高校專題檔案管理策略與價(jià)值研究

周曉蕓

近年來，受政策因素及社會(huì)突發(fā)公共事件影響，高校形成了大量具有保存價(jià)值的文件資料，如巡視整改、主題教育、脫貧攻堅(jiān)、疫情防控等重要事件與活動(dòng)產(chǎn)生的與某一主題具有明確關(guān)聯(lián)性的檔案材料，我們將其歸類為“專題檔案”。專題檔案內(nèi)涵較廣，是學(xué)校黨政機(jī)關(guān)、二級單位及個(gè)人在某項(xiàng)重要事件和活動(dòng)中直接形成的文字、圖表、聲像、多媒體等不同形式且具有保存價(jià)值的檔案材料，是學(xué)校黨委及各單位作出科學(xué)決策的重要借鑒，為工作查考和編史修志提供可靠依據(jù)。因此，高校重視與建立專題檔案是健全高校檔案管理體制、突出特色檔案資源的迫切要求。

一、高校專題檔案的特性

1.緊密關(guān)聯(lián)性。不同于高校其他類別檔案，專題檔案具有內(nèi)容關(guān)聯(lián)、體系完整的特性。傳統(tǒng)文書檔案的一個(gè)卷內(nèi)檔案之間有著某方面的聯(lián)系，或是同一主題或是同一機(jī)構(gòu)，但全宗內(nèi)的每一案卷之間未必有著密切關(guān)聯(lián)，它們都可成為獨(dú)立的個(gè)體。然而專題檔案作為一個(gè)全宗類別，它所歸檔保存的檔案材料都是圍繞同一主題內(nèi)容形成的，每一件檔案之間都有著密切的關(guān)聯(lián)性。此外，專題檔案的形成時(shí)間軸是事件（活動(dòng)）開始——過程——結(jié)束的一個(gè)完整體系，與文書、教學(xué)、財(cái)會(huì)等檔案有著明顯差異，其他類別檔案沒有明確的體系，每一年度歸檔獨(dú)立內(nèi)容的文件材料。

2.載體多樣性。專題檔案載體形式多樣，包括紙質(zhì)、電子、照片、視頻、音頻、實(shí)物以及網(wǎng)頁等多媒體形式的檔案材料。相較于高校其他多以紙質(zhì)、電子為主的檔案類別，專題檔案載體形式更為豐富。例如，新冠疫情專題檔案的收集范圍包括上級和本校有關(guān)疫情防控的紙質(zhì)文件、有關(guān)部門下發(fā)的電子文件、疫情防控的照片視頻、師生個(gè)人原創(chuàng)作品的音頻、疫情期間師生捐贈(zèng)的實(shí)物以及各院系利用多媒體平臺(tái)制作的抗疫網(wǎng)頁等等。這種多載體形式也導(dǎo)致專題檔案和其他檔案的管理方法有所不同。

3.管理集中性。一方面，我們將涉及某一專題的檔案材料集中保管，確保其完整與連續(xù)。例如，扶貧專題檔案會(huì)保存有關(guān)扶貧政策的上級來文、學(xué)校發(fā)文和部門發(fā)文，這些檔案之前會(huì)分散歸入每一年文書檔案下的黨群綜合和組織工作中，但在形成專題檔案后，就要求將其歸入扶貧檔案全宗之下集中管理；另一方面，同一專題檔案的不同載體檔案也要集中保管，高校應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的專題檔案室，其中配備防磁柜、展示架等檔案裝具，將專題檔案中的紙質(zhì)、聲像、實(shí)物等載體檔案集中存放，便于管理和利用。

4.征集廣泛性。專題檔案有廣泛的征集對象，高校的文書、教學(xué)、基建、設(shè)備、科研等類別檔案的收集對象只針對學(xué)校的一個(gè)或幾個(gè)部門單位，然而專題檔案不僅涉及諸多部門或單位，還會(huì)涉及個(gè)人，包括教職工、學(xué)生、校友等。例如校慶專題檔案，我們除了收集各部門單位形成的通知、會(huì)議記錄、活動(dòng)方案等文件材料，以及有關(guān)校慶活動(dòng)的聲像材料及實(shí)物檔案，還會(huì)向師生個(gè)人及校友人士征集為校慶設(shè)計(jì)的圖標(biāo)海報(bào)、創(chuàng)作的音樂文學(xué)作品、捐贈(zèng)的實(shí)物檔案等，因此征集范圍之廣是高校專題檔案的一個(gè)難點(diǎn)。

5.周期不定性。一個(gè)專題檔案歸檔完成的前提是這一事件（活動(dòng)）的結(jié)束，有的專題周期較短，例如一次重大活動(dòng)舉辦完成，那么這一專題檔案會(huì)很快收集完整，整理歸檔。但也有一些專題周期較長，例如巡視整改專題檔案，包括前期巡視和后期整改，還有不定期的回頭看和總結(jié)階段，周期將會(huì)長達(dá)4 年左右[1]115。又如新冠疫情專題檔案，我們在建立全宗時(shí)無法預(yù)計(jì)這一專題檔案的周期，因?yàn)橐咔榭赡軙?huì)不定期地復(fù)發(fā)，完全結(jié)束時(shí)間不可預(yù)計(jì)，并且每次疫情學(xué)校都將會(huì)產(chǎn)生不同的應(yīng)對措施和方案，形成不同內(nèi)容的重要檔案。因此，專題檔案的收集歸檔周期不固定，為每個(gè)學(xué)年末或第二年初，它具有形成和歸檔的不確定性。

