謝 君
習(xí)近平總書記指出:“要運(yùn)用大數(shù)據(jù)提升國家治理現(xiàn)代化水平。要建立健全大數(shù)據(jù)輔助科學(xué)決策和社會治理的機(jī)制,推進(jìn)政府管理和社會治理模式創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)政府決策科學(xué)化、社會治理精準(zhǔn)化、公共服務(wù)高效化?!?015 年8 月,國務(wù)院頒布《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》,提出“建立用數(shù)據(jù)說話、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)管理、用數(shù)據(jù)創(chuàng)新的管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)基于數(shù)據(jù)的科學(xué)決策,將推動政府管理理念和社會治理模式進(jìn)步”。
當(dāng)今,教育信息化建設(shè)正經(jīng)歷著由簡單到復(fù)雜、由單一到多元、由局部到整體的全方位一體化的發(fā)展過程。在全面提升自身教學(xué)、科研、管理服務(wù)水平的同時(shí),高校日益重視快速發(fā)展的大數(shù)據(jù)技術(shù),逐步將其上升為高校發(fā)展的重要戰(zhàn)略。大數(shù)據(jù)與云技術(shù)的結(jié)合使得教育資源的應(yīng)用突破了原有格局,通過數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù),能夠得出隱藏在其背后的數(shù)據(jù)信息。如何利用這些數(shù)據(jù)信息優(yōu)化教育業(yè)務(wù)流程,提高服務(wù)效率?如何科學(xué)地制定決策,實(shí)現(xiàn)教育治理現(xiàn)代化?所有這一切,都離不開大數(shù)據(jù)治理。教育大數(shù)據(jù)治理體系的構(gòu)建,無疑將進(jìn)一步解決高校數(shù)據(jù)管理過程中的種種困境,并為優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量,提升數(shù)據(jù)管理水平,實(shí)現(xiàn)學(xué)校數(shù)據(jù)資產(chǎn)的有效管理和數(shù)據(jù)的深度共享提供必要的基礎(chǔ)條件。大數(shù)據(jù)的深度治理促使教育大數(shù)據(jù)應(yīng)用在高校遍地開花,將驅(qū)動高校由經(jīng)驗(yàn)式教學(xué)模式向數(shù)據(jù)服務(wù)教育模式轉(zhuǎn)變,由以管理為中心的管理模式向以用戶服務(wù)為主導(dǎo)的需求驅(qū)動模式轉(zhuǎn)變,由“拍腦袋”的主觀決策模式向數(shù)據(jù)分析的智慧決策模式轉(zhuǎn)變。
尤其近幾年,隨著“智慧校園”的落地生根,各高校都在積極打造智慧校園。2018 年6 月,國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會發(fā)布國家標(biāo)準(zhǔn)《智慧校園總體框架》(GB/T 36342-2018),助力教育信息化發(fā)展,教育數(shù)據(jù)治理提上日程。同年發(fā)布國家標(biāo)準(zhǔn)《信息技術(shù)服務(wù) 治理 第5 部分:數(shù)據(jù)治理規(guī)范》,以此標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)教育數(shù)據(jù)治理工作的開展,著力解決高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)長期以來存在的“數(shù)據(jù)不規(guī)范、不統(tǒng)一、不準(zhǔn)確、共享難”問題,實(shí)現(xiàn)“業(yè)務(wù)驅(qū)動”轉(zhuǎn)為“數(shù)據(jù)驅(qū)動”,以達(dá)到提升數(shù)據(jù)質(zhì)量、規(guī)范數(shù)據(jù)使用、支撐教育教學(xué)應(yīng)用與決策的目的。
可見,在教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)的推進(jìn)下,高校檔案部門作為教育大數(shù)據(jù)的擁有者,也正面臨著從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化數(shù)據(jù)治理的轉(zhuǎn)型,并呈現(xiàn)出“撤并與融合”等看似矛盾實(shí)則正常的趨勢。大數(shù)據(jù)時(shí)代下,檔案部門需要思考與業(yè)務(wù)部門、數(shù)據(jù)部門的協(xié)同合作,積極應(yīng)用數(shù)字技術(shù),參與、融合到教育大數(shù)據(jù)治理體系的構(gòu)建中,發(fā)揮建言資政作用,找到自己的出路,做出自己的特色。
據(jù)統(tǒng)計(jì),我校設(shè)置學(xué)生處、教務(wù)處、科技處、人事處、財(cái)務(wù)處等業(yè)務(wù)部門共計(jì)25 個(gè),其中涉及的業(yè)務(wù)系統(tǒng)就約有60 個(gè),如OA 辦公自動化系統(tǒng)、學(xué)生工作管理系統(tǒng)、數(shù)字迎新管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、教學(xué)信息反饋系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺等,共計(jì)產(chǎn)生1300+張業(yè)務(wù)表、30000+個(gè)字段。這些互相獨(dú)立的信息管理系統(tǒng)孤立運(yùn)行,各自生成大量數(shù)據(jù),極易形成“信息孤島”。如何促使這些數(shù)字資源得以共享?
