水泥制造企業(yè)檔案管理存在的問題研究

摘要：水泥的種類非常多，有通用水泥、專用水泥和特性水泥，水泥制造企業(yè)的檔案是記錄著企業(yè)從小到大、從弱到強(qiáng)的過程，記錄的檔案對后期的工作有著重要的借鑒作用，因此企業(yè)的檔案管理有著重大歷史和現(xiàn)實(shí)意義，尤其是對水泥這種種類多的行業(yè)幫助更大。但一些企業(yè)在檔案管理中還存在一些問題，檔案管理的質(zhì)量不高，甚至還影響了企業(yè)的工作質(zhì)量，因此水泥制造企業(yè)要不斷完善管理的技術(shù)和手段，本文提出了水泥制造企業(yè)管理檔案的現(xiàn)狀以及出現(xiàn)的問題，并提出相應(yīng)的管理措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;提高;措施

我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展過快加速了城市化的進(jìn)程，建筑工程也在發(fā)展中呈現(xiàn)出了快速增長的趨勢，同時也給建筑行業(yè)帶來了一些挑戰(zhàn)，例如水泥制造企業(yè)。目前我國的水泥制造企業(yè)面臨著產(chǎn)能過剩的現(xiàn)象，給這個行業(yè)帶來了非常大的壓力，于是企業(yè)管理者想出了一系列的方法來進(jìn)行行業(yè)競爭，最多的就是價格競爭。一些大的企業(yè)由于經(jīng)濟(jì)實(shí)力雄厚，可以通過各種方式來降低水泥的生產(chǎn)成本，這在價格競爭中顯現(xiàn)出了優(yōu)勢;許多小的企業(yè)沒有方式來降低水泥的生產(chǎn)成本，在市場中沒有優(yōu)勢，最后面臨倒閉、破產(chǎn)。水泥制造企業(yè)在競爭的過程中不僅要注重產(chǎn)品質(zhì)量，還要從企業(yè)的內(nèi)部下手，完善企業(yè)的檔案管理，從而提高自身的核心競爭力。

一、水泥制造企業(yè)檔案管理存在的問題

一些企業(yè)對檔案管理的重視程度不夠，領(lǐng)導(dǎo)的觀念落后，認(rèn)為檔案管理對企業(yè)的發(fā)展沒有很大的幫助，只強(qiáng)調(diào)企業(yè)生產(chǎn)的成本、效率，忽視了檔案管理工作。其次檔案管理制度不夠完善、體制不健全，很多企業(yè)雖然有專門的檔案管理工作人員，但這些工作人員僅注重表面的檔案管理，檔案室也用來存放一些原始的資料，并且對檔案管理布局比較隨意甚至無章可循，不利于檔案的查找使用。企業(yè)的檔案管理人員也不專業(yè)，在規(guī)整檔案的時候往往會出現(xiàn)紕漏，這會導(dǎo)致檔案文件不健全，影響了檔案的嚴(yán)密性。

現(xiàn)在已經(jīng)是信息化時代，企業(yè)也要跟上時代發(fā)展的腳步，要在工作的時候借助互聯(lián)網(wǎng)的力量。在信息化時代之前企業(yè)對檔案的管理是全手動，大大降低了檔案管理的工作效率，而現(xiàn)在還有一些企業(yè)沒有意識到問題的重要性，還在“全手動”整理檔案。一些管理人員在使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理檔案時，操作不熟練、科學(xué)化管理檔案的意識不高，檔案管理的過程局限在增加、查找、刪除信息中，工作效率也沒有得到很好的提升，在檔案的管理中還有一部分管理人員太過于依賴網(wǎng)絡(luò)軟件，從而忽視了網(wǎng)絡(luò)軟件存在的問題，給檔案管理帶來了缺陷。

二、水泥制造企業(yè)檔案管理對策

首先需要領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理的重要性，并加大對檔案管理人力、財力的投入，只有領(lǐng)導(dǎo)重視起來底層的員工才能隨之重視。在水泥制造企業(yè)中檔案的管理內(nèi)容包括合同、委托書、檢測方案、檢測質(zhì)量以及委托方的相關(guān)資料，不只局限在水泥制造中，規(guī)整的資料多且雜，可以根據(jù)多且雜的特點(diǎn)來配備一些必要的設(shè)施，提升企業(yè)檔案管理的自動化水平，這也就提升了檔案管理的效率。

