企業(yè)檔案管理崗位價值評估分析及對策

楊惠予 倪 騰

一、檔案崗位價值評估及其現(xiàn)狀

崗位價值評估，又稱職位評估或崗位測評，是人力資源管理的基礎環(huán)節(jié)。它的主要目的是科學確定各崗位對企業(yè)的價值貢獻，并在此基礎上建立公平的薪酬體系[1]。目前，崗位價值評估在企業(yè)人力資源管理領域得到了非常普遍應用，然而企業(yè)檔案管理崗位在評估結果中的估值卻往往偏低。如有的企業(yè)，檔案管理部門所有崗位都被評為企業(yè)的最低崗級，其檔案管理崗位的崗級甚至低于生產(chǎn)部門的資料管理員崗位。這樣的評價結果給企業(yè)檔案工作帶來了極大的負面影響。

首先，檔案管理崗位估值偏低挫傷了檔案管理人員的榮譽感、自尊心和工作積極性。崗位價值是企業(yè)薪酬分配的依據(jù)，崗位價值估值偏低，導致企業(yè)檔案管理崗位的崗級和薪酬也隨之偏低，在崗人員由于價值得不到認可，容易缺乏信心和進取精神，檔案工作缺乏活力。

其次，檔案管理崗位估值偏低導致崗位人力資源配置不能滿足實際工作需要。一方面，估值偏低的檔案管理崗位對優(yōu)秀人才的吸引力不足；另一方面，崗位任職條件低，企業(yè)在人力資源配置時，隨意安插人員，容易導致檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，人員專業(yè)結構、年齡結構、性別結構不科學等現(xiàn)象。

檔案管理崗位的人員配置和工作積極性得不到保障，檔案管理工作自然難以為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務，用戶滿意度隨之降低，從而加深了企業(yè)對檔案工作崗位價值低的評價，形成惡性循環(huán)，阻礙企業(yè)檔案部門的發(fā)展和企業(yè)檔案工作的開展，最終不利于企業(yè)發(fā)展。

二、崗位價值評估的影響因素

為了了解檔案管理崗位在崗位評價中估值偏低的原因，我們需要了解影響崗位估值的因素。崗位評價的方式有很多種，目前比較流行的海氏評估法、全球職等系統(tǒng)等，都是通過對企業(yè)中各個崗位的任職條件、工作難度、工作強度、責任大小、影響范圍、工作條件等要素進行綜合評價，再根據(jù)各個要素的權重進行計算，得出各個崗位的價值估值。

三、檔案管理崗位估值偏低的原因分析

1.企業(yè)檔案管理崗位任職條件設置偏低。在崗位價值評估體系中，任職條件是指員工使崗位工作績效達到可接受的水平所必需的專業(yè)知識、管理技巧、人際技能、工作經(jīng)驗、身體狀況等一切素質(zhì)的綜合。崗位所需要的知識技能越高深、越廣博，則崗位價值越高。檔案管理是一項復雜的、專業(yè)性應用性很強的工作，在西方國家，檔案職業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)很高，具有深厚的專業(yè)背景和豐富的實踐經(jīng)驗。如在美國，根據(jù)美國檔案工作者協(xié)會規(guī)章，要成為 “ Archivist ” ，必須起碼本科畢業(yè)，至少具備五年以上專業(yè)工作資歷，并通過申請與考核，否則最多只能是專業(yè)的輔助人員[2]。但是，現(xiàn)階段我國檔案從業(yè)門檻較低，大量未經(jīng)專業(yè)學習的人員直接上崗。這種狀況拉低了檔案從業(yè)者的整體崗位價值評價。

2.企業(yè)檔案管理工作難度沒有得到體現(xiàn)。在崗位價值評估體系中，工作難度是指工作中發(fā)現(xiàn)問題，分析診斷問題，權衡與評價對策，作出決策的困難程度。例如，重復性的、模式化的工作思維難度小，創(chuàng)新性的工作思維難度大，思維難度越大的崗位，其價值越高。

當前，檔案工作的難度普遍不為公眾所知悉。公眾普遍認為檔案工作是一項 “ 簡單、重復 ” 的工作，甚至很多檔案工作者評價自己的工作也用 “ 重復、枯燥 ” 等詞語來形容。從客觀原因看，公眾對于檔案工作存在簡單、悠閑等偏見，很大程度上是因為與檔案部門接觸較少，對檔案工作認識比較片面，只看到了 “ 著錄、收發(fā)、裝訂 ” 等操作方法，而沒有看到檔案工作背后所蘊含的檔案分類、保護、檢索等專業(yè)知識的核心技能。主觀上的原因則在于，企業(yè)檔案部門容易把工作重心放在 “ 打號鉆孔 ” “ 保管巡查 ” 等檔案基礎性工作上，忽視對檔案專業(yè)性工作的探索和提升，忽視對整個企業(yè)檔案體系的建設與管理，忽視用戶部門的需求，檔案工作不深入，做的是簡單的、重復的、初級的檔案工作，企業(yè)檔案工作的難度沒有展現(xiàn)出來。

