指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與方法

袁文婭，鄭艷燕

(內(nèi)蒙古電力科學(xué)研究院 電力技術(shù)情報(bào)所，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020)

1 引用標(biāo)準(zhǔn)

《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》(0-5大類)；電科院〔2008〕86號(hào)《內(nèi)蒙古電力科學(xué)研究院文書檔案歸檔范圍和文書檔案保管期限表》(0-5大類)；DA/T 1-2000 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)；財(cái)會(huì)字〔2015〕79號(hào)會(huì)計(jì)檔案管理辦法；按照DA/T 39-2008《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》；DA/T 42-2009 企業(yè)檔案工作規(guī)范。

2 名詞解釋

2.1 會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

2.2 檔號(hào)

檔案室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。

2.3 移交

檔案室或檔案館等按照國(guó)家規(guī)定，把檔案交給接收方檔案館(室)保存的過程。

2.4 整理

按照一定的原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類、組合(包括件、案卷兩種形式)、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。

2.5 歸檔

辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理，交檔案室或檔案館保存的過程。

2.6 分類

按照選定的屬性(或特征)區(qū)分分類的對(duì)象，將具有某種共同屬性(或特征)的分類對(duì)象集合在一起的過程。

2.7 鑒定

判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過程。

2.8 銷毀

經(jīng)過鑒定對(duì)失去價(jià)值的檔案作毀滅性處置的過程。

2.9 歸檔范圍

文件材料需要?dú)w檔的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。

2.10 保管期限

對(duì)檔案劃定的存留年限，是檔案保管期限表的核心條目，衡量檔案鑒定工作質(zhì)量高低的重要標(biāo)準(zhǔn)。

3 會(huì)計(jì)檔案的分類類目、歸檔范圍、保管期限、檔號(hào)標(biāo)識(shí)、組卷方式

3.1 執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

依據(jù)《內(nèi)蒙古電力科學(xué)研究院文書檔案歸檔范圍和文書檔案保管期限表》(0-5大類)分類表中的4大類進(jìn)行類目設(shè)置；按照DA/T 39-2008《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》；財(cái)會(huì)字〔2015〕79號(hào)會(huì)計(jì)檔案管理辦法。

3.2 借閱利用權(quán)限

會(huì)計(jì)檔案歸檔的文件材料必須完整齊全：會(huì)計(jì)憑證組卷、會(huì)計(jì)賬簿組卷、財(cái)務(wù)報(bào)告組卷，同時(shí)填寫《檔案移交目錄清單》《會(huì)計(jì)檔案目錄》，一式兩份，交接雙方簽字、蓋章后交接；會(huì)計(jì)檔案只限財(cái)務(wù)人員借閱利用，不得借出查閱室，確因工作需要經(jīng)財(cái)務(wù)部長(zhǎng)批準(zhǔn)，非本單位工作人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3.3 類目-430(會(huì)計(jì)報(bào)表類)

3.3.1 歸檔范圍與保管期限。主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)(包括文字分析)10年；月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括文字分析)10年；年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算)(包括文字分析)30年。

3.3.2 檔號(hào)標(biāo)識(shí)。2020(年度)-430(問題)-001(案卷號(hào))。

3.3.3 組卷方式。檢查核對(duì)，案卷組合保持內(nèi)容的密切聯(lián)系；卷內(nèi)報(bào)表排列順序?yàn)?，?huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告必要文字說明、會(huì)計(jì)報(bào)表封底；填寫卷內(nèi)目錄和備考表；裝訂；封面編目。

3.4 類目-431(會(huì)計(jì)賬簿類)

3.4.1 歸檔范圍與保管期限?，F(xiàn)金和銀行存款日記賬30年；明細(xì)賬、總賬、輔助賬簿30 年；固定資產(chǎn)卡片30年；涉及外事的會(huì)計(jì)賬簿-永久。

3.4.2 檔號(hào)標(biāo)識(shí)。2020(年度)-431(問題)-002(案卷號(hào))。

3.4.3 組卷方式。檢查核對(duì)賬表，按賬簿啟用表有關(guān)記載核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符，齊全，連續(xù)；排列順序?yàn)椋嘿~簿封面、賬簿啟用表、經(jīng)管賬簿人員一覽表、賬戶目錄、賬頁(yè)、封底；根據(jù)賬簿是活頁(yè)賬簿還是固定賬簿的情況分別進(jìn)行組卷。

3.5 類目-433(會(huì)計(jì)憑證)

3.5.1 歸檔范圍與保管期限：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證30年。

3.5.2 檔號(hào)標(biāo)識(shí)：2020(年度)-433(問題)-003(案卷號(hào))。

3.5.3 組卷方式：排序檢查；拆金屬物；折疊接邊；案卷組合，會(huì)計(jì)憑證按記賬憑證的順序，根據(jù)憑證數(shù)量的多少組合為若干卷(本)，按照多則分、少則合的案卷組合方法，按日、旬、月組合成若干卷；有兩孔一線和三孔一線裝訂法；左上角和左側(cè)裝訂法；封面填寫，立檔單位、憑證名稱、起止日期、冊(cè)數(shù)、記賬憑證號(hào)、財(cái)會(huì)主管(簽章)、經(jīng)辦會(huì)計(jì)(簽章)、保管期限等項(xiàng)目，永久保存的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在案卷備考表、案卷封面空白處，注明憑證編號(hào)、內(nèi)容摘要，以防會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀時(shí)將其銷毀。