需要完善檔案管理體制，并嚴(yán)格按照檔案管理制度執(zhí)行，想要把檔案管理工作做好就必須完善體制。很多管理人員會認(rèn)為檔案管理工作很輕松且閑，這種思想久而久之會帶給工作者不思進(jìn)取、滿足現(xiàn)狀的局面。崗位競爭機(jī)制可以給管理人員帶來壓力，優(yōu)勝劣汰的自然規(guī)律把工作效率低下、不思進(jìn)取的工作人員予以解聘，競爭機(jī)制也能幫助工作人員高漲工作激情，確保每天把最好的狀態(tài)投入到工作中。除了競爭機(jī)制還要制定嚴(yán)格的管理制度，做到獎懲有明，企業(yè)可以要求員工每月做一次工作總結(jié)，在總結(jié)中發(fā)現(xiàn)員工存在的問題并指導(dǎo)改正，獎懲制度與月度考核、季度考核和年終考核相掛鉤，要增加檔案管理工作人員的積極性。

企業(yè)還要提高管理人員的綜合素質(zhì)，檔案管理并不是一項輕松的工作，它要求員工具有過硬的專業(yè)知識、有積極挑戰(zhàn)和創(chuàng)新的能力，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人才尤為重要，高素質(zhì)的管理人才不僅需要他們有過硬的學(xué)歷背景，在實(shí)踐工作中也能發(fā)揮自己的價值在工作中不斷成長。水泥企業(yè)檔案管理人員自身也要適時轉(zhuǎn)變觀念，走出辦公室，和企業(yè)不同崗位的人員充分溝通交流，熟悉企業(yè)的各個組成部分，只有這樣，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

企業(yè)還要加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，注重對檔案的收集整理工作，合理的劃分檔案區(qū)域，以此確保文件的完整和齊全。水泥企業(yè)的檔案管理也要響應(yīng)時代的發(fā)展，當(dāng)前市面中有許多高科技可以幫助檔案規(guī)整，可以適當(dāng)?shù)匾雭碓黾庸ぷ餍?。其次也要要求員工有借助互聯(lián)網(wǎng)工作的覺悟，適當(dāng)?shù)匾M(jìn)新的檔案管理技術(shù)，同時還要對企業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓管理人員有通過網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行增刪改查的能力，讓管理人員合理的使用管理技術(shù)提高網(wǎng)絡(luò)的使用效率，讓管理人員能夠通過新的計算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)動態(tài)化監(jiān)督與管控，提高檔案管理的科學(xué)化。

無論是傳統(tǒng)的規(guī)整方式還是現(xiàn)代化的電子檔案管理，最終的目的都是讓檔案進(jìn)行分門別類的存儲，幫助水泥制造企業(yè)的發(fā)展。創(chuàng)新檔案管理方式是員工務(wù)必要學(xué)會的一項技能，但是創(chuàng)新檔案管理方式也有弊端，以創(chuàng)新為基礎(chǔ)搭配傳統(tǒng)的規(guī)整方式讓檔案管理具有科學(xué)化、合理化才是正道，從而推動了檔案科學(xué)化的管理水平。

總結(jié)：

隨著社會的進(jìn)步，各行各業(yè)對檔案的管理要求越來越高，水泥制造行業(yè)也不例外，并且國家也頒布了《建筑工程文件檔案整理規(guī)劃》，對水泥制造業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)的要求更具體了，要積極響應(yīng)國家號召及時對檔案管理進(jìn)行改革。水泥制造的種類過多，有效的檔案管理可以讓企業(yè)管理者明確企業(yè)出現(xiàn)的問題，讓日常工作達(dá)到刪繁就簡的目的，提高決策的科學(xué)性，優(yōu)化整個管理工作的模式，以推動企業(yè)穩(wěn)定長遠(yuǎn)的發(fā)展。優(yōu)化水泥制造企業(yè)檔案管理的模式有很多，可以對管理人員、設(shè)備等方面進(jìn)行優(yōu)化，只有企業(yè)選擇適合自己的方案才能做到事半功倍的效果。

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作者簡介：楊扉，女，彝族，籍貫：云南文山，：1990.1，本科，職稱：助理館員，工作單位：云南興建水泥有限公司，研究方向：檔案管理。