機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作風(fēng)險(xiǎn)防控

孫 姝

為了有效加強(qiáng)檔案管理，更好地適應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢，許多機(jī)關(guān)檔案室紛紛推進(jìn)數(shù)字化檔案工作。但是，由于機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化屬于勞動密集型工作，其人員管理水平直接影響檔案數(shù)字化質(zhì)量[1]。對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效管控，對于加快機(jī)關(guān)檔案發(fā)展具有十分重要的作用。

一、檔案數(shù)字化外包是機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理的重要路徑

機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包，是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化和信息化的重要路徑，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作，是基于檔案數(shù)字化趨勢而開展的。

機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。通過機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化，可以有效提升機(jī)關(guān)檔案服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)管理現(xiàn)代化的必然手段[2]。中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳早在2014年5月印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，明確提出“要加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”的要求，為機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化提出了新的發(fā)展要求。紙質(zhì)檔案存儲、手工查閱與人工檢索的傳統(tǒng)檔案管理方式存在的效率低下、管理落后、檔案保護(hù)不力等諸多問題，已經(jīng)嚴(yán)重制約和影響了機(jī)關(guān)檔案管理工作，也對機(jī)關(guān)檔案工作向數(shù)字化方向發(fā)展提出了新的要求。機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化、檔案利用高效、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化等，已成為機(jī)關(guān)檔案管理的新目標(biāo)，檔案數(shù)字化成為機(jī)關(guān)檔案管理新方向，機(jī)關(guān)檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字檔案管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包，主要是指某個(gè)機(jī)關(guān)單位把不屬于國家法律法規(guī)限定的檔案資源，委托專門的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化加工服務(wù)的行為。中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中提出，要支持檔案專業(yè)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)參與檔案事務(wù)，推動檔案數(shù)字化外包服務(wù)健康開展。由于檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)具有豐富的經(jīng)驗(yàn)、先進(jìn)的設(shè)備、嫻熟的技能和專業(yè)化的檔案服務(wù)，可以高效、快速地對大量機(jī)關(guān)檔案資料進(jìn)行批量加工。在對館藏檔案資料進(jìn)行批量處理過程中，檔案數(shù)字化外包是較為經(jīng)濟(jì)可行的路徑和方案，檔案數(shù)字化處理的進(jìn)度和質(zhì)量也都可以保障，有助于機(jī)關(guān)檔案管理部門在短期內(nèi)提高檔案服務(wù)和檔案管理水平。越來越多的機(jī)關(guān)單位開始意識到檔案數(shù)字化管理的緊迫性與重要性，已開始推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化工作，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包被許多單位所接受和使用，從而成為機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化的重要途徑。

二、機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作中的風(fēng)險(xiǎn)分析

機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化，主要是采取數(shù)字化處理設(shè)備和技術(shù)，對機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為可以存儲的數(shù)字檔案[3]。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包過程中，涉及承包方在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化加工處理過程中有一套較為嚴(yán)格的技術(shù)要求和操作流程，因此對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，是確保機(jī)關(guān)檔案信息安全和檔案服務(wù)質(zhì)量提高的重要前期。

1.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作中的項(xiàng)目主管風(fēng)險(xiǎn)。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包對實(shí)施單位有較高的資質(zhì)要求，特別是對于機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包承包單位的技術(shù)力量、人員素質(zhì)等有很高要求，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化的質(zhì)量、進(jìn)度和檔案信息安全等。因此，在實(shí)施機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包之前，必須要對具體實(shí)施過程進(jìn)行調(diào)研和統(tǒng)籌規(guī)劃，不應(yīng)只是安排了預(yù)算經(jīng)費(fèi)就一放了之，放任檔案數(shù)字化外包單位自行安排人員進(jìn)行入庫調(diào)檔和掃描處理，最終可能會因?yàn)橹贫葓?zhí)行不嚴(yán)不力、指導(dǎo)監(jiān)管不到位、項(xiàng)目驗(yàn)收不嚴(yán)格，為后續(xù)的機(jī)關(guān)檔案數(shù)字安全埋下隱患。

2.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作中的檔案實(shí)體風(fēng)險(xiǎn)。在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化處理和加工的過程中，涉及的作業(yè)流程比較多，數(shù)字化處理工作量比較大，數(shù)字檔案信息加工周期比較長，經(jīng)手人員比較復(fù)雜。在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化處理過程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會對實(shí)體檔案安全產(chǎn)生威脅。如在對檔案數(shù)字化處理過程中，實(shí)體檔案資料出入庫手續(xù)不健全或者交接不清楚，可能會導(dǎo)致實(shí)體檔案丟失、缺少、損壞等問題，而且實(shí)體檔案在數(shù)字化掃描處理過程中，也可能因?yàn)殡S意翻折或者錯(cuò)誤打孔造成實(shí)體檔案損傷。因此，在對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化處理的時(shí)候，實(shí)體檔案面臨著“丟、損、亂”等問題。

