“學生類檔案”管理再透視：現(xiàn)狀、矛盾與著力點

李姍姍

學生類檔案因其動態(tài)性、階段性等特征而具備“雙重價值”：畢業(yè)前，是大學生學業(yè)、品德、素質、專長等的記錄和憑證，構成學校考察、教育和培養(yǎng)人才的重要數(shù)據(jù)庫；畢業(yè)后，又是用人單位選拔、聘用人才的重要依據(jù)，并轉化為人事檔案的重要組成部分，成為干部身份確認、轉正定級、工齡計算、社保辦理等的重要憑證。2008年施行的《高等學校檔案管理辦法》要求高校單獨設立“學生類檔案”，加強對學生檔案的規(guī)范化管理和開發(fā)利用。但從實施情況看，高校學生檔案單獨設類的改革目標仍面臨諸多困難，學術界對此的看法也褒貶不一[1][2][3][4]。

一、“學生類檔案”管理工作現(xiàn)狀調查

為便于實地調研，選取陜西省五所高校的學生類檔案管理工作為代表，分別是西安交通大學、西北工業(yè)大學、西北大學、陜西師范大學、西北農(nóng)林科技大學。

1.資源及管理主體?！陡叩葘W校檔案管理辦法》指明，“學生類檔案”主要包括高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。從覆蓋范圍看，五所高校均不同程度完成了上述各種學生類檔案的收集與管理，見表1（見下頁）。然而，五所高校的學生類檔案管理主體普遍呈現(xiàn)多元化格局：同一學生的不同類型檔案分屬于不同部門管理；不同學校間同一類學生檔案的管理主體差異較大；同一管理主體的管理權限不同，權責劃分不明，尤其是高校檔案館與其他學生檔案管理主體間的關系有待理清。

2.利用權限與途徑。五所高校對學生檔案利用權限的具體規(guī)定不盡相同，但總體而言均控制相對嚴格，尤其是高中檔案、入學登記表和黨團組織等，大多高校明確規(guī)定個人無權查看，還有很多學生檔案需要相關介紹信或證明才可以查用，見表1（見下頁）。從利用途徑看，利用權限較低的學生類檔案仍然以線下為主，部分高校逐步實現(xiàn)畢業(yè)檔案、出國材料等高需求學生檔案服務的線上查詢或辦理業(yè)務，還有的積極借助微信公眾號，加強與大學生的互動，提高體驗感。

3.服務指導與宣傳。從五所高校檔案館提供的學生檔案服務指導看，以制度、指南、說明等形式為主，輔以電話和現(xiàn)場咨詢，見表2（見下頁）。此外，大多數(shù)高校已認識到檔案宣傳的重要性，以檔案館為主，通過檔案展覽館、檔案日等積極展開宣傳工作，部分高校還面向全校師生舉辦檔案知識講座，但總體而言，進度較緩、影響力有限。

二、“學生類檔案”管理工作主要矛盾

1.主體多元，阻礙“管與用”良性循環(huán)形成。學生檔案的多樣性、過程性、動態(tài)性，使得“大多數(shù)高校對將學生個人檔案集中統(tǒng)一到檔案機構保管的改革措施比較慎重”[5]，以分散保管在各個生成機構為主，其中“29.4%歸口檔案機構、58.8%歸口學生工作或就業(yè)部門、11.8%歸口教務部門”[6]。從生命周期角度看，多元主體的管理格局為現(xiàn)行階段和半現(xiàn)行階段工作提供了便利，但不利于非現(xiàn)行階段的查詢利用及深度挖掘開發(fā)。其背后的權責劃分不明，造成資源重復投入、開放程度較低、整體效率不高等，制約管與用良性循環(huán)的形成。

2.客體分化，抑制潛在利用需求挖掘實現(xiàn)。在多元主體格局下，大多數(shù)高校直接按照內(nèi)容對“學生類檔案”進行分類，而這與學校以人為單位以及以學院、專業(yè)或班級為單位的總體管理格局和信息結構是相矛盾的。由此導致學生類檔案資源兩個層面的分化：一是管理標準不一，從制作規(guī)范、分類標準、權限控制依據(jù)、管理要求等方面產(chǎn)生分化；二是數(shù)字化程度不一，著錄標準、元數(shù)據(jù)集、數(shù)據(jù)庫設計以及單軌還是雙軌保管等方面產(chǎn)生分化。由此，使得學生類檔案工作只能停留于滿足個體零星、隨機的利用需求層面，難以激發(fā)更大規(guī)模、系統(tǒng)化開發(fā)利用的需求。

3.媒介復雜，利用門檻較高且體驗感較差。根據(jù)調查，學生類檔案仍然以實地查用為主，少部分通過嵌入相關業(yè)務系統(tǒng)而提供在線利用，但缺乏統(tǒng)一的學生檔案利用入口或模塊。利用門檻較高，利用者需要具備一定檔案常識或獲知相關信息才能準確判定利用渠道和方式。為此，部分利用者可能放棄需求，即便不放棄也會產(chǎn)生較差的體驗感，潛在切斷了主體與客體之間的橋梁，制約學生類檔案第二價值的實現(xiàn)。

4.環(huán)境不成熟，降低價值認同和工作效率。目前，學生類檔案認知環(huán)境尚未成熟，專門的規(guī)章制度甚少，只在相關規(guī)章中找到零星的籠統(tǒng)規(guī)定，咨詢工作仍以電話為主；宣傳和培訓也不足。這些都會導致主體與客體的信息極度不對等，進而降低對學生類檔案價值的認知程度，放大主體多元、客體分化、媒介復雜等問題的負面影響。

