新時期檔案館公共服務職能研究

文 暢

新時期，檔案館建設的脈絡和價值取向發(fā)生了巨大的變化，從功能定位到空間組織等各個領域都面臨調(diào)整。新時期檔案館社會功能和理念都不同于傳統(tǒng)檔案館，公共服務職能是檔案館管理績效衡量和服務系統(tǒng)選擇的標準。鮑曼認為，公共服務價值是指導人類行為并使之合法化的共識或規(guī)范。通過對現(xiàn)有文獻的分析,結果導向的公共服務價值觀強調(diào)公共部門的產(chǎn)出應當滿足公眾的需要，通過提供合理、科學的公共服務來獲得公眾的信任，它存在于公共領域并以公共領域為基礎，以公眾意愿和權利的表達為核心。本文運用了公共服務價值的概念，作為政府向公眾提供公共物品的一種制度安排，它存在于公眾的普遍使用中。檔案館的公共服務價值是指檔案能夠滿足公眾需要的功用和意義[1]。檔案館作為政府主導的公共組織，可以在確定公共服務價值的過程中發(fā)揮更積極的作用，對公眾的價值取向進行更積極的引導和回應，同時引導公眾在確定公共服務價值的過程中發(fā)揮重要作用。然而，從目前的情況來看，檔案館在文化建設、信息提供和啟示等方面并沒有充分體現(xiàn)其獨特的優(yōu)勢和影響力。

一、檔案館公共服務職能存在的問題

1.檔案館資源配置不平衡。檔案館檔案資源的數(shù)量、類型和結構在很大程度上決定著公共服務的質量和水平。2007年，國家檔案局在《關于加強民生檔案工作的意見》中明確提出了 “ 建立覆蓋全民的檔案信息資源體系和方便群眾的檔案利用制度 ” 的戰(zhàn)略目標[2]。當前檔案資源建設取得了一定成績，但許多綜合檔案館仍存在檔案資源結構單一、檔案資源層次不合理、檔案形式分散等問題。從館藏內(nèi)容來看，實體檔案與數(shù)字檔案、文書檔案與民生檔案、專業(yè)檔案與綜合檔案在數(shù)量上存在不平衡，導致館藏資源結構不合理，不利于提供全方位、多元化的檔案服務。此外，檔案資源的形成具有一定的地方分權，存在縱向和橫向的管理分裂現(xiàn)象，各部門和地區(qū)的系統(tǒng)和平臺之間存在數(shù)據(jù)障礙，檔案信息難以互聯(lián)互通，形成信息孤島，檔案信息資源共建共享機制缺失，檔案信息利用服務供需失衡，制約了檔案公共服務能力的提升。

2.社會參與程度不夠。檔案公共服務 “ 主要是指黨和政府通過國家權力的干預或公共資源的投入，為滿足公眾社會發(fā)展活動的直接需要，提供檔案的平等服務和產(chǎn)品。 ”[3]因此，檔案公共服務的主體是檔案組織。社會治理不僅是對整個社會的治理，也是對社會共同參與的治理。盡管各種信息技術和平臺為社會主體提供了參與和反饋的渠道，但目前的檔案公共服務仍具有封閉性。在檔案中心理論的影響下，檔案公共服務的核心推動者都是檔案本身，而社會組織、中介組織、公眾等社會力量被忽視，檔案向公眾提供的檔案利用模式是線性的、單向的。公眾只能被動地接受而不能控制檔案資源的內(nèi)容和類型以及提供利用的方式方法，檔案部門在提供檔案服務的方式、渠道和內(nèi)容上擁有絕對權威，而其他社會主體處于從屬地位，導致檔案公共服務缺乏廣泛的社會基礎。

3.公共性宣傳不足，公共服務職能較弱。檔案館提供的公共服務客體是公共性的。檔案向社會開放利用是檔案向公眾轉化的重要標志。檔案的官方色彩和行政色彩濃厚，忽視了檔案部門作為文化機構的屬性，限制了檔案公共服務，難以彰顯檔案在保護公民權益、維護社會公正等方面的社會價值。以人為本是社會治理的出發(fā)點和歸宿，檔案應強化利用和服務全社會的理念。

在新時代背景下，檔案服務不能迅速適應公眾的需求，不能保證服務質量和受眾的滿意度。多數(shù)情況下，檔案經(jīng)費主要用于檔案保管等基礎性工程，為社會提供檔案服務的形式過于單一[4]，館藏資源不豐富，開發(fā)水平低。建國以來，檔案館的館藏資源主要是政府公文，種類單一。然而，各級檔案館也存在著 “ 收而不用 ” 的現(xiàn)象，未能在信息資源的開發(fā)利用中發(fā)揮有效作用，檔案館開放程度低，資源共享不足。

二、提升新時期檔案館公共服務職能的對策

新時期，只有積極探索綜合檔案館與其他文化單位的業(yè)務整合，努力消除綜合檔案館與其他文化單位的業(yè)務距離，才能最大限度地凝聚社會文化服務，發(fā)揮檔案館公共服務職能。

