淺談如何做好深化改革中的工商管理工作

[摘要]近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)體系的發(fā)展和完善，辦公室在深化改革中做了很多工作。但是也應(yīng)該清醒地意識(shí)到，辦公室的工作還不能滿足改革開放和工商管理的需要。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和改革使辦公室的地位、職能發(fā)生重大的變化。挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，要抓住機(jī)遇，充分適應(yīng)職能轉(zhuǎn)變的新形勢(shì)，作為今后辦公室工作的重點(diǎn)內(nèi)容和方向，充分發(fā)揮工商管理在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要作用，以創(chuàng)造一個(gè)寬松、平等的環(huán)境。

[關(guān)鍵詞]辦公室職能;工商管理;辦公室管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.31.107

1全面適應(yīng)職能轉(zhuǎn)變的新形勢(shì)

1.1傳統(tǒng)辦公室管理及其職能

1.1.1傳統(tǒng)辦公室管理工作

在以往的辦公室管理工作中，主要是負(fù)責(zé)單位本部的行政管理和日常事務(wù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各部門的全面協(xié)調(diào)，加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作的督促和檢查，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，促進(jìn)單位對(duì)各項(xiàng)工作的規(guī)范管理。負(fù)責(zé)單位的文件、資料、信息和宣傳工作，溝通內(nèi)部和外部聯(lián)系，確保上情下達(dá)和下情上報(bào)。負(fù)責(zé)單位來往信件的處理和文書檔案的管理工作，負(fù)責(zé)督促、查辦和落實(shí)會(huì)議、文件決定的事項(xiàng)。加強(qiáng)對(duì)外聯(lián)絡(luò)，擴(kuò)大公關(guān)業(yè)務(wù)，促進(jìn)單位與社會(huì)各界的廣泛合作和友好接觸，樹立單位的良好形象。負(fù)責(zé)單位的印章管理。負(fù)責(zé)單位的合同管理和法務(wù)工作。負(fù)責(zé)單位會(huì)議的準(zhǔn)備、召集、記錄和存檔。負(fù)責(zé)單位的車輛管理。完成領(lǐng)導(dǎo)者分配的其他任務(wù)。

1.1.2傳統(tǒng)辦公室管理工作的作用和特點(diǎn)

（1）辦公室具有參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督辦督查、服務(wù)保障四大職能。辦公室是一個(gè)單位的溝通樞紐，也是單位的參謀中心、指揮中心、信息中心和服務(wù)中心。如何開展辦公室工作直接制約和影響著整體工作能否順利開展，各項(xiàng)工作任務(wù)是否按時(shí)、按質(zhì)完成。辦公室應(yīng)主要發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督辦督查、服務(wù)保障四大職能。這“四大職能”是辦公室工作的核心，是衡量一個(gè)單位辦公室工作績效的主要標(biāo)志。如何充分發(fā)揮好這“四大職能”，是做好新形勢(shì)下辦公室工作，提高辦公室工作水平的核心內(nèi)容。

（2）辦公室管理具有體現(xiàn)事業(yè)單位文化功能。辦公室作為單位傳播交流、內(nèi)外聯(lián)系的主要機(jī)構(gòu)，是事業(yè)單位文化展示的窗口，是事業(yè)單位文化踐行的重要機(jī)構(gòu)。只有讓事業(yè)單位內(nèi)部和社會(huì)公眾都充分感受和認(rèn)同事業(yè)單位文化，才能從精神層面上提高員工對(duì)事業(yè)單位的認(rèn)可程度和社會(huì)對(duì)事業(yè)單位的認(rèn)可程度，從而激發(fā)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展?jié)摿Α?/p>

1.2新形勢(shì)下辦公室管理工作發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

1.2.121世紀(jì)以來辦公室管理工作發(fā)展變化的背景

在新形勢(shì)下，辦公室是單位開展行政工作的中樞部門，其擔(dān)負(fù)著重大的責(zé)任，工作任務(wù)較為艱巨。因此，必須要正確認(rèn)識(shí)辦公室行政管理工作的重要意義和主要職能，積極、主動(dòng)地去應(yīng)對(duì)形勢(shì)的變化。采取有效措施，促進(jìn)辦公室行政管理工作的效率和質(zhì)量不斷提升。

1.2.2新形勢(shì)下辦公室管理工作面臨的問題

（1）管理職能和目標(biāo)模糊不清。辦公室工作人員不能夠充分了解自己的工作職能，以及工作過程中所需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。在新形勢(shì)下，不同時(shí)期的目標(biāo)與職能是動(dòng)態(tài)變化的。但是在實(shí)際的工作中，辦公室工作人員往往按照相同的方式，一步一步地工作。在工作中沒有創(chuàng)新性和積極主動(dòng)性，并且對(duì)于自己的職責(zé)不夠明確，導(dǎo)致辦公室工作人員往往出現(xiàn)越職代理的事情。