三、“學生類檔案”管理工作的著力點

1.認知層：外部與內(nèi)部雙重驅動。部分學生類檔案的保密與安全要求高，不代表所有學生檔案都不可以開放利用。尤其在大數(shù)據(jù)背景下，跨越個人隱私的海量學生類檔案信息開發(fā)利用可以更好地實現(xiàn)學生類檔案的價值。為此，管理主體優(yōu)化機制，通過數(shù)字化，加大學生類檔案的開放力度，深度挖掘；檔案工作者提高自我認同感，以新視角、新思維創(chuàng)新學生類檔案管理與服務；大學生提升檔案認知，逐步提升主動存檔的意識和能力[7]。

2.管理層：多元主體的邏輯統(tǒng)一?！陡叩葘W校檔案管理辦法》明確規(guī)定“學生檔案歸檔案館或綜合檔案室管理”，“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”。這充分肯定了高校檔案館（室）在學生檔案管理中的主導地位，也為當前高校學生檔案管理主體多元化問題提供了解決途徑：建立以檔案館為核心主體、其他相關部門協(xié)同參與的學生檔案管理機制，由檔案館統(tǒng)一負責、指導和協(xié)調相關部門的學生檔案管理工作。增設“學生類”檔案，并不意味著由檔案館單獨承擔起所有類型學生檔案的各項管理工作，而是賦予檔案館核心主體地位，由其統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調、指導各個學生管理部門共同完成學生類檔案的管理工作，由此充分發(fā)揮檔案部門在檔案管理知識、方法與技能等方面的專業(yè)優(yōu)勢，并為各類、各部門學生檔案的統(tǒng)一管理和整合共享奠定基礎，避免權責不明、各自為政、資源浪費等問題。

3.資源層：新來源觀下的再定位。學生類檔案的一部分最終會轉化為人事檔案，因此以個人為單位進行整理更符合未來需求。數(shù)字時代，建議學生類檔案按照“新來源觀”予以優(yōu)化和再定位[8]。（1）全面化，除收集反映學生學業(yè)的主要信息外，加強學生參加實踐活動、社團活動、社交活動等信息的采集，更全面系統(tǒng)地反映一個學生能力。（2）動態(tài)化，不能片面地搜集最終結果信息，如大學生創(chuàng)新項目從申報、立項、實施、結項等全過程都將產(chǎn)生重要信息，動態(tài)追蹤反映一個學生能力的檔案。（3）規(guī)范化，在以人為單位的理念下，規(guī)范各種學生檔案的元數(shù)據(jù)、格式、存儲載體、歸檔方式等，以便于開發(fā)利用。

4.平臺層：借智慧校園強化業(yè)務。利用途徑的便捷度和有效性直接決定著學生檔案的價值實現(xiàn)?？梢曰凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”思維模式，將學生類檔案管理工作納入智慧校園建設總體規(guī)劃[9]，由檔案館負責牽頭實施和運維，以檔案館網(wǎng)站為依托構建一站式的學生檔案管理平臺，納入到高校檔案管理系統(tǒng)、高校檔案數(shù)據(jù)庫等高校檔案信息化建設項目。（1）通過學生檔案的數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)庫建設以及相關軟硬件環(huán)境的搭建，實現(xiàn)各部門學生檔案管理工作的后臺整合和共享，構建學生檔案數(shù)據(jù)庫。（2）開發(fā)設計學生檔案管理系統(tǒng)，在檔案館網(wǎng)站首頁醒目位置提供入口，并在各院系、教務處、學工處、保衛(wèi)處等相關部門的網(wǎng)站上提供模塊鏈接，使管理者和利用者可以從多個地方登陸此系統(tǒng)。由此，提高學生檔案的利用率、優(yōu)化學生檔案的管理機制、降低各種成本投入，同時為學生檔案的利用情況及利用者行為信息采集提供可能。

5.服務層：由授之以魚轉向授之以漁。服務效能不僅取決于服務質量，同樣受制于客體的利用能力?！陡叩葘W校檔案管理辦法》建議，“有條件的高校應當在相關專業(yè)的高年級開設有關檔案管理的選修課”。（1）開設有關學生檔案基礎知識、重要性及利用方式等的選修課[10]，并借助MOOC等推廣和傳播。（2）定期舉辦學生檔案基礎知識講座，由學生檔案管理實踐工作者或者高校檔案學專業(yè)教師等為學生講解學生檔案構成、形成過程、管理現(xiàn)狀、利用方式及畢業(yè)后如何處理等問題。（3）編制《學生類檔案利用指南》，對各類學生檔案的利用權限、利用方式及條件等予以明確規(guī)定和說明，并以電子書或Flash等形式推送給大學生。（4）擴展咨詢渠道，除傳統(tǒng)的電話與現(xiàn)場咨詢外，充分利用郵箱、留言板、微信、QQ、微博等大學生喜歡的交流方式，并通過推送、定制、互動提升服務質量。（5）定期舉辦現(xiàn)場答疑、知識競答活動，針對特殊用戶或特定時期的學生檔案利用需求進行解答，如針對轉專業(yè)、出國留學、考研保研人群的特定咨詢服務，或者在新生入校、畢業(yè)前夕進行學生檔案辦理咨詢等。（6）利用新生開學、檔案日等重要節(jié)點，發(fā)放學生檔案手冊、舉行檔案展覽、開辦檔案講座等，培養(yǎng)大學生的檔案意識。