3.企業(yè)檔案管理工作的貢獻和影響力不足。崗位價值的高低從根本上說，來自于它對企業(yè)的貢獻和影響力。檔案價值實現(xiàn)的非即時性，是檔案工作的貢獻和影響力不容易被認識到的客觀原因。因為大部分檔案發(fā)揮作用的幾率和時間是不確定的，一份檔案有可能過了若干年才被利用，從而體現(xiàn)出當年檔案工作的價值，但有的檔案也許永遠都不會被利用。

除此之外，檔案工作的一些常見誤區(qū)是造成檔案工作的貢獻和影響力不足的主觀原因。一是忽視檔案利用工作。檔案工作對企業(yè)的貢獻主要通過檔案的利用來體現(xiàn)，只有被利用了，檔案才會體現(xiàn)出價值，檔案工作才有價值。但有的企業(yè)檔案工作不但不積極開發(fā)信息資源，還抱守 “ 保密大于服務 ” 的落后理念，把保密放在第一位，給檔案利用設置眾多簽字環(huán)節(jié)和關卡，提高用戶利用門檻，最終大量檔案沒有被利用，成為了 “ 故紙堆 ” 。二是檔案工作脫離用戶。用戶是檔案利用的主體，是檔案工作的服務對象，檔案正是通過用戶的使用而產(chǎn)生價值，檔案工作也正是通過服務對用戶產(chǎn)生影響力。但有的企業(yè)檔案管理人員在工作中，把用戶的需求和滿意程度擱置在一邊，脫離用戶需求和企業(yè)實際去工作，導致用戶需要的文檔沒有被收集，或者收集到的文檔整理邏輯不便于用戶利用。檔案工作者貌似做了很多工作，卻對用戶的工作起不到促進作用，為企業(yè)創(chuàng)造不了價值，反而白白花費了人力、物力、財力。有的企業(yè)檔案管理人員缺乏服務意識， “ 臉難看、事難辦 ” ；有的檔案管理人員不知道如何為用戶提供好的檔案服務，認為服務就是坐等用戶上門的時候提供檔案而已。三是檔案工作參與企業(yè)主線工作不夠。檔案工作常被劃歸二線甚至三線工作，檔案部門常被劃歸二線甚至三線部門，很多檔案工作者自覺或不自覺地就以二線、三線自居，工作消極，不關心企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)的重點工作，檔案工作與企業(yè)其他工作脫節(jié)，在企業(yè)的各種重大事件上缺少曝光率，工作影響力不斷減弱。

四、提高企業(yè)檔案工作崗位價值的對策

針對上述制約企業(yè)檔案工作崗位價值提升的因素，應從人力資源、組織機構、工作方式、宣傳方式等四個方面思考變革的策略。

1.人力資源策略。人力資源策略的核心是通過提升檔案工作者自身素質(zhì)，使檔案從業(yè)人員的知識技能滿足檔案管理崗位的要求，同時設立嚴格的檔案崗位任職標準，使檔案管理崗位的知識技能要求得到充分認同，以提升其崗位價值。

首先，檔案工作者自身要端正工作態(tài)度，擺正工作心態(tài)，努力提升自身素質(zhì)。文檔工作是一項崇高的職業(yè)，這種崇高來源于事業(yè)本身，更來源于檔案工作者對待事業(yè)的態(tài)度。檔案工作作為現(xiàn)代社會分工下一個比較小眾的群體，其工作不容易被了解，其價值不容易被認可，這是客觀事實，但作為檔案工作者而言，既不能因為不被了解、不被認可就一味抱怨、自暴自棄，也不能逆來順受、接受現(xiàn)狀。檔案工作者應該以陽光的、積極的心態(tài)來從事檔案工作，不斷充實自身的知識技能，在工作中勇于創(chuàng)新，努力為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務，為企業(yè)創(chuàng)造價值，做一個 “ 職業(yè)、專業(yè)、敬業(yè)、創(chuàng)業(yè) ” 的檔案人，用優(yōu)質(zhì)的檔案工作贏得社會的尊重，獲得工作的快樂。

其次，應努力轉(zhuǎn)變企業(yè)高層認識，設立嚴格的檔案管理崗位任職標準。企業(yè)領導者應了解檔案及檔案工作的重要性，了解優(yōu)質(zhì)檔案人才對于推動企業(yè)檔案工作的重要性，企業(yè)應為檔案管理崗位設置明確的任職標準，并嚴格執(zhí)行。人是一切工作的基礎，如果檔案管理部門的人力資源配置長期低于其他部門，隨意安插員工，甚至部門領導變成臨退休人員的 “ 養(yǎng)老院 ” ，那么檔案工作自然就喪失了優(yōu)質(zhì)的基礎。

