地震科技星火計(jì)劃專項(xiàng)檔案歸檔應(yīng)當(dāng)適用的規(guī)定

龔自祿

(中國(guó)地震局地震大地測(cè)量重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，湖北 武漢 420071)

2010年11月15日中國(guó)地震局發(fā)布《關(guān)于印發(fā)〈中國(guó)地震局地震科技星火計(jì)劃管理辦法(試行)〉的通知》(中震科發(fā)〔2010〕91號(hào))，此通知正式設(shè)立“地震科技星火計(jì)劃專項(xiàng)”。在通知中詳細(xì)說(shuō)明了“專項(xiàng)”的范圍、目的、意義、特點(diǎn)，附件《中國(guó)地震局地震科技星火計(jì)劃管理辦法(試行)》分為總則、組織管理、申請(qǐng)與受理、實(shí)施與監(jiān)督檢查、驗(yàn)收與績(jī)效考評(píng)、成果與推廣應(yīng)用、獎(jiǎng)懲、附則等9個(gè)章節(jié)。為了規(guī)范地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，中國(guó)地震局于2012年7月9日發(fā)布《中國(guó)地震局地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收工作規(guī)定》(中震科發(fā)〔2012〕46號(hào))，規(guī)定分為驗(yàn)收組織機(jī)構(gòu)、驗(yàn)收流程、授權(quán)項(xiàng)目驗(yàn)收、獎(jiǎng)懲、其他事項(xiàng)等5個(gè)部分。這2個(gè)文件奠定了規(guī)范化、科學(xué)化管理地震科技星火計(jì)劃專項(xiàng)的基礎(chǔ)。地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目設(shè)立10年來(lái)，地震科技取得了飛速發(fā)展，積累了豐富的地震科研資料，同時(shí)，地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的重要性日益凸顯。然而，這兩個(gè)地震科技星火計(jì)劃的公文并沒(méi)有明確指明歸檔整理工作應(yīng)當(dāng)具體參照哪些標(biāo)準(zhǔn)文件，這給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案工作者帶來(lái)困惑。而且在檔案分類歸屬問(wèn)題上，很多檔案人員對(duì)地震科技星火計(jì)劃專項(xiàng)檔案是否應(yīng)當(dāng)歸類于“TC5地震科學(xué)研究”存在爭(zhēng)議。眼下，正是地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收和歸檔整理的時(shí)候，為提高專項(xiàng)檔案質(zhì)量、規(guī)范整理專項(xiàng)檔案，筆者擬從專項(xiàng)檔案分類、規(guī)范性文件、標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)等方面進(jìn)行探討。

1 專項(xiàng)檔案應(yīng)歸屬為“TC5地震科學(xué)研究”類目

檔案工作人員在接收到地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目檔案后，經(jīng)整理后會(huì)進(jìn)行分類。在依據(jù)《中國(guó)檔案分類法—地震檔案分類表》(檔函字〔1994〕22號(hào)，以下簡(jiǎn)稱地震檔案分類表)進(jìn)行分類時(shí)，檔案工作人員常常會(huì)存在分歧。因?yàn)椤兜卣饳n案分類表》將地震檔案劃分為九大類：TC1地震管理；TC2地震監(jiān)測(cè)與預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)；TC3地震工程；TC4地震對(duì)策；TC5地震科學(xué)研究；TC6基本建設(shè)；TC7設(shè)備儀器；TC8標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量；TC9環(huán)境保護(hù)及其他。有些檔案工作者將此專項(xiàng)檔案歸類于TC4地震工程，有些將項(xiàng)目檔案歸類于TC5地震科學(xué)研究，有些將此專項(xiàng)檔案歸類于TC7設(shè)備儀器等等，筆者并不認(rèn)同這種分類方法，以下將從地震科技星火計(jì)劃相關(guān)文件、科技檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等資料中尋求更合理的解釋。

《中國(guó)地震局地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收工作規(guī)定》(中震科發(fā)〔2012〕46號(hào))附件4中將“項(xiàng)目資料歸檔范圍”劃分為5個(gè)階段：立項(xiàng)階段、執(zhí)行階段、驗(yàn)收階段、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段、推廣應(yīng)用階段。在“總體要求”的開(kāi)頭明確提到“科研檔案”的定義和“項(xiàng)目依托單位要按照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等的有關(guān)要求，認(rèn)真做好地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目資料歸檔工作?！苯?jīng)查找，在《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》中給出了科研檔案的定義，并明確指出科學(xué)技術(shù)研究檔案簡(jiǎn)稱科研檔案。由此可知，地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目檔案屬于科研檔案。

