伊利諾伊大學厄巴納-香檳分校檔案館線上用戶教育模塊介紹及啟示

陳 芳 蔣 冠

一、背景分析

伊利諾伊大學厄巴納- 香檳分校（University of Illinois at Urbana-Champaign，以下簡稱UIUC）創(chuàng)建于1867年，是一所世界著名的公立研究型大學，有著公立常春藤的美譽。我們常說，一所一流的大學一定會有一所一流的圖書館，而伊利諾伊大學厄巴納-香檳分校則擁有北美洲最大的公立研究型圖書館。在UIUC 圖書館， “ ideal ” 被作為核心關(guān)鍵詞，作為理想和思想的家園，圖書館建筑古樸、典雅，設(shè)施便捷、舒適，資源豐富，服務無處不在（嵌入式），圖書館理念、制度、功能、管理圍繞這個關(guān)鍵詞來拓展[1]。UIUC 的檔案館也劃分在該校圖書館中，是組成其 “ ideal ” 圖書館中的一部分。UIUC 檔案館多年來一直致力于促進收集、分類和保存以高等教育研究及教學為用途的數(shù)字化文學和語言學資源，同時提供相關(guān)資源的制作和使用的協(xié)助[2]。近幾年來，該校檔案館也十分重視用戶教育，旨在為學校師生及文史愛好者提供如何更好利用檔案館資源的指導。在對UIUC 檔案館網(wǎng)站用戶教育進行調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，與其他美國公立大學相比，UIUC 檔案館對于用戶線上教育模塊更加重視。推廣檔案教育的目的是教會大眾如何用最短的時間最好的策略來改變以往滯后的檔案利用方式，建立新的更加便捷的利用方式，以便最大限度地提升公眾的檔案意識[3]。

UIUC 檔案館網(wǎng)站上提供的用戶教育，從對 “ 來源 ” 這一檔案專業(yè)特有名詞的解釋，與對 “ 來源 ” 在各種不同情況下對應不同性質(zhì)的舉例說明，到定位自己所需要檢索的檔案，在獲得自己所需檔案后如何充分利用館內(nèi)檔案資源做研究，以及后續(xù)如何激發(fā)檔案館用戶更多地利用檔案資源做研究的興趣，都有所涉及。本文通過對UIUC 檔案館線上用戶教育的網(wǎng)站進行調(diào)查分析，總結(jié)其優(yōu)秀的經(jīng)驗，旨在對我國檔案用戶線上教育有所啟示。

二、UIUC 檔案館用戶線上教育建設(shè)現(xiàn)狀

UIUC 檔案館是一所館藏資源豐富同時開放程度相對較高的檔案館。其中，館藏內(nèi)容豐富體現(xiàn)在所藏檔案不僅僅是校園內(nèi)部產(chǎn)生的校園財務記錄與歷屆學生的出版物，更有從國內(nèi)外收集的各類古籍、名人手稿、地圖、珍貴照片影像等，涉及范圍極其廣泛。其館藏文獻總量居世界公立大學前列，在美國大學中僅次于哈佛和耶魯大學，擁有大量獨特和珍貴館藏[4]。目前，館內(nèi)藏有超過1200 萬卷圖書和2200 萬項文獻資料，包括900 萬個縮微膠卷、9 萬種連續(xù)出版物、14.8 萬種音頻記錄、93 萬個音像資料以及超過28 萬種電子書、1.2 萬部電影和65 萬張地圖等[5]。面對如此龐大的館藏，如果想讓用戶更好地利用，那么UIUC 檔案館做好關(guān)于如何使用檔案館資源的用戶教育也有其必要性。與線下教育不同的是，線上教育結(jié)合了互聯(lián)網(wǎng)的開放性加快了對信息資源的傳播，配合其強大的共享能力，使之與用戶互動性更強，加之不受時間與空間限制的訪問，使線上教育具有更強大的服務功能。UIUC 檔案館的線上用戶教育服務最早可以追溯到2005年。為了更好地促進與支持UIUC 本科生的研究與學生生活和文化檔案項目的建設(shè)，在獲得了UIUC 圖書館和圖書館信息資源委員會聯(lián)合支持后，由學校獲得圖書館和信息科學雙碩士學位的Dawn Schmitz 開發(fā)與編寫該校線上用戶教育項目。該項目也是她在UIUC 圖書館博士后研究項目的一部分，而至今她也一直致力于學校的檔案服務利用研究。UIUC 圖書館管理副教授、學生生活與文化檔案保管員埃倫·斯溫（Ellen Swain）同時也參與指導了這個項目。該項目由學生生活與文化檔案項目（Student Life and Culture Archival Program）通過校內(nèi)斯圖爾特·豪基金會（Stewart Howe endowment）資助。

