智能化時代電力企業(yè)檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略分析

鄭艷燕

(內(nèi)蒙古電力科學(xué)研究院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020)

信息技術(shù)的發(fā)展以及智能化時代的來臨對檔案管理工作提出了更高的要求，也在一定程度上改變了檔案管理工作的模式，提高了檔案管理的效率。在智能化時代當(dāng)中，電力企業(yè)檔案管理人員需要具備智能化意識與信息化管理理念，利用智能化技術(shù)整合檔案信息，加強檔案安全管理。

1 智能化時代電力企業(yè)發(fā)展檔案管理的重要性

檔案管理又被稱之為檔案工作，指的是檔案室對檔案實體與檔案信息進行的管理工作，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、研究、利用等各個方面的工作[1]。檔案管理工作具有服務(wù)性、政治性以及管理性等特點，且開展檔案管理工作具有重要意義，不僅可以為電力企業(yè)的發(fā)展提供幫助，也可以促進社會的長遠(yuǎn)發(fā)展。電力企業(yè)的檔案包含大量的信息，可以反映電力企業(yè)的發(fā)展歷程，加強檔案管理有利于為電力企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供借鑒，同時綜合開發(fā)檔案是電力企業(yè)體制變化的需求，可以為電力企業(yè)的科學(xué)決策提供依據(jù)。

2 智能化時代電力企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理方式較落后

當(dāng)前，電力企業(yè)雖然已經(jīng)開始利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，但是仍然以手工管理為主，導(dǎo)致檔案管理效率較差，也無法滿足檔案使用需求。例如，很多檔案管理人員會對檔案進行逐一分類，并做好相應(yīng)的標(biāo)記。但是在智能化時代當(dāng)中，檔案信息量十分龐大，且部分檔案信息是交叉的，如果仍然用傳統(tǒng)的管理理念開展管理工作無法有效對檔案信息進行分類和標(biāo)記工作[2]。同時，過去檔案管理人員認(rèn)為檔案管理的重點是檔案文件而不是檔案當(dāng)中的數(shù)據(jù)信息，缺乏數(shù)據(jù)意識，沒有深入挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的重要價值。

2.2 檔案管理制度不健全

部分電力企業(yè)較為注重電能的開發(fā)與營銷，忽視了檔案管理工作，只制定了一套較為籠統(tǒng)的檔案管理制度，但該制度并不符合管理需求，且沒有完善檔案管理流程，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏制度性與規(guī)范性。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

首先，部分電力企業(yè)的檔案管理工作缺乏專人管理。一些電力企業(yè)會安排行政等方面的人員兼職檔案管理工作，但這些人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識，檔案管理能力也比較差，無法有效開展檔案管理工作[3]。也有一些電力企業(yè)沒有設(shè)置獨立的檔案管理部門，將檔案管理工作劃分為其他部門的工作，導(dǎo)致檔案信息得不到有效利用。

3 智能化時代電力企業(yè)檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略

3.1 創(chuàng)新檔案管理方式，增強檔案管理的創(chuàng)新性

創(chuàng)新是發(fā)展的前提與關(guān)鍵，電力企業(yè)在發(fā)展檔案管理工作時需要跟隨智能化時代的步伐，轉(zhuǎn)變管理思想，打破傳統(tǒng)理念的束縛并實現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新。在智能化時代當(dāng)中，電力企業(yè)需要將被動的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥臋n案管理，科學(xué)應(yīng)用智能化技術(shù)為檔案管理工作注入活力與動力。同時，電力企業(yè)還需要創(chuàng)新服務(wù)途徑，做好信息跟蹤服務(wù)，提高檔案管理人員的信息整合能力，積極挖掘信息價值。其次，電力企業(yè)需要擴大檔案管理的職責(zé)范圍，加強信息交流，實現(xiàn)共享。例如，電力企業(yè)可以利用人工智能技術(shù)構(gòu)建無人檔案館，增強檔案管理的創(chuàng)新性，即利用機器學(xué)習(xí)、自然語言處理等方式實現(xiàn)檔案數(shù)字化與檔案的智能分類[4]。電力企業(yè)也可以利用神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案的開放鑒定，通過神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的識別與傳遞。

