以供各相關(guān)高校的廣大師生進行查閱學(xué)習(xí);但是檔案館資料具有一定的保密性，并不是所有文獻都可以公開繼續(xù)進行展示，其尚未形成權(quán)威性的信息資源共享平臺，只有部分地區(qū)小范圍的實現(xiàn)了資源共享建設(shè)。二者管理體制的不同，對于實現(xiàn)其協(xié)調(diào)發(fā)展具有阻礙作用。

3.2資金投入障礙

高校圖書館與檔案館的建設(shè)包含館舍建設(shè)、信息技術(shù)平臺的建設(shè)與維護、安全設(shè)施的保障等方面，需要投入大量的資金。特別是圖書館建設(shè)要求相對較高，其預(yù)算資金投入量較大。高校資金來源主要是學(xué)生學(xué)費與財政支持[3]。學(xué)生學(xué)費一般用于維持學(xué)校日常運轉(zhuǎn)費用支出就已抓襟見肘，財政支持力度有限，不足以支撐高校進行圖書館與檔案館建設(shè)資金的需求。建設(shè)資金有限也一定程度上不利于二者協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.3信息資源整合問題

圖書館豐富的館藏資源具有多樣化特點，涉及各個學(xué)科門類，管理人員對館藏資源進行分門別類與序號編制，用戶可以根據(jù)各自需要進行查找，大多數(shù)目的是進行學(xué)習(xí)提升，圖書館對于用戶沒有特別的限制;但是檔案館資料的歷史性、唯一性特點，決定了服務(wù)對象要經(jīng)過一定程度上的審核，而且部分檔案材料是不對外公開的[4]。檔案資料可以分為歷史檔案、基本館藏和特色館藏。歷史檔案主要涉及學(xué)校人員機密信息一般不對外公開，能夠與圖書館共享的主要是基本館藏和特色館藏兩個部分。

3.4人才培養(yǎng)與交流機制有待提升

高校圖書館與檔案館往往是不同的人員配置，互相之間缺乏有效溝通與流動。在人才招聘與培養(yǎng)方面，二者也是遵循不同的路線，條框化格局比較明顯。這種機制人為割裂了二者之間本應(yīng)存在的互相協(xié)調(diào)關(guān)系，限制了人力資源潛力的發(fā)揮，降低了圖書檔案資料的使用效率，也不利于二者工作人員未來的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，限制了各自成員成長的空間。

4政策建議

4.1完善協(xié)調(diào)管理機制

高校之外的管理體制不協(xié)調(diào)不應(yīng)影響到高校內(nèi)部管理部門設(shè)置，高等院校可以考慮將圖書館與檔案館管理歸于一個部門不同科室，或者設(shè)置協(xié)調(diào)部門對二者進行溝通，搭建協(xié)調(diào)發(fā)展橋梁[5]。高校可以出臺相應(yīng)管理制度文件，將二者協(xié)調(diào)發(fā)展進行規(guī)范化，促進文獻館藏的最大化利用。

4.2提供資金支持

高校在資金分配使用過程中，應(yīng)注重對圖書館與檔案館協(xié)調(diào)發(fā)展的資金投入，無論是在館舍建設(shè)、平臺搭建，還是在人員聘用、館藏管理、文獻及服務(wù)平臺權(quán)限購買等方面均應(yīng)持續(xù)進行資金投入，考慮現(xiàn)有資金之外的多渠道資金來源，比如校友捐贈、校企合作盈利劃撥、校內(nèi)設(shè)施的租金收入等來源，為用戶創(chuàng)造良好的環(huán)境與方便、快捷、全面的系統(tǒng)。

4.3構(gòu)建信息資源整合共享平臺

除了傳統(tǒng)的文獻查閱之外，由于信息技術(shù)的不斷進步，使得人們基本上都在使用移動設(shè)備、電腦等技術(shù)設(shè)備進行文獻查閱，高校對圖書館與檔案館館藏資源實現(xiàn)網(wǎng)上共享第一步便是進行掃描上網(wǎng)，這是一項繁重工作[6]。同時，二者在分別建立各自平臺的同時，對于平臺資源的合并，從而實現(xiàn)文獻的共享，需要運用先進技術(shù)，通過引進、開發(fā)、利用先進的技術(shù)為資源共享打開新的局面，在協(xié)調(diào)發(fā)展體系的建設(shè)中，要依托技術(shù)的發(fā)展，推進加速聯(lián)盟體系的創(chuàng)設(shè)。

4.4建立人才流動機制

圖書館與檔案館本就屬于同一類別學(xué)科，二者之間沒有明顯的界限可言，在人才培養(yǎng)與流動方面，需要建立起流動機制。加強對工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)與挖掘，建立二者之間人員的流動輪崗機制[7]。不僅要培養(yǎng)工作人員的職業(yè)精神，還需要培養(yǎng)員工的崗位認(rèn)同感，在提升員工綜合素質(zhì)的同時，引導(dǎo)員工確立科學(xué)的未來職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，充分發(fā)揮員工的潛力。

總之，高校圖書館與檔案館的協(xié)調(diào)發(fā)展有助于學(xué)校的教學(xué)與科研發(fā)展，有助于促進文化教育事業(yè)的進步。二者的協(xié)調(diào)發(fā)展需要政策與資金支持、平臺建設(shè)、人員管理等方面的協(xié)調(diào)，涉及面較廣。在具體實施過程中，要具體問題具體分析，為建立一套完整的協(xié)調(diào)發(fā)展體系進行完整、科學(xué)、詳盡的規(guī)劃。

參考文獻

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