淺析武警院校教學(xué)檔案管理

◇武警后勤學(xué)院 李翠艷

教學(xué)檔案是武警院校教育事業(yè)的重要組成部分，科學(xué)合理地管理教學(xué)檔案具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文通過對(duì)武警院校教學(xué)檔案的形成者、教學(xué)檔案的內(nèi)容以及教學(xué)檔案的形成時(shí)間等特點(diǎn)的分析，提出了武警院校在教學(xué)檔案的收集、鑒定、整理和利用等環(huán)節(jié)的具體操作方法。

教學(xué)檔案是武警院校教育事業(yè)的重要組成部分，《軍隊(duì)院校教育條例》明確規(guī)定：“軍隊(duì)院校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)，及時(shí)收集整理教學(xué)活動(dòng)資料，定期鑒定歸檔，妥善保管利用。”武警院校的教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)中直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，它真實(shí)、深刻地反映了各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的原貌，能夠衡量出院校的教學(xué)定位是否準(zhǔn)確，教學(xué)目標(biāo)是否明確，教學(xué)過程是不科學(xué)，教學(xué)內(nèi)容是否符合新時(shí)代軍事教育思想，所以科學(xué)合理地管理教學(xué)檔案具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 武警院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

1.1 教學(xué)檔案形成者的多樣性

武警院校教學(xué)檔案是由教學(xué)文件材料轉(zhuǎn)化來的，教學(xué)文件材料形成者，多數(shù)是單位機(jī)關(guān)，比如中央軍委和武警部隊(duì)的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)等上級(jí)機(jī)關(guān)、本單位教務(wù)部門、教學(xué)保障部門、教學(xué)考評(píng)中心及各部系等；有些教學(xué)檔案材料的形成者是個(gè)人，比如教員的個(gè)人教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)材料，學(xué)員的畢業(yè)論文、典型實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。所有這些教學(xué)文件材料以“自產(chǎn)或者自用”為主，形成者類型多樣，文件材料來源分散。

1.2 教學(xué)檔案內(nèi)容的周期性與延續(xù)性

武警院校教學(xué)工作的周期性決定了教學(xué)檔案材料內(nèi)容的周期性，院校學(xué)員從入學(xué)到畢業(yè)的這個(gè)教學(xué)周期內(nèi)的教學(xué)檔案材料是有機(jī)聯(lián)系在一起的，比如學(xué)籍表、成績(jī)登記表等；院校每屆學(xué)員的教學(xué)內(nèi)容在相同的教學(xué)階段是延續(xù)性，比如軍事訓(xùn)練大綱、教學(xué)大綱、教材、教學(xué)計(jì)劃、課程分配等是歷年延續(xù)發(fā)展形成的。

1.3 教學(xué)檔案形成時(shí)間的特殊性

武警院校的教學(xué)工作是按學(xué)年或者按學(xué)期安排的，所以教學(xué)檔案形成時(shí)間有的是按學(xué)年形成的，比如課程教學(xué)計(jì)劃、考試安排等；有的教學(xué)檔案是按教學(xué)周期形成的，比如學(xué)籍表、成績(jī)登記表等；有的教學(xué)檔案是按自然年形成的，比如教學(xué)管理的文件、院校規(guī)劃等。從整體上看，武警院校的教學(xué)檔案材料大部分按學(xué)年形成的，教學(xué)檔案形成時(shí)間的特殊性要求檔案管理人員針對(duì)不同教學(xué)文件材料的形成時(shí)間，采用不同的管理方法。

2 武警院校教學(xué)檔案的管理

2.1 武警院校教學(xué)檔案收集環(huán)節(jié)的管理

武警院校教學(xué)檔案特點(diǎn)，決定了教學(xué)檔案收集范圍廣，難度大。收集范圍包括：教學(xué)組織，涵蓋教學(xué)工作規(guī)劃、制度，教學(xué)工作會(huì)議，上級(jí)視察檢查教學(xué)工作等教學(xué)內(nèi)容；教學(xué)實(shí)施；招生畢業(yè)；學(xué)籍管理；學(xué)科建設(shè)；教員管理；研究生工作；函授教育；教學(xué)保障；外訓(xùn)、院校協(xié)作等其它教學(xué)工作的重要文件。另外，教員的教學(xué)方案、準(zhǔn)備實(shí)驗(yàn)、調(diào)查研究等教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的教學(xué)文件材料和“教學(xué)輔助”類的檔案材料，這些檔案分散在院校不同的處室，數(shù)量多而且分散，不容易收齊、收全、收完整。

武警院校做好教學(xué)檔案收集，需要做好三個(gè)結(jié)合。一是部門積累收集與定期接收相結(jié)合。教學(xué)文件材料形成于武警院校教學(xué)科研管理等各個(gè)相關(guān)部門，僅靠檔案人員難以收集齊全，在教學(xué)檔案室定期收集制度的前提下，各職能部門負(fù)責(zé)收集本部門的檔案文件材料，根據(jù)本部門的工作特點(diǎn)，工作計(jì)劃、各項(xiàng)制度等及時(shí)收集，按規(guī)定移交教學(xué)檔案室。二是集中收集與分散收集相結(jié)合。這種方法適用于教學(xué)科研類教學(xué)檔案的收集，武警院校的教學(xué)科研檔案是按課題、分階段形成的，這類檔案應(yīng)該在課題鑒定驗(yàn)收后集中收集。三是會(huì)前與會(huì)后收集。武警院校每年都要召開教學(xué)會(huì)議、黨委議教會(huì)議等各類服務(wù)教學(xué)的會(huì)議，檔案人員行要收集活動(dòng)安排材料，掌握活動(dòng)的情況，提前做好計(jì)劃，會(huì)上不便收集的，會(huì)后及時(shí)收集教學(xué)會(huì)議文件材料。