檔案部門作為這些業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)資源的最終歸宿,應(yīng)該以單軌制為契機(jī),提升檔案部門與業(yè)務(wù)部門的協(xié)同合作[1]55。對于高校來說,就是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理平臺(以下簡稱檔案平臺)與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接,讓各單位歸檔的電子數(shù)據(jù)可以直接對接到檔案平臺。從技術(shù)上來說可行,由系統(tǒng)開發(fā)商進(jìn)行功能模塊設(shè)計(jì),增加接口即可。但非常遺憾的是,目前多數(shù)高校鑒于安全性等種種原因基本都未啟用電子印章和簽章,這就限制了電子文件的歸檔,阻礙單軌制的實(shí)施,并且造成“業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成無章電子版——打印成紙質(zhì)版蓋章(歸檔)——再掃描成電子版(歸檔)”這一波無奈之舉。
就我校而言,2018 年啟動“數(shù)字化檔案信息資源共享平臺建設(shè)”項(xiàng)目,目前已完成檔案信息系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì),并且設(shè)置歸檔接口,理論上可與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)上的對接,但由于電子印章問題,無法進(jìn)行實(shí)際上的對接?;谶@種現(xiàn)狀,檔案部門只有做好系統(tǒng)之間技術(shù)對接的準(zhǔn)備,待時(shí)機(jī)成熟之際,真正實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)部門的協(xié)同。
目前,我校已在現(xiàn)代教育技術(shù)中心成立信息化建設(shè)工作辦公室——數(shù)據(jù)中心。目標(biāo)定位是建立校級全量數(shù)據(jù)中心,制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范數(shù)據(jù)格式,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,為學(xué)校教學(xué)、科研、管理和服務(wù)工作提供基于數(shù)據(jù)的輔助決策支撐。這不是和檔案部門的大數(shù)據(jù)管理重合嗎?難道檔案部門真的如一些專家所說今后要撤銷或并入其他部門嗎?帶著這些疑問和思考,筆者認(rèn)真研讀數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)資產(chǎn)信息服務(wù)平臺(以下簡稱數(shù)據(jù)平臺)發(fā)現(xiàn),相對于檔案平臺與各業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)對接困難的現(xiàn)實(shí),數(shù)據(jù)平臺卻已成功對接學(xué)校的人事、研究生、教務(wù)、科研、學(xué)工、圖書館、OA、設(shè)備、財(cái)務(wù)等所有業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)。但是仔細(xì)分析,其對接的數(shù)據(jù)和檔案部門的數(shù)據(jù)還是有本質(zhì)區(qū)別的。
第一,字段不同。數(shù)據(jù)平臺對接的數(shù)據(jù)是學(xué)校各項(xiàng)現(xiàn)行數(shù)據(jù),字段繁多,重復(fù)嚴(yán)重。檔案平臺保存的是有保存價(jià)值、辦理完畢的數(shù)據(jù),字段有所取舍,沒有重復(fù)。從數(shù)量來看,檔案平臺收集的字段肯定不如數(shù)據(jù)系統(tǒng)的全面。如,檔案平臺保存的本科教學(xué)數(shù)據(jù)只包括了學(xué)籍卡、成績單、錄取名冊、畢業(yè)名冊這四個(gè)方面,涉及學(xué)院、專業(yè)、學(xué)制、姓名、班級、學(xué)號、性別、入學(xué)日期、課程名稱、學(xué)分、學(xué)時(shí)、成績、績點(diǎn)、所得學(xué)分、評語、畢業(yè)設(shè)計(jì)成績、等級考試成績、畢業(yè)證書號、學(xué)位證書號等約50 個(gè)字段。數(shù)據(jù)平臺的本科教學(xué)數(shù)據(jù)卻囊括了教務(wù)系統(tǒng)的專業(yè)信息、課程信息、學(xué)籍異動信息、成績管理、校區(qū)信息、教師信息、專業(yè)信息、班級信息等共計(jì)812 個(gè)字段。值得考究的就是,這812 個(gè)字段并不是全部都屬于檔案保管范疇,但在數(shù)據(jù)為王的時(shí)代,未來財(cái)富取決于誰擁有數(shù)據(jù)資源,所以檔案部門對大數(shù)據(jù)的定義范疇也正受到“量”的沖擊。從質(zhì)量來看,數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)只是通過初步對接形成的,準(zhǔn)確性、完整性、時(shí)效性、一致性不足,呈現(xiàn)出“有量無質(zhì)”的局面。而檔案平臺的數(shù)據(jù)是經(jīng)過鑒定流程歸檔后形成的,具有真實(shí)性、原始性、價(jià)值性,不可替代。