以上是從地震科技星火計(jì)劃最基本的文件《驗(yàn)收規(guī)定》中判斷出地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目檔案應(yīng)當(dāng)屬于科研檔案。下面從科技類檔案國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中進(jìn)行探尋更詳細(xì)的分類描述。

國(guó)家檔案局于2008年11月13日發(fā)布的國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2008，2009年5月1日實(shí)施)，此國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)使用于一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理。從第4.3.2條和第5條可以看出，科技檔案至少分為科研類、產(chǎn)品類、建設(shè)項(xiàng)目類、設(shè)備儀器類等四類，其中第4.3.2條指出科研課題的科技文件應(yīng)按其項(xiàng)目組卷，第5.3條指出“科研類案卷宜按課題可行性立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。”與《驗(yàn)收規(guī)定》附件4中“項(xiàng)目資料歸檔范圍”階段劃分非常相近。由此可知，地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目檔案應(yīng)當(dāng)歸屬于科技檔案中的科研類或科研課題類。

國(guó)家檔案局于1992年7月20日批準(zhǔn)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T 2-1992，1992年10月20日實(shí)施)，此行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)仍然有效。在第4.2.1條中指出“一般按科研課題的準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)和推廣應(yīng)用5個(gè)工作階段整理、組卷?！边@與《驗(yàn)收規(guī)定》附件4中“項(xiàng)目資料歸檔范圍”階段劃分非常相近。由此可知,地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目檔案應(yīng)當(dāng)歸屬于科研課題(科學(xué)技術(shù)研究課題)檔案。

以上從各種相關(guān)文件和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中判斷出地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目檔案屬于科研(課題)檔案。然而，在分類時(shí)，還要具體到學(xué)科領(lǐng)域，下面就從地震檔案學(xué)科中尋找相關(guān)內(nèi)容。

翻閱《中國(guó)檔案分類法—地震檔案分類表》(國(guó)家檔案局1994年3月10日發(fā)布的檔函字〔1994〕22號(hào)文，目前仍然有效)，發(fā)現(xiàn)在“編制說(shuō)明”的第四部分“幾個(gè)相關(guān)問(wèn)題的處理”第(一)段中明確舉例說(shuō)明“研究所某個(gè)研究室在承擔(dān)研究課題時(shí)形成的全部檔案入‘科學(xué)研究’類目，承擔(dān)國(guó)家工程地震工作形成的檔案則入‘地震工程’類目，其研制地震儀器形成的檔案則入‘設(shè)備儀器’類?！痹僬?，“TC5地震科學(xué)研究”條目下有“依科技檔案復(fù)分表的‘科學(xué)研究文件材料’分”，經(jīng)查詢科技檔案復(fù)分表，發(fā)現(xiàn)科技檔案復(fù)分表第1類“科學(xué)研究文件材料”的細(xì)分條目為科研立項(xiàng)文件材料、實(shí)驗(yàn)研究文件材料(執(zhí)行情況、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等入此)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收文件材料、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)文件材料、科技開(kāi)發(fā)文件(成果推廣、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、技術(shù)咨詢等入此)等5個(gè)階段，與《驗(yàn)收規(guī)定》附件4中“項(xiàng)目資料歸檔范圍”階段劃分非常相近，而地震工程類、設(shè)備儀器類等歸檔材料細(xì)分表與《驗(yàn)收規(guī)定》附件4中“項(xiàng)目資料歸檔范圍”階段劃分差別很大。由此可知，地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目檔案應(yīng)當(dāng)歸屬于地震檔案中的“TC5地震科學(xué)研究”類。

綜上所述，無(wú)論是從地震科技星火計(jì)劃相關(guān)文件、檔案國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，還是從地震檔案學(xué)科上進(jìn)行劃分，將地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目檔案歸類于“TC5地震科學(xué)研究”類目最為合理。

