公共檔案館檔案信息服務體系構建研究

段華梅

進入信息時代，信息資源逐漸取代物質資源，成為社會發(fā)展的新動力。社會公眾更加重視信息，積極獲取和利用信息資源已成為新趨勢。我國公共檔案館儲藏著豐富的檔案信息資源，如何提高檔案信息資源的服務水平，更好地滿足人們日益增長的信息需求，成為檔案服務社會研究的重點和熱點。本文以公共檔案館檔案信息服務系統(tǒng)構建為切入點，結合當今檔案信息服務的發(fā)展實際，利用SWOT 方法對檔案信息服務問題展開研究，以提高公共檔案館檔案服務水平，更好地滿足社會公眾對檔案信息資源的利用要求[1]。

一、我國公共檔案館信息服務概述

1.公共檔案館的含義。公共檔案館的形成有較長歷史。18 世紀90 年代，法國發(fā)生資產(chǎn)階級革命，之后國民會議頒布《國家檔案館條例》?！稐l例》規(guī)定檔案館每周對外開放3 天，檔案可免費利用。19 世紀30 年代，英國頒布《公共檔案法》，并于1854 年成立公共檔案館，由此產(chǎn)生世界上第一個公共檔案館[2]。20 世紀80 年代，我國引入公共檔案館理念[3]。由于檔案信息需求的增加，國內逐漸加快對公共檔案館的建設和研究，可以說我國的公共檔案館從引入到研究發(fā)展都基于我國的基本國情，無論是從其涵義還是特征上，都具有較強的“中國特色”。對于公共檔案館的概念，國內學者對其解釋甚多，如宗培嶺認為，公共檔案館是文化機構，能全面且準確地提供檔案信息。這些信息涵蓋社會發(fā)展的基本面貌，能在不同媒介中相互傳遞公共信息資源。李國慶認為，公共檔案館的本質是提供全面檔案信息，使公民利用館藏檔案信息資源[4]。綜上，學界對我國的公共檔案館一般界定為：由國家建造和管理的，以不同方式向黨政機關、社會群體等提供在法律規(guī)定下的檔案信息資源的服務與利用，具有公共性的檔案信息服務性質的國家各級綜合檔案館[5]。

2.公共檔案館的特征。與相關檔案館相比較，我國公共檔案館總體上呈現(xiàn)四個特征：其一，設立的政治性。具體體現(xiàn)為國家保存的檔案首先保證國家的政治利益。檔案資料是國家建設發(fā)展的歷史記錄，也是國家領導政治決策的參考資料。其二，館藏資源具有廣泛性。傳統(tǒng)綜合性檔案館之前只接收黨政機關和企事業(yè)單位的檔案文件，主要服務于黨政機關。現(xiàn)在，公共檔案館更加注重公眾的檔案利用需求，如個人檔案、婚姻檔案、房產(chǎn)檔案等。其三，服務的公共性。一方面，公共檔案館作為社會公共機構，將社會公眾視為平常檔案信息利用與服務工作的對象；另一方面，檔案資源是社會的公共資源，需為全體公民所共享。其四，文化的傳承性[6]。我國公共檔案館作為國家科學文化事業(yè)機構，其任務是為社會、國家和民眾保存歷史和傳承文化。在檔案資源整合建設中，不但要考慮學術研究與實際工作的不同要求，還要重視社會民眾對檔案文化傳承的不同要求，以滿足社會各界不同層次的檔案利用需求。

3.檔案信息服務的概述。檔案事業(yè)的基本職能是檔案信息服務，檔案信息服務是實現(xiàn)檔案價值、開發(fā)檔案信息資源的重要方式。檔案信息服務是一種社會信息服務，它以檔案信息資源為內容，采用各種有效方式，向社會公眾提供檔案信息。檔案信息資源提供的服務，是為解決經(jīng)濟建設和社會發(fā)展問題而提供的檔案信息服務活動。此外，公共檔案館還具有服務范圍廣泛、服務方式多樣的特點，如檔案信息搜集、檢索、整理，檔案查閱、展覽、編研、咨詢，數(shù)字檔案在線查閱、展示、復制，以及新媒體檔案信息推送等，因而具有服務內容綜合化、服務手段簡便化、服務范圍廣泛化的顯著特征。

二、我國公共檔案館信息服務SWOT 分析

SWOT 分析，就是將與研究對象密切相關的內部優(yōu)勢、劣勢，以及外部機遇和威脅等，通過調查列舉出來，用系統(tǒng)分析的思想，把各種因素相互匹配加以分析，從中得出一系列相應的結論。在SWOT 分析中，S（strengths）是優(yōu)勢，W（weaknesses）是劣勢，O（opportunities）是機會，T（threats）是威脅。運用這一方法，可以對研究對象進行全面、系統(tǒng)和準確的研究，從而根據(jù)研究結果提出發(fā)展戰(zhàn)略、計劃以及對策建議。我國公共檔案館信息服務SWOT 分析如下。