3.2 完善檔案管理制度，增強檔案管理的制度性

在智能化時代中，健全的檔案管理制度仍然發(fā)揮著重要作用，為此電力企業(yè)應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實際情況完善管理制度。①電力企業(yè)需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展方向以及發(fā)展目標(biāo)明確檔案管理目標(biāo)，并健全檔案管理制度，確保檔案管理工作得到有效落實。②智能化的檔案管理工作較為復(fù)雜，其中解碼手段與計算機技術(shù)的應(yīng)用都非常復(fù)雜，所以電力企業(yè)需要根據(jù)智能化檔案管理的特點以及智能化技術(shù)的情況完善檔案管理制度，對技術(shù)的應(yīng)用進行明確規(guī)定，從而增強檔案管理的制度性。此外，電力企業(yè)需要優(yōu)化檔案管理隊伍的配置，將檔案管理人員的工作與績效薪酬制度掛鉤，從而調(diào)動檔案管理人員工作的積極性。

3.3 規(guī)范檔案管理流程，增強檔案管理的規(guī)范性

增強檔案管理的規(guī)范性是每個企業(yè)在進行檔案管理工作時都需要注意的一點，同時國家對企業(yè)的檔案管理工作也進行了明確規(guī)定并頒發(fā)了相關(guān)法律法規(guī)，所以電力企業(yè)需要規(guī)范檔案管理流程，避免檔案管理工作中出現(xiàn)違規(guī)等行為。①電力企業(yè)需要根據(jù)國家的相關(guān)法律完善檔案管理流程，例如，嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)開展檔案管理工作，如果存在特殊檔案信息需進行專門的特殊管理。②電力企業(yè)的部分信息需高度保密，一旦泄露會造成嚴(yán)重后果，所以電力企業(yè)需要做好檔案的保管工作，利用多重加密技術(shù)、自動監(jiān)督檢查技術(shù)等手段保管檔案，避免檔案丟失。

3.4 落實管理責(zé)任制度，增強檔案管理的責(zé)任性

電力企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)需要妥善保存，所以電力企業(yè)需要落實檔案管理責(zé)任制度，讓檔案管理人員意識到檔案管理的重要性，增強自身的職責(zé)意識。①電力企業(yè)需要制定完善的責(zé)任制度，明確檔案管理部門以及每一位檔案管理人員的職責(zé)，保證在出現(xiàn)問題時能夠第一時間找到責(zé)任人。②電力企業(yè)需要完善監(jiān)督制度，監(jiān)督人員需要嚴(yán)格管理進出檔案室的人員，禁止閑雜人等進入，也要對檔案管理人員進行監(jiān)督，若發(fā)現(xiàn)檔案管理人員存在違規(guī)行為需及時制止并處罰。企業(yè)也可以構(gòu)建人工智能化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫安全平臺，自動設(shè)置等級限制，并通過面部識別、指紋識別、語音識別、靜置密碼識別等智能化技術(shù)對獲取信息的人員進行識別與控制，避免信息被篡改或被盜取[5]。

3.5 提高管理人員素養(yǎng)，增強檔案管理的實時性

①電力企業(yè)可以根據(jù)需求招納經(jīng)驗豐富、掌握專業(yè)知識且具有信息、智能化等技術(shù)應(yīng)用能力的檔案管理人員，優(yōu)化檔案管理隊伍。②需要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)?？梢匝垯n案管理專家開設(shè)講座，也可以定期安排部分檔案管理人員進修，從而在豐富其管理經(jīng)驗的同時提高其智能化技術(shù)的應(yīng)用能力，增強檔案管理的實時性。

4 結(jié)束語

智能化時代的到來為檔案管理工作提供了新的機遇，但也使檔案管理工作更加復(fù)雜，因此需要樹立智能化管理理念、加強信息化建設(shè)、完善管理機制、加大人才培養(yǎng)力度并增強檔案信息的安全性，從而增強電力企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新性、制度性、規(guī)范性、責(zé)任性以及實時性，充分發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)電力企業(yè)的智能化發(fā)展與可持續(xù)發(fā)展。