3.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包的數(shù)據(jù)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化過程，就是要把機(jī)關(guān)檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代信息化檔案，就是把紙質(zhì)檔案內(nèi)容向數(shù)據(jù)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化的過程[4]。在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化過程中，如果對整理細(xì)則不能準(zhǔn)確把握，最終將可能導(dǎo)致檔案分類排序出現(xiàn)錯(cuò)誤，檔案內(nèi)容的目錄和實(shí)際內(nèi)容無法對應(yīng)。而且紙質(zhì)檔案的錯(cuò)掃、漏掃都可能導(dǎo)致紙質(zhì)檔案內(nèi)容和數(shù)字檔案內(nèi)容對應(yīng)不起來。色彩明暗調(diào)整處理及紙質(zhì)檔案去污、糾偏、裁剪如果出現(xiàn)不當(dāng)，也可能導(dǎo)致色彩偏差較大、圖像不完整、位置不居中等問題，對機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理工作質(zhì)量產(chǎn)生影響。

4.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案面臨著實(shí)體檔案被損毀或丟失的問題，而機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化以后，也可能會面臨存儲介質(zhì)穩(wěn)定性和耐用性對機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)安全性產(chǎn)生影響，特別是當(dāng)機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)，如移動硬盤、計(jì)算機(jī)硬盤等出現(xiàn)損壞現(xiàn)象以后，會導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)丟失。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字信息的最大特點(diǎn)是檔案載體和檔案數(shù)據(jù)的可分離性，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案信息可能被篡改、復(fù)制。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化以后，檔案數(shù)據(jù)儲存和使用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境容易出現(xiàn)被病毒感染、黑客攻擊等風(fēng)險(xiǎn)，可能也會導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案信息出現(xiàn)泄密問題。

5.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包的企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包企業(yè)，可能在追求利潤的目標(biāo)要求之下，忽視企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營管理，從而造成了團(tuán)隊(duì)執(zhí)行能力較低、工作制度不完善、安全監(jiān)督缺乏、工作人員能力和素質(zhì)不符合要求等問題，甚至有的檔案數(shù)字化外包服務(wù)企業(yè)團(tuán)隊(duì)是臨時(shí)拼湊起來的，人員未經(jīng)培訓(xùn)，導(dǎo)致人員素質(zhì)參差不齊、片面追求檔案數(shù)字化進(jìn)度、操作過程中隨意性較強(qiáng)，在一定程度上影響了機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。

6.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包的行業(yè)監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前，已經(jīng)具備機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)相關(guān)資格和資質(zhì)的外包企業(yè)數(shù)量仍然比較少[5]。為了便于開展機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作對接，下級機(jī)關(guān)檔案管理部門一般都會選擇上級單位已經(jīng)選用的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，從而提高檔案數(shù)據(jù)信息的兼容性。但也在一定程度上造成了機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包過程中的地域封鎖、一家獨(dú)大的問題，機(jī)關(guān)單位檔案室可供選擇余地比較小，其議價(jià)能力也隨之降低，在缺乏行業(yè)監(jiān)管的情況下，機(jī)關(guān)單位檔案室只能被檔案數(shù)字化外包服務(wù)企業(yè)牽著鼻子走路。

三、機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作風(fēng)險(xiǎn)管控對策

針對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作中的風(fēng)險(xiǎn)問題，主要從以下幾個(gè)方面加以提升。

