新時(shí)代法院檔案智能化管理的探索與研究

石 玲

(杭錦后旗人民法院，內(nèi)蒙古 巴彥淖爾 015000)

在新時(shí)期的檔案管理工作中，法院需要積極地融合智能化管理的理念，對(duì)現(xiàn)有的軟硬件設(shè)施進(jìn)行升級(jí)和換代，同時(shí)在相關(guān)檔案管理工作中還需要確保對(duì)應(yīng)的保密工作能夠得到有效的開(kāi)展，對(duì)現(xiàn)有的公文檔案進(jìn)行審核以后才給予上傳，盡可能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的無(wú)紙化處理。

1 新時(shí)期法院檔案智能化管理的方式

傳統(tǒng)的法院檔案管理工作存在較大的工作量，相關(guān)紙質(zhì)檔案不利于保存和查閱，并且對(duì)于檔案資料管理的場(chǎng)所要求也相對(duì)較為嚴(yán)格。因此，法院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)盡可能實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n的工作管理形式。同時(shí)，當(dāng)前法院檔案管理工作中融入智能化管理應(yīng)當(dāng)注重以下幾點(diǎn)。

1.1 明確電子檔案歸檔的概念

所謂檔案文件歸檔是指將對(duì)應(yīng)的電子文件在確定其檔案性質(zhì)以后在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行儲(chǔ)存或在對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)器上進(jìn)行存儲(chǔ)處理等，并且將對(duì)應(yīng)的檔案經(jīng)過(guò)拷貝以及刻錄以后，將其放在脫機(jī)的載體上，以便實(shí)現(xiàn)其長(zhǎng)期有效的保存。具體來(lái)說(shuō)，在不同條件下所產(chǎn)生出的不同電子檔案，其對(duì)應(yīng)的歸檔方式有著相應(yīng)的差別。例如在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)中的文檔進(jìn)行標(biāo)識(shí)，即可完成相應(yīng)的歸檔操作。

1.2 將法院檔案材料納入電子檔案歸檔范疇

在法院對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照檔案材料的分類分別進(jìn)行電子文件的歸檔處理，盡可能落實(shí)分期、分批次的管理方式，對(duì)現(xiàn)有的法院紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子文件的轉(zhuǎn)換處理，以此實(shí)現(xiàn)使用電子檔案管理的工作形式來(lái)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并且滿足當(dāng)下法院檔案管理工作的需求，為后續(xù)的法院檔案管理工作提供相應(yīng)的工作支持，確保法院檔案管理工作具備相應(yīng)的實(shí)效性。

1.3 制定具體的電子檔案歸檔措施

當(dāng)前，由于法院的檔案資料相對(duì)較多，在法院對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換的環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)制定并完善相應(yīng)的歸檔措施和歸檔目標(biāo)，并且相關(guān)工作人員需要圍繞著電子檔案歸檔的目標(biāo)，開(kāi)展積極的電子檔案歸檔作業(yè)，實(shí)現(xiàn)將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案的過(guò)程，以此來(lái)提高法院對(duì)于檔案管理工作的效率和質(zhì)量，來(lái)促進(jìn)當(dāng)下法院檔案管理工作智能化的創(chuàng)新和發(fā)展，滿足當(dāng)下法院檔案管理的智能化工作要求。

2 新時(shí)期法院檔案智能化管理規(guī)范制作

當(dāng)前法院檔案管理工作要著重強(qiáng)調(diào)其工作的保密性，對(duì)應(yīng)的法院檔案資料在進(jìn)行調(diào)閱的工作環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)范要求進(jìn)行操作，以確保檔案資料的保密性得到滿足。因此，基于相應(yīng)的工作管控需求，新時(shí)期檔案智能化管理工作在進(jìn)行紙質(zhì)檔案材料的轉(zhuǎn)換過(guò)程中，需要及時(shí)地對(duì)現(xiàn)階段公文制作以及控制程序進(jìn)行把控和審核，確保對(duì)應(yīng)的法院檔案資料具備基礎(chǔ)的保密性，杜絕法院檔案資料發(fā)生泄密，因此需要從以下幾個(gè)方面入手。

2.1 建立電子檔案管理部門

在法院進(jìn)行資料收集的過(guò)程中，對(duì)于新的公文檔案，需要由專業(yè)的部門或人員來(lái)進(jìn)行收集和處理，并且將對(duì)應(yīng)的公文檔案經(jīng)過(guò)審核以后再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行發(fā)送。此外，還要確保各檔案資料實(shí)現(xiàn)在格式、結(jié)構(gòu)方面的統(tǒng)一，以便對(duì)其進(jìn)行規(guī)范的管理和管控。對(duì)應(yīng)的電子檔案管理部門在承接相應(yīng)工作時(shí)需要時(shí)刻秉承使用先進(jìn)、規(guī)范的工作管理原則，來(lái)對(duì)檔案智能化管理的發(fā)展提供相應(yīng)的工作支持。