1.優(yōu)勢。公共檔案館檔案信息服務的優(yōu)勢在于：有規(guī)范的檔案管理體制、工作制度，完善的基礎設施，多樣化的檔案服務方式，專業(yè)的檔案工作人員等。以昆明市檔案館為例，該館成立于1959 年8 月，在編人員45名，其中，研究生4 人、本科28 人、大專 4 人、高中 1人，大專以上學歷職工占職工總人數(shù)的80%。現(xiàn)有檔案庫房6400 平方米，業(yè)務辦公用房4600 平方米，設有檔案查閱大廳、現(xiàn)行公開文件查閱中心、檔案信息中心、檔案寄存中心、檔案鑒定整理中心、檔案搶救保護中心、檔案目錄中心、檔案保管基地、愛國主義教育基地等。除歷史檔案外，保存有1949 年以后形成的檔案170個全宗，255265 卷、526618 件。此外，還有印章檔案1097 枚，以及部分獎狀、證書、錦旗等實物檔案。2009年在全省率先晉升為國家一級檔案館，成為西部第一批通過測評的國家綜合檔案館。得益于良好的綜合建設條件，公共檔案館能夠以查閱、復制、展覽、編研和網(wǎng)站利用等線上線下方式，為社會各界提供普遍、均等的檔案信息服務，檔案信息服務能夠惠及社會各界與全體公民，滿足不同層次的檔案利用需求。

2.劣勢。公共檔案館存在的主要問題有：體制建設未完善，運行機制效率低；思想觀念滯后，共享意識薄弱；行業(yè)標準尚未統(tǒng)一，法規(guī)建設有待完善；數(shù)字資源建設還不能滿足利用需求；人才建設落后于檔案館發(fā)展需求等。如在檔案服務理念方面，目前我國公共檔案館服務發(fā)展有很大進步，但是實際服務工作還停留在傳統(tǒng)的“等客上門”或“面對面溝通”等被動的服務方式上，沒有主動研究用戶需求，檔案服務工作無法融入公眾生活。在資源建設方面，還存在館藏主體單一，館藏門類匱乏；檔案的開放無法滿足公眾的利用需求；數(shù)字檔案信息建設狀況不容樂觀等問題[7]。在檔案網(wǎng)站利用方面，大部分檔案網(wǎng)站主要以政務信息、工作動態(tài)、領導活動等為主，檔案信息總體呈現(xiàn)為：政策指導類約占30%—40%、信息服務類約占40%—50%、互動類占10%—20%[8]，公眾需求的檔案信息內容嚴重不足。

3.機遇。隨著黨和國家對檔案館公共服務的重視、檔案信息化的發(fā)展，以及公眾對檔案信息利用需求的增加，我國公共檔案館檔案信息服務建設迎來了機遇。如在方針政策方面，2008 年國家頒布了《中華人民共和國政府信息公開條例》?！稐l例》規(guī)定：“各級人民政府應在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利?！?012 年7 月11 日，國務院頒布了《國家基本公共服務體系“十二五”規(guī)劃》，將基本公共服務體系建設列入國家規(guī)劃[9]。公共文化服務體系的構建重新定位了公益性文化事業(yè)的價值導向，而具備原始記錄性特征的檔案信息是全社會最為重要的文化財富之一[10]。2016 年12 月，全國人大常委會通過了《中華人民共和國公共文化服務保障法》。這部法律明確指出，要“加強公共文化設施建設，完善公共文化服務體系，提高公共文化服務效能”[11]，為我國公共檔案館檔案服務工作的快速發(fā)展帶來機遇。

4.威脅。隨著信息化、數(shù)字化建設的發(fā)展進步，社會公眾對于檔案信息服務的需求在不斷增加，具體表現(xiàn)在：其一，服務更廣泛而精準。社會公眾的檔案利用需求逐步展現(xiàn)出多樣化、個性化和精準化的趨勢，而公共檔案館多以傳統(tǒng)、固化的方式提供利用檔案信息，二者之間存在的差異性阻礙了檔案信息利用服務工作的發(fā)展。其二，信息服務形式更多樣。以往檔案信息服務多以文字和圖片信息為主體，隨著信息化的發(fā)展，人們對其他形式如語音、視頻、動畫、超鏈接等更為生動和多樣化的信息服務需求大量增加。其三，突破時空限制。隨著網(wǎng)絡、數(shù)字技術的發(fā)展，社會公眾更趨向于獲得即時、便捷的檔案信息服務[12]。面對社會公眾多樣化檔案信息需求的挑戰(zhàn)，檔案館存在的諸多問題，如服務理念落后、資源建設滯后、利用方式陳舊、服務范圍狹窄，以及檔案人員素質差異等，都阻礙了檔案利用工作的發(fā)展，對公共檔案館的檔案信息服務帶來了威脅與挑戰(zhàn)。

三、公共檔案館檔案信息資源服務體系構建

關于檔案公共服務體系，彭枝芳定義為：與檔案館公共服務相關，內容協(xié)調、結構合理、功能健全的一個整體，涵蓋公眾檔案需求、檔案法制、檔案資源、服務方式、檔案館自身建設等要素，是檔案館為服務社會公眾、適應社會發(fā)展而建立的綜合服務體系[13]。為充分發(fā)揮公共檔案館服務功能，建議從以下幾方面構建檔案信息資源服務體系。