此外，目前檔案工作能力和水平缺乏量化的方法，造成企業(yè)檔案工作崗位要求中一般只有學歷、專業(yè)、從業(yè)年限、職稱等要求，對該崗位所需的具體知識技能水平、特點和特長難以提出明確的要求，這也客觀上導致了檔案管理工作變成了沒有門檻的崗位。在國家層面，檔案界學者已為建立檔案職業(yè)資格評價制度呼吁了多年。而在國家尚未出臺相關制度的情況下，可以從行業(yè)、企業(yè)集團等層面，嘗試建立行業(yè)級、企業(yè)集團級的職業(yè)資格評估體系。該體系的考核內(nèi)容應結合現(xiàn)代企業(yè)最新實際情況，涵蓋檔案工作相關的專業(yè)知識、實踐能力、綜合知識、管理技巧、服務能力等各個方面。根據(jù)該體系編寫教材，組織有豐富經(jīng)驗的教員隊伍，并對教員進行培訓、考核、激勵，分等級、分領域考核。最后，將職業(yè)資格評價結果作為檔案工作人員能否上崗并勝任檔案管理崗位的依據(jù)。

2.組織機構策略。組織機構策略的核心是將價值高低作為檔案部門內(nèi)部崗位劃分的依據(jù)，引入專業(yè)化的文檔外委管理機構，進行組織機構再造，盡可能讓檔案工作者集中精力從事最有價值的文檔管理工作，使其崗位工作難度和價值得以充分展現(xiàn)，從而提升其崗位價值。在很多企業(yè)，檔案工作崗位往往是按工作領域來劃分，如工程竣工文件管理崗位、設備竣工文件管理崗位、商務文檔管理崗位等，從事該崗位的工作人員負責檔案收集、指導、檢查、核對、分類、驗收、復制、入庫、提供利用等檔案管理全流程和工序的工作。由于檔案專業(yè)性、基礎性的工作量非常大，導致檔案工作人員沒有更多的精力專注于檔案管理性、服務性工作。

我們可以將檔案相關的各項工作從專業(yè)技能、工作難度、思維難度、影響力等幾個崗位價值評價的角度進行歸納、分級，按照其價值從低到高，將文檔工作分為文檔基礎性工作、文檔專業(yè)性工作、文檔管理性和服務性工作三個層次。最低層次的工作是文檔基礎工作，即文件接收、登記、核對、著錄、上架、出庫等不需要專業(yè)基礎，僅需要簡單培訓即可上手的簡單的重復性工作。第二層級的工作是工作制度制定、審查、組卷規(guī)劃審查、檔案驗收、檔案備份、檔案鑒定等需要具備一定檔案專業(yè)技能和較長時間工作經(jīng)驗的工作。第三層級的工作是既需要比較全面的專業(yè)知識，又需要很強的組織協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)新思維，對公司有著長遠而深刻影響的檔案管理性和服務性工作。在此工作分級基礎上，將崗位按照價值高低劃分為三個層級，或者更多的等級，由崗級高的人負責工作級別高的工作，崗級低的人負責工作級別低的工作。這種崗位架構可以讓優(yōu)秀的檔案工作人才脫離簡單、繁瑣的基礎檔案工作，集中精力于最能創(chuàng)造檔案工作價值的工作上，有利于企業(yè)檔案工作者創(chuàng)造出更大的價值，有利于建立創(chuàng)造價值與回報相符合的績效考核機制，也有利于改變外界對企業(yè)檔案工作 “ 簡單、重復 ” 的認識。

此外，引入文檔專業(yè)化外委公司也是一條可行之路。文檔專業(yè)化外委公司作為企業(yè)的專業(yè)化承包商，一般采用進駐企業(yè)的工作方式，直接承擔企業(yè)檔案管理部門原有的職能，如文件運轉(zhuǎn)、檔案收集、檔案保管、提供利用等。由于文檔專業(yè)化外委公司采用專業(yè)化、多項目管理，其管理經(jīng)驗能夠得到迅速積累、復制，文檔管理作為專業(yè)公司的核心業(yè)務，能夠為員工提供極大的榮譽感、歸屬感，員工隊伍能夠比較穩(wěn)定。引入文檔外委公司以后，企業(yè)自身的文檔管理部門雖然編制縮減，但由于脫離了基礎性文件工作，主要從事管理性工作，有利于其崗位價值的提高。

3.工作策略。工作策略的核心是通過樹立檔案工作人員的服務意識，提升服務質(zhì)量，將用戶的需求作為檔案工作的導向，積極參與企業(yè)主線工作，以尋求為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值，提升企業(yè)檔案工作影響力，從而使每個檔案管理崗位的價值得以全面提升。

