高校智慧檔案館創(chuàng)新服務方式研究

李曉紅

近年來，隨著高等院校的增加，信息管理技術在高校檔案管理中被廣泛應用。傳統(tǒng)的檔案管理和簡單的面對面查詢制約了檔案工作效率的提高，難以適應學校內(nèi)外各方面對高校檔案利用要求的不斷提高。信息化建設的快速發(fā)展推動了智慧檔案館的建設進程[1]。目前，我國許多高校檔案館已建成“國家示范性智慧檔案館”，并通過了國家檔案局組織的測試。隨著國內(nèi)智慧檔案館建設的不斷推進，中山大學、浙江大學、南京大學等高校的智慧檔案館建設也在不斷發(fā)展。高校檔案館擁有豐富的檔案資源，但是高校智慧檔案館的建設存在差異，我國高校智慧檔案建設步伐不一致，在創(chuàng)新服務工作中也存在一些問題。

一、高校智慧檔案館創(chuàng)新服務的主要問題

信息化技術的發(fā)展給建立和發(fā)展智慧校園帶來了新的挑戰(zhàn)，但也為學校智慧檔案館的運作提供了新機遇，高校檔案管理人員應更新自己的觀念和知識體系，抓住發(fā)展機遇率先學習，解決高校智慧檔案館創(chuàng)新服務的主要問題。

1.解決資金和機構協(xié)調問題。智慧檔案管理是由檔案系統(tǒng)軟件來實現(xiàn)的。為實現(xiàn)智慧檔案館管理服務創(chuàng)新工作，高校管理層需要建立服務器和網(wǎng)絡，這就需要投入大量資金[2]。高校智慧檔案館建設不僅需要解決資金問題，還要整合學校的檔案系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)的信息資源，這也需要一定的人力投入。

2.復合型智慧檔案管理人才不足。在學校管理系統(tǒng)中，檔案信息雖然覆蓋學校各個角落的主要工作，但這些檔案信息在不同時間呈現(xiàn)不同內(nèi)容。檔案資源失去了時效性，容易被忽視，在整理過程中需要專業(yè)人才隊伍。但是我國高校檔案管理人才嚴重短缺，擁有計算機信息系統(tǒng)專門知識的復合型人才十分稀缺。除了應具備豐富的檔案管理技能，高校知識平臺的開發(fā)也需要專門的技術人員負責，這將有助于滿足當前高校智慧檔案創(chuàng)新管理工作需要。

3.檔案管理系統(tǒng)不銜接，檔案信息資源共享不足。檔案工作是全校的一項基礎性工作，然而檔案管理系統(tǒng)往往是孤立的，成為一個獨立的隔離系統(tǒng)。尤其是在高校服務人員不足的情況下，傳統(tǒng)檔案管理方式造成資源使用率很低，一些辦公系統(tǒng)的檔案信息不能銜接到檔案管理系統(tǒng)中，造成檔案歸檔不及時[3]。智慧檔案管理平臺搭建了統(tǒng)一的個人信息門戶，用戶可直接登錄訪問，使檔案系統(tǒng)集成到智慧檔案管理平臺中，提高了檔案系統(tǒng)的便捷性。

4.進一步降低檔案信息收集的難度。每個檔案管理員都有義務收集檔案信息。高校的行政、教學、科研、學生等檔案信息資源分屬于多個部門，收集的范圍和難度都很大。對于檔案意識薄弱的個人或基層檔案工作者來說，往往會丟失一些重要信息。高校檔案部門的業(yè)務系統(tǒng)是一個數(shù)據(jù)源，這些數(shù)據(jù)源使異構的智慧檔案館的建設需要進一步降低這一難度，實現(xiàn)自動采集歸檔數(shù)據(jù)。

二、高校智慧檔案館服務的特征

1.立體互聯(lián)。高校智慧檔案館服務應該進一步利用信息網(wǎng)絡，使之發(fā)揮更大的作用，成為一個全方位、立體化的網(wǎng)絡?；ヂ?lián)網(wǎng)不僅打破了圖書館現(xiàn)有的模塊化管理模式，而且檔案館與高校其他部門之間的跨部門聯(lián)系，尤其是包括物理環(huán)境的連接：檔案、部門、樓層、機器、儲存等之間的連接，也被打破。

從本質上講，主體（檔案館、檔案用戶）之間的立體聯(lián)系，體現(xiàn)了信息的深度交流、立體互聯(lián)，實現(xiàn)檔案一體化管理、互動管理；檔案信息與檔案管理環(huán)境的立體聯(lián)網(wǎng)與協(xié)同，實現(xiàn)了檔案服務的現(xiàn)代化和觀念的轉變，使檔案使用者通過一個“門戶”即可了解高校資源的全貌。

2.無線泛在。人們通過克服信息障礙和消除信息隔離，創(chuàng)造了一種無線環(huán)境，在這種環(huán)境中，檔案服務可以在完全互聯(lián)和共享的基礎上實現(xiàn)。由初期的檔案用戶通過互聯(lián)網(wǎng)獲得信息，發(fā)展到現(xiàn)在任何人在任何時間、任何地點都可以通過無線網(wǎng)絡獲取使用檔案。

檔案利用的需求千差萬別，檔案使用者的認識也不平衡，一部分用戶可以獨立完成檔案的使用，仍有一部分用戶需要檔案工作人員的幫助。這就要求智慧檔案館不僅要將復雜的檔案管理利用無線泛在，將工作整合成若干簡單可行的方案，而且要具備并滿足個性化的交互，從而有效地幫助用戶使用檔案。