第二,呈現(xiàn)方式不同。數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)是以字段形式顯示,更像一個(gè)完全意義上的數(shù)據(jù)庫,只能以表格的形式展示字段信息,停留在目錄級別。檔案平臺的數(shù)據(jù)是以可視化、固定化的友好界面呈現(xiàn),除了能以表格形式導(dǎo)出字段信息,最突出的是以文件、圖片的方式。如,展示一個(gè)班級的成績信息,數(shù)據(jù)平臺只能導(dǎo)出一張數(shù)據(jù)表格。而檔案平臺除了可以導(dǎo)出數(shù)據(jù)表格,還能以一張張成績單的固化形式呈現(xiàn)信息,體現(xiàn)出檔案的原始記錄價(jià)值和憑證價(jià)值。也就是說,檔案平臺除了達(dá)到目錄級,更具本質(zhì)意義的是深入到全文級,更有利用價(jià)值,這也就決定了數(shù)據(jù)平臺無法替代檔案平臺。
第三,利用方式、對象不同。數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)只能與各部門固定系統(tǒng)對接,導(dǎo)入到系統(tǒng)中才可以查看,并且只能面向校內(nèi)單位,經(jīng)過申請審批后才可以查詢,流程煩瑣。檔案平臺的數(shù)據(jù)是可以直接利用的原始數(shù)據(jù),面向社會,可通過上門、來電、來函等方式查詢,更加靈活方便。
教育大數(shù)據(jù)治理的核心就是利用。數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)卻面臨著不可知、不可控、不可取等諸多問題,并不能代替檔案資源進(jìn)行利用。相反,檔案部門一直以來都在執(zhí)行檔案開發(fā)利用工作,經(jīng)驗(yàn)豐富,應(yīng)主動承擔(dān)起把握教育大數(shù)據(jù)利用范圍和方式的重任,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)為檔案平臺所用。
數(shù)據(jù)挖掘是人工智能和數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域的熱點(diǎn)問題,是指從數(shù)據(jù)庫的大量數(shù)據(jù)中揭示出隱含的、先前未知的并有潛在價(jià)值信息的非平凡過程。數(shù)據(jù)挖掘是一種決策支持過程,它主要基于人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)、模式識別、統(tǒng)計(jì)學(xué)、數(shù)據(jù)庫、可視化技術(shù)等,高度自動化地分析數(shù)據(jù),作出歸納性的推理,從中挖掘出潛在的模式,幫助決策者減少風(fēng)險(xiǎn),作出正確的決策。其中,數(shù)據(jù)粒度是指數(shù)據(jù)的細(xì)化和綜合程度。根據(jù)數(shù)據(jù)粒度細(xì)化標(biāo)準(zhǔn),細(xì)化程度越高,粒度越??;細(xì)化程度越低,粒度越大。數(shù)據(jù)粒度細(xì)化值直接影響數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成信息再轉(zhuǎn)化為知識的進(jìn)程,以及輔助教育決策和教育信息化管理的進(jìn)程。
高校檔案部門保存著大量高價(jià)值的教育大數(shù)據(jù),但一直以來都是粗顆粒度開發(fā),并未充分挖掘出檔案數(shù)據(jù)中的有效信息。教育大數(shù)據(jù)治理環(huán)境下,應(yīng)對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行語義級細(xì)顆?;_發(fā),從以往的全宗級、案卷級和文件級管理轉(zhuǎn)向語詞級的管理[2]23,以實(shí)現(xiàn)教育大數(shù)據(jù)治理,助力高校進(jìn)行科學(xué)決策。
綜上,檔案部門作為教育大數(shù)據(jù)的提供者、參與者、開發(fā)者,應(yīng)當(dāng)積極參與融合到教育大數(shù)據(jù)治理體系的構(gòu)建中,實(shí)現(xiàn)教育決策科學(xué)化、校園治理精準(zhǔn)化、公共服務(wù)高效化。但從實(shí)踐和技術(shù)來看,目前檔案部門參與教育大數(shù)據(jù)治理的水平和能力還有待提高,需要加強(qiáng)自身數(shù)據(jù)管理能力,加快與業(yè)務(wù)部門和數(shù)據(jù)部門的協(xié)同合作,開創(chuàng)參與教育大數(shù)據(jù)治理的新局面。