對于檔案管理崗位而言，其影響力來源于兩個方面：一是所從事的檔案工作與用戶關聯(lián)的程度，二是所提供的服務令用戶滿意的程度。企業(yè)檔案工作要擴大影響力，就要建立起與用戶的密切聯(lián)系，做用戶所真正需要的工作，提供用戶所真正需要的服務。了解用戶需求，開發(fā)用戶需求，建立與用戶的密切聯(lián)系,同時樹立服務意識，提升服務質(zhì)量，提高用戶滿意度。

樹立檔案工作人員的服務意識，提升服務質(zhì)量。檔案工作者應樹立服務理念，掌握有效的服務方式、服務效果調(diào)查方法、培訓用戶的方法、用戶溝通技能與方法、用戶咨詢服務方法和用戶心理知識等[3]，不斷改進服務水平和質(zhì)量。

將用戶的需求作為檔案工作的導向。通過調(diào)研、訪談、數(shù)據(jù)挖掘、分析等途徑，研究、掌握用戶的現(xiàn)實需求、未來需求和潛在需求。以需求為導向，做好檔案的收集、整理、編研、服務等工作。

積極參與企業(yè)主線工作，充分發(fā)揮檔案工作影響力。企業(yè)的任何重點工作都離不開文檔信息的傳遞、收集和利用，自然也離不開企業(yè)檔案工作的支持。檔案工作者要做的就是，找到檔案工作在重點工作中合適的切入點和著力點，積極參與到企業(yè)主線工作中去。如通過合同審查、合同履約考核、項目驗收等活動參與重大項目的全過程控制與管理，通過有效的管理使項目文檔受控，使項目文檔信息高效、規(guī)范流轉(zhuǎn)；通過參與重要會議了解公司當前的主要任務和難題，組織收集反映主線任務的有價值的重要資料，或主動提供決策信息支持等。

4.宣傳策略。外界的評價是影響崗位價值高低的一個隱形因素，特別是對于檔案工作這種不為公眾所熟悉的崗位，這種因素更為重要。因此，通過宣傳提升外界對檔案工作的評價，也是我們提升企業(yè)檔案管理工作崗位價值的一個途徑。

以往我們的檔案宣傳工作大部分將重點放在宣傳檔案的重要性上，較少宣傳檔案工作，即使宣傳檔案工作，往往也只強調(diào)我們完成的檔案工作的數(shù)量，而較少強調(diào)檔案工作的難度（當然數(shù)量多也是工作的難度之一，但我們這里強調(diào)的難度是指崗位評價的標準之一——思維的難度）；在宣傳檔案工作人員時，往往強調(diào)其勤懇、任勞任怨的品質(zhì)，而較少強調(diào)其本身具備的知識技能水平和工作的技術性難度。這種宣傳策略容易給公眾留下 “ 檔案很重要，但檔案工作很簡單，誰都可以勝任 ” 的印象。

因此，我們今后在宣傳企業(yè)檔案工作時，應注重對檔案工作價值和影響力的宣傳，宣傳檔案工作在檔案收集、整理、鑒定、歸檔、保存到被利用、發(fā)揮價值中所起到的作用。

應注重對檔案工作難度的宣傳，讓公眾了解檔案工作的復雜性，認識到完成檔案工作需要較高的知識技能水平。例如，檔案管理很重要的一項工作是建立檔案信息資源之間的關聯(lián)關系，這種關聯(lián)關系在用戶檢索、利用檔案時，會產(chǎn)生非常重要的作用。如果我們把這種資源之間的關系用知識圖譜的形式進行展現(xiàn)，既能夠方便用戶查找檔案資源，又可以讓公眾和用戶很直觀地認識到檔案工作的復雜性。

應注重對檔案工作成效的宣傳，特別是對檔案工作正反面案例的宣傳。此外，檔案宣傳的形式和內(nèi)容應更加生動、形象，貼近公眾的生活和工作，使公眾更容易理解和接受。如將公眾日常接觸的家庭檔案、個人電子文件夾的管理與檔案管理實際結合起來宣傳，使公眾對檔案工作的難度和價值產(chǎn)生共鳴。

綜上所述，目前企業(yè)檔案管理工作崗位在崗位評估的任職條件、工作難度、貢獻與影響力等幾個重要方面上普遍存在不足，是導致崗位評估結果偏低的主要原因。通過在人力資源、組織機構、工作方式、宣傳方式等方面采取有針對性的措施，有利于發(fā)揮企業(yè)檔案工作崗位應有的價值，有利于提高企業(yè)檔案管理工作者的整體素質(zhì)，改善薪酬待遇，創(chuàng)造好的工作環(huán)境，有利于為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務，有利于為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。