二、高校專題檔案的價(jià)值體現(xiàn)

1.服務(wù)科學(xué)決策。專題檔案是高校重大事件和重要活動(dòng)的歷史記錄，更是寶貴的檔案資源，對學(xué)校的科學(xué)決策具有重要參考價(jià)值。專題檔案的體系和內(nèi)容較為完整，便于集中利用。特別是在應(yīng)對一些重大突發(fā)公共事件時(shí)，學(xué)?？芍苯訖z索查閱專題檔案，作為科學(xué)決策的查考資料。例如，之前高校檔案部門保存了非典專題檔案，那么在新冠肺炎疫情爆發(fā)后，學(xué)校即可參考當(dāng)時(shí)的應(yīng)對方案、防控文件，迅速作出正確的決策，減少防控風(fēng)險(xiǎn)和不必要的損失，保證師生人身安全，各項(xiàng)工作正常運(yùn)行。

2.助力檔案宣傳。專題檔案記載著學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中的重要時(shí)刻，其中不乏一些典型事例、勵(lì)志人物、重要政策和寶貴精神，它們都是檔案宣傳的重要素材。最為常見的檔案宣傳形式是檔案展覽，專題檔案的收集整理方式非常適宜將檔案成果以展覽的形式呈現(xiàn)，它有著明確的主題、豐富的素材以及多樣的載體形式。例如，我們常見的高校專題檔案展覽有優(yōu)秀黨員事跡專題展覽、駐村扶貧事跡專題展覽、優(yōu)秀科研成果專題展覽等，它們都是以專題檔案歸檔內(nèi)容為素材，直接或者選取其中一個(gè)熱點(diǎn)部分宣傳展出，提高檔案意識和弘揚(yáng)文化精神。

3.促進(jìn)檔案編研。專題檔案的建立是學(xué)校開展檔案編研活動(dòng)的前提和基礎(chǔ)，我們常見的高校編研成果有《年鑒》《大事記》《文化名人》《歷史沿革》《歷屆團(tuán)代會(huì)匯編》《歷屆教代會(huì)匯編》等，若高校檔案館此前收集歸檔了名人校友專題、團(tuán)代會(huì)專題、教代會(huì)專題等相關(guān)主題內(nèi)容檔案，在編纂檔案成果時(shí)將會(huì)大大節(jié)省時(shí)間和人力。我們歸檔的每一個(gè)專題檔案都有可能成為日后檔案編研的選題和素材，我們歸檔的一個(gè)個(gè)專題檔案集中匯總即是學(xué)校每年大事記的參考資料。因此，專題檔案對促進(jìn)高校的檔案編研工作起著重要作用。

4.挖掘特色資源。挖掘特色檔案資源是當(dāng)前各高校建設(shè)文化型檔案館的目標(biāo)工作之一，我們經(jīng)常會(huì)去大量查找行政或黨群檔案中的相關(guān)文件，翻閱?？?bào)，但最終得到的有效信息較少，常常是淺嘗輒止，沒有詳盡深入的檔案記錄，往往達(dá)不到挖掘特色資源的理想效果。以專題的形式進(jìn)行檔案的收集管理，既能達(dá)到檔案收集的廣度，又能達(dá)到檔案收集的深度，這是其他類別檔案不具備的優(yōu)勢。專題檔案在收集時(shí)會(huì)盡可能地?cái)U(kuò)大收集范圍，力圖使歸檔內(nèi)容全面完整，這樣的檔案材料才能更加豐富，從不同角度記錄和反映這一事件和活動(dòng)的主題。因此，專題檔案為挖掘高校特色檔案資源奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

5.提升服務(wù)效能。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入推進(jìn)和檔案事業(yè)的逐步發(fā)展，人們對檔案利用有著愈加多元化的需求。以往的檔案檢索利用成果較為單一，只針對所查詢的主題內(nèi)容顯示檔案檢索結(jié)果，現(xiàn)今利用者更需要的是直接檢索出與主題相關(guān)的所有檔案內(nèi)容，他們期待在利用這一份檔案內(nèi)容的同時(shí)還能了解該主題的前因后果和相關(guān)信息。例如，想要查閱教育部對學(xué)校進(jìn)行本科教學(xué)審核評估的時(shí)間和相關(guān)文件，之前我們只能一條條地去檢索文書檔案目錄，且檢索到的檔案信息是分散和零散的；而我們在建立教學(xué)評估專題檔案后，可直接在該專題檔案下進(jìn)行檢索，與評估相關(guān)的所有通知、會(huì)議記錄、評估方案、評估結(jié)果等文件、照片、視頻都將會(huì)一一呈現(xiàn)，利用者可根據(jù)需求選擇利用，從而增加檔案利用的滿意度和滿足感。因此，建立專題檔案將會(huì)為利用者提供全面的檔案服務(wù)，改善提高利用效果，提升服務(wù)效能。

