劉一穎
根據(jù)國家政策,畢業(yè)生派遣期兩年,滿兩年未落實(shí)工作單位的派遣回生源地。因?yàn)榉N種原因,暫存高校檔案館未返回生源地的檔案轉(zhuǎn)為了遺留檔案。遺留檔案的不斷增多,加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān),也給有限的館舍存放條件帶來了壓力。如何應(yīng)對日益增多的遺留學(xué)生檔案和有效管理是目前亟待檔案人員思考的問題。我校檔案館也意識(shí)到這個(gè)問題,緊抓機(jī)遇、創(chuàng)新實(shí)干,對遺留學(xué)生檔案的管理進(jìn)行了探索,取得了一定的成效。
學(xué)生檔案是用人單位全面了解和選拔使用人才的重要依據(jù),記錄著學(xué)生在成長過程中的個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn),是人事檔案的重要組成部分,與個(gè)人發(fā)展、待遇福利息息相關(guān)。為了進(jìn)一步分析遺留檔案的成因,從源頭上減少遺留檔案的產(chǎn)生,更好地服務(wù)廣大校友,筆者針對我?,F(xiàn)存的遺留學(xué)生檔案進(jìn)行了詳細(xì)的整理和分類,截至2018屆以前的畢業(yè)生,共整理出2706份遺留檔案(含南京動(dòng)力高等??茖W(xué)校,該校于2000年并入南京師范大學(xué))。
1.時(shí)代成因。1966—1971年,高等學(xué)校停止了按計(jì)劃招生,1972年,多數(shù)高?;謴?fù)招生,但是不招收應(yīng)屆高中畢業(yè)生,只招收優(yōu)秀工農(nóng)兵學(xué)員。直到1977年國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于1977年高等學(xué)校招生工作的意見》,開始恢復(fù)高考。20世紀(jì)70年代在校人數(shù)僅2000余人,新生人數(shù)和畢業(yè)生人數(shù)均不足1000人。隨著中國社會(huì)發(fā)展,在校人數(shù)逐年增多,截至目前,在校人數(shù)已達(dá)30000余人。遺留檔案的數(shù)量自20世紀(jì)90年代以后激增。
2.政策變化。1950年起中央決定對大專院校的畢業(yè)生一律統(tǒng)籌分配工作,到1989年國務(wù)院批轉(zhuǎn)了國家教委《關(guān)于改革高等學(xué)校畢業(yè)生分配制度的報(bào)告》,1993年雙向選擇被推廣到全國高校,完成了畢業(yè)分配制度向自主選擇就業(yè)制度的過渡。20世紀(jì)90年代中后期,畢業(yè)分配制度基本退出歷史舞臺(tái)。所以,2000年以前的遺留檔案相對較少,根據(jù)“一人一檔,檔隨人走”的管理原則,檔案根據(jù)畢業(yè)分配情況派遣至用人單位。雙向選擇制度實(shí)施后,畢業(yè)生就業(yè)的路徑、形式多樣化,隨之帶來的檔案轉(zhuǎn)遞也出現(xiàn)了變化。1996年,人事部印發(fā)的《國家不包分配大專以上畢業(yè)生擇業(yè)暫行辦法》中指出:“全民所有制單位接收的畢業(yè)生檔案,原則上由所在單位管理。非全民所有制單位接收的畢業(yè)生檔案,由政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)沒有找到用人單位的,由學(xué)校將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)至畢業(yè)生入學(xué)前戶口所在地政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理?!?002年教育部和人事部規(guī)定,畢業(yè)生的就業(yè)時(shí)間延長為兩年,學(xué)??纱芷錂n案,兩年之后派遣回生源地。靈活寬松的政策方便了畢業(yè)生就業(yè),但同時(shí)也出現(xiàn)了檔案管理混亂和棄檔現(xiàn)象。