UIUC 檔案館線上教育分為三個模塊。第一個模塊旨在說明到底什么是檔案，究竟什么是 “ 原始文件 ” ，什么是所謂的 “ 加工文件 ” 。在目前已經(jīng)建好的檔案館線上用戶教育中，在每位用戶初次使用時，為用戶最先清晰解釋的問題就是究竟什么是 “ 來源 ” ， “ 來源 ” 的定義是什么，如何確定手中的資料是 “ 原始文件 ” ， “ 原始文件 ” 具有什么樣的特點。在解釋清楚這一至關(guān)重要的問題后，通過大量的實例來介紹各行各業(yè)在各種情況下， “ 原始文件 ” 本身以及 “ 原始文件 ” 所蘊含的價值， “ 加工文件 ” 的定義，以及 “ 加工文件 ” 又包括哪些。與此同時，不忘確切地為用戶指出一個容易被模糊的問題，即同一份文件在不同的項目研究背景下可能分別是 “ 原始文件 ” ，或者也可能是 “ 加工文件 ” 。在介紹方法上，網(wǎng)站通過圖文并茂的方式一一列舉了原始資料的各類例子，如人的重要記錄、文學手稿、機構(gòu)文件、大眾媒體、短期有用的事物、手工藝品、口述歷史、照片、地圖等。

第二個模塊則是關(guān)于用戶如何在UIUC 檔案館找到所需檔案資源的用戶教育。在該模塊中，UIUC 檔案館通過解釋數(shù)據(jù)庫中的檔案號排列，來對用戶進行檢索檔案的 “ 定位 ” 教育。UIUC 檔案館的檔案全宗是以大學內(nèi)部的各主要組織單位或職能來劃分的，每一個組織單位都有一個屬于自己的編號，而在組織機構(gòu)下面的文件序號則是通過時間進行標序，用戶可以通過自己研究內(nèi)容所屬的機構(gòu)分類，通過時間逐步鎖定自己所需檔案。與此同時，為了確保用戶可以準確地理解利用編碼來查找自己所需的檔案，UIUC 檔案館做了一期專門視頻，進行了詳細說明，從學校內(nèi)部職能機構(gòu)的劃分，到歷史事件時間節(jié)點均配有詳細說明，最后通過實例操作來真正對用戶檢索檔案能力進行培養(yǎng)教育。

第三個模塊旨在教育用戶如何利用UIUC 檔案館內(nèi)檔案資源進行科研項目的創(chuàng)作，以及提高用戶利用檔案做研究的興趣。UIUC 檔案館強調(diào)，對于如何教育用戶利用檔案來做研究分析，首先要讓用戶清楚，與經(jīng)過整理創(chuàng)作的加工資料不同的是，檔案是一手的、未經(jīng)修改的原始資料，若是想自己加以利用及消化其中蘊含的價值就需要通過自己的研究，首先弄清楚手中的檔案到底是什么，它的創(chuàng)作者是誰或者哪個團體，是誰基于什么樣的背景又是出于什么樣的目的創(chuàng)造了這份檔案，最終你利用這份檔案到底發(fā)現(xiàn)了什么，作出了何種研究，后人又會利用你的研究成果而又有哪些新的發(fā)現(xiàn)，而這一切恰好是檔案的本質(zhì)屬性—— “ 原始記錄性 ” 所決定的。在提高用戶利用檔案資源做研究的興趣問題上，UIUC 檔案館同樣有值得我們學習借鑒的地方。正如UIUC 檔案館之前傳達的一樣，利用檔案這樣的原始資料做研究是十分有趣的，因為你是從親身經(jīng)歷事件的人所創(chuàng)作的文字與圖像中了解過去的事件，在面對手中的檔案時，不斷地問自己：作者都是誰，他們經(jīng)歷了什么樣的背景，何時基于什么樣的目的創(chuàng)造了這份檔案。在完成科研任務的過程中，隨著越來越多地對自己所提出的疑問進行解答，你會得到不同于利用一般資料開展研究的樂趣。而UIUC 自建校以來一直都在致力于培養(yǎng)校友間的認同感以及對于UIUC 的歸屬感，UIUC 有其他大學沒有的專門保存學生生活歷史的單位——學生生活與文化檔案項目。該項目計劃致力于收集、保存和提供歷屆學生在兄弟會、女生聯(lián)盟會、學生會、宗教協(xié)會、社會活動、體育賽事、各歷史活動等的參與情況與成果。情懷是最容易引發(fā)公眾共鳴的情感因子，而檔案之中則蘊含著這種情懷因素，但這種因素并不會輕而易舉地顯現(xiàn)在檔案內(nèi)容中，而需要借助檔案文化活動的設(shè)計、編排與挖掘，才會在公眾中形成群體文化效應[6]。而UIUC 學生生活與文化檔案項目涉及到的各校友以及校友活動的檔案就是日后校友們建立 “ 情感紐帶 ” 的最好的材料。

