新西蘭檔案行政監(jiān)管體系的特點及啟示

陳 怡 駱如明

一、引言

2020 年6 月20 日通過修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）增加“監(jiān)督檢查”這一專章，強化了對檔案行政監(jiān)管的要求。檔案行政監(jiān)管，是指檔案主管部門在其職權(quán)范圍內(nèi)，嚴格履行新《檔案法》賦予的監(jiān)督檢查職能，依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，對檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的檔案事務(wù)和檔案工作人員進行科學(xué)的監(jiān)管。

當(dāng)前，監(jiān)督檢查是檔案工作的一個短板[1]，存在檔案監(jiān)管工作相對被動、檔案部門執(zhí)法相對困難且監(jiān)督力度不夠、檔案主管部門力量有限等問題[2]。尤其是，2018 年檔案機構(gòu)改革在一定程度上削弱了檔案局的行政主體地位[3]，檔案行政監(jiān)管實踐亟待進一步加強與規(guī)范；同時，目前有關(guān)檔案行政監(jiān)管的理論研究主要集中論述我國檔案行政監(jiān)管的價值[4]、困窘[5]、原因[6]、特點[7]、建議[8]等，少有學(xué)者從國際視野探討檔案行政監(jiān)管體系的架構(gòu)問題，對國外經(jīng)驗的借鑒研究也有待補足的空間。

放眼國際，新西蘭檔案館正在致力于開發(fā)和實施一個綜合監(jiān)管體系，重點是提高政府部門信息和檔案管理能力以及實踐的有效性，使檔案信息的創(chuàng)建、維護與提供利用處于良好的狀態(tài)，并確保監(jiān)管方法適合于日益數(shù)字化的環(huán)境，敦促實現(xiàn)更加公開、透明和可問責(zé)的數(shù)字政府，保障新西蘭公民的權(quán)利和權(quán)益[9]。根據(jù)新西蘭開放政府合作伙伴關(guān)系（OGP）第三項國家行動計劃，新西蘭檔案館正在領(lǐng)導(dǎo)“第10 項承諾：監(jiān)控公共部門信息管理實踐的有效性”，通過監(jiān)管體系的創(chuàng)建支持政府信息管理報告的公開，敦促信息管理性能數(shù)據(jù)的可用性增加，讓新西蘭政府成為開放政府領(lǐng)域中具有良好聲譽的存在[10]。新西蘭檔案行政監(jiān)管體系對我國具有借鑒意義。

本文采用網(wǎng)站調(diào)研和政策文本分析的方法，基于新西蘭檔案館網(wǎng)站[11]的實踐參考，分別對《2005 年公共檔案法》（Public Records Act 2005）[12]、《監(jiān)管系統(tǒng)信息：公共檔案》（Regulatory system information：Public Records）[13]和《監(jiān)管聲明》（Regulatory statement）[14]共三份政策文本展開分析，探索其檔案行政監(jiān)管體系的要素與特點，以期為我國檔案行政監(jiān)管體系建設(shè)提供借鑒。

二、新西蘭檔案行政監(jiān)管體系概況

1.監(jiān)管目標(biāo)。《監(jiān)管聲明》提出，建立新西蘭檔案監(jiān)管體系首要目標(biāo)在于實現(xiàn)可問責(zé)的政府。首先通過確保中央和地方政府事務(wù)的檔案能夠被創(chuàng)建、維護和利用，從源頭上保障信息的完整、準(zhǔn)確；其次，對于具備長期價值的檔案，不論是在歸檔之前還是之后，都要做好保管和公眾利用，實現(xiàn)對檔案的質(zhì)量管控和服務(wù)提供；最后，能夠增強公眾對檔案完整性的信心。

其次在于為公共部門和地方當(dāng)局提供檔案管理框架。發(fā)展和支持政府檔案保存實踐，確保首席檔案官處置公共檔案和某些地方當(dāng)局的檔案法定權(quán)力。為此監(jiān)管體系應(yīng)向政府與社會提供：（1）有效和負責(zé)任的信息管理；（2）創(chuàng)建和維護可用于使政府現(xiàn)在和將來負責(zé)并提供權(quán)利和權(quán)益證據(jù)的檔案；（3）保存具有長期歷史/文化價值或有助于新西蘭人的民族認同感的檔案。