3.6 類目-434(其他類)

3.6.1 歸檔范圍與保管期限：銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表10年；會(huì)計(jì)移交清冊(cè)30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)-永久；會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)-永久。

3.6.2 檔號(hào)標(biāo)識(shí)：2020(年度)-434(問題)-004(案卷號(hào))。

3.6.3 組卷方式：一般保持原卷冊(cè)進(jìn)行組合、裝訂；同類目、同保管期限的卷冊(cè)進(jìn)行組合。

4 會(huì)計(jì)檔案借閱、利用、銷毀的6項(xiàng)表格涵蓋內(nèi)容

4.1 會(huì)計(jì)檔案借閱登記表內(nèi)容

序號(hào)、日期、檔號(hào)、題名、利用目的天數(shù)、借閱部門、借閱人簽字及電話、歸還日期、備注。

4.2 會(huì)計(jì)檔案目錄內(nèi)容

序號(hào)、檔號(hào)、日期、題名、頁(yè)號(hào)或憑證號(hào)、保管期限、類別、責(zé)任人、備注。

4.3 會(huì)計(jì)檔案利用審批表內(nèi)容

日期、利用目的、利用內(nèi)容、經(jīng)辦人及日期、使用部門領(lǐng)導(dǎo)審核意見及日期、使用部門分管院長(zhǎng)審核意見及日期、備注。

4.4 會(huì)計(jì)檔案利用效果登記表內(nèi)容

利用日期、利用部門、利用者、檔號(hào)、主要內(nèi)容、用途、利用效果。

4.5 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

4.5.1 文字內(nèi)容。批準(zhǔn)人、單位公章及時(shí)間、銷毀人、監(jiān)銷人、銷毀內(nèi)容、目錄號(hào)、銷毀類別、銷毀冊(cè)數(shù)、起止卷號(hào)、年度、保管期限、案卷號(hào)。

4.5.2 表格內(nèi)容。序號(hào)、類別、題名、起止時(shí)間、目錄號(hào)、案卷號(hào)、原期限、已保管期限、頁(yè)數(shù)、備注、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字、檔案負(fù)責(zé)人簽字、日期。

4.6 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)審批表內(nèi)容

銷毀單位蓋章、日期、銷毀會(huì)計(jì)檔案總計(jì)(卷)、會(huì)計(jì)憑證、起止年度、會(huì)計(jì)賬簿、起止年度、財(cái)務(wù)報(bào)告、起止年度、其他核算材料(卷)、起止年度、備注、銷毀原因、主管領(lǐng)導(dǎo)-檔案部門-財(cái)務(wù)部門的意見和簽字及日期、監(jiān)銷人簽字及日期(一式兩份：一份銷毀單位檔案室保存；一份財(cái)務(wù)部留存)。

5 會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀

5.1 鑒定和銷毀的一般要求

每年第四季度由檔案管理員根據(jù)《內(nèi)蒙古電力科學(xué)研究院文書檔案保管期限表》對(duì)檔案進(jìn)行梳理，判斷檔案是否到期，制定《銷毀清冊(cè)》。

《銷毀清冊(cè)》經(jīng)相關(guān)部門審核簽字，報(bào)送分管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理人員提取相關(guān)檔案再次由相關(guān)部門人員確認(rèn)后，在指定地點(diǎn)簽銷，并在《銷毀清冊(cè)》上簽字。

5.2 會(huì)計(jì)檔案的銷毀

保存期滿，未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未終結(jié)事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中注明。

對(duì)保存到期的會(huì)計(jì)檔案，進(jìn)行銷毀。

由本單位檔案部門會(huì)同會(huì)計(jì)部門提出銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)審批表》，標(biāo)明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

分管領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案和會(huì)計(jì)部門共同派管理人員監(jiān)銷。

監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所需銷毀的檔案。銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名，并將監(jiān)銷情況報(bào)告給分管領(lǐng)導(dǎo)。

6 結(jié)束語(yǔ)

電力技術(shù)情報(bào)所檔案室，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量相對(duì)較多，按照以上5項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和方法，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等材料在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，由財(cái)務(wù)部門整理歸檔，保管一年后移交檔案室。檔案室及時(shí)為借閱利用的會(huì)計(jì)人員提供齊全、完整的庫(kù)藏文獻(xiàn)，提高檔案利用服務(wù)的科學(xué)入庫(kù)與規(guī)范管理，為電力工程項(xiàng)目實(shí)施提供理論依據(jù)，為電力系統(tǒng)運(yùn)行提供技術(shù)參考。