3.學(xué)校內(nèi)部溝通不暢。相當(dāng)一部分的遺留檔案處在學(xué)籍異動(dòng)狀態(tài),包括休學(xué)、降級、轉(zhuǎn)專業(yè)、延期畢業(yè)等。其中不乏十年以上的遺留檔案。但這些異動(dòng)狀態(tài)僅是依靠畢業(yè)歸檔時(shí),各學(xué)院輔導(dǎo)員根據(jù)當(dāng)時(shí)情況而記錄下來的,之后這些狀態(tài)有無改變,是否已經(jīng)辦理了相關(guān)手續(xù),檔案管理部門無從而知。隨著時(shí)間變遷,加上辦公人員更替,學(xué)院輔導(dǎo)員流動(dòng)頻繁,造成了遺留檔案無人問津,逐漸積壓。部門之間缺少聯(lián)動(dòng)協(xié)作和制度規(guī)范,雖各司其職,但不能系統(tǒng)化地完成學(xué)籍由入校到出校。比如學(xué)籍異動(dòng)單不能百分之百地轉(zhuǎn)送到學(xué)生檔案部門,造成在檔案管理中出現(xiàn)多重?cái)?shù)據(jù)交叉、反復(fù)整理檔案等不必要的重復(fù)性工作。對于學(xué)籍狀態(tài)不明的學(xué)生檔案只能暫時(shí)保留在檔案館。學(xué)籍異動(dòng)問題并不僅僅是流程性工作問題,學(xué)生檔案的管理應(yīng)與學(xué)籍管理一脈相連,檔案的管理方式要隨著學(xué)籍的異動(dòng)而進(jìn)行調(diào)整和改變。如果不重視這個(gè)問題就會(huì)導(dǎo)致檔案管理的無序和混亂,造成不必要的麻煩。
同時(shí),根據(jù)檔案轉(zhuǎn)遞的要求,接收單位尤其是各地人才市場對材料不全的檔案不予接收退回學(xué)校。所以在派發(fā)檔案之前檔案館會(huì)對學(xué)生檔案進(jìn)行檢查,不符合派檔條件的會(huì)暫時(shí)留館也造成了遺留檔案的產(chǎn)生。盡管在畢業(yè)歸檔過程中反復(fù)要求,但仍有漏歸、錯(cuò)歸的現(xiàn)象。學(xué)院也未能按照要求及時(shí)補(bǔ)充材料,加上人員更替頻繁,很多補(bǔ)充材料被遺忘在學(xué)院。長此以往,遺留檔案的遺留時(shí)間只會(huì)越來越長。
4.大學(xué)生檔案意識(shí)不足。在學(xué)生成長過程中,檔案教育嚴(yán)重缺乏。同時(shí),人事檔案的性質(zhì)決定了檔案不會(huì)由個(gè)人保管和留存,只有在辦理入職、升遷、落戶等重要問題需要利用檔案時(shí),檔案才會(huì)被注意到,一般情況下普通人幾乎不會(huì)關(guān)注到自己的檔案問題。大學(xué)生通常比較關(guān)注就業(yè)政策,對就業(yè)后個(gè)人檔案的處理了解少之又少,甚至對檔案工作有誤解和偏見。很多大學(xué)生認(rèn)為檔案是學(xué)校和用人單位之間的事情,把責(zé)任通通推向了學(xué)校,更有部分同學(xué)直接棄檔,還有的同學(xué)認(rèn)為學(xué)生檔案可以隨意地復(fù)制利用。未報(bào)到新生和退學(xué)學(xué)生也沒有及時(shí)辦理調(diào)檔手續(xù),其中有部分出國且選擇保留一年學(xué)籍的同學(xué),在期滿后既未回校辦理退學(xué)手續(xù),也未處理檔案的相關(guān)事宜。雖然檔案館的老師已盡可能聯(lián)系這些學(xué)生,但始終無人辦理調(diào)檔,給本已繁復(fù)的學(xué)生檔案工作增加了難度。所以,想要減少遺留檔案的產(chǎn)生必須從源頭上下功夫。
5.學(xué)生檔案工作缺少法律法規(guī)支撐。目前,針對學(xué)生檔案管理的法律法規(guī)幾乎空白,教育部和國家檔案局2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》(27號令)中僅對學(xué)生類檔案歸檔范圍作了概括,對如何具體實(shí)施學(xué)生檔案的管理沒有更進(jìn)一步的條例。2012年頒布的《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》明確學(xué)生人事檔案應(yīng)作為高校專門檔案管理,對歸檔范圍作出了更進(jìn)一步的說明。各高校沒有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理模式,一直以來都根據(jù)自身實(shí)際情況來開展工作。學(xué)生檔案管理的歸屬也各不相同,有的高校是由檔案館統(tǒng)一管理,有的是分散在各個(gè)學(xué)院管理,也有的是由學(xué)工部門或人事部門來代為管理。這幾種管理模式都存在利弊,沒有專門的法律法規(guī)為支撐,學(xué)生檔案管理工作在實(shí)際操作中遇到各種各樣的問題沒有路徑尋求解決依據(jù),各個(gè)高校也是摸著石頭過河。