2.監(jiān)管主體。新西蘭檔案館隸屬于新西蘭內(nèi)政部中信息知識服務(wù)部門，信息知識服務(wù)部門負責(zé)管理知識、信息、遺產(chǎn)收藏的存儲、保存和保護，促進政府和新西蘭人以有效和創(chuàng)新的方式獲取這些藏品維護其利益，并提供部長和秘書處的相關(guān)管理服務(wù)。依據(jù)內(nèi)務(wù)部官網(wǎng)的介紹，新西蘭檔案館下設(shè)四個職能單位：地方和利用服務(wù)、檔案管理、政府文件管理、毛利人與社群檔案[15]，并依次設(shè)置了首席檔案官、檔案理事會、毛利人咨詢小組三個重要職能崗位。首席檔案官是新西蘭檔案館的最高領(lǐng)導(dǎo)，有權(quán)制定標(biāo)準(zhǔn)并指導(dǎo)公共機構(gòu)在信息和檔案管理方面的行動，并向議會報告信息管理的質(zhì)量以及整個政府部門對《公共檔案法》的遵守情況；還設(shè)置檔案理事會負責(zé)向內(nèi)政部長提供文件保存與檔案事務(wù)的獨立建議；毛利人咨詢小組向首席檔案官提供滿足毛利人需求的建議[16]。

為實現(xiàn)負責(zé)任、公開透明的政府，新西蘭檔案館與內(nèi)政部中相關(guān)負責(zé)人員共同參與檔案行政監(jiān)督體系。具體來說[13]，新西蘭檔案館主要負責(zé)檔案監(jiān)管的政策制定和執(zhí)行，新西蘭首席檔案官和檔案館的工作人員需要參加：（1）信息小組，從整個系統(tǒng)的角度出發(fā)考慮政府如何更好地將信息服務(wù)于公民；（2）職能領(lǐng)導(dǎo)集體，旨在跨學(xué)科合作以支持公共服務(wù)、增強凝聚力和一致性，減少工作計劃的重復(fù)，并向利益相關(guān)者提供參與途徑；（3）與監(jiān)察員辦公室開展通用案例合作；內(nèi)政部其他部門領(lǐng)導(dǎo)，如政府首席數(shù)字官、政府首席隱私官規(guī)范地方政府部門的法規(guī)和立法框架；監(jiān)察員辦公室、隱私專員、政府首席數(shù)據(jù)管理員、國家服務(wù)委員會、地方政府信息管理者協(xié)會等外部監(jiān)管主體亦有貢獻參與，多方協(xié)同構(gòu)建起科學(xué)系統(tǒng)的監(jiān)管體系。

3.監(jiān)管對象。新西蘭檔案監(jiān)管體系的主要受監(jiān)管方[13]是公共部門（指新西蘭政府的立法、行政和司法部門，包括州和綜合學(xué)校董事會，共有大約2400 個）；由2002年《地方政府法》定義的地方政府；受《公共檔案法》和犯罪規(guī)定約束的非政府實體和個人。

新西蘭檔案監(jiān)管體系的主要利益相關(guān)者[13]包括：使用或?qū)で罄霉埠偷胤秸畽n案的新西蘭人，內(nèi)政部長，毛利人，受監(jiān)管方的信息管理專業(yè)人員、ICT 專業(yè)人員和信息架構(gòu)師，受監(jiān)管方的行政發(fā)起人，新西蘭政府信息管理者小組，地方政府信息管理者協(xié)會，新西蘭檔案與文件協(xié)會，咨詢小組（指檔案理事會和首席檔案官），私營部門信息管理和ICT 服務(wù)提供商、供應(yīng)商和顧問。

4.指導(dǎo)原則。新西蘭檔案館將使用以下原則[14]來集中監(jiān)管工作，并指導(dǎo)如何與受監(jiān)管部門合作以實現(xiàn)監(jiān)管要求。