3.可持續(xù)發(fā)展。智慧檔案館面對師生共享檔案開放權限，為師生自主參與檔案管理工作提供了可能，體現(xiàn)了檔案管理開放創(chuàng)新、公共創(chuàng)新與協(xié)同創(chuàng)新的特性，為智慧檔案館持續(xù)性發(fā)展提供了契機。同時，智慧檔案館通過開放式管理提高了師生對檔案工作的認識，增強了數(shù)據(jù)資源的開放性，為檔案工作的進一步發(fā)展提供了持續(xù)動力，并為這一領域的不斷發(fā)展和改進提供了基礎。

智慧檔案館依托物聯(lián)網(wǎng)技術，具有智能感知功能，它不僅可以感知檔案管理的信息，還可以感知檔案工作的整體運作，實現(xiàn)了可持續(xù)發(fā)展的理念。此外，由于檔案資源間實現(xiàn)了共享，信息壁壘被打破，檔案信息的收集與聚合產(chǎn)生了1+1＞2 的效應。

三、高校智慧檔案館創(chuàng)新服務對策

1.加強智慧檔案館標準規(guī)范的建設。規(guī)范化指導下的智慧檔案建設，可以減少低層次重復建設的損失，促進后續(xù)數(shù)字檔案信息資源的共享和利用，對檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和維護也具有重要意義。由于各單位實際情況不同，除了參考國家制定的方針政策和相應的行業(yè)規(guī)范外，還需要從自身情況出發(fā)制定一套標準規(guī)范，來指導智慧檔案建設。標準規(guī)范的制定可以通過高校之間的溝通合作完成，突出共性，為高校檔案工作的一致性鋪路，還要綜合考慮建設要求，保持一段時間的相對穩(wěn)定，并具有一定的動態(tài)特性和可擴展性。

建立管理標準為電子文件的后續(xù)工作奠定了良好的基礎，建立業(yè)務標準可以節(jié)省數(shù)字工作的時間和精力[4]。技術標準的制定是與檔案管理系統(tǒng)公司、數(shù)字公司溝通，提出自身要求的主要依據(jù)，如我們需要的功能、與其他系統(tǒng)對接的要求、數(shù)字化的質量。

2.檔案載體管理數(shù)據(jù)化。傳統(tǒng)的檔案收集模式，無論是法律或規(guī)章規(guī)定的，還是自發(fā)或自愿的，收集范圍十分有限。在智慧管理環(huán)境中，可以將各類電子檔案資源的收集放在前面，從文件或項目創(chuàng)建中收集元數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術也有助于突破對存檔資源的空間限制，以更廣泛的方式設計“大型存檔”，從而盡可能收集全面和完整的數(shù)據(jù)，更加關注一些底層的、零散的、復雜的信息。

隨著物聯(lián)網(wǎng)技術的應用，智慧檔案存儲越來越多。隨著存儲自動化系統(tǒng)和RFID 系統(tǒng)的建設，包括存儲環(huán)境監(jiān)控，存儲和管理越來越自動化、智能化，提升了高校的情報開發(fā)服務水平。智慧校園帶來的業(yè)務系統(tǒng)自動化和數(shù)據(jù)標準化為智能文件管理和智能服務以及大數(shù)據(jù)應用奠定了基礎。

3.提升智慧檔案人員管理素養(yǎng)。傳統(tǒng)檔案工作模式下，檔案員只需要學會手工操作。在智慧檔案管理工作中，他們不僅需要熟悉數(shù)據(jù)和電子文件，還需要熟悉其他類型的信息資源文件，學習新的操作系統(tǒng)，熟悉電子檔案管理流程，更重要的是，還要持續(xù)提升信息技術能力，更新現(xiàn)有服務方法。

隨著對高校檔案工作重要性整體認識的提高，高校對檔案工作的重視和支持力度越來越大，申請檔案數(shù)字化項目經(jīng)費也越來越容易。目前，最大的問題是員工的信息技術水平普遍不高，網(wǎng)絡安全風險較大。調查結果表明，高校檔案館工作人員年齡偏高，人數(shù)偏少。老員工經(jīng)驗豐富，熟悉業(yè)務工作，但新興技術在檔案工作中的應用對他們來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。由于人員數(shù)量的限制，檔案工作者只能忙于現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案管理工作，對智慧檔案的建設關注甚少。因此，高校檔案館應加強檔案人才隊伍建設，適當引進檔案與計算機專業(yè)的生力軍。為高校檔案注入年輕力量，將更有利于推進智慧檔案建設。此外，高校檔案館要為工作人員提供更多的培訓和交流機會，高校檔案館工作人員要不斷學習和更新自己的知識體系，以適應智慧檔案建設的要求。

4.加強校際之間的信息共享和交流。系統(tǒng)的不規(guī)范和未來的不確定性，是高校智慧檔案館建設進展緩慢的重要原因。檔案管理系統(tǒng)與教務管理系統(tǒng)不能無縫銜接、數(shù)字化檔案難以鏈接、系統(tǒng)維護與更新不及時等問題是高校面臨的現(xiàn)實困難。在智慧檔案館建設過程中，各高校檔案館可以聯(lián)合對檔案管理系統(tǒng)進行評估，就數(shù)字化檔案工作的質量進行溝通，并及時交流使用檔案管理系統(tǒng)的經(jīng)驗，讓后續(xù)高校建設智慧檔案館少走彎路。建設過程比較慢的高校，根據(jù)經(jīng)驗向技術服務公司提出改進建議，如果公司不能使自己的需求得到基本滿足，就要及時更換公司，降低工作難度，減少低耗水平和重復施工。