提升辦公室檔案管理策略探析

陳 慧

(內(nèi)蒙古開放大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010011)

進(jìn)入21世紀(jì)，科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展在進(jìn)一步加快，社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷增長，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)廣泛地應(yīng)用在人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，辦公室檔案管理工作的效率也有了進(jìn)一步的提升，信息技術(shù)對(duì)保證檔案管理工作的完整性和連續(xù)性起到了非常大的作用。運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段提高檔案管理的質(zhì)量，不但提升了檔案資料的利用效率，而且最大化地發(fā)揮了檔案管理在辦公室工作中的價(jià)值。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

隨著改革的不斷深化，辦公室管理制度得到了進(jìn)一步完善，在檔案管理方面不僅提升了檔案資料的利用效率，還使檔案資料的服務(wù)范圍得到拓寬。原來的檔案管理是通過增加工作人員數(shù)量，使檔案管理得到精細(xì)化的收集和整理，從而達(dá)到檔案管理效率和服務(wù)的提升?，F(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，管理的方式也在逐步提升，工作人員的數(shù)量正在逐漸減少，檔案管理質(zhì)量和使用效率有了較大的提升。針對(duì)當(dāng)前辦公室在檔案收集和整理方面的工作，還有很多方面的問題需要進(jìn)一步解決完善，辦公室的檔案管理工作，在新技術(shù)的支撐下需要更新工作觀念，遵循檔案管理的基本原則，創(chuàng)新檔案管理理念，探索更加高質(zhì)量的、高效率的檔案管理方法。

二、辦公室檔案管理的重要性

科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，對(duì)各行業(yè)辦公室檔案管理人員提出了更高要求，工作人員不但要具有豐富的理論知識(shí)，還要有較高的思想覺悟和職業(yè)素養(yǎng)。在辦公室工作中，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，它不僅記錄各單位發(fā)展的全過程，還對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展過程中的行政決策、人力資源配置、相關(guān)信息整理利用有著重要的影響，提升辦公室檔案管理工作效率，對(duì)于提升單位的管理水平、提高員工的工作效率、塑造單位的良好形象，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

三、辦公室檔案管理存在的問題

1.對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠到位

在各企事業(yè)單位的具體工作中，檔案管理只是辦公室工作的一部分內(nèi)容，較多的單位沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，重視程度不夠，沒有將其作為單位的重點(diǎn)工作來抓，在工作過程中還是按照傳統(tǒng)的工作觀念進(jìn)行檔案管理工作。在檔案管理的實(shí)施過程中，檔案管理的模式?jīng)]有及時(shí)更新，不能夠合理建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，致使單位的檔案管理工作不能發(fā)揮應(yīng)有的效用。

2.現(xiàn)代檔案管理模式有待提升

在辦公室工作中，檔案管理工作是有一定特殊性的，在把收集到的紙質(zhì)資料進(jìn)行歸檔時(shí)，需要工作人員將紙質(zhì)版的文字資料手動(dòng)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)資料成為電子版的形式，這是辦公室檔案現(xiàn)代管理信息化中最為基礎(chǔ)性的工作。當(dāng)前各單位都處于信息現(xiàn)代化環(huán)境中，檔案管理也必須緊跟時(shí)代的發(fā)展，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理模式，這是單位檔案管理工作的發(fā)展趨勢?，F(xiàn)代信息化管理模式有其獨(dú)特的優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在檔案信息的查找和共享方面，它比傳統(tǒng)的管理模式更便于操作。因此，在檔案管理工作的實(shí)施過程中，單位內(nèi)部的管理措施尤為重要，科學(xué)合理的檔案管理制度，規(guī)范的操作流程，是現(xiàn)代信息化檔案管理工作的重要保障。在現(xiàn)代檔案管理工作中，信息數(shù)據(jù)庫的不斷完善，有力地推動(dòng)了檔案信息化的建設(shè)，使檔案管理工作發(fā)揮出更大的作用。

3.檔案管理專職人員不足

在各單位檔案管理工作中，從事檔案管理的人員多數(shù)是兼職的，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理的專業(yè)知識(shí)掌握得不夠，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，工作缺乏條理性，對(duì)于現(xiàn)代檔案管理信息系統(tǒng)的操作流程不熟悉，導(dǎo)致在具體工作中不能夠有效地完成檔案的收集整理。檔案管理員由于是兼職，工作崗位不確定，流動(dòng)性較大，這就給辦公室檔案管理帶來了非常大的困難，因此，只有加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，確定專職的檔案管理人員，才能適應(yīng)檔案管理信息化發(fā)展的需要。