（1）注重結(jié)果。新西蘭檔案館的監(jiān)管活動力求最大程度地實現(xiàn)政府和社會的期望，包括有效和負責(zé)任的信息管理、可問責(zé)政府的檔案、具有長期的歷史文化價值并有助于民族認同感的檔案這三點監(jiān)管目標(biāo)。為此，新西蘭檔案館希望組織和個人以最能實現(xiàn)這些結(jié)果的方式遵守法律，新西蘭檔案館會系統(tǒng)地審查各組織機構(gòu)和個人的信息管理工作并從中總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)，以幫助指導(dǎo)檔案館的未來工作并促進良好的業(yè)務(wù)實踐。

（2）公平合理。新西蘭檔案館秉承內(nèi)政部和公共部門的行為準(zhǔn)則，以正直的態(tài)度行事，并期望公共部門的組織也這樣做。公平意味著給受監(jiān)管活動影響的組織和個人提供機會來促進檔案館思維和決策過程，或者要求豁免或改變某些合規(guī)要求。這也能保證新西蘭檔案館在監(jiān)管工作上，對違規(guī)事件的回應(yīng)是合理、體貼和公正的，并遵循良好行政慣例和自然公正的原則。

（3）一致、透明和開放。新西蘭檔案館的監(jiān)管工作遵循一致的原則。強調(diào)在類似情況下，將采用類似的方法，但這不意味著刻板的“統(tǒng)一”，新西蘭檔案館也考慮到每種情況的特殊性，強調(diào)必須根據(jù)結(jié)果、風(fēng)險、資源和其他相關(guān)因素等方面進行考慮。新西蘭檔案館的監(jiān)管工作遵循透明、開放的原則。在監(jiān)管過程中出現(xiàn)的不合規(guī)的情況，要秉持一貫公正的處理態(tài)度，即使是揭示政府內(nèi)部缺陷的情況，也將公開透明地向公眾展現(xiàn)，新西蘭檔案館將向受其影響的人解釋監(jiān)管的完整流程與結(jié)果，這不僅是公眾對監(jiān)管行動的期望，通過監(jiān)管結(jié)果的開放透明也可以幫助恢復(fù)或增強公眾對政府信息和檔案的信心和信任。

（4）目標(biāo)明確且值得信賴。新西蘭檔案館開展行政監(jiān)管的主要目標(biāo)是實現(xiàn)長期可持續(xù)的遵守，為避免因疏忽損害公共檔案的完整性，新西蘭檔案館在其認為適當(dāng)?shù)那闆r下將會主動采取及時、強大和有效的干預(yù)。公眾和利益相關(guān)方對新西蘭檔案館的監(jiān)管工作充滿信任和信心，因為新西蘭檔案館被公認為是有效、稱職和有原則的監(jiān)管機構(gòu)。新西蘭檔案館確定監(jiān)管工作的優(yōu)先順序和目標(biāo)，并最大限度地利用監(jiān)管工具。

（5）支持與合作。新西蘭檔案館旨在尋求將危害最小化和收益最大化的解決方案和干預(yù)措施，為此他們與一系列的組織積極開展合作，以提高遵從性或開發(fā)解決方案。一是與政府職能協(xié)同。新西蘭檔案館力求使監(jiān)管工作與其他相關(guān)職能相互協(xié)調(diào)。例如，政府首席數(shù)字官、政府首席數(shù)據(jù)管理員、隱私專員、政府首席隱私官、審計長和監(jiān)察員。二是積極開展國際交流。新西蘭檔案館在履行監(jiān)管職能時還將納入和引用由新西蘭和國際上的檔案和信息管理專業(yè)以及行業(yè)組織制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并且新西蘭檔案館以支持國際國內(nèi)政府相關(guān)承諾的方式發(fā)揮作用。例如，履行條約和解協(xié)議的承諾并參加開放政府伙伴關(guān)系。

5.監(jiān)管工具與活動。新西蘭檔案館通過一系列監(jiān)管工具和活動[14]構(gòu)建其綜合的監(jiān)管框架，主要通過推廣最佳實踐，提供建議和指導(dǎo)，簡化合規(guī)性并實現(xiàn)自我管理，監(jiān)控合規(guī)、能力和績效以及應(yīng)對風(fēng)險和挑戰(zhàn)五項監(jiān)管活動，建立和推動公共部門信息和記錄管理能力及績效的改善。