1.強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作責(zé)任。第一，要針對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作，做到分工明確和責(zé)任到人。機(jī)關(guān)單位開展檔案數(shù)字化外包工作，要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，為降低項(xiàng)目主管風(fēng)險(xiǎn)，要求建立由單位法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員、技術(shù)人員、檔案管理人員共同參與的項(xiàng)目實(shí)施小組，明確相關(guān)人員在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作中的職責(zé)和任務(wù)。第二，要針對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包中的企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和行業(yè)監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)選項(xiàng)目實(shí)施單位，進(jìn)一步細(xì)化項(xiàng)目實(shí)施方案，特別是要優(yōu)先選擇具有保密資質(zhì)和核心技術(shù)的實(shí)施單位，根據(jù)機(jī)關(guān)單位檔案管理實(shí)際情況實(shí)施數(shù)字化處理。在正式開展工作之前，要強(qiáng)化對外包服務(wù)單位的資格資質(zhì)審查，與其簽訂詳細(xì)的保密協(xié)議，對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化處理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工作任務(wù)、驗(yàn)收方式、進(jìn)度要求等內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化與明確，以法律約束項(xiàng)目實(shí)施單位的行為。第三，要針對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包中的信息質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，開展安全教育和建立嚴(yán)密的安全保密制度，強(qiáng)化信息質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管控。特別是對于機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化處理駐場工作人員，必須要建立工作人員檔案，對其個(gè)人信息進(jìn)行詳細(xì)登記和嚴(yán)格管控，對其具體工作內(nèi)容包括到崗和離崗時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記，特別是對于項(xiàng)目實(shí)施人員入場辦公，必須要提供身份證明、社會關(guān)系、個(gè)人簡歷等，要對其開展相應(yīng)的政審，在正式開展工作之前必須要對相關(guān)人員開展機(jī)關(guān)檔案資料安全保密教育，點(diǎn)對點(diǎn)簽訂保密協(xié)議，提高所有人員的安全保密意識。

2.健全機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包工作制度要求。第一，要將機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化的場所獨(dú)立出來，并做到嚴(yán)格登記管理。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化過程中，要嚴(yán)格根據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，封閉并獨(dú)立運(yùn)行機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化處理的空間，確保所有機(jī)關(guān)檔案資料的安全，對檔案出入庫之前進(jìn)行嚴(yán)格清點(diǎn)，杜絕檔案外帶，杜絕工作人員自行調(diào)檔歸卷。第二，要在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化加工中謹(jǐn)慎操作和認(rèn)真核對。對機(jī)關(guān)檔案重要性加以明確，開展專門教育，提高機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化處理項(xiàng)目人員的安全意識和責(zé)任意識，在工作中自覺愛護(hù)檔案資料。對于容易損壞的檔案資料，可以使用平板掃描的方式進(jìn)行保護(hù)，確保所掃描的檔案圖像清晰，無漏掃、錯(cuò)排問題，與紙質(zhì)檔案相符以后才能裝訂入庫。

3.建立機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化外包技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，對已經(jīng)數(shù)字化處理的機(jī)關(guān)檔案再開展技術(shù)處理，確保最終留存的檔案資料圖片無黑點(diǎn)和黑邊，沒有污斑；同時(shí)也要由人工進(jìn)行圖片摳像處理，如機(jī)關(guān)檔案資料中的印章區(qū)域，要進(jìn)行特殊處理，確保印章的完整。對學(xué)歷證件、身份證件、復(fù)印件以及相應(yīng)的防偽技術(shù)原始圖像，更要進(jìn)行優(yōu)化處理，可以直接采用原始圖像數(shù)據(jù)。要確保最終完成入庫的機(jī)關(guān)數(shù)字檔案畫面干凈、版面居中、亮度適中、字跡清晰等，并進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)確性、完整性、安全性、可靠性測試。

4.加強(qiáng)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案的安全防護(hù)管理。第一，加強(qiáng)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案安全防護(hù)設(shè)備管理。在機(jī)關(guān)數(shù)字檔案軟硬件設(shè)備選購方面，盡可能選擇正版軟件和國產(chǎn)設(shè)備。根據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，必須要對于機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化相關(guān)的所有設(shè)備開展安全檢查，對加工場所中一些不必要的信息接入源進(jìn)行封閉，對機(jī)關(guān)檔案加工的工作網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離處理，嚴(yán)禁使用無線網(wǎng)卡等設(shè)備，并由專人進(jìn)行監(jiān)督和檢查，對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化處理期間形成的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行可追溯處理。機(jī)關(guān)檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)保管檔案數(shù)字化處理的所有移動存儲介質(zhì)，并全部保管在機(jī)關(guān)檔案室內(nèi)，嚴(yán)禁外帶和交叉使用。第二，在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化加工處理完成以后，要進(jìn)行撤場驗(yàn)收，對所有數(shù)據(jù)進(jìn)行安全備份，同時(shí)還要對外包工作員工所自備的移動存儲介質(zhì)，如移動硬盤等，統(tǒng)一移交到機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行保管或者銷毀，同時(shí)還要對移交的各類機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化視頻資料、實(shí)體檔案出入庫登記清單、檔案加工人員信息資料和變更資料同步交接、驗(yàn)收。