1.從源頭上減少遺留檔案的產(chǎn)生。
(1)建立校內(nèi)部門之間協(xié)作橋梁。學(xué)生檔案的管理不能僅僅依靠檔案管理部門,《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》中指出:“高校應(yīng)制定相應(yīng)的管理辦法,厘清檔案機(jī)構(gòu)與學(xué)生管理職能部門、院系之間的職責(zé)范圍和工作流程。”學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞需要多個(gè)部門的配合,以我校為例,新生檔案由各學(xué)院負(fù)責(zé)接收鑒定,之后統(tǒng)一移交檔案館保管。畢業(yè)材料檔案由學(xué)院負(fù)責(zé)移交和歸檔。就業(yè)辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)就業(yè)數(shù)據(jù),檔案館按整理好的數(shù)據(jù)統(tǒng)一派遣。在校期間的學(xué)籍異動(dòng)則是教務(wù)處和研究生院管理。所以,每一個(gè)環(huán)節(jié)都涉及學(xué)生檔案的去向。學(xué)校各部門應(yīng)打通彼此之間的壁壘,建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái),可以快速地抓取學(xué)籍信息、派遣信息,尤其是學(xué)籍異動(dòng)狀態(tài)可以及時(shí)精準(zhǔn)獲取,便于此類學(xué)生檔案的管理。對于退學(xué)的同學(xué)可以及時(shí)通知他們辦理離校和調(diào)檔手續(xù)。同時(shí),檔案館要加強(qiáng)對學(xué)院輔導(dǎo)員和兼職檔案員的培訓(xùn),宣傳學(xué)生檔案的重要性,強(qiáng)調(diào)畢業(yè)歸檔材料的準(zhǔn)確性,避免因材料不全延誤派檔。
(2)加強(qiáng)大學(xué)生檔案意識(shí)的培養(yǎng)。高校應(yīng)高度重視學(xué)生檔案的管理,加大檔案工作的宣傳和教育力度。在新生開學(xué)教育活動(dòng)和畢業(yè)季活動(dòng)中加入檔案知識(shí)普及,讓大學(xué)生了解學(xué)生檔案的重要性,從思想上重視起來。我校在2020年6月聯(lián)合校團(tuán)委和校學(xué)生會(huì),在校學(xué)生會(huì)公眾號上發(fā)送了名為“畢業(yè)季——畢業(yè)生,這是你的檔案全攻略”的文章,宣傳學(xué)生檔案的重要性、畢業(yè)后檔案去向以及在派遣過程中遇到問題該如何處理等問題。借助學(xué)生會(huì)自媒體廣闊的平臺(tái)和校內(nèi)較高的關(guān)注度,文章推送后,取得了預(yù)期的宣傳效果,對廣大畢業(yè)生正確處理調(diào)檔給予了很好的指導(dǎo)。
(3)適當(dāng)增加學(xué)生檔案存檔內(nèi)容。因?yàn)闆]有專門的法規(guī),所以學(xué)生檔案的內(nèi)容就沒有明確的界定。目前,學(xué)生檔案的存檔內(nèi)容局限在各類登記表、成績單、黨團(tuán)材料和思想鑒定等方面。這些材料中幾乎沒有學(xué)生或家庭的聯(lián)系方式。學(xué)生檔案滯留在學(xué)校后,檔案館最先做的就是嘗試聯(lián)系學(xué)生,但是檔案中沒有記載,有的學(xué)生在畢業(yè)后即更換了電話號碼,很難找到這些學(xué)生。如果在檔案中增加聯(lián)系方式會(huì)給遺留檔案的處理帶來便利。