（1）倡導(dǎo)最佳實踐。新西蘭檔案館積極傳播有關(guān)良好信息和檔案管理實踐的內(nèi)容，并鼓勵公共部門可以更廣泛地采用這些做法，支持對積極成果負有更大責(zé)任并努力追求卓越的組織。一是首席檔案官通過發(fā)布或采用標(biāo)準(zhǔn)來定義和傳達最佳實踐。標(biāo)準(zhǔn)描述了在特定時間點實現(xiàn)指定結(jié)果的實用且可靠的方法，為公共部門的信息與檔案管理提供有力參考。二是首席檔案官在某些情況下選擇向各個組織或部門發(fā)出特定要求。例如，向地方當(dāng)局發(fā)出的有關(guān)存儲和保存受保護的地方當(dāng)局記錄和檔案的指令。三是首席檔案官向部長提交的有關(guān)公共部門檔案保存狀態(tài)的年度報告。新西蘭檔案館希望增加公眾對政府信息、文件和檔案的質(zhì)量和管理的信任，因此，新西蘭檔案館在實行行政監(jiān)管時提倡卓越管理榜樣，或公示不遵守規(guī)則的反例，并將其總結(jié)在公共部門檔案保存狀態(tài)的年度報告中，這是新西蘭檔案館用來提供這些可見性和識別新興趨勢的關(guān)鍵工具之一。

（2）提供建議、指導(dǎo)和支持。新西蘭檔案館認為組織缺乏意識、理解或能力等障礙可能會阻礙一些組織實現(xiàn)全面和持續(xù)的規(guī)范，公共部門需要明確的法律要求以及如何遵守的相關(guān)信息。一是要評估和確定組織是公共部門還是地方當(dāng)局，這將決定開展監(jiān)管活動時將采用的方法以及一些考慮因素。二是要制作并推廣多種形式的建議和指南，包括網(wǎng)站信息、常見問題解答、報告、論壇、新聞通訊、標(biāo)準(zhǔn)和說明。三是首席檔案保管員可以出于行政、問責(zé)、傳承或研究的原因，認為某些地方當(dāng)局的信息和檔案值得保留，并聲明其受監(jiān)管保護。

（3）簡化合規(guī)性并實現(xiàn)自我管理。公共部門組織必須負責(zé)確保自己的合規(guī)性。在這種情況下，新西蘭檔案館使合規(guī)性盡可能簡單。新西蘭檔案館力求使監(jiān)管的系統(tǒng)和流程簡單有效。一是首席檔案官可以豁免遵守標(biāo)準(zhǔn)或指令。公共部門還可以要求首席檔案保管員同意將滿25 年或更早的信息和記錄強制性轉(zhuǎn)移到新西蘭檔案館。二是新西蘭檔案館提前介入糾正不合規(guī)情況。在復(fù)雜的環(huán)境中，新西蘭檔案館認為公開討論問題比懲罰性使用監(jiān)管權(quán)力帶來更大的好處，當(dāng)問題及早引起新西蘭檔案館注意時，新西蘭檔案館可以幫助糾正問題。新西蘭檔案館將會不斷改進監(jiān)管體系，并與該部門合作，以最大限度地減少成本和合規(guī)負擔(dān)。三是公共部門可以要求取消和解除信息和文件作為公共檔案的狀態(tài)。有關(guān)解除公共狀態(tài)在《監(jiān)管聲明》中有相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，以便首席檔案官判定。