此外，網(wǎng)站也對檔案保護規(guī)則進行了詳細說明，包括禁止外借，使用某些檔案時需要佩戴手套及對文件盒的擺放順序的要求，禁止使用者攜帶可能對檔案造成毀壞的物品的細則，并說明了各類可能會對珍貴的古老檔案進行破壞的危害物品及行為。而對于像檔案保護這樣的用戶教育，在網(wǎng)絡上提前對來訪者進行普及也是必要的。此外，UIUC 校園面積較大，UIUC 檔案館也為身處不同校區(qū)和部門的用戶詳細說明了檔案館所在位置、開放時間以及推薦交通工具和路線。從總體來看，在用戶教育方面，UIUC 檔案館做得相對詳細全面，且人性化。

三、UIUC 檔案館用戶線上教育的啟示

1.注重檔案資源價值的說明。檔案館館藏資源的受眾群體不一定僅僅是檔案工作者和文史學家，用戶教育也需要更多地注意初次接觸檔案的用戶。比如，應該首先強調(diào)的是檔案的概念，向用戶闡明到底什么是檔案，檔案的本質(zhì)屬性是什么，而這份 “ 特殊的 ” 本質(zhì)屬性為檔案帶來了怎么樣的價值。對于大部分用戶來說，過去獲取信息資料的主要方式為閱讀報紙、書籍等加工好的現(xiàn)成資料，而閱讀像檔案這樣的原始的未加工的資料，則要從一開始就要思考的是資料本身，是誰基于什么樣的目的創(chuàng)作了這份資料，當時的社會背景又是如何的，像這樣的思考在用戶一次次地使用檔案時也會強化用戶對檔案 “ 原始性 ” 的思考。

檔案用戶是檔案資源的使用者、檔案服務的對象、檔案利用的主體，也是檔案價值的評判者。對檔案用戶進行研究，對于最大限度地實現(xiàn)檔案價值、推動檔案事業(yè)的發(fā)展有著十分重要的意義[7]。從用戶的群體上來看，UIUC 檔案館用戶集中于該校學生以及教職工，利用目的主要是為做科研所用。從受眾情況來看，用戶平均所受教育水平高，接受能力與理解能力高于社會一般水平，所以結(jié)合UIUC 校園的現(xiàn)實情況，在檔案網(wǎng)站上使用文字圖片說明，即可完成一般的用戶教育目的，符合現(xiàn)實情況。

檔案提供給用戶的獨特的 “ 原始性 ” 是其他各類資料所無法代替的，UIUC 檔案館提供給用戶一套使用檔案做研究的思考模式，即立足于用戶使用檔案時對檔案本身進行的思考，即是誰基于什么樣的目的創(chuàng)作了這份檔案，當時的社會背景又是如何的，在自己探尋這一切的過程后所得到的成果又會為后來的研究者們提供什么樣的參考價值。經(jīng)過像這樣的一套思維參考模式的教育，對剛剛接觸檔案的用戶來說，無疑起著一種啟示作用，因為它在幫助用戶建立規(guī)范化的 “ 檔案思維 ” 。

2.注重培養(yǎng)檔案用戶的保護意識以及版權(quán)意識。UIUC 檔案館網(wǎng)站上的用戶教育不是僅僅局限于告訴用戶在進入檔案館前禁止攜帶什么、在館內(nèi)利用檔案時禁止做什么，而更多地是告訴用戶為什么這樣做是禁止的，這樣做可能會對珍貴的檔案原件造成怎樣的破壞，而有些破壞則可能意味著這份檔案的永久損毀。比如在館內(nèi)使用珍貴的紙質(zhì)檔案時，檔案保管員使用了專門的盒子和文件夾以及塑料膠套密封保護文件，這是為了防止檔案利用者手上的天然動物油脂引起檔案紙張的老化，以及長時間暴露在空氣中帶來的紙張的氧化。而每次只允許從盒子里拿出一個文件夾也是為了幫助保持檔案文件原始順序的正確，保證了一個事件的內(nèi)部正確的歷史順序和文件間有機聯(lián)系。這樣的帶著前因后果的檔案使用禁忌教育，不僅可以更好地讓檔案館用戶在利用檔案時清楚使用禁忌，更能讓檔案館來訪用戶了解到，如果不遵守檔案使用規(guī)則會對檔案本體以及以后利用這份檔案的研究者造成的損害。所以，UIUC 檔案館在這一方面的用戶教育無疑是成功的，值得借鑒，因為在每一條看似冷冰冰的 “ 禁止規(guī)則 ” 后面加入了關(guān)于禁止內(nèi)容的前因后果以及科學道理，引起用戶強烈的社會和歷史責任感。

