武漢城市圈檔案信息資源共享的困境與對(duì)策

雷春蓉 王尹芹

信息時(shí)代，隨著公眾知情權(quán)的日益覺醒、《政府信息公開條例》的正式施行，公眾對(duì)檔案信息資源的價(jià)值越來越關(guān)注，對(duì)檔案信息量的需求越來越旺盛，對(duì)信息的公開與共享，特別是對(duì)政府信息的共享意愿越來越強(qiáng)烈。同時(shí)，武漢城市圈正處于建設(shè)“兩型社會(huì)”的關(guān)鍵時(shí)期，這對(duì)于武漢城市圈的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都是嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，他們不僅要站在局部的角度考慮，還要樹立全局觀念統(tǒng)籌兼顧。檔案作為一種重要的戰(zhàn)略資源，在“兩型社會(huì)”建設(shè)中將發(fā)揮舉足輕重的作用，不僅需要檔案為工作決策提供可資借鑒的依據(jù)，而且需要城市圈各成員間的檔案信息資源實(shí)現(xiàn)互通和共享。因此，探討武漢城市圈檔案信息資源共享迫在眉睫而且意義重大。

一、研究武漢城市圈檔案信息資源共享的意義

1.相關(guān)概念。武漢城市圈，又稱“1+8”城市圈，是指以武漢為圓心的100 公里半徑內(nèi)，整合包括黃石、鄂州、黃岡、孝感、咸寧、仙桃、天門、潛江周邊8 個(gè)中小城市所組成的城市圈域[1]32。城市圈檔案信息資源共享是指以一個(gè)中心檔案事業(yè)為依托，采用現(xiàn)代高新技術(shù)手段，將記載人類歷史，傳承人類文明的檔案信息資源加以整合，構(gòu)建檔案信息資源共享中心，通過檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，以一定的方式和手段，對(duì)用戶提供信息的傳輸和利用, 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最大范圍的共享。本文特指在城市圈內(nèi)打破隸屬系統(tǒng)部門關(guān)系，消除地域限制，實(shí)現(xiàn)在9 個(gè)城市中的任意一個(gè)城市都能共享利用其他8 個(gè)城市的檔案信息資源。

2.研究的意義。通過對(duì)武漢城市圈檔案信息資源共享的研究，一是為推進(jìn)圈內(nèi)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加快公共信息平臺(tái)建設(shè)，減少“信息孤島”現(xiàn)象、提高檔案信息資源共享程度，推進(jìn)武漢城市圈檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施一體化進(jìn)程；二是促進(jìn)圈內(nèi)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，通過合理配置檔案資源，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)來加強(qiáng)圈內(nèi)檔案部門檔案信息交流和合作，為圈內(nèi)各市在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中形成更緊密的聯(lián)系作出檔案部門應(yīng)有的貢獻(xiàn)，從而為武漢城市圈檔案信息資源共享戰(zhàn)略規(guī)劃的制定提供一些參考和借鑒，提高武漢城市圈檔案信息資源的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，為武漢城市圈的建設(shè)提供更多的檔案信息資源和更好的檔案信息服務(wù)。最終逐步實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案信息資源共享的大目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)全國(guó)甚至全球檔案信息資源的共享，充分發(fā)揮檔案信息資源在信息社會(huì)中的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。

二、武漢城市圈檔案信息資源共享的困境

在武漢城市圈實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享不是一蹴而就的，還面臨一些亟待解決的難題。

1.統(tǒng)籌規(guī)劃缺失。檔案信息資源共享工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工作，涉及各檔案館之間的合作及檔案館外有關(guān)部門的配合。我國(guó)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，實(shí)踐中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)只是宏觀指導(dǎo)，而無強(qiáng)制性。而武漢城市圈作為9 個(gè)相互獨(dú)立城市的“聯(lián)合體”，其檔案相關(guān)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)體系并不統(tǒng)一。城市圈內(nèi)各檔案機(jī)構(gòu)都是相對(duì)獨(dú)立的，各自為政，各行其是，沒有一個(gè)專門的組織機(jī)構(gòu)來進(jìn)行管理和協(xié)調(diào)。因此，武漢城市圈各部門、相關(guān)產(chǎn)業(yè)的檔案信息難以實(shí)行一體化管理，在檔案信息資源共享建設(shè)中遇到了地區(qū)分割和行政體制等方面的障礙。