（4）監(jiān)控合規(guī)性、能力和績效。新西蘭檔案館使用各種工具來監(jiān)視、審核、檢查和指導(dǎo)各部門，以改善信息和檔案管理的實踐、能力和績效。一是新西蘭檔案館對信息和檔案以及公共部門的檔案保存做法進行獨立審核，并向部長和眾議院報告這些審計情況。二是新西蘭檔案館也可能選擇對檢查結(jié)果或建議進行檢查。首席檔案官可以發(fā)出檢查通知，以確保公共部門的信息、文件和檔案得到適當(dāng)?shù)木S護。三是首席檔案保管員的指示權(quán)是一種廣泛而靈活的工具，例如，可用于收集可能違規(guī)的證據(jù)，或收集更廣泛的行業(yè)信息以為年度報告提供信息，或著眼于未來的監(jiān)管工作。四是宣傳新西蘭檔案館正在采取或已經(jīng)采取的監(jiān)管措施。宣傳新西蘭檔案館的行動，可以增進對不合規(guī)公共部門信息和記錄管理后果的了解，并阻止個人和組織從事不合規(guī)活動。新西蘭檔案館將利用最有用的宣傳渠道，包括部長每年在議會上提交的首席檔案保管員的政府記錄保存狀況報告。

（5）應(yīng)對風(fēng)險和挑戰(zhàn)。消息靈通的公眾可以通過他們提出的任何指控或投訴，成為有關(guān)違規(guī)行為的有效信息來源。新西蘭檔案館可以使用監(jiān)管工具來回應(yīng)收到的任何投訴信息。一是新西蘭檔案館可以開展評估，評估和審查法律法規(guī)所涉嫌違規(guī)或犯罪的方法，以及在確定適當(dāng)?shù)捻憫?yīng)級別時可能要考慮的因素。二是新西蘭檔案館通過監(jiān)控體系發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或疑似違規(guī)事件。公共部門組織沒有披露信息和檔案管理問題，可能表明對其重要性的理解不佳或缺乏能力，但也可能表明系統(tǒng)性失敗，需要新西蘭檔案館進行干預(yù)。三是新西蘭檔案館始終尋求與公共部門組織合作，以提高合規(guī)性。新西蘭檔案館受到諸如公共部門組織的合規(guī)歷史以及合作的開放程度和準(zhǔn)備程度等因素的指導(dǎo)，新西蘭檔案館的回應(yīng)和干預(yù)措施可能包括報告指示、管理、復(fù)制，向公眾提供或轉(zhuǎn)讓信息和記錄，以及對信息和檔案的檢查和維護。四是首席檔案官可以建議部長使用檔案權(quán)，以暫時確保不再受公職或地方當(dāng)局控制的公共或地方當(dāng)局信息、文件或檔案的安全。五是首席檔案保管員可以向離散檔案的保管人發(fā)出指示，包括按照任何相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或指示管理這些檔案，要求轉(zhuǎn)讓或復(fù)制規(guī)定的檔案。

6.監(jiān)管成效。首席檔案官每年向部長提交有關(guān)公共部門檔案保存狀態(tài)的年度報告，概述了政府信息管理的關(guān)鍵問題和機遇，體現(xiàn)了新西蘭檔案館執(zhí)行的監(jiān)管成效。以《首席檔案官關(guān)于2018/19 年政府檔案保存狀態(tài)的報告》 為例，新西蘭檔案館與受監(jiān)管方開展了2019 年公共部門信息管理調(diào)查，該調(diào)查涉及254 個公共組織，包括176 個公共部門和78 個地方當(dāng)局，調(diào)查選擇了5 個指標(biāo)來衡量政府信息管理的整體狀況。調(diào)查結(jié)果顯示：越來越多的組織已經(jīng)實施了用于信息管理的治理組，公共部門組織雇用的信息管理工作人員總數(shù)不斷增加，識別高價值/高風(fēng)險信息的組織的總體增加，將信息管理需求構(gòu)建到新業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的組織總數(shù)整體增加，積極進行授權(quán)銷毀信息的組織總數(shù)整體增加。