1.以人為本，優(yōu)質服務。首先，檔案館需要構建跨部門、跨區(qū)域的檔案信息資源共享服務平臺，整合分散在各部門、各行業(yè)的檔案信息資源。推進區(qū)域檔案資源共享，要打破不同數(shù)據(jù)之間的隔閡，消除信息孤島現(xiàn)象，實現(xiàn)檔案資源跨區(qū)域共享，建立滿足公眾需求的檔案資源利用體系，確保公眾能夠實時、高效地獲取檔案信息資源。其次，公眾的需求是立體化、層次化、多樣化的。檔案館不僅要為公眾提供普遍、規(guī)范的檔案服務，而且要提供個性化、差異化的多方位服務。借助數(shù)據(jù)挖掘技術，檔案館可以從其檢索行為、借閱記錄和瀏覽記錄中收集用戶的職業(yè)、偏好、知識結構等個人特征，然后對數(shù)據(jù)進行分析、挖掘和分類，構建用戶肖像。檔案館可以根據(jù)不同用戶肖像數(shù)據(jù)庫所反映的興趣特征，提供相匹配的服務內(nèi)容，使檔案公共服務更加精細化、規(guī)范化、個性化、差異化。

2.豐富檔案館資源，拓展公共服務方式。隨著我國經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，市民對檔案資源利用的需求日益增加。因此，各級檔案館應充分利用 “ 大檔案 ” 的工作理念，在法規(guī)、規(guī)章明確要求的范圍內(nèi)，積極尋找各種有價值的社會檔案資源。同時，要積極轉變服務工作的思維方式，積極拓展服務的方式和形式，實現(xiàn) “ 館內(nèi)服務 ” 向 “ 館外服務 ” 的轉變，將被動轉變?yōu)橹鲃?，開展廣泛的社會活動。如充分發(fā)揮檔案資源客觀、生動的教育作用，在全國科研機構、學校等單位開展內(nèi)容新穎、題材鮮明的展覽、講座等教育活動，增強檔案館的社會影響力和知名度，努力樹立檔案館良好的社會形象。另外，要加快檔案館專業(yè)服務管理人才建設，新時期的檔案館管理人才必須是復合型的。當前我國在智慧檔案管理、共享資源檔案管理、大數(shù)據(jù)技術檔案管理等方面存在顯著的復合型人才不足，因此，多元化復合型檔案館公共服務人員的建設是基礎，同時也是豐富檔案館資源、拓展公共服務方式、創(chuàng)新管理理念的重要組成。這就要求檔案館要加強管理人員培訓，鼓勵服務人員加強專業(yè)知識學習，形成不斷積累和服務創(chuàng)新的習慣，改進公共服務方式。

3.多方參與，擴充資源基礎。過去，檔案公共服務主要是指檔案館為滿足公民的需要而提供檔案信息服務。這一過程是一維的、線性的、封閉的，檔案處于絕對主導地位，呈現(xiàn)出典型的單一性特征。在社會治理的背景下，參與治理的主體由一元主義向多元主義轉變，檔案館應引入民間組織，檔案資源建設需要從主流建設主體向社會多元建設主體拓展。首先，檔案館可以為公眾參與資源建設搭建一個平臺，公眾可以通過平臺參與資源建設。此外，檔案館還可以將檔案工作的部分權力移交給社會，動員公眾參與大量檔案資源的處理和加工，利用公眾智慧為檔案資源的深度開發(fā)提供支持，公眾可以自愿或在獎勵機制的鼓勵下參與檔案的記錄、標引和鑒定。檔案服務社會化是檔案與社會關系密切的內(nèi)在要求。在市場經(jīng)濟環(huán)境下，檔案服務于社會和人民，是傳統(tǒng)服務功能的延伸和拓展。檔案館應在保障檔案資源合理配置和公民平等介入的基礎上建立公共管理范式，強調(diào)公民觀念，滿足顧客需求；減少行政干預，以市場為導向，借助市場力量實現(xiàn)服務標準和方式的轉變。因此，檔案服務的市場化是檔案服務社會化的一個突出表現(xiàn)，是市場環(huán)境下保障公民文化權利發(fā)展的內(nèi)在要求。

4.檔案工作的監(jiān)督與評價。構建檔案服務監(jiān)督評價體系的意義在于關注公眾參與和關注社會公共事務。這就要求：一是建立檔案收集、鑒定、保管的監(jiān)督管理和運行制度，以及內(nèi)容可靠、傳輸及時、部門共享、日常規(guī)范明確的監(jiān)管信息系統(tǒng)；二是建立及時預警、快速處置、敏感有效的系統(tǒng)化的檔案安全風險防控體系；三是協(xié)調(diào)監(jiān)管檔案之間的合作與溝通體系；四是構建有效檔案監(jiān)督的外部環(huán)境保障體系，構建基于用戶視角的績效評價體系；五是加強日常目標管理，自查與其他檢查、自我評價和其他評價相結合，賦予公眾服務監(jiān)督評價權，以公眾反饋的指標體系為衡量尺度。要構建檔案工作負總責、公眾參與監(jiān)督、全社會廣泛支持和參與的新工作格局，實現(xiàn)檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，公共檔案館在提供公共服務和創(chuàng)新方面起到了重要的作用，發(fā)揮檔案館公共服務職能，對加強城市建設、促進人民社會治理完善等方面起到了重要作用。當前，隨著大數(shù)據(jù)技術、互聯(lián)網(wǎng)資源的發(fā)展，新時期的檔案館公共服務職能有待提升，這就需要我國必須建立健全多元化參與的社會公共服務治理模式，堅持國家社會公共服務發(fā)展大局，理順公共服務的價值目標和理念，形成以人為本的公共服務格局，將公共檔案館服務職能向社會蔓延，在各方參與的合力中推動多元共治新格局，最大限度地發(fā)揮檔案館的服務價值，推動國家、社會、政治經(jīng)濟的全面發(fā)展。