2.共享平臺(tái)建設(shè)不到位。要真正實(shí)現(xiàn)武漢城市圈檔案信息資源共享，最重要的就是要構(gòu)建一個(gè)檔案信息資源共享平臺(tái)，但是目前的共享平臺(tái)建設(shè)不到位。這個(gè)共享平臺(tái)既要滿足武漢城市圈內(nèi)各市檔案管理的需要，又要面向社會(huì)為公眾提供檔案信息資源服務(wù)，這一共享平臺(tái)的設(shè)計(jì)是較為復(fù)雜的。它需要在兼具便捷性、高效性、全面性和易操作性的同時(shí)，又要考慮其與檔案部門信息技術(shù)水平和檔案信息化程度的兼容性，其設(shè)計(jì)和構(gòu)建難度無疑是倍增的。但是，如果在檔案信息資源共享建設(shè)中缺少了這個(gè)管理系統(tǒng)，那么檔案信息資源共享無疑是一場(chǎng)空談，很難真正地實(shí)現(xiàn)，因此共享平臺(tái)的建立迫在眉睫。

3.共享標(biāo)準(zhǔn)不夠完善。目前，全國(guó)尚無統(tǒng)一的檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)。城市圈檔案信息資源共享首先面臨的就是資源的整合，資源整合的前提就是館藏檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)總體上制定了很多，內(nèi)容涉及紙質(zhì)檔案數(shù)字化的格式、檔案管理系統(tǒng)的功能及數(shù)字檔案館的建設(shè)規(guī)范等，但檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)大多為推薦標(biāo)準(zhǔn)，沒有強(qiáng)制約束力，而且對(duì)檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理、使用和檢索等方面尚未作出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范[2]51-53。圈內(nèi)各個(gè)檔案部門所使用的數(shù)據(jù)庫、程序開發(fā)語言以及檔案軟件的支撐平臺(tái)各不相同，導(dǎo)致圈內(nèi)各機(jī)構(gòu)之間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息化建設(shè)各自為政，形成了大量的“信息孤島”，不可避免地增加了檔案信息資源整合的難度，進(jìn)而影響到城市圈檔案信息資源的共享。

4.專業(yè)人才匱乏。檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)需要檔案人員除了具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)，還須具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)等相關(guān)信息技術(shù)知識(shí)?，F(xiàn)在的檔案工作人員現(xiàn)狀是：老一輩的檔案工作人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門熟路，但對(duì)于電子文檔形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)知之甚少；而年輕一輩的檔案工作人員僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻不甚了解[3]41。專業(yè)人才的缺乏導(dǎo)致圈內(nèi)檔案館的檔案信息化工作起步困難，可用于整合共享的高質(zhì)量數(shù)字化檔案信息資源十分有限。這種情況如果得不到改觀，真正意義上的檔案信息資源共享將舉步維艱，因此專業(yè)人才的匱乏已成為制約武漢城市圈檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)與發(fā)展的瓶頸。

三、實(shí)現(xiàn)武漢城市圈檔案信息資源共享的對(duì)策

1.成立協(xié)調(diào)共享工作機(jī)構(gòu)。為了打破檔案信息資源共享建設(shè)中遇到的地區(qū)分割和行政體制等方面的障礙，協(xié)調(diào)各方關(guān)系與平衡各方利益，就要有一個(gè)權(quán)威的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)組織城市圈內(nèi)各檔案部門信息資源共享的運(yùn)行，使城市圈內(nèi)各檔案部門和公眾都能夠充分共享不同來源的檔案信息資源。共享服務(wù)的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)是實(shí)現(xiàn)城市圈檔案信息資源共享的組織保障，協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的運(yùn)行模式將影響圈內(nèi)檔案部門之間的交流協(xié)調(diào)程度與檔案信息資源的共享互通程度。不妨成立武漢城市圈檔案信息資源共享領(lǐng)導(dǎo)小組，其主要職責(zé)是建立共享標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提供共享參考方案，指導(dǎo)成員館開展共享工作。領(lǐng)導(dǎo)小組建議由湖北省檔案主管部門或武漢市檔案管理部門牽頭，城市圈內(nèi)各檔案館主要負(fù)責(zé)人參加。成立的專門機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)武漢城市圈檔案信息資源共享的管理，統(tǒng)籌規(guī)劃、分工協(xié)作，實(shí)行區(qū)域管理一體化，突破區(qū)域行政壁壘，形成城市圈檔案信息資源共享建設(shè)合作共識(shí)[4]14-15；可以協(xié)調(diào)共享工作中投入的資金和人力資源等，避免重復(fù)勞動(dòng)和資源的浪費(fèi)；同時(shí)，可以對(duì)共享工作進(jìn)行規(guī)劃，保證共享工作正常進(jìn)行。