2.2 確定的檔案管理流程

當(dāng)前在法院電子檔案的制作環(huán)節(jié)，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行有效的管控，檔案管理人員需要對(duì)相關(guān)的檔案管理、制作流程進(jìn)行明確，以確保電子檔案的制作管理工作滿足實(shí)際的需求。因此，相關(guān)檔案管理人員需要依據(jù)現(xiàn)階段法院工作的實(shí)際特征來(lái)對(duì)現(xiàn)有的電子檔案管理流程進(jìn)行梳理和構(gòu)造，以確保電子檔案的管理流程和管理效果都能滿足當(dāng)下電子檔案管理工作的需求。

2.3 制定嚴(yán)格的電子檔案調(diào)閱制度

前文談到，法院檔案管理工作最主要的是要體現(xiàn)出其保密的性質(zhì)，因此在對(duì)法院公文制作以及相關(guān)信息防控環(huán)節(jié)也需要對(duì)法院檔案查閱的制度進(jìn)行完善，相關(guān)制度的制定對(duì)于電子檔案管理工作具有重大的保密意義和社會(huì)影響。因此，法院電子檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是建立在嚴(yán)格的電子檔案調(diào)閱制度之上，來(lái)確保相關(guān)文檔能夠滿足當(dāng)下法院工作開(kāi)展的基本需求，為法院后續(xù)的日常工作開(kāi)展提供相應(yīng)的支持。

3 法院檔案智能化管理的途徑

在新時(shí)期，法院檔案智能化管理工作中應(yīng)當(dāng)全面落實(shí)針對(duì)電子文檔軟、硬件設(shè)施的建設(shè)以及管控工作，來(lái)確保法院現(xiàn)代化檔案管理工作水平得到相應(yīng)的提升。因此，針對(duì)現(xiàn)階段法院檔案自動(dòng)化管理工作需要做好以下幾點(diǎn)。

3.1 增加電子文件軟硬件設(shè)施的投入

當(dāng)前在智能化檔案管理工作中，法院需要積極地開(kāi)拓電子檔案管理儲(chǔ)存工作的新途徑。具體來(lái)說(shuō)，法院需要為檔案管理部門配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及儲(chǔ)存設(shè)備，同時(shí)，歸檔電子文件資料以及相關(guān)數(shù)據(jù)需要及時(shí)地采用光盤儲(chǔ)存或儲(chǔ)存器儲(chǔ)存?zhèn)浞荨４送?，檔案管理室還需要對(duì)現(xiàn)有的檔案資料管理軟件的安全漏洞進(jìn)行及時(shí)的修復(fù)和防控，并且還需要加強(qiáng)針對(duì)法院網(wǎng)絡(luò)安全防火墻的建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)病毒軟件的有效防范。最為重要的是，在對(duì)電子檔案上傳以及下載的過(guò)程中，需要相關(guān)部門設(shè)置對(duì)應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限來(lái)確保檔案管理工作的保密性和安全性。

3.2 升級(jí)電子文件軟硬件設(shè)施

當(dāng)前基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展較為迅速，因此法院在現(xiàn)代化智能檔案管理工作中需要有效地結(jié)合時(shí)代發(fā)展的特征，及時(shí)地對(duì)現(xiàn)有的軟、硬件設(shè)施進(jìn)行更換，同時(shí)還需要定期地對(duì)法院檔案管理部門的各項(xiàng)軟件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)，使其保持在正常的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，并且使得對(duì)應(yīng)的檔案管理工作能夠邁向信息化、智能化，全面發(fā)展。因此，落實(shí)針對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)施升級(jí)工作也是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，以確保相關(guān)檔案管理工作能夠得到有效的落實(shí)和完善。

3.3 落實(shí)高效率的人員培訓(xùn)

在新時(shí)期法院檔案智能化管理工作中，除了需要對(duì)軟、硬件設(shè)施進(jìn)行升級(jí)換代以外，還需要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員開(kāi)展對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)工作，使其能夠勝任新時(shí)代檔案管理工作的需求。在新時(shí)期智能化檔案管理工作中，法院要側(cè)重提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和基本信息設(shè)備操作的技能水平，來(lái)確保對(duì)應(yīng)的檔案管理工作人員具備相應(yīng)的道德素養(yǎng)以及專業(yè)的技能。具體來(lái)說(shuō)，法院可以開(kāi)展定期的培訓(xùn)工作，同時(shí)借鑒國(guó)內(nèi)外其他企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展?fàn)顩r來(lái)落實(shí)對(duì)法院檔案管理部門員工進(jìn)行高效率的培訓(xùn)工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期法院檔案智能化管理工作需要積極地融入智能化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有的法院紙質(zhì)文檔無(wú)紙化的處理。同時(shí)對(duì)于電子檔案的管理，法院還需要開(kāi)展有效的網(wǎng)絡(luò)管控工作，進(jìn)一步提高法院網(wǎng)絡(luò)安全管理的工作質(zhì)量，確保檔案資料的完整性。同時(shí)，在相關(guān)管理工作中，法院還需要對(duì)檔案室的員工開(kāi)展積極的培訓(xùn)作業(yè)，使其掌握前沿性的操作技能，并且進(jìn)一步開(kāi)展針對(duì)檔案室員工思想上的教育，使其具備相應(yīng)的道德素養(yǎng)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。