深入貫徹落實《會計檔案管理辦法》持續(xù)提升國有企業(yè)會計檔案規(guī)范化管理水平

□ 遼寧省檔案局 王思婷

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，直接反映了企業(yè)的整體管理水平。作為國有企業(yè)檔案的重要組成部分，會計檔案記錄和反映了國有資產(chǎn)在經(jīng)營和發(fā)展過程中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)和重要指標(biāo)，是預(yù)算和財務(wù)收支計劃的重要憑證，也是經(jīng)濟建設(shè)中寶貴的信息資源。提升國有企業(yè)會計檔案規(guī)范化管理水平，對于充分發(fā)揮其經(jīng)濟檔案價值，有效反映企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展水平，為企業(yè)經(jīng)營決策提供信息支撐具有重要作用。省檔案局以貫徹落實《會計檔案管理辦法》為契機，以開展行政執(zhí)法檢查為抓手，以提升國有企業(yè)會計檔案規(guī)范化管理整體水平為目標(biāo)，努力實現(xiàn)以檢查促規(guī)范、以規(guī)范促提升，持續(xù)推動國有企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

一、我省國有企業(yè)《會計檔案管理辦法》貫徹落實情況

為進一步加強會計檔案管理，滿足新時期對會計檔案工作提出的新要求，國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》進行修訂，并以財政部、國家檔案局79 號令的形式于2016 年1 月發(fā)布實施。省檔案局以此為契機，連續(xù)三年將會計檔案規(guī)范化管理納入國有企業(yè)檔案工作執(zhí)法檢查范圍，加快推動全省國有企業(yè)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)進程。

一是深入解讀，及時宣貫。多次在全省范圍內(nèi)舉辦集中培訓(xùn)，深入解讀新時期會計檔案規(guī)范化管理的新標(biāo)準(zhǔn)新要求，并要求各市檔案局及時跟進學(xué)習(xí)，對標(biāo)對表落實，指導(dǎo)全省國有企業(yè)做好新舊《會計檔案管理辦法》的平穩(wěn)過渡和有效銜接。二是精準(zhǔn)指導(dǎo)，主動服務(wù)。積極回應(yīng)企業(yè)訴求，以線上溝通和實地調(diào)研相結(jié)合的方式，對企業(yè)進行點對點業(yè)務(wù)指導(dǎo)，針對不同企業(yè)的歷史和現(xiàn)實問題提供精準(zhǔn)服務(wù)，幫助企業(yè)分析問題、總結(jié)經(jīng)驗、理清思路、明確方向。三是督導(dǎo)檢查，促進提升。自2018 年起，將中央駐遼和省屬國有企業(yè)貫徹落實《會計檔案管理辦法》情況納入檔案行政執(zhí)法檢查范圍。堅持依法行政，強化依法治檔，推進國有企業(yè)建立健全會計檔案管理體制，督促企業(yè)按照《檔案法》要求實現(xiàn)各種門類和載體檔案的集中統(tǒng)一管理。今年，按照“雙隨機、一公開”相關(guān)規(guī)定和省司法廳涉企行政執(zhí)法檢查有關(guān)要求，將繼續(xù)對16 家有關(guān)企業(yè)開展行政執(zhí)法檢查。

在省檔案局的持續(xù)推動下，各省屬國有企業(yè)均建立了行之有效的會計檔案管理體制，制定了會計檔案管理制度，會計檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、決策部署、權(quán)益維護等方面的作用日益凸顯。

二、我省國有企業(yè)會計檔案管理工作中存在的問題

在省檔案局和各有關(guān)國有企業(yè)的共同努力下，我省會計檔案規(guī)范化管理工作取得了一定成績?？隙ǔ煽兊耐瑫r，對存在的問題也不容忽視。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)和執(zhí)法檢查過程中，我們看到了一些國有企業(yè)會計檔案管理工作中存在的問題。

一是對會計檔案管理的重視程度不夠。有些企業(yè)的財務(wù)部門缺乏檔案管理工作意識，對會計檔案管理沒有足夠的認識，認為財務(wù)工作只是通過資金核算來平衡收支的過程，而將會計檔案管理從財務(wù)管理工作中剝離出來，沒有給予財務(wù)管理工作其他環(huán)節(jié)同等的重視，導(dǎo)致會計檔案管理與財務(wù)管理工作相“脫節(jié)”。

二是會計檔案管理制度落實不到位。雖然制定了會計檔案管理各項制度，但在執(zhí)行過程中沒有落實到位，存在落實制度“打折扣”現(xiàn)象。有的企業(yè)會計檔案沒有按照規(guī)定向檔案部門移交，而是由財務(wù)部門長期保管。還有的企業(yè)是“口頭”移交，并沒有辦理交接手續(xù)，或者雖然辦理了交接手續(xù)但并不完備。個別企業(yè)財務(wù)部門因?qū)徲嬁缒?、業(yè)務(wù)移交、編制滾動預(yù)算等原因需要延期移交檔案，但并未經(jīng)企業(yè)檔案部門審批同意即自行延期保管。

三是會計檔案管理能力還有進一步提升的空間。企業(yè)財務(wù)部門和檔案部門的溝通協(xié)作還不夠。財務(wù)部門相關(guān)人員沒有經(jīng)過檔案基本知識與操作技能的專業(yè)培訓(xùn)，整理過程中沒有嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進行整理。檔案部門沒有提前介入整理過程，接收時也沒有嚴(yán)格把控質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致已接收進檔案室多年的會計檔案存在整理不規(guī)范、整理責(zé)任劃分不清等歷史遺留問題。歸檔范圍不明晰，存在將會計決算報告納入文書檔案管理，或?qū)⒁平磺鍍宰鳛橘Y料未納入檔案管理范疇等情況。個別企業(yè)還沒有做好新舊《會計檔案管理辦法》的銜接工作，檔案保管期限沒有按照新要求進行調(diào)整。