2.2 武警院校教學(xué)檔案鑒定環(huán)節(jié)的管理

武警院校教學(xué)檔案的鑒定是確定其價(jià)值的關(guān)鍵步驟，決定著教學(xué)檔案的存與毀，關(guān)系到教學(xué)檔案工作的效率，所以對(duì)教學(xué)檔案的鑒定工作，既要考慮教學(xué)單位的主體需求，又要用歷史與發(fā)展的觀點(diǎn)進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定，同時(shí)還要保證教學(xué)檔案的系統(tǒng)性和整體性。

武警院校教學(xué)檔案的鑒定以“教學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限參考表”為依據(jù)，結(jié)合教學(xué)管理工作的需要和檔案自身的價(jià)值，采用直接鑒定法，逐份逐卷確定其價(jià)值。武警院校在鑒定教學(xué)檔案時(shí)，要正確處理教學(xué)檔案數(shù)量與質(zhì)量的關(guān)系，保證有價(jià)值教學(xué)檔案的完整、系統(tǒng)；同時(shí)，對(duì)本單位以外的且與校教學(xué)活動(dòng)密切相關(guān)的文件材料，準(zhǔn)確鑒定其價(jià)值，確定保管期限，進(jìn)行保存。

2.3 武警院校教學(xué)檔案整理環(huán)節(jié)的管理

武警院校教學(xué)檔案的整理就是使教學(xué)檔案材料有序化的過程，是檔案分類、組卷、編目、排列的統(tǒng)稱。在遵循教學(xué)檔案形成規(guī)律和教學(xué)活動(dòng)特點(diǎn)的前提下，采取以下步驟進(jìn)行教學(xué)檔案的整理。

第一步是教學(xué)檔案的分類。方法一：按照學(xué)員的屆或者期，教學(xué)檔案進(jìn)行分類整理。屆，指學(xué)歷班學(xué)員的檔案按照從入學(xué)到畢業(yè)作為一個(gè)整理周期；期，指短期培訓(xùn)班學(xué)員的檔案從培訓(xùn)開始到結(jié)束作為一個(gè)整理周期。方法二：以學(xué)年（以新學(xué)員入學(xué)到第二年新學(xué)員入學(xué)前的時(shí)間）為單位，教學(xué)檔案進(jìn)行分類整理。

第二步是教學(xué)檔案的組卷。第一種方法是按教學(xué)檔案反映的“問題”進(jìn)行組卷；第二種方法是教學(xué)檔案形成的“單位”進(jìn)行組卷；第三種方法是按教學(xué)文件材料的名稱組卷。

第三步是卷內(nèi)教學(xué)檔案材料的排列。可以按教學(xué)檔案材料形成的時(shí)間排列，也可以按檔案材料的重要程度排列，還可以按教學(xué)檔案材料的形成單位排列。

2.4 武警院校教學(xué)檔案利用環(huán)節(jié)的管理

教學(xué)檔案利用工作是教學(xué)檔案部門的重要工作內(nèi)容，主要服務(wù)對(duì)象以本校官兵為主，占到80%以上，利用的針對(duì)性很強(qiáng)，如教員主要是利用教學(xué)實(shí)踐材料，教務(wù)人員主要利用教學(xué)組織、教學(xué)工作規(guī)定等檔案材料；本校以外的人員利用教學(xué)檔案目的很明確，主要以升學(xué)、晉級(jí)、查詢成績(jī)等。所以，武警院校的教學(xué)檔案管理人員要根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容、構(gòu)成及本院校的教學(xué)需求，編制檢索工具，編寫具有特色的專題數(shù)據(jù)庫，開展編研工作，為全校官兵提供方便快捷的檔案利用途徑，比如教學(xué)檔案的查借閱、教學(xué)檔案的復(fù)制、開具檔案證明等。

3 結(jié)語

武警院校的教學(xué)檔案是衡量教學(xué)水平深度和廣度的尺子，教學(xué)檔案的內(nèi)容對(duì)武警部隊(duì)教育事業(yè)的發(fā)展和改革有著借鑒作用，特別是在武警部隊(duì)編制體制的調(diào)整之后，教學(xué)檔案為武警院校辦學(xué)定位、教育教學(xué)的轉(zhuǎn)型發(fā)展提供檔案信息資源。同時(shí)，教學(xué)檔案還可以幫助院校用歷史的、全面的觀點(diǎn)分析當(dāng)前教學(xué)工作的得與失，為院校教育、訓(xùn)練等實(shí)戰(zhàn)化教學(xué)，為教學(xué)改革及教育創(chuàng)新提供智力支持，起到“智囊團(tuán)”的作用。無論從哪個(gè)方面來說，武警院校的教學(xué)檔案與武警院校的教育發(fā)展都是密不可分的。所以，我們應(yīng)該時(shí)刻重視教學(xué)檔案管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。