（2）管理機(jī)制缺乏有效性。在辦公室實(shí)際的工作狀態(tài)中，主要是處于被動(dòng)工作狀態(tài)下。在很多情況下，僅憑上級(jí)指示或者依靠相關(guān)文件來處理自己的工作，對(duì)于管理過程中遇到的各種問題，并沒有合適有效的機(jī)制來處理?，F(xiàn)有的辦公機(jī)制的有效性有限，不能及時(shí)更新單位績效考核體系，從業(yè)人員工作熱情低下而且責(zé)任心較低等，導(dǎo)致當(dāng)前的辦公室行政管理工作處于沒有制度指導(dǎo)的混亂工作狀態(tài)。

（3）管理從業(yè)者整體素質(zhì)不高。管理辦公室人員的整體素質(zhì)水平主要反映在業(yè)務(wù)水平、政治素質(zhì)以及工作作風(fēng)這三個(gè)方面。辦公室的工作人員，通常都將精力放在瑣碎的雜事上，很難花費(fèi)大量的時(shí)間去學(xué)習(xí)政治知識(shí)，自然而然就導(dǎo)致其政治水平不高。同時(shí)辦公室的工作人員也沒有專業(yè)的辦公室管理工作經(jīng)驗(yàn)，很多都不是正式的專業(yè)畢業(yè)，如果后期沒有良好的培訓(xùn)，其業(yè)務(wù)能力和水平都無法真正滿足要求。

1.3新形勢(shì)下辦公室工作基本職能拓展

1.3.1傳統(tǒng)辦公室基本管理職能的升級(jí)

（1）明確辦公室行政管理職能。隨著我國的不斷發(fā)展，辦公室行政管理工作職能也發(fā)生著變化，為了能夠保證辦公室作為事業(yè)單位管理中樞的功能，就必須明確辦公室行政管理職能。為了明確行政管理職能，就必須做到以下四點(diǎn)：第一，強(qiáng)調(diào)服務(wù)職能，提升服務(wù)品質(zhì);第二，優(yōu)化調(diào)研模式，改善指導(dǎo)工作的水平;第三，增強(qiáng)協(xié)調(diào)能力，促進(jìn)單位和諧穩(wěn)定發(fā)展;第四，充分發(fā)揮管理監(jiān)督職能，順利完成管理工作。

（2）完善辦公室行政管理制度。一個(gè)明確的工作職能必須有一套有效的制度來規(guī)范工作人員的工作，約束工作人員的言行。辦公室行政管理過程中，各個(gè)方面都需要有相關(guān)的法律法規(guī)和自身的規(guī)定作為依據(jù)，必須科學(xué)合理的完善管理機(jī)制。這樣，管理工作者才能夠在自己的實(shí)際工作中，做出及時(shí)有效的決策。辦公室行政管理工作是所有事業(yè)單位管理工作的重點(diǎn)，迫切需要提出一套科學(xué)有效的運(yùn)作機(jī)制。

（3）辦公室向?qū)W習(xí)型轉(zhuǎn)變。辦公室行政管理活動(dòng)是事業(yè)單位日常工作的重要紐帶，也是確保行政指令實(shí)現(xiàn)上傳下達(dá)的重要中樞。行政事務(wù)需要涉及很多方面的知識(shí)，同時(shí)也需要從業(yè)者保證自己的專業(yè)性與業(yè)務(wù)水平。單位的日常運(yùn)營和今后的發(fā)展，必然需要行政管理辦公室服務(wù)質(zhì)量的整體提升。這就要求單位要通過制定的培訓(xùn)方案，對(duì)行政管理者進(jìn)行合理的培訓(xùn)，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平以及工作作風(fēng)等多個(gè)方面進(jìn)行提高。以理論基礎(chǔ)為出發(fā)點(diǎn)，在實(shí)際的工作過程中鍛煉每一個(gè)從業(yè)者的綜合素質(zhì)，做到辦事效率提高，工作質(zhì)量有保障。

1.3.2新形勢(shì)下辦公室工作基本職能的拓展

（1）加強(qiáng)辦公室設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)配置。辦公室行政管理具有綜合性和復(fù)雜性，每項(xiàng)工作都要仔細(xì)完成。在新形勢(shì)下，加強(qiáng)辦公室建設(shè)是辦公室行政管理開展工作的前提條件。在管理工作的實(shí)施過程中，內(nèi)部結(jié)構(gòu)配置的合理與否直接關(guān)系到辦公室職能的發(fā)揮。有效的辦公室行政管理可以明確員工的職責(zé)，促進(jìn)人員的合理分配，使員工能履行各自的職責(zé)。每個(gè)工作人員在履行自己職責(zé)的同時(shí)，應(yīng)積極配合其他同事，開展相互協(xié)調(diào)的工作，提高管理工作的整體效率，確保工作質(zhì)量得到有效提高。此外，辦公室還需要有一套科學(xué)實(shí)用的管理制度。依照運(yùn)轉(zhuǎn)程序的制度來規(guī)范各項(xiàng)工作，確保管理工作的開展能夠按照規(guī)則有據(jù)可依，進(jìn)而保證工作效率和質(zhì)量。