三、進一步提升國有企業(yè)會計檔案規(guī)范化管理水平的幾點建議

會計檔案之于企業(yè)的重要性不言而喻，要在鞏固取得成績的基礎(chǔ)上，在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，在實現(xiàn)會計檔案規(guī)范化管理的道路上不斷前行。

第一，要提高認識，真正把會計檔案管理納入財務(wù)管理范疇。會計檔案是記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始資料，能夠完整反映企業(yè)的經(jīng)濟活動和經(jīng)濟效果，既是會計監(jiān)督、經(jīng)營分析、發(fā)展決策和科學(xué)管理的重要依據(jù)，也是明確經(jīng)濟責(zé)任和處理經(jīng)濟糾紛的重要憑證，是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中寶貴的、不可或缺的信息資源。財務(wù)部門在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成和接收的會計資料，其本身是雜亂無章、聯(lián)系混亂的，無法進行精準(zhǔn)的定位和統(tǒng)計，也很難系統(tǒng)地查閱和利用。只有經(jīng)過科學(xué)整理，才能將其內(nèi)容有序地展示出來，充分發(fā)揮其經(jīng)濟檔案的重要價值，為提高企業(yè)的經(jīng)營能力和管理水平提供支撐。因此，會計檔案管理作為財務(wù)管理工作的“閉環(huán)”，在整個財務(wù)管理工作中的重要性不容忽視。要將會計檔案管理與財務(wù)管理工作中的各個環(huán)節(jié)同部署、同落實，將會計檔案管理作為財務(wù)管理工作的必要內(nèi)容，確保財務(wù)部門業(yè)務(wù)工作中形成的各項會計資料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸、系統(tǒng)整理、科學(xué)管理。

第二，要依法依規(guī)，真正將會計檔案管理各項制度落實落細。制度有效性的關(guān)鍵在于執(zhí)行和落實。各國有企業(yè)要在國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌研究、細化措施，制定符合本企業(yè)實際、切實可行、具有可操作性的會計檔案管理制度。要將會計檔案收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等方面納入其中，建立健全檔案實體和信息安全保障機制，確保會計檔案能夠安全存放、妥善保管，防止損壞、丟失等情況的發(fā)生。要在制定制度的基礎(chǔ)上不折不扣地執(zhí)行和落實，明確財務(wù)部門和檔案部門的會計檔案管理責(zé)任。財務(wù)部門作為會計檔案的臨時保管機構(gòu)，臨時保管期滿后應(yīng)及時向檔案部門移交，任何企業(yè)的財務(wù)部門都不能作為永久保管機構(gòu)長期保管會計檔案。檔案部門要切實履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，督促財務(wù)部門按照要求定期移交檔案。要嚴(yán)格履行檔案移交程序，嚴(yán)把移交檔案質(zhì)量關(guān)，確保移交進檔案室的會計檔案收集齊全、整理規(guī)范。

第三，要多點發(fā)力，真正提升會計檔案規(guī)范化管理能力。

一是企業(yè)本身要學(xué)深悟透會計檔案管理各項標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)財務(wù)部門和檔案部門都要認真學(xué)習(xí)《會計檔案管理辦法》及其他各項有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，將會計檔案規(guī)范整理和科學(xué)管理理念貫穿財務(wù)工作全流程。要明確會計檔案歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)和保管期限，做好前端質(zhì)量管控，劃分好會計業(yè)務(wù)管理和職能管理中形成的不同檔案門類，處理好室存會計檔案保管期限的鑒定和調(diào)整問題。

二是要促進企業(yè)財務(wù)部門和檔案部門的統(tǒng)籌協(xié)同。企業(yè)財務(wù)部門和檔案部門要進一步加強溝通協(xié)作，形成工作合力。要強化檔案部門在企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，將會計檔案作為室存檔案的重要門類之一進行管理，將會計檔案規(guī)范化整理作為檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的重要內(nèi)容。財務(wù)部門要適時接受檔案部門在檔案業(yè)務(wù)方面的監(jiān)督指導(dǎo)，確保會計檔案在形成過程中即符合規(guī)范化管理要求。檔案部門和財務(wù)部門要在會計檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和管理方法上達成一致，將會計檔案規(guī)范化管理作為兩個部門分階段完成的共同目標(biāo)任務(wù)來推進和落實。

三是要將財務(wù)部門和檔案部門共同納入業(yè)務(wù)培訓(xùn)范圍。企業(yè)財務(wù)部門承擔(dān)了會計檔案的收集、整理和臨時保管，屬于整個會計檔案管理流程中的前端和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，這就對財務(wù)部門相關(guān)人員在檔案業(yè)務(wù)方面提出了更高要求。而檔案部門需要在會計檔案移交過程中對標(biāo)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)履行質(zhì)量把控職責(zé)，確保接收進檔案室的會計檔案符合規(guī)范化要求。因此，全面系統(tǒng)掌握會計檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，是財務(wù)部門和檔案部門共同的責(zé)任。各級檔案主管部門在開展會計檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)過程中，要將財務(wù)部門和檔案部門同步納入培訓(xùn)范圍，進一步加大培訓(xùn)力度，切實提升會計檔案管理全流程涉及人員的業(yè)務(wù)能力水平，為企業(yè)檔案工作實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展奠定基礎(chǔ)。