四、辦公室檔案管理應(yīng)遵循的原則

1.嚴(yán)謹(jǐn)性原則

嚴(yán)謹(jǐn)性原則是辦公室檔案管理工作中必須遵循的原則。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展速度的逐步加快，辦公室檔案管理的效率也應(yīng)不斷提升。隨著人事制度的進(jìn)一步改革，各單位的人員也在不斷變動(dòng)，單位檔案的信息資料也變得更加多樣化，在信息化辦公不斷進(jìn)步的新時(shí)期，辦公室檔案管理工作的開展，更需要遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，審核檔案內(nèi)容是否客觀真實(shí)，檔案記錄的信息是否準(zhǔn)確完善，這就要求檔案管理人員具備科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，有較強(qiáng)的職業(yè)道德素質(zhì)，還應(yīng)該有應(yīng)用現(xiàn)代新技術(shù)、新方法的能力。只有遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，才能準(zhǔn)確地完成檔案管理工作。

2.合作性原則

隨著時(shí)代的進(jìn)步，合作在工作中顯得越來越重要，同事之間、部門之間要講求合作，只有合作才能提高協(xié)同作戰(zhàn)的能力。在辦公室眾多工作中，檔案管理工作的順利開展，需要單位多個(gè)部門進(jìn)行合作才能夠完成，如各部門的文件信息資料，需要各部門進(jìn)行搜集和整理后與辦公室合作進(jìn)行歸檔，這就要求辦公室檔案管理人員與各部門之間進(jìn)行交流與溝通，相關(guān)人員要遵循合作性的原則，以高效達(dá)成檔案管理工作的目標(biāo)和任務(wù)。

3.準(zhǔn)確性原則

在檔案管理中，需要收集、記錄、整理及傳遞檔案的資料信息，在收集整理過程中必須要保證資料的準(zhǔn)確性，因?yàn)闄n案資料是否準(zhǔn)確，直接關(guān)系到檔案資料的使用價(jià)值。因此，在檔案資料的管理過程中，檔案資料的整理、信息的搜集、相關(guān)會(huì)議內(nèi)容的記錄等都需要保證信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、時(shí)效性，只有精細(xì)化的管理，才能夠保證檔案管理工作有效進(jìn)行，為單位的各項(xiàng)決策提供有力的依據(jù)。

五、提升辦公室檔案管理的有效策略

1.突出辦公室檔案管理的科學(xué)性

隨著信息技術(shù)時(shí)代的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理工作也需要與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，傳統(tǒng)的管理模式顯然已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)發(fā)展的需求，在辦公室檔案管理工作中，針對(duì)檔案管理出現(xiàn)的新問題和新趨勢，管理者必須緊跟時(shí)代步伐，明確新時(shí)期辦公室檔案管理工作在單位總體工作中的重要性。在管理過程中運(yùn)用新時(shí)期檔案管理工作的新理念和新模式，充分體現(xiàn)辦公室檔案管理的科學(xué)性。在檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的新問題，要及時(shí)調(diào)整工作方法，改變工作思路，運(yùn)用科學(xué)的檔案管理體系，使單位檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求。

2.健全辦公室檔案管理體系

“時(shí)代是思想之母，實(shí)踐是理論之源”，中國特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代，各行各業(yè)的工作都有了全新的發(fā)展，利用現(xiàn)代信息技術(shù)作輔助，積極創(chuàng)建現(xiàn)代檔案管理體系，科學(xué)收集、整理各類檔案數(shù)據(jù)，建立健全科學(xué)信息技術(shù)發(fā)展背景下檔案管理的新體系，是加強(qiáng)辦公室檔案管理、保障其合理應(yīng)用的有效途徑。在新時(shí)代管理理念和管理制度的影響下，檔案管理工作必須建立、健全與本單位相適應(yīng)的檔案管理體系，才能解決檔案管理中出現(xiàn)的問題。健全檔案管理信息化體系建設(shè)，可以有效提高單位檔案管理的工作效率，不僅可以減輕辦公室檔案管理工作人員的壓力，而且能夠?yàn)檗k公室檔案管理工作提供有力的依據(jù)，更好地推進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)程，不斷提高檔案管理在現(xiàn)代社會(huì)中的應(yīng)用效率，使辦公室檔案管理發(fā)揮出更大的作用。

3.創(chuàng)新辦公室檔案管理理念

新時(shí)代檔案管理工作是集網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化為一體的服務(wù)體系，辦公室檔案管理需要緊跟時(shí)代步伐，更新管理理念，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展檔案管理工作，特別是現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加強(qiáng)了檔案數(shù)據(jù)搜集與整理的可操作性，使得數(shù)據(jù)的篩選和分析更加便捷和準(zhǔn)確，給檔案管理工作帶來了變革性的提升，對(duì)檔案管理工作的開展起到了至關(guān)重要的作用。所以，在檔案管理過程中，要合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，創(chuàng)新管理理念，不斷提升管理工作效率，使檔案管理適應(yīng)于現(xiàn)代社會(huì)生活的發(fā)展需求，更好地服務(wù)于社會(huì)。