（2）提高辦公室行政管理工作人員的個(gè)人素質(zhì)和整體管理水平。通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，來更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。辦公室工作較為復(fù)雜，需要應(yīng)用各種各樣的職業(yè)技能。因此，工作人員應(yīng)具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，以及公共關(guān)系、行政管理等方面的知識(shí);要掌握科學(xué)文化知識(shí)，還要了解相關(guān)政策、規(guī)章制度和政治理論的知識(shí)。辦公室還是一個(gè)團(tuán)體，全體員工要團(tuán)結(jié)協(xié)作，只有將核心放在團(tuán)結(jié)與協(xié)作上組建管理團(tuán)隊(duì)，才能充分發(fā)揮整個(gè)團(tuán)隊(duì)的作用，進(jìn)而提高工作效率。

（3）提高服務(wù)意識(shí)。辦公室的作用主要體現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)決策的貫徹執(zhí)行，群眾意見及時(shí)反饋、內(nèi)外部關(guān)系的科學(xué)協(xié)調(diào)上。在工作過程中，工作人員不僅要有良好的工作心態(tài)，還需要有更高的服務(wù)意識(shí)。處理事情需耐心、謹(jǐn)慎，并充分考慮所有相關(guān)因素。辦公室工作涉及范圍較廣，工作內(nèi)容較為復(fù)雜。因此，工作人員需要梳理工作程序，以確保工作質(zhì)量。此外，工作人員在開展工作的過程中，為適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，需要推陳出新，提高自身的服務(wù)意識(shí)，并積極應(yīng)用創(chuàng)新意識(shí)。

2充分發(fā)揮工商管理服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要作用，營造寬松平等的環(huán)境現(xiàn)階段，充分發(fā)揮工商管理對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展作用，爭取政策，了解政策，幫助單位運(yùn)用政策非常重要。為此，通過上爭資源、外引力量、內(nèi)挖潛力等工作，努力制定了服務(wù)單位發(fā)展的一系列政策。還應(yīng)當(dāng)開展相應(yīng)的專題調(diào)研，了解單位工商管理迫切需要做什么、最需解決的問題又是什么，并做了有針對(duì)性的研究和分析，提出了符合單位發(fā)展的配套意見和措施。同時(shí)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)工商行政管理機(jī)關(guān)的主要職能，特別是與事業(yè)單位發(fā)展密切相關(guān)的職能，從而更好地服務(wù)政策，實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

3為充分發(fā)揮工商管理職能提供堅(jiān)強(qiáng)保障

3.1加強(qiáng)法制建設(shè)

首先，加強(qiáng)工作人員的政治理論學(xué)習(xí)，提高明辨是非的能力，懂得運(yùn)用知識(shí)去解決分析實(shí)際問題，因此，工作人員需熟悉并掌握國家思想、改革政策及方針的基本原則。其次，辦公室工作人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)，提升行政法律意識(shí)。辦公室是一個(gè)綜合性的部門，該部門工作人員在不斷提升自身的法律意識(shí)的同時(shí)，還需加強(qiáng)對(duì)其他部門的監(jiān)督，并敦促他們嚴(yán)格依法行事，以提高事業(yè)單位的行政水平。最后，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，促進(jìn)工作人員的業(yè)務(wù)水平得到不斷提升。

3.2提高信息化建設(shè)

隨著信息化應(yīng)用的普及，辦公室工作的開展幾乎全部需要應(yīng)用到信息技術(shù)。因此，為了辦公室工作人員有效地提升工作效率，在提高業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，還需具備出色的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用能力。

3.3加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)

作為重要的行政部門，辦公室是事業(yè)單位的形象擔(dān)當(dāng)。因此，有必要加強(qiáng)勤政廉政建設(shè)，保證辦公室工作人員樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，保證其忠誠度、廉潔性和自律性，在工作過程中保持良好的個(gè)人形象。

4總結(jié)與反思

簡而言之，在辦公室行政管理中，應(yīng)該批判性地繼承和發(fā)揚(yáng)辦公文化的優(yōu)良傳統(tǒng)，取長補(bǔ)短，要解放思想，改變觀念，以人為本的同時(shí)也要依法辦事、依規(guī)辦事，應(yīng)本著真誠的態(tài)度和良好的精神面貌，來規(guī)范辦公室行政管理制度，創(chuàng)建出良好的新時(shí)期行政管理文化環(huán)境，又要隨著時(shí)代的發(fā)展而改變，全面促進(jìn)各方面業(yè)務(wù)的改革，提高自身的實(shí)力，使辦公室行政管理工作更有效，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位健康快速發(fā)展。

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[作者簡介]黃晶晶（1983—），女，漢族，福建福州人，碩士，研究方向：企業(yè)管理、公共管理。