三、新西蘭檔案行政監(jiān)管體系特點

1.系統(tǒng)的監(jiān)管制度。新西蘭圍繞檔案監(jiān)管體系的建立分別出臺了三份重要的政策文本作為支持與參照。

首先，是《2005 年公共檔案法》為新西蘭檔案館提供了監(jiān)管的法律依據(jù)、工具與權(quán)力。該法要求新西蘭各政府部門必須創(chuàng)建并維護完整、準(zhǔn)確和可訪問、可信賴的政府事務(wù)檔案，以實現(xiàn)檔案的長期使用，達成創(chuàng)建負責(zé)任的政府的目標(biāo)。為此，《2005 年公共檔案法》一是充分賦予了首席檔案官（即新西蘭檔案館館長）在領(lǐng)導(dǎo)和提供綜合監(jiān)管框架方面的獨立作用，首席檔案官具有負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)公共部門的信息和檔案管理的法定職責(zé)，這項立法責(zé)任的必要部分是提供一個綜合的監(jiān)管框架，以系統(tǒng)地創(chuàng)建、管理、處置和保存政府部門的信息、數(shù)據(jù)和檔案；二是為新西蘭首席檔案官和檔案館提供了監(jiān)管工具和權(quán)力，協(xié)助和支持政府部門實現(xiàn)自愿、全面和持續(xù)的信息管理。通過新西蘭檔案館對這些工具的使用以及監(jiān)管活動的開展，使政府能夠承擔(dān)責(zé)任，并增強公眾對中央和地方政府的完整性和可靠性的信任。

其次，是《監(jiān)管系統(tǒng)信息：公共檔案》描述了檔案監(jiān)管體系與目的，監(jiān)管所涉及的機構(gòu)和利益相關(guān)者，以及對監(jiān)管體系“目標(biāo)適用性”的評估。新西蘭內(nèi)政部為了設(shè)計、維護和改善監(jiān)管體系開展了監(jiān)管管理工作（Regulatory stewardship），這是一種設(shè)計和維護監(jiān)管體系的方法，它像對待許多資產(chǎn)一樣，將每個監(jiān)管體系都視為資產(chǎn)，并考慮到可持續(xù)性，因此需要定期評估和維護以確保其適合。采取監(jiān)管管理的方法有助于減輕監(jiān)管失敗的風(fēng)險。

最后，是《監(jiān)管聲明》列出了新西蘭檔案館開展的具體指導(dǎo)原則與監(jiān)管活動。該聲明描述了新西蘭檔案館遵守《2005 年公共檔案法》的方法，承認檔案館所發(fā)揮的監(jiān)管作用，以及將如何與受監(jiān)管部門合作以實現(xiàn)該法的要求，在概述了新西蘭檔案館開展監(jiān)管的合規(guī)性、指導(dǎo)原則與方法之后，為新西蘭檔案館提供了一系列監(jiān)管工具和活動，使其能夠提供一個綜合的監(jiān)管框架，以建立和推動公共部門信息和檔案管理能力及績效的改善。

此外，新西蘭行政監(jiān)管體系被納入檔案館長期工作戰(zhàn)略和開放政府計劃的一部分。直接納入新西蘭檔案館的長期戰(zhàn)略《2057 年檔案》中“維護透明度”和“共同構(gòu)建系統(tǒng)”的戰(zhàn)略重點領(lǐng)域。這表明了新西蘭檔案館通過塑造系統(tǒng)的公共部門信息和檔案管理流程以達到支持公開的目的。同時監(jiān)管體系的開發(fā)是新西蘭開放政府合作伙伴國家行動計劃的一項承諾，新西蘭承諾“制定一種新的方法來監(jiān)測和公布政府管理信息的情況，從而實現(xiàn)公眾對政府的信任”。

2.多方的監(jiān)管協(xié)同。監(jiān)管是一項綜合的工程，需要各主體共同參與、協(xié)同分工、各司其職，并以整體性、關(guān)聯(lián)性、層次性的觀點維護監(jiān)管與被監(jiān)管主體的權(quán)益。

一是多主體協(xié)作開展監(jiān)管工作。新西蘭檔案館是公共部門信息的監(jiān)管者，負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)計和執(zhí)行行政監(jiān)管；首席檔案官向內(nèi)閣報告政府記錄、保存狀況；政府機構(gòu)是政府信息資產(chǎn)的管理員，負責(zé)創(chuàng)建和維護信息和記錄，根據(jù)首席檔案管理員的授權(quán)或法律的其他規(guī)定處置信息和記錄，將信息和具備檔案價值的文件轉(zhuǎn)移到新西蘭檔案館，分類所有信息和檔案的訪問狀態(tài)，盡快提供對開放檔案的訪問；內(nèi)政部其他信息部門領(lǐng)導(dǎo)起著內(nèi)部支持的作用；監(jiān)察員辦公室、隱私專員等外部監(jiān)管主體亦有參與。各部門在各司其職的同時，積極進行跨學(xué)科、跨部門的合作，確保信息的創(chuàng)建和管理，從而支持政府透明度、問責(zé)制和向數(shù)字政府的轉(zhuǎn)變，保障新西蘭公民的權(quán)利和權(quán)益。