三、高校專題檔案規(guī)范化管理策略

鑒于高校專題檔案具有不同于其他類別檔案的特性，應(yīng)把握其形成規(guī)律，總結(jié)收集歸檔經(jīng)驗(yàn)，形成獨(dú)立的規(guī)范化管理策略。

1.提高專題檔案收集意識。一是要提高檔案館工作人員的檔案收集意識，提升對重要事件和活動(dòng)的敏銳度。專題檔案的每個(gè)全宗并不像其他類別檔案那樣具有確定性，很多時(shí)候是突發(fā)的，因此要求檔案館工作人員要具備對專題事件、重要活動(dòng)反應(yīng)的敏銳度，以及確定其是否具有設(shè)立專題價(jià)值的敏感度。二是要提高學(xué)校各部門單位兼職檔案員的檔案收集意識。各部門單位的兼職檔案員是高校專題檔案收集的重要主體，各部門單位形成的材料是一個(gè)專題檔案的主要來源，兼職檔案員的檔案收集意識會(huì)決定檔案收集的完整度和質(zhì)量。三是要提高個(gè)人的檔案收集意識，才能真正做到應(yīng)收盡收。個(gè)人收集的檔案材料是對專題檔案的必要補(bǔ)充，不同于學(xué)校機(jī)關(guān)部門和二級單位，個(gè)人是沒有義務(wù)必須把與專題相關(guān)的檔案移交到學(xué)校檔案館的，因此加強(qiáng)專題檔案宣傳，完善專題檔案管理，才能使個(gè)人檔案意識有所提升。

2.加強(qiáng)專題檔案管理前置。高校專題檔案管理應(yīng)做到事前參與，提前干預(yù)[2]49。特別是學(xué)校舉辦的重要活動(dòng)、會(huì)議等相關(guān)專題，檔案部門是會(huì)事先知曉的，因此可以提前制定專題檔案管理方案，跟活動(dòng)承辦部門及宣傳部門提前做好溝通工作，要求注意留存檔案材料并完整保存，可以在活動(dòng)舉辦過程中增加視頻照片的拍攝次數(shù)，提高拍攝質(zhì)量，加強(qiáng)重要內(nèi)容的抓取。此外，對于重要的突發(fā)事件和活動(dòng)，雖然不能做到檔案管理的完全前置，但依然可以在事件發(fā)生后進(jìn)行及時(shí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，明確檔案收集歸檔范圍，下發(fā)做好專題檔案收集歸檔的相關(guān)通知，要求檔案形成單位和個(gè)人保管好檔案，不得隨意刪除涉及專題內(nèi)容的檔案信息、丟棄檔案實(shí)物。

3.明確專題檔案管理方案。一是制定高校專題檔案分類規(guī)則，明確檔案的分類原則和編號。專題檔案依然要堅(jiān)持科學(xué)的分類原則，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。同時(shí)，專題檔案應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案編號規(guī)則。目前各高校沒有明確統(tǒng)一的編號。根據(jù)工作實(shí)踐，專題檔案可按年度—載體—部門（個(gè)人）進(jìn)行編號。不同于其他檔案，專題檔案不涉及主題項(xiàng)和保管期限項(xiàng)，專題檔案的形成要素即是同一主題，而且同一主題的檔案內(nèi)容極具關(guān)聯(lián)性，不易拆分設(shè)定保管期限。二是明確專題檔案收集歸檔要求，對專題檔案載體格式、移交時(shí)間、移交方式等進(jìn)行說明。三是制定專題檔案整理和保管方法。高校專題的紙質(zhì)檔案材料應(yīng)采用按件整理的方式，既滿足上級檔案整理要求，也符合專題檔案自身特性，同時(shí)專題檔案應(yīng)采用集中保管、雙軌雙套保存的原則。

4.構(gòu)建專題檔案數(shù)字資源。檔案數(shù)字資源是發(fā)展大數(shù)據(jù)檔案的重要來源，也是未來檔案管理的必然趨勢。高校加強(qiáng)專題檔案的數(shù)字資源建設(shè)是專題檔案的自身管理需要，是拓展檔案服務(wù)功能的內(nèi)在要求，更是加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需求。專題檔案內(nèi)容、形式豐富，大大提升了檔案數(shù)字資源的種類和數(shù)量，高校應(yīng)做好專題檔案數(shù)字資源建設(shè)規(guī)劃，加強(qiáng)專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完善系統(tǒng)管理技術(shù)架構(gòu)，使專題檔案的數(shù)據(jù)庫資源與檔案整理同步生成，檔案信息資源檢索利用便捷化、精準(zhǔn)化，共享能力最大化、最優(yōu)化[3]60，努力提升專題檔案管理和服務(wù)質(zhì)量，為打造數(shù)據(jù)型、服務(wù)型高校檔案館提供資源支撐。