2 專項(xiàng)檔案整理必須遵守的3份公文

地震科技星火計(jì)劃專項(xiàng)的檔案工作有2個(gè)最根本的文件必須要遵守，一個(gè)是《中國(guó)地震局地震科技星火計(jì)劃管理辦法(試行)》(中震科發(fā)〔2010〕91號(hào))(以下簡(jiǎn)稱管理辦法)，另一個(gè)是《中國(guó)地震局地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收工作規(guī)定》(中震科發(fā)〔2012〕46號(hào))(以下簡(jiǎn)稱驗(yàn)收規(guī)定)?！豆芾磙k法》中涉及檔案方面的內(nèi)容只有第37條，“實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人立卷歸檔責(zé)任制。項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)所形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種科研文件材料的管理，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)整理?！泵鞔_規(guī)定了歸檔責(zé)任人是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。《驗(yàn)收規(guī)定中》中涉及檔案方面的內(nèi)容也只有第二部分“驗(yàn)收流程”中第(一)節(jié)“驗(yàn)收準(zhǔn)備”中第3條“資料歸檔”，這一條又指向附件4。附件4包含兩部分：《地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目資料歸檔有關(guān)要求》和《地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目資料歸檔情況信息表》，在《地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目資料歸檔有關(guān)要求》中有3個(gè)方面需要注意：①“總體要求”部分規(guī)定“項(xiàng)目依托單位要按照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等的有關(guān)要求，認(rèn)真做好地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目資料歸檔工作。”經(jīng)查閱相關(guān)資料，這里所說(shuō)的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》是指國(guó)家科委、國(guó)家檔案局于1987年3月20日發(fā)布的“國(guó)檔發(fā)〔1987〕6號(hào)”文件，但2020年9月11日國(guó)家檔案局第15號(hào)令發(fā)布《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》并于2020年11月1日起施行。②“總體要求”中指出了項(xiàng)目依托單位檔案管理部門(mén)的職責(zé)是檢查指導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成科研項(xiàng)目課題檔案歸檔整理工作。③“項(xiàng)目資料歸檔范圍”按照科研項(xiàng)目各個(gè)階段詳細(xì)說(shuō)明了項(xiàng)目資料的歸檔范圍。

由于有文件明確規(guī)定，因此，在進(jìn)行地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目檔案收集與整理過(guò)程中必須強(qiáng)制遵守《中國(guó)地震局地震科技星火計(jì)劃管理辦法(試行)》(中震科發(fā)〔2010〕91號(hào)，2010年11月15日起施行)、《中國(guó)地震局地震科技星火計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收工作規(guī)定》(中震科發(fā)〔2012〕46號(hào)，2012年7月9日發(fā)布)、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》(國(guó)家檔案局第15號(hào)令，2020年11月1日起施行)。

3 專項(xiàng)檔案整理時(shí)應(yīng)當(dāng)適用的標(biāo)準(zhǔn)文件

對(duì)于地震科技星火計(jì)劃資料收集后的整理工作，《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》(國(guó)家檔案局第15號(hào)令)第十九條指出，“科研檔案應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822)進(jìn)行整理，科研電子檔案應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)進(jìn)行整理?！痹趪?guó)家檔案局第15號(hào)令頒布之前，地震科技星火計(jì)劃專項(xiàng)檔案整理工作一直明確指明參考標(biāo)準(zhǔn)，此令的頒布不僅給我們檔案工作人員指明了紙質(zhì)檔案整理的規(guī)范和要求，還指明了電子檔案整理的規(guī)范和要求，使檔案歸檔整理工作有據(jù)可依，大大提高了檔案整理工作的效率，有利于提高檔案的整理質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

地震科技星火計(jì)劃專項(xiàng)是地震行業(yè)的一項(xiàng)重要科技項(xiàng)目，其產(chǎn)生的檔案資料是極其寶貴的。提高專項(xiàng)檔案質(zhì)量、規(guī)范化整理專項(xiàng)檔案是地震檔案工作人員的工作追求。地震科技星火計(jì)劃專項(xiàng)的相關(guān)公文并沒(méi)有明確指明檔案歸屬類別，也沒(méi)有明確指明專項(xiàng)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)尋找相近公文或標(biāo)準(zhǔn)，加以明確地震科技星火計(jì)劃專項(xiàng)檔案的類別，找出必須或應(yīng)當(dāng)參考的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，將非常有利于檔案的整理裝訂工作。