二是多維度保障利益相關(guān)方的權(quán)益。新西蘭檔案館非常注重利益相關(guān)者的權(quán)益。例如，注重毛利人的需求，通過尋求創(chuàng)建持續(xù)應(yīng)用的元數(shù)據(jù)，使信息能夠以一種通過毛利人的世界觀增強訪問的方式被創(chuàng)建和使用；對于部長的文件保存，新西蘭檔案館正在整改部長和其部門的工作流程，以確保他們能夠在固有的復(fù)雜環(huán)境中輕松履行與信息管理有關(guān)的法定職責(zé)。

3.靈活的監(jiān)管工具。新西蘭檔案館為行政監(jiān)管提供了多樣工具，監(jiān)管工具的使用將隨著實踐情景和監(jiān)管主體對象的變化而有著靈活的適應(yīng)性。（1）報告指導(dǎo)：報告指示由總首席檔案管理官發(fā)出。當(dāng)有人對某機構(gòu)的檔案保存實踐提出質(zhì)疑時，便會發(fā)布該指示。當(dāng)發(fā)生這種情況時，會以書面形式發(fā)出通知，要求就所指明的問題向機構(gòu)提交報告。（2）歸還離散檔案的指導(dǎo)：首席檔案管理官可以向擁有離散檔案的人發(fā)出書面指導(dǎo)，還可以指定檢查離散檔案的時間表。（3）檢查：首席檔案管理官在通知公共部門或地方當(dāng)局后，可以進行公共檔案、當(dāng)?shù)卣畽n案、指定地方當(dāng)局檔案的檢查。（4）審計：首席檔案管理官安排獨立的審計員定期在公共部門執(zhí)行審計計劃，這是為了確保公共部門信息管理的良好狀況。（5）懲罰：除非經(jīng)首席檔案管理官授權(quán)，否則任何故意或疏忽損毀、處置或銷毀任何公共檔案，均屬違法。若個人或機構(gòu)未能遵守監(jiān)管條例的規(guī)定，將受到懲處。

4.可持續(xù)的監(jiān)管評估。新西蘭為了設(shè)計、維護和改善監(jiān)管體系開展了監(jiān)管管理工作（Regulatory stewardship），這是一種基于系統(tǒng)的觀念來設(shè)計和維護監(jiān)管體系的方法，它像對待許多資產(chǎn)一樣，將每個監(jiān)管體系都視為資產(chǎn)，并考慮到長期可持續(xù)性，因此需要定期評估和維護。新西蘭檔案館根據(jù)四個標(biāo)準(zhǔn)對檔案行政監(jiān)管體系進行了評估：有效性（監(jiān)管體系產(chǎn)生預(yù)期結(jié)果和影響的程度）、效率（監(jiān)管體系將意外后果、不必要的成本和負擔(dān)降至最低的程度）、耐用性和彈性（監(jiān)管體系如何應(yīng)對差異性、變化和壓力）以及公平性和問責(zé)制（監(jiān)管體系尊重權(quán)利和提供良好流程的程度）。監(jiān)管評估是基于對該體系的內(nèi)部了解、對最近完成的首次審計計劃的評估，以及來自受監(jiān)管部門的一些調(diào)查數(shù)據(jù)。一個從受監(jiān)管締約方中選出來的外部參考小組在最終定稿前對評估進行了測試，并在很大程度上確認了評估結(jié)果。依據(jù)評估結(jié)果提出了多項舉措來改善監(jiān)管體系，如檔案綜合管理系統(tǒng)（AIMS）、保留國家記憶項目（Pt-NM）、監(jiān)管框架等。