2.構(gòu)建共享平臺(tái)。構(gòu)建武漢城市圈檔案信息資源共享平臺(tái)要結(jié)合圈內(nèi)9 個(gè)城市的檔案管理和應(yīng)用的實(shí)際情況，遵循安全性、可靠性、實(shí)用性、可操作性等基本原則，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。共享平臺(tái)包括：（1）網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)?！段錆h城市圈總體規(guī)劃》提出，通信網(wǎng)絡(luò)建立的目標(biāo)為逐步建設(shè)數(shù)字城市和網(wǎng)絡(luò)城市圈，建成以武漢為中心、城市圈內(nèi)各區(qū)信息網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通的寬帶骨干傳輸網(wǎng)絡(luò)。城域網(wǎng)的規(guī)劃建設(shè)無疑為城市圈檔案信息資源的共享提供了快速高效的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。（2）檔案數(shù)據(jù)傳輸平臺(tái)。武漢城市圈檔案信息資源共享系統(tǒng)最好部署在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，需要通過專用網(wǎng)絡(luò)通道將圈內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)服務(wù)器，上傳的數(shù)據(jù)必須是允許公開的檔案信息。數(shù)據(jù)傳輸過程中要進(jìn)行加密處理，確保檔案數(shù)據(jù)不被泄露和篡改，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性、原始性。（3）檔案信息檢索平臺(tái)。為用戶提供公開檔案（包括目錄、部分全文）的檢索功能。用戶通過系統(tǒng)提供的檔號(hào)（題名、主題詞、起止時(shí)間）檢索、全文檢索、跨庫檢索、高級(jí)檢索等各種檢索途徑，利用計(jì)算機(jī)、手機(jī)、平板電腦等終端訪問系統(tǒng)，利用平臺(tái)提供的檔案目錄（全文）查看、打印、下載等功能，共享系統(tǒng)提供的各種服務(wù)。（4）管理平臺(tái)。管理平臺(tái)是為了保證共享平臺(tái)在安全的環(huán)境下正常運(yùn)轉(zhuǎn)，并支持各個(gè)模塊。模塊包括數(shù)據(jù)管理、用戶管理、權(quán)限管理等眾多模塊。管理系統(tǒng)要具有靈活性、通用性、易操作性，便于后期的擴(kuò)展和維護(hù)。

3.健全共享標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。城市圈檔案信息資源共享的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)應(yīng)包括四個(gè)大類：總體標(biāo)準(zhǔn)（檔案資源共享的總體框架、術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)和其他綜合標(biāo)準(zhǔn)）、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)等）、管理標(biāo)準(zhǔn)（檔案資源管理系統(tǒng)測(cè)試和評(píng)估、評(píng)價(jià)體系）、工作標(biāo)準(zhǔn)（日常工作與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、工作流程等）[5]33-34?？傮w標(biāo)準(zhǔn)需要武漢城市圈檔案信息資源共享的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)主導(dǎo)，其他的細(xì)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)要求圈內(nèi)各檔案部門提高彼此間在操作方式、資源認(rèn)識(shí)、數(shù)據(jù)描述上的一致性、互操作性，進(jìn)而從管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)等層面上形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系，為城市圈檔案資源共享中的信息交互和安全長(zhǎng)遠(yuǎn)保存提供規(guī)范依據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系的健全不僅對(duì)城市圈檔案信息資源共建共享提供保障，還為城市圈檔案信息資源的規(guī)模分析與長(zhǎng)久保存提供保證。

4.加強(qiáng)安全管理。網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全是開展武漢城市圈檔案信息資源共享的“定心丸”。由軟硬件安全、網(wǎng)絡(luò)安全、用戶操作安全等安全風(fēng)險(xiǎn)帶來的網(wǎng)絡(luò)故障、信息失真泄密、信息缺失行為時(shí)有發(fā)生，對(duì)檔案信息資源在共享系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸利用造成了巨大威脅。因此，武漢城市圈檔案信息資源共享系統(tǒng)的建設(shè)必須要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，采取諸如加密設(shè)備、防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、漏洞掃描、防止病毒軟件、VPN、安全認(rèn)證系統(tǒng)、安全審計(jì)系統(tǒng)等技術(shù)手段，保證檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠、穩(wěn)定；建立和完善檔案數(shù)字化、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理等各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案信息安全規(guī)章制度，建立檔案數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提升在病毒防護(hù)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、漏洞修復(fù)、訪問控制等方面的技術(shù)水平和應(yīng)用能力。多管齊下，才能確保武漢城市圈檔案信息資源共享的安全。

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，面對(duì)“網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化、共享化”的發(fā)展潮流，城市圈檔案信息資源的共建共享需要樹立數(shù)據(jù)共享、互利雙贏的開發(fā)與管理理念，增強(qiáng)大局意識(shí)，弘揚(yáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，克服行政區(qū)劃和層級(jí)體制方面的障礙，同時(shí)也要注重人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，構(gòu)建武漢城市圈檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。只有按照建設(shè)“兩型社會(huì)”的要求并結(jié)合實(shí)際，制定好規(guī)劃部署，拓寬檔案部門服務(wù)領(lǐng)域，才能滿足武漢城市圈“兩型社會(huì)”建設(shè)中的檔案信息資源需求。