4.優(yōu)化辦公室檔案管理流程

在辦公室工作中，檔案管理也是重要內(nèi)容之一。由于信息時(shí)代的進(jìn)一步發(fā)展，使得單位處理的信息檔案越來越多，數(shù)據(jù)的增加對(duì)單位檔案管理人員的工作也提出了更高的要求，這就需要檔案管理人員創(chuàng)新檔案管理流程，讓檔案管理工作更加系統(tǒng)、規(guī)范，面對(duì)信息化時(shí)代檔案管理工作出現(xiàn)的新特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變工作思路，更新管理理念，創(chuàng)新管理方法，逐步健全科學(xué)規(guī)范的信息化檔案管理體系，建立起一套完整的辦公室檔案管理細(xì)則。在優(yōu)化管理流程時(shí)結(jié)合本單位的具體工作性質(zhì)，依據(jù)檔案管理的基本原則，制定符合本單位實(shí)際工作的檔案管理流程，并要求工作人員嚴(yán)格按照指定的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作流程執(zhí)行，使檔案管理工作的效率得到綜合提高，更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展。

5.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，人類進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，新型信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。在檔案管理工作過程中，管理人員要有較高的專業(yè)素質(zhì)，熟悉信息系統(tǒng)操作流程，學(xué)習(xí)信息錄入操作規(guī)范，并能夠了解現(xiàn)代信息化檔案管理技術(shù)的發(fā)展趨勢。因此，加強(qiáng)辦公室檔案管理人員專業(yè)能力的培訓(xùn)，提升檔案管理人員專業(yè)信息化水平至關(guān)重要。這就需要對(duì)檔案管理人員定期開展專業(yè)能力方面的培訓(xùn)，或者聘請(qǐng)相關(guān)專家舉辦講座，采取讓工作人員走出去的方法進(jìn)行技術(shù)交流。加強(qiáng)工作人員之間的學(xué)習(xí)交流，通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)提高檔案管理工作人員的信息化水平，提升辦公室檔案管理工作的效率，使檔案管理工作向更加科學(xué)化的方向發(fā)展。

新時(shí)期的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，樹立自身愛崗敬業(yè)的精神，站在服務(wù)群眾的角度上看待問題、考慮問題，主動(dòng)地提升自身在檔案管理工作方面的業(yè)務(wù)能力，不斷提高自我學(xué)習(xí)的意識(shí)，積極地參與到檔案管理部門組織的專業(yè)培訓(xùn)工作當(dāng)中，提高自身的管理思想素質(zhì)，把創(chuàng)新檔案管理工作作為必修課，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理工作方法，完善操作流程，不斷提升辦公室檔案管理的水平。

6.完善信息化檔案管理制度

利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案，不斷完善檔案管理措施，使檔案更有效地產(chǎn)生服務(wù)效能，需要建立比較規(guī)范完善的管理標(biāo)準(zhǔn)。在新時(shí)代信息技術(shù)不斷更新的背景下，辦公室檔案的管理要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，把現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，使檔案管理工作不斷向信息化邁進(jìn)。例如，在整理檔案時(shí)應(yīng)用自動(dòng)分析技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，會(huì)使得電子檔案的信息更加詳細(xì)，從而提高辦公室檔案管理水平。

7.加大檔案開發(fā)利用力度

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，辦公室檔案管理也要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，科學(xué)地收集數(shù)據(jù)信息，在合理收集整理信息的同時(shí)，將信息加工為可采集的數(shù)據(jù)，充分利用信息時(shí)代的發(fā)展優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理理念，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，探索檔案管理具體的應(yīng)用途徑。通過對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系的構(gòu)建，針對(duì)檔案信息資源加強(qiáng)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)化。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集與整理，對(duì)分析出的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，此外，還應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，建立健全辦公室檔案管理的措施，充分發(fā)揮出辦公室檔案信息資源的價(jià)值，促進(jìn)檔案管理向多元化方向發(fā)展，不斷提升檔案管理在單位服務(wù)過程中的利用率。

總之，在企事業(yè)單位的各項(xiàng)工作中，辦公室檔案管理是一項(xiàng)重要工作，應(yīng)該給予足夠重視。在檔案管理工作實(shí)踐中，管理人員要具備專業(yè)的管理知識(shí)，創(chuàng)新檔案管理理念，遵循檔案管理原則，做到系統(tǒng)、科學(xué)地進(jìn)行檔案管理工作，同時(shí)積極采取有效措施，優(yōu)化檔案管理流程，不斷提升個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極應(yīng)用先進(jìn)的管理理念開展檔案的建設(shè)工作，不斷學(xué)習(xí)新的管理方式并全面應(yīng)用到實(shí)際工作中，從而促進(jìn)辦公室檔案管理水平不斷提升。