四、對我國檔案行政監(jiān)管體系構(gòu)建的啟示

1.加強監(jiān)管法規(guī)制度體系建設(shè)。完善的法規(guī)、政策與標(biāo)準(zhǔn)能夠確保監(jiān)管工作的規(guī)范性，也能為監(jiān)管工作的實施提供強有力的保障。一是從頂層設(shè)計角度，依照我國新《檔案法》頒布和檔案體制改革后的實際，規(guī)劃建立檔案行政監(jiān)管的戰(zhàn)略與策略，明確檔案行政監(jiān)管的目標(biāo)、原則與方法，制定相應(yīng)的行動計劃，提供合法合規(guī)框架；二是立足現(xiàn)實制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，深入促進現(xiàn)有相關(guān)行政監(jiān)管法律法規(guī)的完善，加快《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》《檔案行政處罰程序暫行規(guī)定》等規(guī)定的修訂。

2.構(gòu)建基于檔案治理的監(jiān)管框架。檔案行政監(jiān)管只靠檔案館“孤軍奮戰(zhàn)”難以起到應(yīng)有的監(jiān)管效果，不僅精力有限、效果一般，且對許多方面的監(jiān)管都難以觸及。檔案治理是檔案部門、社會組織和公民等多個主體協(xié)同合作，基于一定的行動規(guī)則，共同對檔案事務(wù)進行科學(xué)、規(guī)范管理，實現(xiàn)檔案領(lǐng)域善治的活動和過程[18]。檔案行政監(jiān)管需要建立起多主體協(xié)同的工作框架，推動檔案監(jiān)管朝著更加專業(yè)和高效的方向發(fā)展。一是在國家檔案局領(lǐng)導(dǎo)下形成貫通中央到地方的行政監(jiān)管工作體系。檔案局與政府部門形成有效協(xié)作機制，政府部門確認公共檔案的監(jiān)管范圍，檔案館提供專業(yè)知識與相關(guān)技術(shù)指導(dǎo)。二是通過公檢法等多方監(jiān)管機構(gòu)共同形成監(jiān)管的行動方案，在進一步細化各個部門監(jiān)管職責(zé)的基礎(chǔ)上，著力構(gòu)建跨部門的協(xié)同監(jiān)管體制。三是吸納社會力量的參與，積極參與國際合作，充分發(fā)揮更為廣范有力的社會和國際的協(xié)同監(jiān)管作用。

3.采取多元化的監(jiān)管行動與工具。一是在監(jiān)管活動上注重事前預(yù)防和激勵性監(jiān)管。通過建立檔案行政監(jiān)管“紅黑榜”，樹立檔案行政監(jiān)管實踐榜樣，并公示在執(zhí)行上具備缺陷的監(jiān)管工作，以柔性勸導(dǎo)式監(jiān)管替代硬性懲罰式監(jiān)管，更容易使被監(jiān)管的對象接受而自愿遵循監(jiān)管目標(biāo)。二是提供多樣化的監(jiān)管工具。除了提供檔案行政監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)、報告、審計等工具之外，積極運用5G、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新興通訊技術(shù)手段創(chuàng)新和加強檔案行政監(jiān)管手段，加快監(jiān)管信息的互通和資源整合。

4.以資產(chǎn)意識為導(dǎo)向提升監(jiān)管能力。一是強化檔案行政監(jiān)管體系的資產(chǎn)意識。要將檔案行政監(jiān)管體系作為重要資產(chǎn)進行維護，設(shè)立評估標(biāo)準(zhǔn)，成立評估小組，定期開展針對監(jiān)管體系的適合性評估，使檔案行政監(jiān)管在實踐中發(fā)揮實用效益，具備可持續(xù)性。二是積極順應(yīng)實踐和理論的變遷推出創(chuàng)新項目與改進措施，可借鑒新西蘭檔案館新推出的監(jiān)管框架，通過對公共部門和地方當(dāng)局的信息和檔案管理進行年度調(diào)查和審計，從監(jiān)管結(jié)果中獲取知識來更有效地支持該部門，以集中精力改善管理的實踐和績效。