(4)提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。面對日益增加的遺留檔案,首先,檔案人員要積極面對,不能任由遺留檔案越積越多。要對遺留檔案逐一進(jìn)行核查,明確遺留原因,比如因?yàn)椴牧喜蝗驅(qū)W籍狀況不明的迅速反映給學(xué)校相關(guān)部門,退回的檔案即刻聯(lián)系學(xué)生本人。對于無法聯(lián)系到本人的,發(fā)動(dòng)學(xué)院的輔導(dǎo)員利用電話、微信群等方式通知學(xué)生。其次,在日常管理中,要定期對館內(nèi)遺留檔案進(jìn)行梳理,更新名單目錄。對滿足派檔條件的遺留檔案及時(shí)處理。最后,對于年代久遠(yuǎn),材料有限的遺留檔案,要認(rèn)真核對個(gè)人信息。并注意遺留檔案的保存方式,防止檔案破損、發(fā)潮和發(fā)霉,對已經(jīng)受損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)。檔案工作是一個(gè)系統(tǒng)性的工作,需要強(qiáng)烈的責(zé)任心和耐心,才能處理好紛繁復(fù)雜的檔案工作。
(5)完善學(xué)生檔案的法律法規(guī)。應(yīng)健全和完善專門的學(xué)生檔案法律法規(guī),彌補(bǔ)這一塊空白。只有在法律法規(guī)的支撐下,學(xué)生檔案工作才可以有據(jù)可循、有法可依,才能有條不紊地發(fā)展下去。各個(gè)高校應(yīng)高度重視學(xué)生檔案工作,根據(jù)自身部門職能分工和學(xué)校發(fā)展需要,完善學(xué)生檔案管理的規(guī)定和辦法,厘清部門之間的職能劃分和責(zé)任歸屬,制訂相對標(biāo)準(zhǔn)的工作規(guī)范和模式。同時(shí),加強(qiáng)檔案管理人員、輔導(dǎo)員和大學(xué)生的檔案意識(shí)培育,從制度上和思想上雙管齊下,更好的解決學(xué)生檔案工作中的實(shí)際問題。
2.對現(xiàn)有遺留檔案進(jìn)行精準(zhǔn)管理。
(1)定期對遺留檔案進(jìn)行排查。遺留檔案數(shù)量多、時(shí)間久、原因復(fù)雜需要進(jìn)行準(zhǔn)確、細(xì)致的管理,才能保證日后的利用需求。首先,要分類整理。我校以入學(xué)時(shí)間、學(xué)歷和動(dòng)專(南京動(dòng)力高等??茖W(xué)校)分為三類,分門別類并給每一份檔案配以檔案號。其次,著錄成目錄,詳細(xì)標(biāo)注出院系和專業(yè)。有的檔案信息不全,就依據(jù)錄取名冊、畢業(yè)名冊查找個(gè)人信息。盡可能做到詳盡,方便日后查找。根據(jù)入庫出庫情況,每年對目錄進(jìn)行更新。再次,建立專項(xiàng)查詢系統(tǒng),利用數(shù)字平臺(tái)加快檢索查找速度,學(xué)生也可自行檢索,提高工作效率。最后,對館內(nèi)庫房進(jìn)行合理劃分,設(shè)置專門區(qū)域擺放遺留檔案和在籍學(xué)生檔案以示區(qū)分,實(shí)行專門管理。遺留檔案遺留時(shí)間長還要做好防蟲、防蛀、防霉工作,以防檔案受損。
(2)建立遺留檔案數(shù)字查詢平臺(tái)。為了更好地幫助廣大畢業(yè)生查詢自己的檔案去向,我校構(gòu)建了畢業(yè)生去向查詢系統(tǒng)。隨著干部人事檔案審核專項(xiàng)工作的開始,檔案館陸續(xù)接到很多畢業(yè)生電話咨詢,查找檔案是否在館,遺留檔案又煥發(fā)了生機(jī)。我校檔案館利用先前收集的數(shù)據(jù),在檔案管理系統(tǒng)中加入了遺留檔案查詢功能。只要在我校檔案館主頁上找到“畢業(yè)生去向查詢”,在查詢欄中輸入“姓名”,學(xué)號為“遺留”,即可查詢檔案是否在館,之后可按照調(diào)檔程序申請調(diào)檔。目前查詢系統(tǒng)已經(jīng)正式運(yùn)行,效果明顯,為多位校友解決了燃眉之急。
學(xué)生檔案是高校教育工作的重要部分,關(guān)系著學(xué)生的學(xué)習(xí)、工作和日后的發(fā)展,學(xué)校各管理部門應(yīng)通力合作、各司其職,為學(xué)生做好服務(wù)工作。解決好遺留檔案問題是一項(xiàng)長期工程,作為檔案管理者必須從根源上重視,在實(shí)踐中找方法,優(yōu)化管理方式讓遺留檔案不再遺留。