在UIUC 檔案館線上教育模塊中可以看到，網(wǎng)站上舉例所用到的每一張圖片和每一段文字都是注明授權(quán)的，來自哪里，節(jié)選自哪里，作者或者攝影師的名字及個人簡介等都相當?shù)耐该?，標注格外清楚。即使對于已?jīng)由捐贈者捐贈的檔案，也都有特別的鳴謝標注，這樣的標注在用戶利用時，不僅起著一個好的引領(lǐng)作用，強化說明版權(quán)問題，更可以減少日后不必要的法律糾紛。

3.多維度提升檔案館用戶線上教育質(zhì)量。檔案館用戶線上教育的目的是為了更好地向用戶提供檔案館的資源和服務，幫助用戶提升自身的學習、科研、編纂等諸多能力。因此，檔案館網(wǎng)站線上教育開放性越高，導向信息量越大，獲取越便捷，用戶對檔案的認識率以及利用率就越高。從UIUC 檔案館得到的經(jīng)驗啟示我們，檔案館在網(wǎng)站制作線上用戶教育時一定要選擇專業(yè)團隊，針對學校檔案館自身情況建設(shè)能夠凸顯自身館藏特色的線上用戶教育。在館藏類型、內(nèi)容介紹上，要做到簡潔清晰。在用戶教育制作設(shè)計過程中，可以使用UIUC 檔案館這種情景代入的方法來實現(xiàn)用戶教育的流程框架，通過查找某一份文件的舉例，讓用戶達到舉一反三的作用。針對檔案館使用手冊及禁忌，可以將舉例故事穿插在過程中。在用戶教育材料制作完成后，也要將制作精良的用戶教育信息通過學校各網(wǎng)站平臺進行傳播，以提升其受眾影響力。

4.加強用戶線上教育的宣傳推廣。UIUC 檔案館雖然用戶群體范圍一直固定為學生、教師，但在不同的時期背景下，相同的用戶群體對于檔案的需求是不同的、變化的。檔案館在網(wǎng)站上留有提供交流溝通的郵箱，這樣能保持與用戶群體的溝通交流，可以更好地發(fā)現(xiàn)用戶的資源需求。而做好對用戶需求變化的了解，對推進用戶教育的改進也是至關(guān)重要的，可以使檔案工作者更為合理地提供指導以及提供利用。

UIUC 檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上的用戶教育不僅僅局限于網(wǎng)站，還通過Facebook、Twitter 等社會化媒體用以宣傳自己的服務，有關(guān)數(shù)字學術(shù)服務的相關(guān)活動也會在社會化媒體上推出[8]。社交媒體是一種大流量同時給予用戶極大參與空間的新型在線媒體，這也為檔案工作者提供了一個用戶交流的平臺。UIUC 檔案館不僅通過社交平臺發(fā)布檔案館內(nèi)相關(guān)的展覽活動以及學術(shù)科研服務，交流活動的信息，同時更向大眾及用戶宣傳與普及自己的檔案館用戶教育服務。在社交平臺上通過一條條各類利用檔案的經(jīng)典案例分享與分析，來對訂閱用戶進行用戶教育，再配合社交媒體用戶能及時評價、討論、轉(zhuǎn)發(fā)的功能與用戶進行及時溝通與交流，不僅提高了用戶教育的普及度，而且更加具有吸引力。相比較而言，國內(nèi)的檔案機構(gòu)對社交媒體的利用率明顯不高，也僅限于對館藏的說明以及檔案活動的新聞推送，關(guān)于使用社交媒體進行用戶教育方面仍是空白。我國檔案部門以及檔案工作者有必要對線上用戶教育予以重視，通過不斷提高檔案用戶教育服務的水平，讓普通人不再對檔案有一種 “ 冷冰冰 ” 的感覺，同時進一步提高檔案利用率與對檔案機構(gòu)服務的滿意度。