1.貫徹落實方針政策，樹立檔案服務理念?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出：“檔案日益成為國家基礎性戰(zhàn)略資源；檔案工作領域更加廣泛、內容更加豐富、需求更加多樣，地位和作用越來越重要?！被跈n案工作在國家治理、經(jīng)濟文化建設等方面的重要作用，建議公共檔案館檔案服務部門和工作人員貫徹落實黨和國家有關檔案開發(fā)利用的方針政策，樹立服務國家、社會和公眾的理念，改變過去被動服務、固化服務等模式，搭建公眾檔案利用互動平臺，以用戶利用需求為導向，創(chuàng)新服務方式，采用新技術手段，為社會公眾提供更為主動、形式多樣的檔案信息服務。

2.研究實踐工作案例，借鑒服務工作經(jīng)驗。公共檔案館是一個公益性的文化事業(yè)機構，受到黨和國家的高度重視，如何響應黨和國家的檔案服務方針政策，開發(fā)檔案資源、服務國家治理，以及滿足社會公眾對檔案信息資源的利用需求，已經(jīng)成為亟待解決的重要現(xiàn)實問題。我國相關檔案部門在建立檔案服務體系方面進行了有益探索，并取得顯著成果。以遼寧省莊河市吳爐鎮(zhèn)檔案部門為例，吳爐鎮(zhèn)檔案部門在檔案服務工作方面設立檔案服務窗口，健全檔案反饋制度，開通檔案服務熱線，以及創(chuàng)新檔案管理模式等，全面推進了檔案服務工作的發(fā)展，為吳爐鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展和社會穩(wěn)定提供了大量的檔案信息資源支持[14]。又以深圳市檔案部門為例，深圳市檔案部門為更好地發(fā)揮檔案服務職能，采用整合檔案信息資源、圍繞社會熱點挖掘檔案史料、舉辦檔案展覽、積極開展現(xiàn)行文件的查詢利用，以及推進數(shù)字檔案館建設等方式，在為社會提供檔案信息公共服務方面取得了顯著成果[15]。學習借鑒這些實踐案例，有助于吸收有益經(jīng)驗，拓展建設思路，推進公共檔案館檔案信息資源服務體系建設工作的發(fā)展。

3.開展檔案治理工作，建立檔案服務體系。關于檔案治理的內涵，徐擁軍認為，從西方治理理論來看，檔案治理是指檔案部門、社會組織和公民個人等多個主體協(xié)同合作，基于一定的行動規(guī)則，共同對檔案事務進行科學、規(guī)范管理，實現(xiàn)檔案領域善治的活動和過程[16]。為做好公共檔案館檔案服務工作，建議開展檔案治理，整合檔案館、社會組織和社會各界力量，推進檔案工作改革，全面構建檔案服務體系。其一，構建保障機制。一是從方針政策、工作開展、執(zhí)行機構、資金投入、服務方式和時間要求等方面規(guī)劃發(fā)展公共檔案館檔案服務工作。二是通過檔案培訓、新技術人才引進等方式，開展人才隊伍建設，為做好公共檔案館檔案服務工作提供人才保障。其二，建立工作制度。工作制度建設就是要從檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等方面建立檔案實體管理制度，從查閱制度、借閱制度、編研制度、利用規(guī)定和在線服務等方面構建利用制度，形成檔案工作制度體系，開展公共檔案館檔案服務規(guī)范化與制度化建設。其三，明確服務目標。即貫徹落實習近平總書記國家治理方針及黨和國家檔案開發(fā)政策，以國家政治、經(jīng)濟、社會、文化和生態(tài)治理，以及社會公眾檔案利用需求為目標，構建公共檔案館檔案服務目標體系，以更好地為國家、社會和公眾提供檔案信息資源。其四，整合檔案資源。為服務國家治理和社會公眾，建議公共檔案館在征集保管國家檔案的同時，加強婚姻檔案、居民醫(yī)療保險、家庭檔案、健康檔案等與大眾生活、工作和學習相關的檔案資源建設，整合相關檔案資源，為社會各界提供各種檔案信息服務。其五，創(chuàng)新服務方式。2014 年5月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》。《意見》提出：“逐步把各級國家綜合檔案館已開放的檔案以及各級政府的公開信息上傳到平臺上，真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系?！盵17]為此，建議在編研、展覽等傳統(tǒng)檔案利用方式基礎上，采用電視、網(wǎng)絡、新媒體等多種形式和手段，創(chuàng)新服務方式，為社會各界提供多樣化、個性化和常態(tài)化的檔案信息服務。

隨著社會的發(fā)展進步，政治民主、社會和諧、精神文明已成為人民日益增長的美好需要，檔案館作為社會化公共服務機構，加強館藏資源建設，以信息服務為核心，以社會各界群眾需求為目標，開展檔案治理，構建檔案信息資源服務體系，提升服務能力，對更好地為國家、社會與公眾提供檔案信息服務有重要現(xiàn)實意義。